Aktualizacja: 08.05.2025r.

W dobie cyfryzacji i globalizacji coraz więcej pracowników zatrudnionych w Polsce jest zainteresowanych pracą zdalną z innego kraju. Biuro Rachunkowe Precyzja, specjalizujące się w rozliczaniu dochodów z zagranicy, pomocy w uzyskaniu i rozliczaniu zaświadczeń A1 oraz pomocy w ustalaniu rezydencji podatkowej, a także analizuje nowe regulacje wprowadzone przez ZUS dla osób świadczących pracę zdalną za granicą, czyli telepracy. Pomagamy zarówno pracownikom, jak i pracodawcom odnaleźć się w gąszczu przepisów, które różnią się w zależności od kraju zatrudnienia i miejsca zamieszkania.

Praca zdalna za granicą a podatki – duże zmiany w ZUS

W sytuacji, gdy pracownik świadczy pracę za granicą innego państwa, zachowując polską umowę o pracę, pojawia się pytanie: gdzie należy odprowadzać podatki i składki ZUS? Zgodnie z aktualnymi regulacjami, zasadnicze znaczenie ma centrum interesów osobistych lub gospodarczych pracownika. Jeśli przez większość czasu przebywa on za granicą i tam prowadzi swoje życie prywatne oraz zawodowe, może dojść do sytuacji, w której obowiązek ubezpieczeniowy i podatkowy przenosi się do innego kraju.

Nowe regulacje i obowiązki podatkowe związane z pracą zdalną

Do niedawna, jeżeli pracownik zatrudniony u pracodawcy w Polsce wykonywał swoje obowiązki zdalnie z innego kraju, mógł to robić tylko w pewnym ograniczonym wymiarze czasowym. Konkretnie, zdalna praca nie mogła przekraczać 25% całkowitego czasu pracy pracownika. W przeciwnym razie pracownik był zobowiązany do płacenia składek na ubezpieczenie społeczne w kraju, w którym przebywał. 

W czerwcu prezes Zakładu Ubezpieczeń Społecznych podpisała Umowę Ramową dot. transgranicznej pracy zdalnej. Nowe przepisy wprowadzają ułatwienia dla pracowników, gdyż od 1 lipca 2023, po wprowadzeniu unijnego porozumienia ramowego, pracownicy wykonujący pracę zdalną za granicą mogą pracować zdalnie aż do 49% swojego całkowitego czasu pracy, zachowując przy tym swoje ubezpieczenie w Polskim ZUS. Oznacza to, że zasady ubezpieczenia społecznego są teraz bardziej elastyczne, pozwalając pracownikom na większą swobodę w wyborze miejsca pracy. 

Oprócz Polski przystąpiło do porozumienia 17 państw: Austria, Belgia, Chorwacja, Czechy, Finlandia, Francja, Niemcy, Liechtenstein, Luksemburg, Malta, Norwegia, Portugalia, Hiszpania, Szwecja, Szwajcaria, Holandia, Słowacja.

Na co powinni zwrócić uwagę pracodawca i pracownik?

Praca zdalna za granicą może wiązać się z pewnymi niedogodnościami lub nieprzewidzianymi sytuacjami. O czym muszą pamiętać pracodawcy i pracownicy?

Dla pracodawców oznacza to konieczność:

  • weryfikacji miejsca wykonywania pracy zdalnej,
  • monitorowania liczby dni przepracowanych za granicą,
  • analizowania ryzyka rejestracji działalności w innym kraju,
  • sprawdzania przepisów lokalnych i unijnych.

Z kolei pracownicy powinni zwrócić uwagę na:

  • możliwość zmiany miejsca opodatkowania,
  • ryzyko podwójnego opodatkowania,
  • konieczność zgłoszenia miejsca pobytu i pracy do ZUS i US,
  • wpływ miejsca pracy na system emerytalny i zdrowotny.

Praca zdalna wykonywana za granicą a umowa ramowa państwa docelowego

Jak skorzystać z nowych ułatwień?

Ze zmiany przepisów prawnych mogą skorzystać pracujący w różnych państwach członkowskich UE, mających pracodawcę bądź pracodawców w jednym państwie członkowskim (innym niż ich państwo zamieszkania) i wykonujących część pracy zdalnej w państwie zamieszkania w wymiarze co najmniej 25 proc., ale poniżej 50 proc. całkowitego czasu pracy.

Jeżeli chcesz skorzystać z nowych ułatwień, musisz złożyć do ZUS wniosek US-36. Po pozytywnej weryfikacji kolejnym krokiem jest złożenie wniosku o wydanie zaświadczenia A1, które potwierdzi, że jesteś objęty polskim systemem ubezpieczeń społecznych. Oczywiście, aby proces przebiegł pomyślnie, oba państwa muszą być stronami unijnego porozumienia ramowego. Wniosek można złożyć na 3 lata, z możliwością przedłużenia.

Przeczytaj także: Jak pracować za granica i płacić podatki w Polsce?

Na co zwrócić uwagę w ramach pracy zdalnej poza granicami polski?

Biuro Rachunkowe Precyzja, specjalizujące się w rozliczaniu dochodów z zagranicy i pomocy w uzyskaniu i rozliczaniu zaświadczeń A1, zwraca uwagę na kilka istotnych detali. Praca za granicą oznacza, że oprócz krajowych służb musisz zwrócić uwagę również na regulacje w kraju wykonywanej pracy. ZUS będzie monitorować, czy faktycznie pracujesz zdalnie mniej niż 50% czasu i czy masz naprzemienną pracę w obu krajach. Jest to ważne, ponieważ niewłaściwe informacje mogą skutkować wycofaniem zaświadczenia A1. 

Jakie są ramy czasowe pracy zdalnej za granicą?

ZUS również zaznacza, że schemat pracy może być utrzymany maksymalnie przez okres trzech lat. Po tym okresie, zaświadczenie A1 musi być odnowione. Niewłaściwe korzystanie z zaświadczenia A1 może skutkować sankcjami, zarówno dla pracodawcy jak i pracownika.

Z informacji uzyskanych od ZUS wynika jednak bardziej rygorystyczne podejście. Organ rentowy zwraca przy tym uwagę, że rozpoczęcie prac nad opracowaniem porozumienia wynikało z potrzeby uregulowania sytuacji pracowników wykonujących pracę zdalną za granicą z dominującym modelem dwa–trzy dni pracy zdalnej w tygodniu. – Stąd weryfikacja wymiaru telepracy w państwie zamieszkania w stosunku do pracy w państwie siedziby pracodawcy dotyczy tygodnia pracy – wskazuje ZUS. Dodaje też, że ustalony schemat pracy może obowiązywać maksymalnie przez okres trzech lat, gdyż jest to maksymalny okres, na jaki zaświadczenie A1 może być wydane w oparciu o jednorazowy wniosek na podstawie porozumienia w sprawie telepracy.

Z informacji ZUS wynika też, że będzie weryfikowana również naprzemienność okresów pracy w dwóch krajach.

– Schemat pracy, a więc i naprzemienność okresów pracy w dwóch państwach podlega weryfikacji dla dokumentów A1 wydanych na podstawie art. 13 rozporządzenia (WE) nr 883/2004 oraz wydanych w związku z porozumieniem w sprawie telepracy – podaje ZUS. Organ rentowy informuje też, że każdy wydany przez ZUS dokument A1 może zostać zweryfikowany na podstawie art. 5 ust. 1 tzw. rozporządzenia wykonawczego (nr 987/2009). – Jeśli sytuacja faktyczna oświadczona we wniosku ulegnie zmianie, pracodawca lub pracownik mają obowiązek niezwłocznie powiadomić o tym fakcie instytucję dokonującą ustalenia. Sprawa jest ponownie oceniana i w razie potrzeby ZUS może wycofać dokument A1 – wskazuje.

Wniosek US-36 i procedura w ZUS

Formularz US-36 to oficjalny dokument, który należy złożyć w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych w sytuacji, gdy pracownik:

  • wykonuje pracę zdalną lub stacjonarną w kilku państwach członkowskich UE/EFTA,
  • przemieszcza się regularnie między państwami w ramach zatrudnienia u jednego lub więcej pracodawców,
  • zwyczajowo wykonuje pracę transgraniczną, np. zdalnie całkowicie lub częściowo w miejscu zamieszkania poza Polską.

Celem wniosku jest ustalenie, które państwo – Polska czy inne – będzie właściwe do pobierania składek na ubezpieczenia społeczne. To także pierwszy krok do uzyskania zaświadczenia A1.

Kto składa wniosek US-36?

Wniosek może zostać złożony:

  • przez pracownika, który samodzielnie chce ustalić, gdzie powinien podlegać ubezpieczeniu,
  • przez pracodawcę – w imieniu osoby zatrudnionej,
  • przez osobę prowadzącą działalność gospodarczą, działającą w dwóch lub więcej krajach.

Jak wygląda procedura w ZUS?

  1. Złożenie wniosku US-36
    Formularz składa się do oddziału ZUS (najczęściej elektronicznie przez PUE ZUS lub tradycyjnie w formie papierowej). Do wniosku należy dołączyć dokumenty potwierdzające charakter pracy, miejsce jej wykonywania, miejsce zamieszkania, dane pracodawcy oraz harmonogram pracy (jeśli dotyczy).
  2. Analiza sytuacji przez ZUS
    ZUS analizuje m.in.centrum interesów życiowych i zawodowych, umowę o pracę, zakres obowiązków, zgodność zatrudnienia z prawem pracy oraz udział procentowy pracy wykonywanej w poszczególnych państwach. Szczególną uwagę zwraca się na to, czy praca jest wykonywana w szczególności z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.
  3. Decyzja ZUS i wydanie zaświadczenia A1
    Jeśli ZUS uzna, że Polska jest krajem właściwym do opłacania składek, wyda zaświadczenie A1, które potwierdza podleganie polskiemu systemowi ubezpieczeń. W przypadku decyzji negatywnej, składki powinny być opłacane w kraju, z którego praca jest faktycznie wykonywana.
  4. Współpraca z instytucją zagraniczną (jeśli dotyczy)
    Czasem ZUS musi skonsultować się z odpowiednikiem zagranicznym – może to wydłużyć proces, ale jest standardową procedurą w przypadku transgranicznej pracy zdalnej.

Ograniczenia i wyjątki przy wydawaniu zaświadczenia A1


Nie wszyscy pracownicy mogą skorzystać z tego ułatwienia. Wyjątki stanowią osoby, które mają inną pracę lub prowadzą działalność gospodarczą w kraju zamieszkania, oraz pracownicy świadczący pracę w trzech różnych państwach. ZUS weryfikuje te informacje za pośrednictwem Systemu Elektronicznej Wymiany Informacji Dotyczących Zabezpieczenia Społecznego (EESSI). W przypadku wykrycia innej aktywności zawodowej ZUS ma prawo anulować wydane zaświadczenie A1. Od 1 kwietnia 2022 roku, wnioski o zaświadczenia A1 można składać wyłącznie w formie elektronicznej przez Platformę Usług Elektronicznych (PUE) ZUS.

Konsekwencje braku zaświadczenia A1 wobec pracy zdalnej poza granicami Polski


Brak zaświadczenia A1 może mieć poważne konsekwencje – zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy. Osoba, która zwyczajowo wykonuje transgraniczną pracę zdalną na rzecz pracodawcy, całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym poza granicami Polski, i nie posiada aktualnego zaświadczenia A1, może zostać uznana za osobę nieubezpieczoną w systemie ubezpieczeń społecznych.

W praktyce oznacza to brak dostępu do świadczeń zdrowotnych czy emerytalnych oraz ryzyko odpowiedzialności finansowej. Co więcej, jeśli praca wykonywana jest w szczególności z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, a wymiar pracy zdalnej przekracza 50% czasu pracy za granicą, wówczas pracownik automatycznie podlega systemowi ubezpieczeń społecznych kraju, w którym mieszka, a więc często w państwie wykonywania pracy.

Praca zdalna za granicą – podsumowanie

Telepraca stała się teraz bardziej dostępna dla pracowników w Polsce, dzięki nowym regulacjom ZUS. Jednakże, jak zawsze w przypadkach transgranicznych, zalecamy skorzystanie z profesjonalnej pomocy, takiej jak oferuje Biuro Rachunkowe Precyzja, specjalizujące się w rozliczaniu dochodów z zagranicy, pomocy w uzyskaniu i rozliczaniu zaświadczeń A1 oraz pomocy w ustalaniu rezydencji podatkowej, aby uniknąć potencjalnych problemów i niejasności.

Jeśli masz dodatkowe pytania lub wątpliwości dotyczące nowych zasad pracy zdalnej i ich wpływu na Twoje ubezpieczenie w ZUS, skontaktuj się z nami. Jesteśmy tutaj, aby Ci pomóc.