Aktualizacja: 16.10.2023

W dobie cyfryzacji i globalizacji, coraz więcej pracowników zatrudnionych w Polsce jest zainteresowanych pracą zdalną z innego kraju. Biuro Rachunkowe Precyzja, specjalizujące się w rozliczaniu dochodów z zagranicy, pomocy w uzyskaniu i rozliczaniu zaświadczeń A1 oraz pomocy w ustalaniu rezydencji podatkowej, analizuje nowe regulacje wprowadzone przez ZUS w zakresie pracy zdalnej za granicą czyli telepracy.

Duże zmiany w pracy zdalnej z zagranicy – chodzi o ZUS

Do niedawna, jeżeli pracownik zatrudniony u pracodawcy w Polsce wykonywał swoje obowiązki zdalnie z innego kraju, mógł to robić tylko w pewnym ograniczonym wymiarze czasowym. Konkretnie, zdalna praca nie mogła przekraczać 25% całkowitego czasu pracy pracownika. W przeciwnym razie pracownik był zobowiązany do płacenia składek na ubezpieczenie społeczne w kraju, w którym przebywał. 

W czerwcu prezes Zakładu Ubezpieczeń Społecznych podpisała Umowę Ramową dot. transgranicznej pracy zdalnej. Nowe przepisy wprowadzają ułatwienia dla pracowników, gdyż od 1 lipca 2023, po wprowadzeniu unijnego porozumienia ramowego, pracownicy wykonujący pracę zdalną za granicą mogą pracować zdalnie aż do 49% swojego całkowitego czasu pracy, zachowując przy tym swoje ubezpieczenie w Polskim ZUS. Oznacza to, że zasady ubezpieczenia społecznego są teraz bardziej elastyczne, pozwalając pracownikom na większą swobodę w wyborze miejsca pracy. 

Oprócz Polski przystąpiło do porozumienia 17 państw: Austria, Belgia, Chorwacja, Czechy, Finlandia, Francja, Niemcy, Liechtenstein, Luksemburg, Malta, Norwegia, Portugalia, Hiszpania, Szwecja, Szwajcaria, Holandia, Słowacja.

Jak skorzystać z nowych ułatwień?

Ze zmiany przepisów mogą skorzystać pracujący w różnych państwach członkowskich UE, mających pracodawcę bądź pracodawców w jednym państwie członkowskim (innym niż ich państwo zamieszkania) i wykonujących część pracy zdalnej w państwie zamieszkania w wymiarze co najmniej 25 proc., ale poniżej 50 proc. całkowitego czasu pracy.

Jeżeli chcesz skorzystać z nowych ułatwień, musisz złożyć do ZUS wniosek US-36. Po pozytywnej weryfikacji kolejnym krokiem jest złożenie wniosku o wydanie zaświadczenia A1, które potwierdzi, że jesteś ubezpieczony w Polskim systemie ZUS. Oczywiście, aby proces przebiegł pomyślnie, oba państwa muszą być stronami unijnego porozumienia ramowego. Wniosek można złożyć na 3 lata, z możliwością przedłużenia.

Co należy uwzględnić?

Biuro Rachunkowe Precyzja, specjalizujące się w rozliczaniu dochodów z zagranicy i pomocy w uzyskaniu i rozliczaniu zaświadczeń A1, zwraca uwagę na kilka istotnych detali. ZUS będzie monitorować, czy faktycznie pracujesz zdalnie mniej niż 50% czasu i czy masz naprzemienną pracę w obu krajach. Jest to ważne, ponieważ niewłaściwe informacje mogą skutkować wycofaniem zaświadczenia A1.

Jakie są ramy czasowe pracy zdalnej?

ZUS również zaznacza, że schemat pracy może być utrzymany maksymalnie przez okres trzech lat. Po tym okresie, zaświadczenie A1 musi być odnowione. Niewłaściwe korzystanie z zaświadczenia A1 może skutkować sankcjami, zarówno dla pracodawcy jak i pracownika.

Z informacji uzyskanych od ZUS wynika jednak bardziej rygorystyczne podejście. Organ rentowy zwraca przy tym uwagę, że rozpoczęcie prac nad opracowaniem porozumienia wynikało z potrzeby uregulowania sytuacji pracowników wykonujących pracę zdalną za granicą z dominującym modelem dwa–trzy dni pracy zdalnej w tygodniu. – Stąd weryfikacja wymiaru telepracy w państwie zamieszkania w stosunku do pracy w państwie siedziby pracodawcy dotyczy tygodnia pracy – wskazuje ZUS. Dodaje też, że ustalony schemat pracy może obowiązywać maksymalnie przez okres trzech lat, gdyż jest to maksymalny okres, na jaki zaświadczenie A1 może być wydane w oparciu o jednorazowy wniosek na podstawie porozumienia w sprawie telepracy.

Z informacji ZUS wynika też, że będzie weryfikowana również naprzemienność okresów pracy w dwóch krajach.

– Schemat pracy, a więc i naprzemienność okresów pracy w dwóch państwach podlega weryfikacji dla dokumentów A1 wydanych na podstawie art. 13 rozporządzenia (WE) nr 883/2004 oraz wydanych w związku z porozumieniem w sprawie telepracy – podaje ZUS. Organ rentowy informuje też, że każdy wydany przez ZUS dokument A1 może zostać zweryfikowany na podstawie art. 5 ust. 1 tzw. rozporządzenia wykonawczego (nr 987/2009). – Jeśli sytuacja faktyczna oświadczona we wniosku ulegnie zmianie, pracodawca lub pracownik mają obowiązek niezwłocznie powiadomić o tym fakcie instytucję dokonującą ustalenia. Sprawa jest ponownie oceniana i w razie potrzeby ZUS może wycofać dokument A1 – wskazuje.

Wniosek US-36 i Procedura w ZUS


Zgodnie z najnowszymi regulacjami, pracodawcy i ich pracownicy w Polsce muszą złożyć wniosek US-36 do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) w celu skorzystania z określonych ułatwień. Wniosek ten jest kierowany do Oddziału ZUS w Kielcach. Po jego zatwierdzeniu, następnym krokiem jest złożenie wniosku o wydanie zaświadczenia A1, używając formularza US-34. Zaświadczenie A1 potwierdza przynależność pracownika do polskiego systemu ubezpieczeń społecznych i upoważnia do korzystania z różnych świadczeń na terenie Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Szwajcarii.

Ograniczenia i Wyjątki przy wydawaniu zaświadczenia A1


Nie wszyscy pracownicy mogą skorzystać z tego ułatwienia. Wyjątki stanowią osoby, które mają inną pracę lub prowadzą działalność gospodarczą w kraju zamieszkania, oraz pracownicy świadczący pracę w trzech różnych państwach. ZUS weryfikuje te informacje za pośrednictwem Systemu Elektronicznej Wymiany Informacji Dotyczących Zabezpieczenia Społecznego (EESSI). W przypadku wykrycia innej aktywności zawodowej, ZUS ma prawo anulować wydane zaświadczenie A1. Od 1 kwietnia 2022 roku, wnioski o zaświadczenia A1 można składać wyłącznie w formie elektronicznej przez Platformę Usług Elektronicznych (PUE) ZUS.

Konsekwencje Braku Zaświadczenia A1


Brak zaświadczenia A1 może mieć poważne konsekwencje. Pracownik wykonujący pracę zdalną z innego kraju, w którym nie opłaca składek ubezpieczeniowych, zwykle traktowany jest jako osoba nieubezpieczona. Dodatkowo, zarówno pracownik, jak i pracodawca mogą zostać ukarani. Jeżeli poziom pracy zdalnej za granicą przekroczy 50%, pracownik jest zobowiązany do podlegania pod system ubezpieczeń społecznych kraju, w którym mieszka.

Transgraniczna praca zdalna – podsumowanie

Telepraca zdalna stała się teraz bardziej dostępna dla pracowników w Polsce, dzięki nowym regulacjom ZUS. Jednakże, jak zawsze w przypadkach transgranicznych, zalecamy skorzystanie z profesjonalnej pomocy, takiej jak oferuje Biuro Rachunkowe Precyzja, specjalizujące się w rozliczaniu dochodów z zagranicy, pomocy w uzyskaniu i rozliczaniu zaświadczeń A1 oraz pomocy w ustalaniu rezydencji podatkowej, aby uniknąć potencjalnych problemów i niejasności.

Jeśli masz dodatkowe pytania lub wątpliwości dotyczące nowych zasad pracy zdalnej i ich wpływu na Twoje ubezpieczenie w ZUS, skontaktuj się z nami. Jesteśmy tutaj, aby Ci pomóc.