Jeśli zaczynasz swoją działalność gospodarczą, jednym z najważniejszych aspektów, z którym musisz się zmierzyć, jest prawidłowe wystawianie faktur. Faktury są nie tylko dokumentem potwierdzającym transakcję, ale są też kluczowe dla poprawnego obliczenia i rozliczenia podatków. W tym wpisie podpowiemy Ci, jak powinno się wystawiać faktury, zgodnie z polskimi przepisami podatkowymi: jak je numerować i opisywać.

Zaczynamy nasz cykl “Abecadło biznesu”. Wychodzimy ze szkół z wiedzą na temat nazw wszystkich dopływów rzeki Mekong oraz jak rozmnaża się pantofelek, ale nikt nas nie uczy co to są podatki, jak wypełnić przelew na poczcie czy też jak czytać umowę czy też wystawić fakturę. Zmienimy to!

Zaczynamy od bardzo prostego tematu: numerowania faktur. Wiele osób prowadzących firmę podchodzi do tego niefrasobliwie: zaczynają od numerowania np. 1/2023 – czyli kolejny numer wystawionej faktury i rok, w którym jest wystawiona. Potem widząc, że faktur jest coraz więcej zaczynają się gubić dodają do tego jeszcze miesiąc i np. kolejną fakturę wystawiają tak: 2/01/23. I okazuje się, że popełniły poważny błąd!

Jak to? Ano właśnie! W księgowości najważniejsza jest ciągłość numeracji. To świętość! Gdy robisz coś takiego to już jest całkiem nowa numeracja i dla urzędu skarbowego (albo Twojej księgowej) to już oznacza, że być może gdzieś po drodze wystawiłeś inne faktury.

Najważniejszym argumentem, który powinieneś zapamiętać jest ten: brak ciągłości numerowania faktur to naruszenie przepisów prawa podatkowego i może prowadzić do konsekwencji w postaci kary administracyjnej nałożonej przez organy podatkowe, a także problemów z prawidłowym rozliczeniem podatku VAT.

Należy pamiętać, że prawidłowe, ciągłe numerowanie faktur jest jednym z wymogów określonych w polskim prawie podatkowym (Dz. U. 2004 Nr 54 poz. 535 USTAWA z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług).

Numeracja faktur powinna zapewniać jednoznaczne i ciągłe identyfikowanie faktury. Jeśli Urząd Skarbowy zauważy, że numery faktur nie są wystawiane w sposób ciągły, może to skutkować nałożeniem kary pieniężnej.

Ponadto, jeżeli nieciągłe numerowanie faktur spowoduje, że nie zostanie prawidłowo rozliczony podatek VAT, przedsiębiorca może zostać obciążony zaległościami podatkowymi, odsetkami za zwłokę i dodatkowymi karami.

Szczegółowo można przeczytać o tym na rządowych stronach “Zasady wystawiania faktur”.

Zwłaszcza w przypadku osób i firm prowadzących działalność za granicą kwestia prowadzenia poprawnej numeracji faktur jest bardzo ważna ponieważ podlega się wówczas kontrolom z polskich i zagranicznych urzędów skarbowych. Dlatego jako Biuro Rachunkowe Precyzja specjalizujące się w rozliczaniu dochodów z zagranicy postanowiliśmy odpowiedzieć na najczęściej zadawane przez Was pytania.

Numerowanie faktur

Pierwszą rzeczą, o której musimy wspomnieć, jest numeracja faktur. Każda faktura powinna mieć swój unikalny numer, który pomaga w identyfikacji i śledzeniu transakcji. Najprostszym sposobem numerowania faktur jest użycie kolejnych liczb naturalnych: 1, 2, 3 itd. Możemy też dodać przedrostek lub przyrostek do numeru faktury, na przykład rok (2023/1, 2023/2, itd.) czy miesiąc (05/2023/1, 05/2023/2, itd.). Ważne jest, aby nie powtarzać numerów i nie pomijać żadnych numerów w kolejności.

Poniżej kilka przykładów jak można zacząć numerować faktury. Później ważne jest tylko, aby się tego wyboru trzymać.

Co powinna zawierać prawidłowo wystawiona faktura?

Poniżej znajduje się lista elementów, które powinny pojawić się na każdej fakturze:

1. Data wystawienia – data, kiedy faktura została wystawiona.
2. Numer faktury – unikalny numer, który pozwala na identyfikację faktury. Numeracja powinna być ciągła i nie może się powtarzać w danym roku.
3. Dane sprzedawcy – pełna nazwa firmy, adres, NIP.
4. Dane nabywcy – pełna nazwa firmy, adres, NIP (jeżeli nabywca jest podatnikiem VAT).
5. Data sprzedaży – data, kiedy towar został dostarczony lub usługa wykonana. Może to być też data wystawienia faktury, jeżeli towar/usługa została wykonana w dniu wystawienia faktury.
6. Nazwa towaru lub usługi – pełny opis towaru lub usługi, który pozwala na jednoznaczne zidentyfikowanie, co zostało sprzedane.
7. Ilość i jednostka miary – ilość towaru lub usługi, która została sprzedana, oraz jednostka miary (np. sztuki, kilogramy, godziny).
8. Cena jednostkowa netto – cena jednej jednostki towaru lub usługi bez podatku VAT.
9. Wartość netto – całkowita wartość sprzedaży bez podatku VAT. Jest to cena jednostkowa pomnożona przez ilość towaru lub usługi.
10. Stawka VAT – stawka podatku VAT, która ma zastosowanie do sprzedanego towaru lub usługi (np. 23%, 8%, 5%, 0% lub zw.).
11. Kwota VAT – kwota podatku VAT, która jest naliczana na sprzedaż. Jest to wartość netto pomnożona przez stawkę VAT.
12. Wartość brutto – całkowita wartość sprzedaży z podatkiem VAT. Jest to wartość netto plus kwota VAT.

Prawidłowo wystawiona faktura powinna zawierać szereg informacji wymaganych przez polskie prawo podatkowe. Te informacje pomagają zidentyfikować transakcję, podmioty biorące w niej udział, a także umożliwiają prawidłowe rozliczenie podatku VAT.

Zachowanie tych elementów na fakturze jest kluczowe do prawidłowego prowadzenia działalności gospodarczej i uniknięcia problemów z Urzędem Skarbowym.

Opis sprzedawanego produktu

Na fakturze musisz dokładnie opisać sprzedawany produkt lub usługę. Opis powinien być na tyle szczegółowy, aby odbiorca (i Urząd Skarbowy) mógł łatwo zrozumieć, co zostało sprzedane. Powinien zawierać informacje takie jak nazwa produktu, ilość, cena jednostkowa i łączna wartość.

Przeliczenia kwot z walut na złote

Jeśli prowadzisz transakcje w innej walucie niż złoty, musisz przeliczyć kwoty na złote. Do przeliczenia waluty na złote używa się średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury. Na fakturze muszą znaleźć się zarówno kwoty w oryginalnej walucie, jak i przeliczone na złote.

Rodzaje faktur i kiedy je wystawiamy

W Polsce występują różne rodzaje faktur, takie jak: faktura VAT, faktura proforma, faktura marża, faktura eksportowa, faktura korygująca (korekta) i paragon fiskalny. Faktura VAT jest najczęściej występującym rodzajem i jest obowiązkowa dla większości transakcji handlowych. To nią będziesz najczęściej wystawiał, podobnie jak fakturę pro-forma i korektę faktury. Dlatego warto dowiedzieć się co to takiego 🙂

1. Faktura VAT – Jest to najczęściej wystawiany dokument sprzedaży w działalności gospodarczej. Wystawiamy ją, gdy dokonujemy sprzedaży towarów lub usług na rzecz innych przedsiębiorców, a także na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej, ale chcą otrzymać fakturę. Na przykład, jeśli prowadzisz sklep komputerowy i sprzedajesz laptopa firmie, musisz wystawić fakturę VAT.
2. Faktura proforma – Jest to dokument informacyjny, który nie ma mocy prawnej faktury VAT. Wystawiamy go, gdy chcemy poinformować kontrahenta o przyszłych warunkach sprzedaży. Na przykład, jeśli klient chce zamówić dużą ilość towaru, ale najpierw chcę zobaczyć, ile to będzie go kosztować, wystawiamy fakturę proforma.
3. Faktura marża – Jest to specyficzny rodzaj faktury, który wystawiamy, gdy sprzedajemy towary używane, dzieła sztuki, przedmioty kolekcjonerskie czy antyki i chcemy naliczyć podatek VAT od marży, a nie od pełnej wartości towaru. Na przykład, jeśli prowadzisz komis samochodowy i sprzedajesz używany samochód, wystawiasz fakturę marża.
4. Faktura eksportowa – Jest to dokument, który wystawiamy, gdy sprzedajemy towary lub usługi za granicę. Na przykład, jeśli prowadzisz firmę produkującą meble i sprzedajesz je klientowi w Niemczech, musisz wystawić fakturę eksportową.
5. Faktura korygująca – Wystawiamy ją, gdy musimy skorygować błędy na już wystawionej fakturze lub gdy warunki transakcji uległy zmianie. Na przykład, jeśli na wystawionej fakturze VAT pomyłkowo wpisałeś złą cenę produktu, musisz wystawić fakturę korygującą. Faktura korygująca, zwana także fakturą korektą, jest wystawiana, gdy nastąpiła pomyłka na oryginalnej fakturze lub gdy warunki transakcji uległy zmianie. Na przykład, jeśli sprzedałeś 100 jednostek produktu, ale faktycznie wysłałeś tylko 90, musisz wystawić fakturę korygującą, aby skorygować tę pomyłkę. Faktura korygująca musi zawierać numer faktury, którą koryguje, oraz szczegółowy opis powodów korekty.
6. Paragon fiskalny – Jest to dokument, który wystawiamy, gdy sprzedajemy towar lub usługę osobie prywatnej, nie prowadzącej działalności gospodarczej, która nie życzy sobie faktury VAT. Na przykład, jeśli prowadzisz mały sklep spożywczy i sprzedajesz chleb osobie prywatnej, wystawiasz paragon fiskalny.

Konsekwencje złego numerowania faktur

Złe numerowanie faktur może prowadzić do szeregu problemów, zarówno administracyjnych, jak i prawnych. To, co może wydawać się niewielkim błędem, tak naprawdę może mieć poważne konsekwencje.

Zamieszanie i utrudnienia w prowadzeniu księgowości

Pierwszym i najbardziej oczywistym problemem jest zamieszanie, które może spowodować nieprawidłowe numerowanie faktur. Jeśli numery faktur nie są konsekwentne i logiczne, trudno jest śledzić transakcje i utrzymać księgi w porządku.

Na przykład, jeśli pominiemy numer w sekwencji (1, 2, 4, 5…), możemy mieć problem z ustaleniem, czy faktycznie pominięto fakturę, czy też wystąpił błąd numeracji. To może prowadzić do pomyłek, takich jak podwójne rozliczanie tej samej transakcji lub pominięcie rozliczenia niektórych transakcji.

Problemy z kontrolą skarbową

Złe numerowanie faktur może również prowadzić do problemów z Urzędem Skarbowym. Jeśli Urząd Skarbowy przeprowadzi kontrolę skarbową i zauważy, że numery faktur nie są konsekwentne lub są powtarzane, może to wywołać podejrzenia.

Na przykład, jeśli wystawisz dwie faktury z tym samym numerem (np. 2023/15), Urząd Skarbowy może podejrzewać, że próbujesz ukryć jedną z transakcji, aby uniknąć zapłaty podatku.

Kary finansowe

Jeżeli zostaną stwierdzone nieprawidłowości w numerowaniu faktur, może to skutkować nałożeniem na przedsiębiorcę kary pieniężnej. W szczególności, jeżeli nieprawidłowości te spowodowały niedopłatę podatku, kara może być proporcjonalna do kwoty niedopłaconego podatku.

Podsumowując, prawidłowe numerowanie faktur jest nie tylko wymogiem prawnym, ale również kluczowym elementem utrzymania porządku w księgach i uniknięcia problemów z Urzędem Skarbowym. Dlatego zawsze warto poświęcić dodatkową uwagę na to, aby numery faktur były konsekwentne i poprawne.

Jak naprawić błąd w numeracji faktur

Jeśli już popełniłeś błąd i nie zachowałeś ciągłości numeracji faktur, ważne jest, aby podjąć działania, które pomogą zminimalizować potencjalne negatywne skutki.

Oto kilka kroków, które warto podjąć:

1. Zidentyfikuj błąd: Pierwszym krokiem jest zidentyfikowanie błędu. Jeśli numeracja faktur jest nieciągła, powinieneś przeglądnąć wszystkie swoje faktury i ustalić, gdzie dokładnie pojawił się problem. Może to być trudne, zwłaszcza jeśli masz dużo faktur, ale jest to niezbędne, aby naprawić problem.
2. Skonsultuj się z profesjonalistą: Kiedy już zidentyfikujesz problem, dobrze jest skonsultować się z profesjonalnym księgowym lub doradcą podatkowym. Oni mogą Ci pomóc zrozumieć, jak poważny jest problem i jakie mogą być potencjalne konsekwencje.
3. Wystaw fakturę korygującą: Jeśli błąd polegał na wystawieniu dwóch faktur z tym samym numerem, powinieneś wystawić fakturę korygującą. Faktura korygująca powinna zawierać poprawny numer faktury, a także inne informacje, które były nieprawidłowe na oryginalnej fakturze.
4. Zgłoś problem Urzędowi Skarbowemu: W niektórych przypadkach może być konieczne zgłoszenie problemu do Urzędu Skarbowego. Warto zrobić to szczególnie wtedy, gdy błąd mógł wpłynąć na twoje rozliczenia podatkowe.
5. Popraw system numeracji: Aby uniknąć powtarzania błędu w przyszłości, powinieneś poprawić swój system numeracji faktur. Może to oznaczać wprowadzenie nowego systemu, który lepiej spełnia twoje potrzeby, lub po prostu bycie bardziej uważnym przy numerowaniu nowych faktur.

Pamiętaj, że każda sytuacja jest inna, a powyższe kroki są ogólnymi radami. W zależności od konkretnego problemu, który napotkasz, może być konieczne podjęcie innych działań. W takim przypadku zawsze warto skonsultować się z profesjonalnym doradcą podatkowym lub księgowym.

Jak wystawić fakturę za granicę?

Wystawianie faktur dla klientów zagranicznych różni się nieco od procesu wystawiania faktur dla klientów krajowych, ale wciąż musi spełniać polskie wymogi podatkowe. Oto kilka kwestii, które należy wziąć pod uwagę:

1. Waluta: Faktura może być wystawiona w dowolnej walucie. Ważne jest jednak, aby kwota podatku VAT była również wyrażona w złotych polskich, według średniego kursu walut NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury.
2. Język: Faktura może być wystawiona w dowolnym języku, który jest zrozumiały dla obu stron transakcji. Polskie przepisy podatkowe nie wymagają, aby faktura była wystawiona w języku polskim. Jednak dla celów ewidencji podatkowej w Polsce, może być wymagane tłumaczenie na język polski.
3. Numer identyfikacji podatkowej (NIP/VAT UE): Jeśli Twój klient jest zarejestrowany jako podatnik VAT w innym kraju UE, powinieneś na fakturze podać jego numer VAT UE. W przypadku sprzedaży do klientów spoza UE, możesz być zobowiązany do podania ich odpowiedniego numeru identyfikacyjnego podatkowego.
4. Stawka VAT: W przypadku transakcji wewnątrzwspólnotowych oraz eksportu towarów poza UE, zwykle stosuje się stawkę VAT 0%. W przypadku usług może obowiązywać zasada, że podatek płaci nabywca (reverse charge). Zawsze skonsultuj się z doradcą podatkowym, aby ustalić, jaka stawka VAT powinna być zastosowana.
5. Podstawa prawna: W przypadku transakcji międzynarodowych, na fakturze często podaje się podstawę prawną dla zastosowanej stawki VAT, np. „VAT 0% – export”, „VAT 0% – intra-Community supply of goods”.

Pamiętaj, że te informacje są ogólnymi wytycznymi i mogą nie obejmować wszystkich szczegółów związanych z Twoją konkretną sytuacją. Zawsze zasięgnij porady specjalistycznego biura rozliczeń zagranicznych takiego jak Biuro Rozliczeń Zagranicznych które specjalizuje się w rozliczaniu pracy za granicą, aby upewnić się, że Twoje faktury są prawidłowo wystawiane.

Podsumowanie

Prawidłowe wystawianie faktur jest kluczowe dla prowadzenia działalności gospodarczej. Pamiętaj o prawidłowym numerowaniu faktur, szczegółowym opisie sprzedawanego produktu lub usługi, prawidłowym obliczaniu i wpisywaniu kwot, a także o przeliczaniu kwot z innych walut na złote. Pamiętaj także o różnych rodzajach faktur i o konieczności wystawiania faktur korygujących w razie pomyłek. Unikanie błędów w tych obszarach pomoże Ci uniknąć problemów z Urzędem Skarbowym i utrzymanie Twojej księgowości w porządku.

Jeśli napotkasz jakiekolwiek problemy lub masz pytania dotyczące wystawiania faktur, nie wahaj się skontaktować z nami. W Biurze Rachunkowym Precyzja mamy doświadczenie w pomaganiu firmom we wszystkich aspektach księgowości i podatków, w tym w prawidłowym wystawianiu faktur. Możemy pomóc Ci zrozumieć i stosować się do wszystkich wymaganych przepisów, abyś mógł skupić się na tym, co najważniejsze – na prowadzeniu swojego biznesu.

Zrozumienie i prawidłowe stosowanie przepisów dotyczących faktur to ważny krok w prowadzeniu własnej firmy. Mamy nadzieję, że ten wpis na blogu pomógł Ci zrozumieć, jak prawidłowo wystawiać faktury. Pamiętaj, że zawsze możesz skorzystać z pomocy profesjonalnego biura rachunkowego, aby upewnić się, że wszystko jest robione zgodnie z przepisami.

W naszym Biurze Rachunkowym Precyzja jesteśmy tu, aby Ci pomóc. Skontaktuj się z nami już dziś, aby dowiedzieć się więcej o tym, jak możemy Ci pomóc w prawidłowym wystawianiu faktur i zarządzaniu innymi aspektami księgowości w Twojej firmie. Z nami prowadzenie firmy staje się prostsze!