Czym jest zaświadczenie A1 i jak je rozliczyć w ZUS?

Aktualizacja: 16.10.2023

Czy wiesz, że musisz rozliczyć zaświadczenie A1? Nierozliczenie formularza A1 to poważny błąd… Wiele osób tego nie wie i wpada w poważne problemy, ponieważ ZUS ustala im rezydencję podatkową w kraju, w którym pracowali. Np. w Holandii podatek dochodowy wynosi 37,07% a w Polsce ryczałt dla osoby wykonującej prace budowlane to 5,5%. Warto więc zgłosić się do odpowiedniego biura rachunkowego, aby prawidłowo się rozliczyć i nie zapłacić kilka razy więcej podatku, niż byśmy chcieli.

Praca za granicą i podatki w Polsce mają wiele zalet. Zazwyczaj zarabia się tam więcej, a podatki w Polsce należą do najniższych w Europie, więc nawet przyjemnie się je płaci. Nasze Urzędy Skarbowe i ZUS patrzą przychylnie na takich pracowników, choć to wcale nie oznacza, że ułatwiają im życie. Dlatego warto się zabezpieczyć i dopełnić wszystkich formalności, takich jak złożenie wniosku o wydanie zaświadczenia A1, zgłoszenie do VAT UE, wybór odpowiedniej formy opodatkowania i tak dalej. Pisaliśmy o tym wszystkim tutaj. Dzisiaj czas na krok dalej: porozmawiajmy o rozliczaniu A1.

Co to jest zaświadczenie A1?

Czym jest Zaświadczenie A1? To dokument potwierdzający, że pracownik podlega przepisom ubezpieczeniowym w danym państwie Unii Europejskiej. Na swojej stronie ZUS wyjaśnia, że: „Zaświadczenie potwierdza, że w okresie pracy za granicą właściwe jest ustawodawstwo polskie, a więc składki powinny być opłacane w Polsce.”. To ważne, bo zaświadczenie A1, zwane również zaświadczeniem o zgodności z systemem ubezpieczeń społecznych, jest dokumentem potwierdzającym, że dana osoba podlega ubezpieczeniom społecznym w danym kraju Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Jak uzyskać Zaświadczenie A1? Jest ono wydawane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych lub inny organ zajmujący się ubezpieczeniami społecznymi w kraju, w którym osoba ubezpieczona wykonuje pracę. Osoba, która otrzymała zaświadczenie A1, jest zobowiązana do rozliczenia swojej pracy w danym kraju na podstawie przepisów ubezpieczeniowych obowiązujących w tym kraju. Wniosek o wydanie zaświadczenia na formularzu A1 może złożyć: pracownik, pracodawca lub osoba pracująca na własny rachunek. Warto pamiętać, że zaświadczenie A1 jest podstawowym dokumentem w dokumentacji każdego pracodawcy delegującego swoich pracowników za granicę, gdyż poświadcza, że pracownik pracujący za granicą, nadal podlega pod system ubezpieczeń społecznych w Polsce.

Potrzebujesz pomocy? Zapraszamy do kontaktu z Biurem Rachunkowym Precyzja Sp. z o. o. 

+48 517 855 874

Co oznacza „rozliczenie zaświadczenia A1”?

Formularz A1 (zaświadczenie A1) służy ustaleniu państwa właściwego do wymiaru i poboru składek na ubezpieczenie społeczne z tytułu wykonywania działalności gospodarczej lub świadczenia pracy najemnej za granicą. W związku z tym rozliczenie zaświadczenia A1 oznacza, że pracodawca lub pracownik odprowadza składki ubezpieczeniowe zgodnie z przepisami ubezpieczeniowymi w danym kraju Unii Europejskiej. W przypadku pracowników delegowanych do pracy w innym kraju Unii Europejskiej składki ubezpieczeniowe są odprowadzane w kraju, w którym pracownik jest zatrudniony (kraj macierzysty).

Od 1 kwietnia 2022 r. wnioski o zaświadczenia A1 należy składać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wyłącznie w formie dokumentów elektronicznych za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych (PUE) ZUS. To wszystko dokładnie wyjaśnia ZUS w swoim poradniku „Jak otrzymać zaświadczenie A1”, ale nawet my przyznajemy, że nie jest to napisane jasnym i zrozumiałym językiem.

Rozliczenie zaświadczenia A1 jest konieczne, aby zapewnić pracownikowi prawo do świadczeń ubezpieczeniowych w danym kraju Unii Europejskiej oraz aby uniknąć podwójnego opodatkowania pracy pracownika. Zaświadczenie A1 potwierdza, że osoba podlega ubezpieczeniom społecznym w danym kraju, a więc jest zobowiązana do rozliczenia swojej pracy w tym kraju zgodnie z przepisami ubezpieczeniowymi obowiązującymi w tym kraju.

Osoba, która otrzymała zaświadczenie A1, jest zobowiązana m.in. do:

1. Rozliczenia swojej pracy w danym kraju na podstawie przepisów ubezpieczeniowych obowiązujących w tym kraju. Osoba musi przestrzegać przepisów ubezpieczeniowych obowiązujących w danym kraju i rozliczać swoją pracę zgodnie z tymi przepisami.
2. Zgłoszenia swojego pobytu w danym kraju w odpowiednim organie ubezpieczeniowym. Osoba jest zobowiązana zgłosić swój pobyt w danym kraju w odpowiednim organie ubezpieczeniowym w celu ustalenia zakresu ubezpieczenia oraz innych istotnych kwestii związanych z ubezpieczeniami społecznymi.
3. Zgłoszenia zmiany adresu w danym kraju w odpowiednim organie ubezpieczeniowym. Osoba jest zobowiązana zgłosić zmianę adresu w danym kraju w odpowiednim organie ubezpieczeniowym w celu aktualizacji danych ubezpieczeniowych.

Czym grozi nierozliczenie formularza A1 w ZUS?

Brak zaświadczenia A1 może grozić różnymi konsekwencjami, w zależności od kraju, w którym pracownik wykonuje pracę. Poniżej przedstawiono kilka przykładowych konsekwencji:

1. Najważniejszą konsekwencją jest fakt, że jeśli nie rozliczysz A1, to możesz mieć problemy podczas szukania kolejnej pracy za granicą.
2. Grzywny lub kary pieniężne. W niektórych krajach brak rozliczenia zaświadczenia A1 może skutkować nałożeniem grzywien lub kar pieniężnych na osobę, lub pracodawcę, którzy nie rozliczyli zaświadczenia.
3. Odmowa wypłaty świadczeń z ubezpieczenia społecznego. W przypadku braku rozliczenia zaświadczenia A1 organ zajmujący się ubezpieczeniami społecznymi w danym kraju może odmówić wypłaty świadczeń z ubezpieczenia społecznego (np. zasiłków, rent, emerytur).
4. Nieprawidłowe rozliczenie podatków. Brak rozliczenia zaświadczenia A1 może również prowadzić do nieprawidłowego rozliczenia podatków. Osoba lub pracodawca, którzy nie rozliczyli zaświadczenia, mogą być zobowiązani do zapłaty dodatkowych podatków lub kar za nieprawidłowe rozliczenie podatków.
5. Jeżeli A1 nie zostanie rozliczona w Polsce, to będziesz musiał rozliczyć podatki w kraju, w którym pracowałeś. Np. w Holandii jest to 37,5 proc. w 1 progu, a w drugim 49,5 proc. To znacznie więcej niż polski ryczałt 5,5 proc. dla usług budowlanych. Prawda?

Dlatego proponujemy zarówno pracownikom jak i pracodawcom skorzystanie z usług Biura Rachunkowego Precyzja. Specjalizujemy się w tych zagadnieniach i z chęcią pomagamy w uniknięciu raf i mielizn związanych z biurokracją wiążącą się z pracą zagranicą 🙂