Aktualizacja: 27.01.2023

Czy wiesz, że musisz rozliczyć zaświadczenie A1? Nierozliczenie formularza A1 to poważny błąd… Wiele osób tego nie wie i wpada w poważne problemy, ponieważ ZUS ustala im rezydencję podatkową w kraju, w którym pracowali. Np. w Holandii podatek dochodowy wynosi 37,07% a w Polsce ryczałt dla osoby wykonującej prace budowlane to 5,5%. Warto więc zgłosić się do odpowiedniego biura rachunkowego, aby prawidłowo się rozliczyć i nie zapłacić kilka razy więcej podatku, niż byśmy chcieli.

Praca za granicą i podatki w Polsce mają wiele zalet. Zazwyczaj zarabia się tam więcej, a podatki w Polsce należą do najniższych w Europie, więc nawet przyjemnie się je płaci. Nasze Urzędy Skarbowe i ZUS patrzą przychylnie na takich pracowników, choć to wcale nie oznacza, że ułatwiają im życie. Dlatego warto się zabezpieczyć i dopełnić wszystkich formalności, takich jak złożenie wniosku o wydanie zaświadczenia A1, zgłoszenie do VAT UE, wybór odpowiedniej formy opodatkowania i tak dalej. Pisaliśmy o tym wszystkim tutaj. Dzisiaj czas na krok dalej: porozmawiajmy o rozliczaniu A1.

Co to jest zaświadczenie A1?

Czym jest Zaświadczenie A1? To dokument potwierdzający, że pracownik podlega przepisom ubezpieczeniowym w danym państwie Unii Europejskiej. Na swojej stronie ZUS wyjaśnia, że: „Zaświadczenie potwierdza, że w okresie pracy za granicą właściwe jest ustawodawstwo polskie, a więc składki powinny być opłacane w Polsce.”. To ważne, bo zaświadczenie A1, zwane również zaświadczeniem o zgodności z systemem ubezpieczeń społecznych, jest dokumentem potwierdzającym, że dana osoba podlega ubezpieczeniom społecznym w danym kraju Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Jak uzyskać Zaświadczenie A1?

Jest ono wydawane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych lub inny organ zajmujący się ubezpieczeniami społecznymi w kraju, w którym osoba ubezpieczona wykonuje pracę. Osoba posiadająca zaświadczenie A1 musi rozliczyć swoją pracę w danym kraju zgodnie z tamtejszymi przepisami ubezpieczeniowymi. Wniosek o wydanie zaświadczenia na formularzu A1 może złożyć: pracownik, pracodawca lub osoba pracująca na własny rachunek. Warto pamiętać, że zaświadczenie A1 jest podstawowym dokumentem w dokumentacji każdego pracodawcy delegującego swoich pracowników za granicę, gdyż poświadcza, że pracownik pracujący za granicą, nadal podlega pod system ubezpieczeń społecznych w Polsce.

Potrzebujesz pomocy z wystąpieniem albo rozliczeniem Zaświadczenia A1? Zadzwoń do nas:

+48 517 855 874

Co oznacza „rozliczenie zaświadczenia A1”?

Formularz A1 (zaświadczenie A1) służy ustaleniu państwa właściwego do wymiaru i poboru składek na ubezpieczenie społeczne z tytułu wykonywania działalności gospodarczej lub świadczenia pracy najemnej za granicą. W związku z tym rozliczenie zaświadczenia A1 oznacza, że pracodawca lub pracownik odprowadza składki ubezpieczeniowe zgodnie z przepisami ubezpieczeniowymi w danym kraju Unii Europejskiej. Pracownicy delegowani do pracy w innym kraju Unii Europejskiej odprowadzają składki ubezpieczeniowe w kraju, w którym są zatrudnieni (kraju macierzystym).

Od 1 kwietnia 2022 r. wnioski o zaświadczenia A1 należy składać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wyłącznie w formie dokumentów elektronicznych za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych (PUE) ZUS. To wszystko dokładnie wyjaśnia ZUS w swoim poradniku „Jak otrzymać zaświadczenie A1”, ale nawet my przyznajemy, że nie jest to napisane jasnym i zrozumiałym językiem.

Rozliczenie zaświadczenia A1 jest konieczne, aby zapewnić pracownikowi prawo do świadczeń ubezpieczeniowych w danym kraju Unii Europejskiej oraz aby uniknąć podwójnego opodatkowania pracy pracownika. Zaświadczenie A1 potwierdza podleganie osoby ubezpieczeniom społecznym w danym kraju, co zobowiązuje ją do rozliczania swojej pracy w tym kraju zgodnie z tamtejszymi przepisami ubezpieczeniowymi.

Rozliczenie zaświadczenia A1 jest istotnym elementem regulacji zatrudnienia i działalności gospodarczej w obrębie Unii Europejskiej, szczególnie w kontekście mobilności pracowniczej i prowadzenia działalności gospodarczej w różnych państwach członkowskich. Zaświadczenie A1 potwierdza, w którym kraju UE osoba jest ubezpieczona społecznie podczas wykonywania pracy transgranicznej, czyli pracy w więcej niż jednym państwie członkowskim.

A1 – tymczasowe przeniesienie JDG (Jednoosobowej Działalności Gospodarczej):

W tej sytuacji przedsiębiorca może być zwolniony z obowiązku odprowadzania składek na ubezpieczenie społeczne w kraju, do którego został tymczasowo przeniesiony. Po zakończeniu okresu ważności zaświadczenia A1, który maksymalnie może trwać 24 miesiące, konieczne jest opłacanie składek w państwie, w którym faktycznie prowadzona jest działalność.

Przykład:

Pani Katarzyna prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą w Polsce, świadcząc usługi konsultingowe. Otrzymuje zlecenie od firmy niemieckiej, które wymaga jej obecności w Niemczech przez 18 miesięcy. Pani Katarzyna uzyskuje zaświadczenie A1, które potwierdza, że nadal podlega polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych pomimo tymczasowej pracy w Niemczech. Po powrocie do Polski po 18 miesiącach, kontynuuje odprowadzanie składek w Polsce.

A1 – praca w kilku krajach UE i Polsce:

W tej sytuacji, aby zachować status ubezpieczenia społecznego w Polsce, konieczne jest uzyskanie przychodu na poziomie co najmniej 25% całkowitego wynagrodzenia z pracy wykonywanej w Polsce w trakcie ważności zaświadczenia A1. Oznacza to, że znacząca część działalności musi być realizowana na terenie Polski.

Przykład:

Pan Tomasz jest konsultantem IT zatrudnionym przez polską firmę, ale regularnie pracuje w różnych projektach w Polsce, Niemczech i Francji. W ciągu roku, 40% jego przychodów pochodzi z pracy wykonywanej w Polsce, a reszta z projektów realizowanych w innych krajach UE. Dzięki zaświadczeniu A1, Pan Tomasz jest ubezpieczony w Polsce, ponieważ spełnia wymóg osiągania minimum 25% swojego przychodu z pracy wykonywanej w Polsce.

A1 – praca w jednym kraju UE i Polsce:

Podobnie jak w przypadku pracy w kilku krajach UE, tutaj również wymagane jest, aby co najmniej 25% całkowitego wynagrodzenia pochodziło z pracy wykonywanej w Polsce w okresie obowiązywania zaświadczenia A1.

Przykład:

Pani Agnieszka jest pracownikiem firmy budowlanej z siedzibą w Polsce, ale została delegowana do rocznego projektu w Hiszpanii. Jednak nadal pracuje zdalnie dla klientów z Polski, generując 30% swojego rocznego dochodu z tych zleceń. Mimo że fizycznie przebywa w Hiszpanii, zaświadczenie A1 pozwala jej na pozostanie w polskim systemie ubezpieczeń społecznych, dzięki spełnieniu kryterium minimalnego 25% przychodu z Polski.

W praktyce, ogólna ocena prowadzenia działalności gospodarczej lub pracy najemnej bierze pod uwagę zarówno lokalizację wykonywanej pracy, jak i pochodzenie przychodów. Jeśli pracownik lub przedsiębiorca spędza co najmniej 25% czasu pracy lub uzyskuje co najmniej 25% swojego wynagrodzenia w państwie członkowskim, w którym ma miejsce zamieszkania, uznaje się, że znacząca część pracy jest wykonywana w tym państwie. To ma bezpośredni wpływ na określenie, w którym państwie należy odprowadzać składki na ubezpieczenie społeczne.

Rozliczenie zaświadczenia A1 ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia pracownikowi prawidłowego ubezpieczenia społecznego oraz uniknięcia sytuacji podwójnego opodatkowania. Dlatego tak ważna jest świadomość różnych zasad rozliczania zaświadczeń A1 w zależności od indywidualnej sytuacji pracownika lub przedsiębiorcy.

Osoba, która otrzymała zaświadczenie A1, jest zobowiązana m.in. do:

  1. Rozliczenia swojej pracy w danym kraju na podstawie przepisów ubezpieczeniowych obowiązujących w tym kraju. Osoba musi przestrzegać przepisów ubezpieczeniowych obowiązujących w danym kraju i rozliczać swoją pracę zgodnie z tymi przepisami.
  2. Zgłoszenia swojego pobytu w danym kraju w odpowiednim organie ubezpieczeniowym. Osoba jest zobowiązana zgłosić swój pobyt w danym kraju w odpowiednim organie ubezpieczeniowym w celu ustalenia zakresu ubezpieczenia oraz innych istotnych kwestii związanych z ubezpieczeniami społecznymi.
  3. Zgłoszenia zmiany adresu w danym kraju w odpowiednim organie ubezpieczeniowym. Osoba jest zobowiązana zgłosić zmianę adresu w danym kraju w odpowiednim organie ubezpieczeniowym w celu aktualizacji danych ubezpieczeniowych.

Czym grozi nierozliczenie formularza A1 w ZUS?

Brak zaświadczenia A1 może grozić różnymi konsekwencjami, w zależności od kraju, w którym pracownik wykonuje pracę. Poniżej przedstawiono kilka przykładowych konsekwencji:

  1. Najważniejszą konsekwencją jest fakt, że jeśli nie rozliczysz A1, to możesz mieć problemy podczas szukania kolejnej pracy za granicą.
  2. Grzywny lub kary pieniężne. W niektórych krajach brak rozliczenia zaświadczenia A1 może skutkować nałożeniem grzywien lub kar pieniężnych na osobę, lub pracodawcę, którzy nie rozliczyli zaświadczenia.
  3. Odmowa wypłaty świadczeń z ubezpieczenia społecznego. W przypadku braku rozliczenia zaświadczenia A1 organ zajmujący się ubezpieczeniami społecznymi w danym kraju może odmówić wypłaty świadczeń z ubezpieczenia społecznego (np. zasiłków, rent, emerytur).
  4. Nieprawidłowe rozliczenie podatków. Brak rozliczenia zaświadczenia A1 może również prowadzić do nieprawidłowego rozliczenia podatków. Osoba lub pracodawca, którzy nie rozliczyli zaświadczenia, mogą być zobowiązani do zapłaty dodatkowych podatków lub kar za nieprawidłowe rozliczenie podatków.
  5. Jeżeli A1 nie zostanie rozliczona w Polsce, to będziesz musiał rozliczyć podatki w kraju, w którym pracowałeś. Np. w Holandii jest to 37,5 proc. w 1 progu, a w drugim 49,5 proc. To znacznie więcej niż polski ryczałt 5,5 proc. dla usług budowlanych. Prawda?

A1 z Datą Wsteczną – Wyjaśnienie i Przykłady

Zaświadczenie A1 z datą wsteczną jest cennym narzędziem umożliwiającym regulowanie statusu ubezpieczeń społecznych pracowników, którzy już rozpoczęli pracę za granicą. Jest to szczególnie ważne w kontekście rosnącej mobilności pracowniczej w Unii Europejskiej i potrzeby elastycznego reagowania na dynamiczne warunki rynkowe. Dzięki możliwości uzyskania zaświadczenia A1 z datą wsteczną, pracodawcy mogą zapewnić ciągłość ubezpieczenia swoim pracownikom i uniknąć komplikacji prawnych związanych z międzynarodowym zatrudnieniem.

Zazwyczaj pracodawcy starają się o zaświadczenie A1 przed rozpoczęciem pracy za granicą przez pracownika. Istnieje jednak możliwość uzyskania zaświadczenia A1 z datą wsteczną, co jest istotne w przypadkach, gdy formalności nie zostały dopełnione przed wyjazdem.

Możliwość Uzyskania A1 z Datą Wsteczną

Zaświadczenie A1 z datą wsteczną umożliwia uregulowanie kwestii ubezpieczeń społecznych za okresy, które już minęły. To znacząco ułatwia sytuację dla pracowników i pracodawców, którzy z różnych przyczyn nie dopełnili formalności przed rozpoczęciem pracy za granicą.

Jak uzyskać zaświadczenie A1 z datą wsteczną?

Aby uzyskać zaświadczenie A1 z datą wsteczną, pracodawca lub pracownik musi złożyć odpowiedni wniosek do właściwego organu ubezpieczeń społecznych. Ważne jest, aby udowodnić, że pomimo braku formalnego zaświadczenia, warunki do jego wydania były spełnione od początku okresu, na który wnioskowane jest zaświadczenie.

Przykłady Zastosowania A1 z Datą Wsteczną

  1. Przypadek Pana Jana, Pracownika Budowlanego:

    • Sytuacja: Pan Jan, pracownik budowlany, wyjechał do pracy w Niemczech na 6 miesięcy. Jego pracodawca, polska firma budowlana, nie zdążyła wystąpić o zaświadczenie A1 przed rozpoczęciem pracy Pana Jana za granicą.
    • Rozwiązanie: Po powrocie Pana Jana do Polski, firma złożyła wniosek o wydanie zaświadczenia A1 z datą wsteczną, pokrywającą cały okres pracy w Niemczech. Dzięki temu Pan Jan pozostał objęty polskim systemem ubezpieczeń społecznych, unikając problemów z niemieckim systemem ubezpieczeń.

  2. Sytuacja Pani Ani, Konsultantki IT:

    • Sytuacja: Pani Ania, pracująca w polskiej firmie IT, została delegowana do pracy w projekcie w Belgii. W wyniku szybkiego tempa organizacji wyjazdu, firma zapomniała wystąpić o zaświadczenie A1.
    • Rozwiązanie: Po kilku miesiącach, firma zorientowała się o braku zaświadczenia i złożyła wniosek o A1 z datą wsteczną. Zaświadczenie zostało wydane, potwierdzając, że Pani Ania przez cały okres pracy w Belgii była ubezpieczona w Polsce.

  3. Przypadek Firmy Konsultingowej:

    • Sytuacja: Międzynarodowa firma konsultingowa zatrudniająca pracowników z różnych krajów UE, w tym z Polski, nie zawsze zdążyła uzyskać zaświadczenia A1 przed rozpoczęciem projektów.
    • Rozwiązanie: Firma systematycznie składała wnioski o wydanie zaświadczeń A1 z datą wsteczną dla swoich pracowników, co pozwalało na uniknięcie problemów z różnymi systemami ubezpieczeń społecznych w UE.

Jak widać tematyka zaświadczeń A1 nie jest łatwa. Dlatego proponujemy zarówno pracownikom jak i pracodawcom skorzystanie z usług Biura Rachunkowego Precyzja. Specjalizujemy się w tych zagadnieniach i z chęcią pomagamy w uniknięciu raf i mielizn związanych z biurokracją wiążącą się z pracą zagranicą 🙂

FAQ Zaświadczenie A1

Czym jest zaświadczenie A1?

Zaświadczenie A1 potwierdza, że osoba pracująca za granicą jest objęta systemem zabezpieczenia społecznego w jednym kraju, co zapobiega podwójnemu ubezpieczeniu. Jest to kluczowe dla uniknięcia dodatkowych kosztów i problemów z korzystaniem z świadczeń społecznych.

Czy pracując za granicą muszę mieć A1?

Tak, jeśli pracujesz za granicą w ramach delegowania przez pracodawcę z jednego państwa członkowskiego Unii Europejskiej (UE), Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) lub Szwajcarii do innego państwa w tych obszarach, zwykle potrzebujesz zaświadczenia A1. Zaświadczenie to potwierdza, że nadal podlegasz systemowi ubezpieczeń społecznych w swoim kraju pochodzenia, a nie w kraju, do którego jesteś delegowany. Oznacza to, że płacisz składki na ubezpieczenia społeczne tylko w jednym kraju, unikając podwójnego opodatkowania.

Jeśli mam JDG i jadę do pracy za granicę to też potrzebuję zaświadczenia A1?

Tak, jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) i wyjeżdżasz do pracy za granicę, potrzebujesz zaświadczenia A1. Dokument ten jest niezbędny do wykazania, że nadal podlegasz systemowi ubezpieczeń społecznych w Polsce, co zwalnia cię z obowiązku opłacania składek ubezpieczeniowych w państwie, w którym tymczasowo pracujesz​​.

Jakie są konsekwencje braku zaświadczenia A1?

Brak zaświadczenia A1 może skutkować podwójnym ubezpieczeniem, trudnościami w korzystaniu ze świadczeń społecznych i problemami podatkowymi, a także narazić na kary finansowe i administracyjne.

Kiedy należy złożyć wniosek o zaświadczenie A1?

Wniosek o zaświadczenie A1 należy złożyć przed rozpoczęciem pracy za granicą. 

Jakie są rodzaje wniosków o zaświadczenie A1?

Istnieją cztery rodzaje wniosków (US-1 do US-4) w zależności od sytuacji zawodowej i kraju pracy.

Jakie stawki podatkowe obowiązują w różnych krajach Unii Europejskiej?

Stawki podatkowe w krajach UE są zróżnicowane, na przykład Belgia ma stawki od 25% do 50%, Bułgaria 10%, a Polska od 12% do 32%. Kwoty wolne od podatku również się różnią.

Jaka forma opodatkowania będzie najkorzystniejsza dla Polaków pracujących za granicą?

Wybór formy opodatkowania zależy od indywidualnej sytuacji, takiej jak wysokość dochodu, koszty uzyskania przychodu, możliwości skorzystania z ulg i preferencji. Dostępne formy to m.in. podatek na zasadach ogólnych, liniowy i ryczałt ewidencjonowany.

Jak uniknąć podwójnego opodatkowania przy pracy za granicą?

Aby uniknąć podwójnego opodatkowania, należy sprawdzić umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, ustalić rezydencję podatkową, skorzystać z ulg i kredytów podatkowych, a także właściwie dokumentować dochody zagraniczne.

Jak rozliczyć podatek z zagranicy w Polsce?

Rozliczenie podatku z zagranicy w Polsce wymaga uwzględnienia dochodów zagranicznych w zeznaniu podatkowym, stosowania przepisów o unikaniu podwójnego opodatkowania, i złożenia odpowiednich załączników PIT.

Jakie są kluczowe kwestie przy rozliczaniu dochodów z pracy za granicą?

Kluczowe kwestie obejmują ustalenie rezydencji podatkowej, zrozumienie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, wybranie właściwej metody unikania podwójnego opodatkowania i dokładne dokumentowanie dochodów oraz podatków zagranicznych.

Co grozi za nie rozliczenie A1?

Niezłożenie odpowiedniego rozliczenia zaświadczenia A1 może prowadzić do kary finansowej oraz problemów z uzyskaniem kolejnego zaświadczenia. Jest to istotne dla zapewnienia ciągłości korzystania z zabezpieczenia społecznego i uniknięcia podwójnego opodatkowania.

Czy istnieją różne rodzaje opodatkowania dla osób pracujących za granicą?

Tak, istnieją różne formy opodatkowania dla osób pracujących za granicą, w tym opodatkowanie według skali podatkowej kraju pracy oraz opodatkowanie w Polsce w przypadku utrzymania polskiej rezydencji podatkowej. Wybór metody opodatkowania zależy od indywidualnej sytuacji podatkowej.

Jaką rolę odgrywają umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania (UPO)?

UPO regulują, jak dochód uzyskany za granicą będzie opodatkowany i pomagają unikać podwójnego opodatkowania. Określają, które z państw mają prawo do opodatkowania danego dochodu oraz sposoby uwzględniania podatków zapłaconych za granicą.

Co powinienem wiedzieć o płaceniu zaliczek na podatek dochodowy od przychodów osiągniętych za granicą?

Regularne płacenie zaliczek na podatek dochodowy jest ważne, aby uniknąć dużych sum do zapłaty na koniec roku podatkowego. Pomaga to w równomiernym rozłożeniu obciążeń podatkowych i zapewnia lepszą kontrolę nad finansami.

Co jest potrzebne do rozliczenia podatku z zagranicy w Polsce?

Do rozliczenia podatku z zagranicy w Polsce potrzebne są dokumenty potwierdzające wysokość dochodów uzyskanych za granicą, takie jak zaświadczenia o zarobkach, dowody opłacenia podatków zagranicznych, umowy o pracę oraz inne dokumenty związane z zatrudnieniem i uzyskanymi dochodami.

Do czego jest potrzebne zaświadczenie A1?

Zaświadczenie A1 jest potrzebne do potwierdzenia, że osoba pracująca lub prowadząca działalność gospodarczą w innym państwie członkowskim UE, EOG lub Szwajcarii podlega przepisom ubezpieczeniowym swojego kraju, a nie kraju, w którym tymczasowo pracuje. Umożliwia to uniknięcie podwójnego ubezpieczania społecznego.

Kiedy potrzebne jest zaświadczenie A1?

Zaświadczenie A1 jest potrzebne, gdy pracownik lub osoba prowadząca działalność gospodarczą wyjeżdża do pracy lub na zlecenie do innego państwa UE, EOG lub Szwajcarii, zachowując jednocześnie ubezpieczenie w kraju pochodzenia.

Ile można pracować za granicą na A1?

Zazwyczaj zaświadczenie A1 wydawane jest na okres niezbędny do realizacji pracy za granicą, jednak maksymalnie na 24 miesiące. 

Kiedy ZUS może odmówić wydania A1?

ZUS może odmówić wydania zaświadczenia A1, jeżeli nie są spełnione warunki dotyczące podlegania ubezpieczeniom społecznym w Polsce, np. gdy osoba nie jest zarejestrowana jako płatnik składek lub nie prowadzi rzeczywistej działalności gospodarczej w Polsce.

Jakie warunki trzeba spełnić aby otrzymać A1?

Aby otrzymać zaświadczenie A1, należy być ubezpieczonym w polskim systemie ubezpieczeń społecznych, co oznacza regularne odprowadzanie składek ZUS, oraz planować pracę lub działalność gospodarczą w innym państwie UE, EOG lub Szwajcarii, zachowując status ubezpieczonego w Polsce.

Jak długo czeka się na zaświadczenie A1 z ZUS?

Czas oczekiwania na zaświadczenie A1 może być różny i zależy od konkretnego przypadku oraz obciążenia ZUS. Zazwyczaj proces wydania zaświadczenia trwa kilka tygodni.

Jak uzyskać zaświadczenie A1 z ZUS?

Aby uzyskać zaświadczenie A1, należy złożyć odpowiedni wniosek do ZUS, dołączając dokumenty potwierdzające podleganie polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych oraz planowaną pracę lub działalność gospodarczą za granicą.

Czy praca za granicą bez A1 jest legalna?

Praca za granicą bez zaświadczenia A1 może być legalna, jeśli osoba podlega systemowi ubezpieczeń społecznych kraju, w którym pracuje, jednak nieposiadanie A1 wiąże się z ryzykiem podwójnego ubezpieczenia i dodatkowych kosztów.

Czy ZUS kontroluje A1?

Tak, ZUS może kontrolować prawidłowość wydawania zaświadczeń A1 oraz sprawdzać, czy podczas pracy za granicą nadal spełnione są warunki do utrzymania ubezpieczenia w Polsce.

Jak długo można pracować na A1?

Na zaświadczeniu A1 można pracować za granicą maksymalnie do 24 miesięcy, z możliwością przedłużenia w wyjątkowych sytuacjach.

Warto pamiętać, że szczegółowe informacje oraz pomoc w uzyskaniu zaświadczenia A1 można uzyskać bezpośrednio w ZUS lub u doradcy ds. ubezpieczeń społecznych.