Zaświadczenie A1 bez 25 proc? To możliwe!

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą w Polsce i planujesz czasowo przenieść swoje usługi do innego kraju UE – zaświadczenie A1 bez 25 proc. pozwala Ci to zrobić, zachowując ubezpieczenie w polskim ZUS.

Aktualizacja: 9 lutego 2026 r.

Autor: Olga Bielecka

Dla kogo: dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) w Polsce, które czasowo świadczą usługi w innym kraju UE i chcą pozostać ubezpieczone w ZUS.

Najkrótsza odpowiedź (TL;DR)

Uzyskanie zaświadczenia A1 bez 25 proc. jest kluczowe dla wielu przedsiębiorców. Pamiętaj, że musisz spełnić wymogi formalne, aby uniknąć problemów z ZUS.

A1 bez formalnego wymogu 25% przychodu w Polsce jest możliwe w trybie art. 12 (delegowanie), ale w 2026 roku ZUS i tak weryfikuje Twój obrót krajowy jako dowód realnej działalności. To nie jest już prosta formalność.

W 2026 kluczowe są trzy rzeczy:

• Tryb wniosku: czy składasz z art. 12 (delegowanie) czy art. 13 (praca w kilku państwach).
• Realna działalność w Polsce („substancja biznesowa”): ZUS patrzy na sens gospodarczy Twojej firmy, obrót, ciągłość i dowody – nie tylko wpis w CEIDG.
• Nowy system eZUS: od 2026 wnioski A1 składasz przez nową platformę eZUS z Kreatorem Wniosków, a nie stare formularze PUE ZUS.

Warto rozważyć konsultację z ekspertem, aby dowiedzieć się, jak uzyskać zaświadczenie A1 bez 25 proc. i jakie dokumenty będą potrzebne.

Jeśli te filary są „domknięte”, temat 25% bywa prostszy. Jeśli nie – nawet najlepsza narracja nie przejdzie. Dlatego zawsze warto konsultować się z fachowcami od księgowość JDG z dochodami z zagranicy (A1) takimi jak Biuro Rachunkowe Precyzja.

Czasowe przeniesienie działalności na własny rachunek na terytorium innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej to świetna opcja, która staje się coraz bardziej aktualna w obliczu rosnącej globalizacji i mobilności przedsiębiorców. Dla osób prowadzących działalność gospodarczą, na własny rachunek w Polsce, może to być interesującą perspektywą, która pozwala na wykorzystanie korzyści związanych z działalnością na obszarze Unii Europejskiej, przy jednoczesnym zachowaniu polskiej działalności gospodarczej. Przy okazji umożliwia uzyskanie zaświadczenia A1 bez 25 proc.

Prawna podstawa umożliwiająca czasowe przeniesienie działalności gospodarczej na własny rachunek w państwie członkowskim Unii Europejskiej znajduje się w przepisach prawa unijnego, a konkretnie w art. 12 ust. 2 rozporządzenia nr 883/2004 oraz art. 14 ust. 3 i 4 rozporządzenia nr 987/2009. To ważne, aby zrozumieć, że to wyjątkowa okazja, która może przynieść przedsiębiorcom wiele korzyści.

Zgromadzenie odpowiednich dokumentów to klucz do uzyskania zaświadczenia A1 bez 25 proc. w sposób bezproblemowy.

Teraz, przyjrzyjmy się bliżej poszczególnym warunkom, które trzeba spełnić, aby skorzystać z tej opcji, korzystając przykładów:

Wykazanie prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce przez okres co najmniej dwóch miesięcy (tylko w Polsce)

Dzięki zaświadczeniu A1 bez 25 proc. możesz pracować za granicą, nie martwiąc się o utratę ubezpieczenia zdrowotnego.

Wszystko, co musisz wiedzieć o zaświadczeniu A1 bez 25 proc., znajdziesz w naszym artykule. Zachęcamy do lektury!

To pierwszy i najważniejszy warunek. Osoba ubiegająca się o czasowe przeniesienie działalności musi wykazać, że prowadziła swoją firmę w Polsce przez co najmniej dwa miesiące. To oznacza, że nie można skorzystać z tej opcji, jeśli jest się nowym przedsiębiorcą.

Historia Anny – sprawdź, czy to o Tobie

Anna prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą w Polsce. Ma klientów w kraju, ale w 2026 roku dostaje kontrakt w Niemczech na 14 miesięcy. Myśli sobie: „biorę A1 i jadę”.

I wtedy pojawia się pytanie, które w Biurze Rachunkowym Precyzja słyszymy co tydzień:

„Czy da się dostać A1 bez wykazywania 25% przychodu w Polsce?”

Odpowiedź w 2026 brzmi: tak, to możliwe w trybie art. 12 – formalnie ten przepis nie wymaga progu 25%. Ale uwaga: ZUS w 2026 roku i tak weryfikuje Twój obrót krajowy jako jeden z dowodów, że firma w Polsce naprawdę działa. Zmienił się sposób dowodzenia, nie samo kryterium. Przejdźmy przez to po kolei.

1. Nowość 2026: eZUS zamiast PUE ZUS – jak teraz składasz wniosek A1

Zanim przejdziemy do przepisów, musisz wiedzieć o fundamentalnej zmianie technicznej. W 2026 roku stary system PUE ZUS został zastąpiony przez nowy system eZUS. To nie jest zmiana kosmetyczna – cały sposób składania wniosków o A1 wygląda inaczej.

Co się zmieniło w praktyce:

• Kreator Wniosków (Wizard) zamiast formularzy: system prowadzi Cię krok po kroku – zadaje pytania i na ich podstawie generuje właściwy wniosek.
• Nowa ścieżka: Logowanie do eZUS → Usługi →  Kreator A1.
• Dashboard Płatnika: zamiast starych zakładek masz scentralizowany pulpit z kafelkami – widzisz saldo, powiadomienia, statusy.
• Nowa skrzynka odbiorcza: korespondencja z ZUS jest podzielona na 3 strumienie: Powiadomienia (alerty systemowe), Korespondencja z CKK (sprawy bieżące), Komunikaty (oficjalne pisma i decyzje). To ważne, żebyś nie przegapił wezwania do uzupełnienia wniosku A1!

Formularz US-35: jeśli po wydaniu A1 zmienią się dane (kraj, okres, rodzaj usług), zgłaszasz zmiany przez formularz US-35 w eZUS. System wymusza precyzyjne określenie, czy zmiana dotyczy pracownika czy osoby prowadzącej JDG.

Wykazanie, że w państwie członkowskim będzie wykonywana podobna działalność (np. na podstawie kontraktów)

Drugi warunek polega na udokumentowaniu, że w państwie członkowskim Unii Europejskiej, do którego zamierzamy przenieść swoją działalność, będziemy wykonywać podobną działalność. Może to być potwierdzone na przykład na podstawie zawartych kontraktów lub innych dokumentów biznesowych.

Przykład 2: Wykonywanie podobnej działalności w innym państwie członkowskim

Zwróć uwagę na istotne zmiany w przepisach, które mogą wpłynąć na możliwość uzyskania zaświadczenia A1 bez 25 proc..

Anna prowadziła sklep internetowy w Polsce, specjalizując się w sprzedaży odzieży. Teraz musi przekonać potencjalnych niemieckich klientów, że również na terenie Niemiec może sprzedawać odzież wysokiej jakości. Przykładem może być podpisanie umowy z niemieckim dostawcą lub kontraktami z lokalnymi klientami.

Ważne, aby w kontrakcie wyraźnie opisać, że prace będą wykonywane tylko w danym kraju.

W państwie członkowskim działalność nie może być wykonywana dłużej niż przez okres 24 miesięcy (w całym okresie wyłącznie we wskazanym państwie):

Trzeci warunek ogranicza czas przeniesienia działalności do maksymalnie 24 miesięcy. Jest to istotne, ponieważ oznacza, że przeniesienie jest tymczasowe, a po upływie tego okresu przedsiębiorca powinien wrócić do prowadzenia swojej działalności w Polsce.

Przykład 3: Ograniczenie czasu przeniesienia

Marek planuje przenieść swoją działalność do Niemiec na okres 18 miesięcy, aby eksplorować nowe rynki. Ma podpisany kontrakt na taki okres. Po upływie tego czasu Marek będzie miał obowiązek powrotu do prowadzenia swojego biznesu w Polsce.

Jest to możliwe, ponieważ przepisy unijne pozwalają na przeniesienie na okres maksymalnie 24 miesięcy.

Pracujesz za granicą, ale większość roku mieszkasz w Polsce (formalnie to się nazywa, że tutaj masz swoją rezydencję podatkową) i cieszysz się, że całe dochody z pracy za granicą trafiają na Twoje konto bez żadnych podatków. Myślisz sobie: pod koniec roku się rozliczę; policzę ulgi i odliczenia podatkowe i wtedy zobaczy się ile tego podatku mam tak naprawdę do zapłaty. To błąd.

Przeczytaj artykuł: Dlaczego warto płacić comiesięczne zaliczki na podatek dochodowy od przychodów osiągniętych za granicą?

Prowadząc działalność za granicą, w Polsce musi zostać zachowana infrastruktura, która umożliwi dalsze prowadzenie działalności po powrocie do Polski

To ważny aspekt dla przedsiębiorców, którzy przenoszą swoją działalność za granicę. Muszą zadbać o to, żeby w Polsce zachować pewną infrastrukturę, która umożliwi kontynuowanie działalności po zakończeniu okresu przeniesienia. To może obejmować zachowanie biura, magazynu, czy innego rodzaju aktywów.

Przykład 4: Zachowanie infrastruktury w Polsce

Anna zdecydowała się na przeniesienie swojego sklepu internetowego i magazynu do Niemiec, ale w Polsce ma biuro obsługi klienta. To ważne, ponieważ zachowując te elementy infrastruktury, Anna będzie mogła łatwiej wrócić do prowadzenia działalności w Polsce, gdy zakończy okres przeniesienia.

Kiedy składasz wniosek o zaświadczenie A1 bez 25 proc., ważne jest, aby mieć pełną dokumentację i być gotowym na ewentualne pytania ze strony ZUS.

Zaświadczenie A1 bez 25 proc. – brak wymogu po stronie polskiej

W przeciwieństwie do innych wydawanych zaświadczeń A1 to związane z czasowym przeniesieniem działalności za granicę nie wymaga wykazania 25% przychodu po stronie Polskiej w okresie, na jaki została wydana.

Przykład 5: Brak wymogu 25% po stronie polskiej

Anna prowadzi działalność w Polsce, ale zakłada, że w Niemczech będzie zarabiała więcej niż w Polsce. Nie musi spełniać wymogu, który ogranicza dochody osiągnięte za granicą do maksymalnie 75%.

2. Podstawa prawna – kiedy w ogóle możesz dostać A1 jako samozatrudniony

Prawna podstawa umożliwiająca czasowe przeniesienie działalności gospodarczej do innego kraju UE znajduje się w przepisach prawa unijnego:

• art. 12 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 883/2004 – samozatrudniony „deleguje sam siebie” do innego kraju UE,
• art. 14 ust. 3 i 4 rozporządzenia (WE) nr 987/2009 – doprecyzowuje zasady i warunki.

To jest fundament. W 2026 roku samo posiadanie wpisu w CEIDG nie wystarczy. ZUS, dysponując nowymi narzędziami analitycznymi zintegrowanymi z systemami podatkowymi (KAS), automatycznie weryfikuje obrót i historię ubezpieczeniową przez eZUS.

3. Najważniejsze rozróżnienie: art. 12 vs art. 13

Zanim zaczniesz myśleć o „25 procentach”, musisz wiedzieć, w który tryb wpadasz. Od tego zależy, jakie warunki musisz spełnić.

Art. 12 – delegowanie (czasowo, do jednego kraju)

Ten tryb jest dla Ciebie, jeśli czasowo jedziesz do jednego kraju UE, na określony okres (maksymalnie 24 miesiące), i nadal prowadzisz realną działalność w Polsce.

Szybki test – czy to art. 12?

• Masz jeden kraj wykonywania usług (np. tylko Niemcy)
• Masz konkretne daty: start i koniec
• Profil usług za granicą jest podobny do tego, co robisz w Polsce
• Firma w Polsce dalej działa (nie znika)
• WYMAGANE PEŁNE 2 MIESIĄCE KALENDARZOWE PROWADZENIA JDG W POLSCE I WYSTAWIANIA FAKTUR DLA KONTRAHENTÓW POLSKICH PRZED ZŁOŻENIEM WNIOSKU O A1
• WYMAGANY KONTRAKT (A1 ZOSTANIE WYDANE NA OKRES KONTRAKTU, NIE DŁUŻEJ NIŻ 2 LATA)

Przykład: Anna prowadzi sklep internetowy z odzieżą w Polsce. Dostaje kontrakt na sprzedaż odzieży w Niemczech na 14 miesięcy. Ten sam profil usług, jeden kraj, określone daty – typowy art. 12.

Kluczowa informacja o „25%” w art. 12: formalnie art. 12 nie zawiera wprost wymogu 25% przychodu w Polsce (w odróżnieniu od art. 13, który operuje pojęciem „znacznej części”). Anna nie musi udowadniać, że zarabia w Polsce dokładnie tyle co w Niemczech. Ale uwaga – w 2026 roku ZUS i tak weryfikuje obrót krajowy jako jeden z dowodów „znacznej części działalności” i substancji biznesowej w Polsce. Kryterium 25% obrotu krajowego w praktyce pozostaje w mocy – zmienił się sposób jego dowodzenia. ZUS kładzie teraz większy nacisk na całościowy obraz firmy: infrastrukturę, klientów, procesy – a nie tylko samą liczbę procentową.

Art. 13 – praca w dwóch lub więcej państwach

W ten tryb wpadasz, gdy regularnie wykonujesz usługi w 2 lub więcej krajach – np. Polska + Niemcy, albo POLSKA + Niemcy + Belgia + Holandia, albo „doklejasz kraje” w trakcie.

W art. 13 pojawia się temat pracy marginalnej (poniżej ok. 5% czasu lub wynagrodzenia – taka praca jest pomijana przy ustalaniu ustawodawstwa) oraz „znacznej części” (powyżej 25% czasu pracy lub wynagrodzenia w kraju zamieszkania – to przełącza ubezpieczenie na ten kraj).

W 2026 roku ZUS uszczelnia też definicję „pracownika wysłanego” (sent worker) w odróżnieniu od „delegowanego” (posted worker). Osoby wykonujące pracę cyklicznie w różnych krajach (np. 2 tygodnie DE, 2 tygodnie PL) są traktowane inaczej niż osoby wysłane jednorazowo na kontrakt. Oznacza to konieczność prowadzenia dokładnej ewidencji czasu pracy w poszczególnych krajach.

Wniosek: zanim zaczniesz się martwić o „25%”, ustal, czy Twoja sytuacja to art. 12 czy art. 13. To determinuje całą logikę wniosku.

Art. 16 – Porozumienie Ramowe dla telepracowników (nowość!)

W 2026 roku szeroko stosowane jest Porozumienie Ramowe w sprawie telepracy (weszło w życie w 2023 r.). To ważne dla osób, które pracują zdalnie z innego kraju UE.

Porozumienie pozwala utrzymać ubezpieczenie w kraju siedziby pracodawcy (Polska), nawet jeśli pracownik wykonuje telepracę w kraju zamieszkania (np. Niemcy) w wymiarze od 25% do 49,9% czasu pracy. To wyjątek od ogólnej zasady art. 13. Wymaga złożenia specjalnego wniosku (US-36 lub odpowiednik) w eZUS i dotyczy tylko państw-sygnatariuszy porozumienia.

Pułapka „wiecznej telepracy”: jeśli pracownik przenosi się na stałe do np. Hiszpanii i pracuje zdalnie dla polskiej firmy, po 24 miesiącach (lub wcześniej, jeśli pobyt ma charakter stały) ZUS traci właściwość. Trzeba opłacać składki w Hiszpanii – co jest zazwyczaj droższe i bardziej skomplikowane.

4. Warunki A1 dla JDG w 2026 – checklista „Warunek → Dowód → Pułapka”

Przejdźmy do konkretów. Poniżej masz „kręgosłup” sprawy.

Warunek 1: Okres prowadzenia działalności

Art. 12 – Prowadzisz działalność w Polsce od minimum 2 pełnych miesięcy kalendarzowych

To pierwszy i najważniejszy warunek. Musisz wykazać, że prowadzisz swoją firmę w Polsce przez co najmniej dwa miesiące przed wyjazdem.

Przykład: Anna zaczęła swój biznes w styczniu. Po upływie dwóch miesięcy, w marcu, może starać się o A1 na wyjazd do Niemiec.

Jakie dowody przygotować (najlepiej 3–6 sztuk):

• Faktury sprzedażowe z Polski, umowy, zamówienia, korespondencja handlowa
• Potwierdzenia realizacji: protokoły, maile, dotrzymane terminy
• Strona internetowa, portfolio, oferta + ślady aktywności (zapytania, leady)

Pułapka: JDG „założona wczoraj” i od razu wniosek o A1 – zawsze kończy się wezwaniem albo odmową. eZUS ma wbudowane mechanizmy walidacji, które mogą zablokować taki wniosek automatycznie.

Art 13. – Można wystąpić od dnia otwarcia działalności

Warunek 2: Za granicą wykonujesz podobną działalność

Musisz udokumentować, że w kraju UE, do którego jedziesz, będziesz wykonywać podobną działalność co do tej w Polsce.

Przykład: Anna prowadzi sklep z odzieżą w Polsce. W Niemczech też będzie sprzedawać odzież – podpisała kontrakt z niemieckim klientem. Gdyby nagle w Niemczech robiła coś zupełnie innego (np. usługi budowlane), ZUS mógłby zakwestionować wniosek.

Jakie dowody:

• Kontrakt lub zamówienie z opisem usług
• Kraj wykonywania, okres, warunki pracy – ważne, aby w kontrakcie wyraźnie opisać, że prace będą wykonywane tylko w danym kraju

Pułapka: umowa „ogólna”, bez wskazania konkretnego kraju lub z wieloma krajami – łatwo wpaść w art. 13 zamiast art. 12.

Warunek 3: Czas delegowania – maksymalnie 24 miesiące (z art. 12)

Przeniesienie działalności jest tymczasowe – maksymalnie 24 miesiące. Po tym okresie powinieneś wrócić do pełnej działalności w Polsce.

Przykład: Anna planuje kontrakt w Niemczech na 14 miesięcy. Mieści się w limicie, więc jest w porządku.

Jakie dowody:

• Okres na umowie lub zleceniu
• Oświadczenia i harmonogram prac (jeśli to projekt)

Pułapka: jeśli z góry wiesz, że przekroczysz 24 miesiące, art. 12 zwykle odpada na starcie. Nawet planowane przekroczenie wyklucza ten tryb.

Warunek 4: Firma w Polsce ma „substancję” i ciągłość – PUNKT KRYTYCZNY w 2026!

To jest najważniejszy warunek w 2026 roku. ZUS coraz dokładniej patrzy, czy Twoja firma w Polsce ma sens gospodarczy. Zgodnie z nowymi interpretacjami, samo zarejestrowanie firmy w Polsce jest niewystarczające. ZUS, korzystając z nowych narzędzi analitycznych zintegrowanych z systemami podatkowymi (KAS), automatycznie weryfikuje obrót.

Przykład: Anna przeniosła sklep internetowy do Niemiec, ale w Polsce zachowała biuro obsługi klienta, magazyn i stronę internetową. Nadal obsługuje polskich klientów. Dzięki temu ZUS widzi, że firma w Polsce żyje.

Jakie dowody (wybierz to, co naprawdę masz):

• Infrastruktura: faktyczne biuro w Polsce (nie tylko wirtualne!), sprzęt, magazyn, narzędzia
• Procesy: obsługa klienta, księgowość, fakturowanie, realizacja zamówień
• Rynek: klienci w Polsce, oferty, ciągłość sprzedaży – nie tylko refakturowanie na zagranicznego kontrahenta
• Płacenie podatków w Polsce: rezydencja podatkowa, terminowe rozliczenia
• Spójność rozliczeń: terminowość składek, brak zaległości w ZUS, regularne fakturowanie

Pułapka – „letterbox company”: firma formalna w Polsce (adres + CEIDG), ale realny biznes tylko za granicą. ZUS może kwestionować delegowanie, jeśli uzna, że struktura działalności została sztucznie stworzona w celu obniżenia kosztów pracy. Weryfikacja obejmuje okresy historyczne, a dzięki eZUS urzędnicy mają natychmiastowy wgląd w historię ubezpieczeniową.

Powiedzmy to jasno i uczciwie:

Formalnie art. 12 (delegowanie) nie zawiera wprost progu 25% przychodu w Polsce. To jest ta „dobra wiadomość”. Anna prowadzi działalność w Polsce, ale zakłada, że w Niemczech będzie zarabiała więcej. I formalnie nie musi udowadniać, że jej polski przychód to minimum 25% całości.

Ale w praktyce 2026 – 25% nadal wraca:

• Kryterium 25% obrotu krajowego pozostaje w mocy, ale zmienił się sposób jego udowodnienia. ZUS w 2026 kładzie większy nacisk na substancję biznesową (business substance) niż na samą liczbę procentową.
• ZUS patrzy na całościowy obraz firmy: infrastrukturę, klientów, procesy, obroty, podatki. Jeśli z tych danych wynika, że firma w Polsce to „pusty adres” – 25% czy nie, wniosek zostanie zakwestionowany.
• Jeśli Twoja sytuacja wygląda jak art. 13 (wiele państw, regularność), temat „znacznej części” i proporcji 25% staje się formalnym kryterium i osią sporu.

Praktycznie: jeśli Twoja „polska firma” jest tylko formalna, a realna sprzedaż jest za granicą – rośnie ryzyko odmowy. Ale jeśli firma w Polsce ma realne życie (dowody, ciągłość, sens gospodarczy) – wniosek jest do obrony, nawet jeśli większość przychodów jest poza Polską.

Bezpieczniejsze podejście: zamiast mówić „A1 bez 25%” jako obietnicę, lepiej mówić: „A1 jest możliwe, jeśli domykasz właściwy tryb (12/13), masz realną substancję w Polsce, a Twój obrót krajowy to potwierdza.”

6. Jak ZUS „myśli” o dowodach – tabela na szybko

Jeśli masz tylko 2 minuty, patrz tutaj:

Temat	ZUS chce zobaczyć	Najczęstszy problem
Ciągłość działalności w PL	Faktury, umowy, realizacje sprzed wyjazdu	JDG świeża, brak śladów sprzedaży
Kraj i okres	Jednoznaczny kraj + konkretne daty	Wiele krajów w umowie lub zmiany w trakcie
Profil usług	Podobna działalność w PL i za granicą	Inny profil za granicą niż w Polsce
Substancja	Infrastruktura + procesy + klienci + obrót + podatki	Sam adres, wirtualne biuro, brak klientów PL
Składki ZUS	Brak zaległości, spójność wpłat	Zaległość nawet o grosze blokuje sprawę
Obrót krajowy	Proporcja przychodów PL vs zagranica	Kasowy PIT zaniża obraz PL (patrz pkt 9)

7. Weryfikacja A1 w czasie rzeczywistym – system EESSI

W 2026 roku europejski system wymiany informacji EESSI (Electronic Exchange of Social Security Information) jest w pełni operacyjny. Co to oznacza w praktyce?

• Zagraniczne instytucje (np. niemiecki Deutsche Rentenversicherung czy belgijski ONSS) mogą weryfikować ważność Twojego polskiego A1 niemal w czasie rzeczywistym.
• Jeśli ZUS cofnie Twoje A1 (np. na skutek korekty wniosku w eZUS), zagraniczny inspektor zobaczy to natychmiast.
• Błąd we wniosku może skutkować natychmiastowymi karami za granicą za pracę bez ważnego ubezpieczenia (praca „na czarno”).

Przykład: Anna pracuje w Niemczech z A1. Niemiecka kontrola na miejscu sprawdza w systemie EESSI, czy A1 jest ważne. Jeśli Anna miała zaległości w ZUS i zaświadczenie zostało cofnięte – inspektor to widzi od razu. Konsekwencje? Kary za pracę bez ubezpieczenia.

Dlatego poprawność wniosku i brak zaległości w ZUS mają w 2026 roku znaczenie jak nigdy wcześniej.

8. Kontrole i weryfikacja – dlaczego błędy bolą szybciej niż myślisz

Sprawdź, jakie są aktualne przepisy dotyczące zaświadczenia A1 bez 25 proc., aby mieć pewność, że Twój wniosek zostanie zaakceptowany.

W praktyce A1 jest sprawdzane podczas kontroli za granicą – na budowie, w usługach, w firmach transportowych. Dzięki EESSI kontroler ma dostęp do danych niemal natychmiast.

Najbardziej bolą następujące błędy:

• Błąd w trybie (złożyłeś z art. 12, a realnie to art. 13)
• Brak dowodów substancji – firma w Polsce istnieje tylko na papierze
• Zmiany krajów lub okresów bez aktualizacji danych (formularz US-35 w eZUS!)
• Zaległości w ZUS – nawet drobne
• Przerwa w ubezpieczeniu wykryta automatycznie przez eZUS

Dzięki zaświadczeniu A1 bez 25 proc. możesz swobodnie przemieszczać się po krajach UE, co jest korzystne dla Twojego biznesu.

Dlatego checklista z punktu 4 ma takie znaczenie: minimalizuje ryzyko korespondencji, wezwań i cofnięć zaświadczenia.

9. Ważne liczby na 2026 rok – żebyś miał porządek w rozliczeniach

W wielu sprawach A1 „wywraca się” nie na przepisach unijnych, tylko na bałaganie w rozliczeniach. Warto znać aktualne kwoty:

Minimalne wynagrodzenie 2026: od 1 stycznia 2026 wynosi 4 806 zł brutto.

Podstawa preferencyjnego ZUS (tzw. Mały ZUS): 30% minimalnego wynagrodzenia = 1 441,80 zł. To minimalna podstawa dla nowych firm (pierwsze 24 miesiące).

„Duży ZUS” – podstawa wymiaru składek 2026: 5 652 zł (60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia, szacowanego na ok. 7 934 zł). Wzrost względem 2025 roku (5 203,80 zł) o blisko 450 zł. Składki społeczne (bez zdrowotnej) od tej podstawy wynoszą ok. 1 900 zł miesięcznie.

Przeciętne wynagrodzenie w sektorze przedsiębiorstw (Q4 2025, wg GUS): 9 228,64 zł – to z tej kwoty wyliczane są składki zdrowotne dla ryczałtowców.

Składka zdrowotna na ryczałcie 2026 (miesięcznie, wg progów przychodu):

• Przychód do 60 000 zł rocznie → podstawa 60% × 9 228,64 zł → 498,35 zł miesięcznie
• Przychód 60 000–300 000 zł rocznie → podstawa 100% × 9 228,64 zł → 830,58 zł miesięcznie
• Przychód powyżej 300 000 zł rocznie → podstawa 180% × 9 228,64 zł → 1 495,04 zł miesięcznie

Ważne: te kwoty są sztywne na cały rok 2026. Jeśli w trakcie roku przekroczysz próg (np. w listopadzie przekroczysz 60 000 zł), musisz dopłacić różnicę za wszystkie poprzednie miesiące. Przy fakturach w EUR pamiętaj o przeliczaniu na PLN wg kursu NBP z dnia poprzedzającego wystawienie faktury – wahania kursowe mogą niespodziewanie wepchnąć Cię w wyższy próg!

Uwaga praktyczna: nawet niedopłata o kilka złotych tworzy zaległość, a zaległość automatycznie blokuje możliwość uzyskania A1. Dbaj o terminowość i poprawność wpłat.

10. Pułapka 2026: Kasowy PIT a proporcja obrotu pod A1

To jest realny scenariusz, który widzimy coraz częściej. Kasowy PIT (metoda kasowa rozliczania przychodów, dla firm z przychodami poniżej 2 mln EUR) pozwala rozpoznawać przychód dopiero w momencie otrzymania zapłaty, a nie wystawienia faktury. To korzystne dla płynności, ale ma nieoczekiwane konsekwencje dla A1.

Problem wygląda tak:

• W Polsce wystawiasz faktury, ale klienci płacą z opóźnieniem.
• Zagranica płaci terminowo.
• W danych podatkowych (kasowy PIT) wychodzi, że Polska „nie istnieje” – bo wpłaty nie dotarły.

Ryzyko: ZUS, analizując dane z KAS (systemów skarbowych), zobaczy, że proporcja przychodów PL/UE wynosi 0% do 100%. Może odmówić wydania A1 lub cofnąć już wydane zaświadczenie, uznając działalność w Polsce za marginalną – mimo że realnie sprzedaż w PL jest, tylko nieopłacona.

Co robić? Prowadź pomocniczą ewidencję „memoriałową” (nawet w zwykłym Excelu):

• Data wystawienia faktury
• Kraj sprzedaży (PL/DE/BE…)
• Kwota netto
• Status płatności (opłacona / nieopłacona)
• Nr faktury i kontrahent

Zapamiętaj: poleganie wyłącznie na danych podatkowych w eZUS może prowadzić do błędnych decyzji odmownych. Ewidencja memoriałowa to Twój „twardy papier” przed ZUS.

Zapraszamy do kontaktu!