Ile czeka się na zaświadczenie A1?

Ile czeka się na zaświadczenie A1 z ZUS? Zwykle cały proces – od założenia działalności gospodarczej po wydanie decyzji – zajmuje do dwóch miesięcy. Ale wystarczy jeden błąd, by czas oczekiwania wydłużył się znacznie, a nawet zakończył się odmową.

Rozdział 1 – Propozycja nie do odrzucenia

Pan Andrzej siedział przy kuchennym stole, gdy zadzwonił telefon. Zerknął na wyświetlacz: numer z zagranicy. Odebrał niepewnie.
– «Hello, Andrzej? Tu Karl z BauHaus GmbH. Mamy dla pana duży kontrakt budowlany w Niemczech. Start w przyszłym miesiącu. Jest pan zainteresowany?» – usłyszał po drugiej stronie z charakterystycznym niemieckim akcentem.

Serce Andrzeja zabiło mocniej. Od tygodni szukał szansy za granicą, a tu nagle taka oferta!
– Oczywiście, że jestem zainteresowany – odparł po angielsku, starając się brzmieć pewnie. – Kiedy i jakie formalności muszę spełnić?
Karl wyjaśnił, że kontrakt potrwa rok na dużej budowie w Monachium. Warunek był jeden: Andrzej musi pracować jako niezależny wykonawca, najlepiej ze swoją jednoosobową działalnością gospodarczą (JDG) i koniecznie posiadać zaświadczenie A1.
– «Wie Pan, taki papierek z ZUS-u, że płaci Pan składki w Polsce. Inaczej nie możemy Pana legalnie zatrudnić» – dodał Karl nieco łamaną polszczyzną, starając się pomóc.

Andrzej podziękował za informację i rozłączył się. Przez chwilę siedział w milczeniu, wpatrując się w telefon. Radość z intratnego zlecenia mieszała się z niepokojem. Firma za granicą? Zaświadczenie A1? – powtarzał w myślach. Nigdy wcześniej nie prowadził działalności gospodarczej, nie mówiąc już o międzynarodowych formalnościach. «Gdzie ja w moim małym mieście znajdę biuro rachunkowe mające pojęcie o dochodach z zagranicy?» pomyślał spanikowany. Nagle spojrzał na wizytówkę, którą dostał niedawno od znajomego, który mu pomagał w ubieganiu się o kontrakt w Niemczech: „Biuro Rachunkowe Precyzja – działamy w pełni online. Ewa Bielecka, główna księgowa”. Przypomniał sobie słowa kolegi: — Oni działają online, więc masz z nimi kontakt na całym świecie. Pracowałem z nimi podczas kontraktów w Niemczech, Arabii Saudyjskiej i w Belgii.
Tak! To była jego szansa na ratunek w tym gąszczu biurokracji.

Rozdział 2 – Jakie formalności należy spełnić aby uzyskać zaświadczenie A1 z ZUS w 2025 roku?

Następnego dnia rano Andrzej czekał, aż ktoś go wpuści na połączenie Google Meet. Po chwili dołączyła do niego Pani Ewa – około czterdziestoletnia, energiczna księgowa o przenikliwym spojrzeniu, znana z tego, że żadna procedura jej nie straszna. Uśmiechnęła się zachęcająco, widząc zdenerwowanie Andrzeja.
– Dzień dobry, Panie Andrzeju. Słyszałam, że ma Pan ciekawą propozycję pracy za granicą i potrzebuje pomocy z formalnościami – zaczęła.
Andrzej odetchnął z ulgą, czując, że trafił we właściwe ręce.
– Dokładnie tak, Pani Ewo. Kompletnie nie wiem, od czego zacząć. Wymagają ode mnie własnej działalności i jakiegoś zaświadczenia A1… Cokolwiek to znaczy.

Ewa skinęła głową.
– Dobrze, zacznijmy od początku. Najpierw rejestracja jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG). Musi Pan założyć firmę na swoje nazwisko. W Polsce robi się to przez CEIDG – Centralną Ewidencję i Informację o Działalności Gospodarczej. To rejestr przedsiębiorców prowadzących działalność jednoosobową.
Andrzej słuchał uważnie, a Ewa kontynuowała, wyliczając na palcach kolejne punkty:
– Składamy wniosek CEIDG-1. Można online, ale jeśli Pan woli, możemy wypełnić go razem na papierze i zaniesie go Pan do urzędu miasta. We wniosku podaje Pan swoje dane, adres, nazwę firmy, rodzaj działalności – na przykład usługi budowlane – oraz kilka ważnych wyborów.

– Jakich na przykład? – przerwał Andrzej.

– Na przykład formę opodatkowania. Musi Pan zdecydować, jak będzie rozliczał podatek dochodowy. Do wyboru są: zasady ogólne, podatek liniowy albo ryczałt – wyjaśniła Ewa, po czym widząc mętny wzrok Andrzeja, zaczęła tłumaczyć prostszym językiem: – Zasady ogólne to skala podatkowa 12% i 32% – płaci Pan 12% od dochodu, ale jeśli zarobi Pan dużo, to ponad pewien próg zapłaci Pan 32%. Podatek liniowy to stałe 19% od dochodu, niezależnie ile Pan zarobi – opłaca się, jeśli planuje Pan wysokie dochody, żeby uniknąć tych 32%. Z kolei ryczałt ewidencjonowany to podatek od przychodu, płacony według stawki zależnej od rodzaju działalności, bez odliczania kosztów. Dla budowlanki ryczałt wynosi bodaj 5,5% od przychodu.
Andrzej zamrugał. Tyle liczb naraz go przytłoczyło.
– Chyba najrozsądniej będzie ten liniowy 19% – stwierdził, zakładając, że kontrakt w euro może dać spory dochód.
– Słuszny wybór – kiwnęła głową Ewa. – Przy wysokich zarobkach za granicą liniowy jest korzystny, a i księgowość prostsza.

– Co dalej? – Andrzej dopytywał.
– Wpisując firmę do CEIDG, od razu zgłosimy Pana do Urzędu Skarbowego i GUS. Dostanie Pan NIP i REGON, o ile Pan już nie ma. Ma Pan NIP?
Andrzej zastanowił się. Kiedyś, dawno temu, miał NIP jako student dorabiający na umowach, ale nie pamiętał go.
– Możliwe, że mam, ale nie znam numeru.
– Nie szkodzi. Jeśli ma Pan nadany NIP, system go Panu przypisze, a jeśli nie – zostanie nadany nowy automatycznie​. Po rejestracji firma otrzyma też numer REGON z urzędu statystycznego – zwykle w ciągu kilku dni​. Te numery będą potrzebne na fakturach i oficjalnych dokumentach.

Andrzej pokiwał głową, notując coś nerwowo. Ewa uśmiechnęła się uspokajająco.
– Proszę się nie martwić, pomogę Panu. Wypełnimy formularz razem. Od tego jest funkcja dzielenia się ekranem w Google Meet. Rejestracja firmy w CEIDG jest bezpłatna i stosunkowo szybka. Możemy nawet ustalić datę rozpoczęcia działalności na najbliższy poniedziałek, aby od tego dnia formalnie był Pan przedsiębiorcą.

– Brzmi dobrze – odetchnął Andrzej. – Czy muszę jeszcze coś załatwiać po zarejestrowaniu?
– Tak, ZUS. Gdy już będzie Pan miał wpis w CEIDG, w ciągu 7 dni musi Pan zgłosić się do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych jako przedsiębiorca​. To oznacza wypełnienie formularza ZUS ZUA – zgłoszenia do ubezpieczeń. Musimy zgłosić Pana do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego.

Ewa wyciągnęła kolejną kartkę i zaczęła szkicować tabelkę.
– Składki ZUS dzielą się na kilka rodzajów: ubezpieczenia społeczne – emerytalne, rentowe, wypadkowe oraz dobrowolne chorobowe – oraz ubezpieczenie zdrowotne​. Do tego dochodzi Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy, ale nimi na początku nie będzie się Pan musiał przejmować, bo przy ulgach startowych one Pana nie obejmą​.
Andrzej sapnął lekko, słysząc tę litanię.
– Ulgi startowe? — zapytał, wychwytując pozytywnie brzmiące słowo.
– Tak. Ponieważ to Pana pierwsza działalność i nie wykonywał Pan jej dla byłego pracodawcy, przysługuje Panu tzw. Ulga na start. Przez pierwsze 6 miesięcy prowadzenia firmy jest Pan zwolniony z opłacania składek na ubezpieczenia społeczne​ — czyli nie płaci Pan na emeryturę, rentę, wypadkowe ani na Fundusz Pracy. Płaci Pan tylko składkę zdrowotną do ZUS i nic więcej. To spora oszczędność – podkreśliła.
– To świetnie! – ucieszył się Andrzej. – Czyli przez pół roku o połowę mniej biurokracji i kosztów.
Jednak Pani Ewa uniosła palec ostrzegawczo:
– Proszę pamiętać, że w tym okresie nie jest Pan ubezpieczony emerytalnie ani chorobowo. Jeśli zachoruje Pan lub będzie miał wypadek, zasiłek chorobowy Panu nie przysługuje, bo chorobowe jest dobrowolne i w ramach ulgi na start nie płaci się go. No i ta oszczędność ma pewien haczyk w Pana przypadku… – zawahała się.

Andrzej zmarszczył brwi. Już nauczył się, że każdy „bonus” w urzędach ma haczyk.
– Jaki znowu haczyk? – spytał ostrożnie.
– Chodzi o to zaświadczenie A1, którego Pan potrzebuje, by pracować w Niemczech. Ulga na start oznacza, że nie płaci Pan składek społecznych, a zaświadczenie A1 potwierdza, że podlega Pan polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych. Widzi Pan paradoks?
Andrzej zastanowił się. Skoro nie płaci składek emerytalnych przez pół roku, to czy ZUS uzna, że „podlega systemowi”?
– Czy to znaczy, że jeśli skorzystam z ulgi, mogą mi nie dać A1? – zapytał z niepokojem.
– ZUS może kręcić nosem, że skoro Pan nie opłaca pełnych składek, to próbuje Pan ominąć system – wyjaśniła Ewa. – Przepisy nie mówią tego wprost, ale z doświadczenia wiem, że lepiej Panu opłacić choć minimalne składki społeczne od początku, żeby pokazać, że jest Pan rzeczywiście ubezpieczony. Inaczej urzędnicy pomyślą, że firma została założona tylko dla pozoru. Poza tym, zawsze wolę aby moi klienci nie musieli martwić się co zrobią w przypadku choroby.

Andrzej westchnął ciężko. Jeszcze nie zdążył zarobić ani złotówki, a już miał zrezygnować z ulgi i płacić ZUS?
– Czyli sugeruje Pani, żebym nie korzystał z ulgi na start i od razu opłacał składki społeczne? – mruknął, drapiąc się po głowie.
– Decyzja należy do Pana – odpowiedziała spokojnie Ewa. – Możemy spróbować skorzystać z ulgi, żeby oszczędzić, ale ryzykujemy opóźnienie albo odmowę A1. A czasu Pan nie ma zbyt dużo, prawda?
Andrzej przypomniał sobie ponaglający ton Karla: „start w przyszłym miesiącu”. Skinął głową z rezygnacją.
– Nie mam wyboru. Trudno, zapłacę ten ZUS… – powiedział, choć w duchu przełknął gorzko kwotę około tysiąca złotych miesięcznie.
– Proszę się nie martwić. Przez pierwsze dwa lata i tak zapłaci Pan mniej, dzięki preferencyjnym składkom – pocieszyła go Ewa. – Preferencyjny ZUS to kolejna ulga – po 6 miesiącach ulgi na start, przez następne 24 miesiące płaci się obniżone składki od niższej podstawy (tylko 30% minimalnego wynagrodzenia). To około 300–400 zł miesięcznie na ubezpieczenia społeczne plus składka zdrowotna, zamiast pełnych stawek. To ulga dla nowych firm​. W sumie, więc za 2 lata będzie Pan na pełnym ZUS-ie.

– Rozumiem. Czyli teraz rejestrujemy firmę, zgłaszamy mnie do ZUS z pełnym pakietem ubezpieczeń od razu… co potem? – Andrzej próbował uporządkować plan.
– Potem wreszcie zajmiemy się zaświadczeniem A1 – oznajmiła Ewa, spoglądając znacząco. – To klucz do Pana wyjazdu i chyba najbardziej podstępny element tej układanki.

Rozdział 3 – ???? Ile trwa uzyskanie zaświadczenia A1 z ZUS i od czego zależy czas oczekiwania?

Kilka dni później formalności rejestracyjne były już w toku. Andrzej złożył wniosek CEIDG-1 przez internet z pomocą Ewy. Wpisał nazwę swojej firmy: „Andrzej Buduje”, wybrał podatek liniowy i termin rozpoczęcia działalności od poniedziałku. Urząd Miasta potwierdził wpis. Już następnego dnia system CEIDG przydzielił mu numer NIP, a po kolejnych paru dniach otrzymał też REGON. Firma Pana Andrzeja oficjalnie istniała. Z dumą odebrał z poczty zaświadczenie o wpisie do ewidencji – czarno na białym widniało jego imię i nazwisko obok nowo nadanych numerów. — Może wyrobię sobie wizytówki? — pomyślał. — Nieee. Na to jeszcze za wcześnie.

Ewa nie próżnowała – jednocześnie przygotowała zgłoszenie do ZUS. Andrzej podpisał druk ZUS ZUA, zgłaszając się jako płatnik i ubezpieczony. Zrezygnował z ulgi na start, więc od razu objęły go pełne ubezpieczenia: emerytalne, rentowe, wypadkowe, zdrowotne, a nawet dobrowolne chorobowe (na wszelki wypadek doradziła mu, by je opłacał – w razie choroby będzie miał prawo do zasiłku).

Wszystko szło gładko, ale Andrzej wiedział, że to cisza przed burzą. Prawdziwy test nadchodził: zdobyć A1.

Spotkali się ponownie przez Google Meet, by wypełnić odpowiedni wniosek. Pani Ewa zalogowała się na swoim komputerze do Platformy Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS).
– Wniosek o A1 można złożyć elektronicznie – wyjaśniła. – Formularze mają symbole US-1, US-2, US-3, US-4 w zależności od sytuacji​. W Pana przypadku w grę wchodzą dwa główne rodzaje zaświadczenia A1.
Andrzej przysunął się, ciekawy.
– Pierwszy rodzaj, najbardziej typowy, to wniosek US-1 – dotyczy przedsiębiorców delegujących się do pracy za granicą. Mówiąc prościej, jeśli prowadził Pan działalność w Polsce i teraz chce Pan na pewien czas wykonywać tę samą działalność w innym kraju UE, to składa Pan US-1.
– To brzmi jak moja sytuacja – zauważył Andrzej. – Mam firmę tu i chcę jechać do Niemiec wykonywać pracę budowlaną.
Ewa jednak podniosła dłoń.
– Jest ale. ZUS zwykle wymaga, by firma w Polsce działała już od pewnego czasu, zanim wystawi A1 na podstawie US-1. W praktyce mówią o co najmniej 2 miesiącach prowadzenia działalności przed wyjazdem​.
Andrzej zmarszczył brwi.
– Dwa miesiące? Ja mam firmę od tygodnia… Kontrakt zaczyna się za trzy tygodnie! – zaczął odczuwać narastającą panikę. – Nie mogę czekać dwóch miesięcy, kontrahent mnie nie będzie tyle trzymał. Czy można przyspieszyć wydanie A1?
– Właśnie. Dlatego jest drugi rodzaj wniosku – US-2 – ciągnęła Ewa spokojnym tonem. – US-2 składa się, gdy osoba prowadząca działalność będzie pracować naprzemiennie w kilku krajach. To tak zwane zaświadczenie A1 dla pracy w wielu krajach jednocześnie​. Wtedy nie jest wymagane posiadanie działalności przez 2 miesiące, ale… – tu zawiesiła głos.
– Kolejny haczyk? – Andrzej niemal jęknął.
– …ale trzeba spełnić inny warunek: w trakcie obowiązywania A1 przynajmniej 25% Pana aktywności zawodowej musi odbywać się w Polsce​. Innymi słowy, 25% przychodów musi Pan uzyskać w kraju​.

Andrzej przetarł dłonią czoło. Liczby! Znowu liczby!
– Czyli jeśli w ciągu roku zarobię, powiedzmy, 100 tysięcy złotych, to 25 tysięcy muszę zarobić w Polsce?​
– Dokładnie tak – potwierdziła Ewa. – To wymóg Unii Europejskiej, by uznać, że znacząca część działalności jest w kraju zamieszkania​. Wtedy ZUS może wystawić A1 na pracę w kilku krajach.
– Hm, ale ja mam pracować głównie w Niemczech, ten kontrakt to będzie 100% mojego czasu… – Andrzej zaczął kalkulować. – Nie będę miał kiedy zarobić 25% w Polsce.
– Może Pan równolegle świadczyć jakieś usługi w Polsce, np. zdalnie. Albo mieć mniejszego zleceniodawcę tutaj. Inaczej formalnie ciężko to będzie podciągnąć pod wymóg pracy w Polsce – stwierdziła Ewa. – Będziemy musieli przekonać ZUS, że ma Pan tu realną działalność, nie tylko „na papierze”.

Andrzej przygryzł wargę. To brzmiało jak kolejna przeszkoda: skąd tu nagle wziąć polski przychód?
– Spróbujmy najpierw tej prostszej drogi, przez US-1. Złóżmy wniosek o A1 jako delegowanie – zaproponował nagle, choć nie był pewien, czy to dobry pomysł. – Może jak zobaczą kontrakt z Niemiec, to się zgodzą, mimo że firma nowa?
Ewa spojrzała na niego uważnie.
– Możemy spróbować, ale uprzedzam – szanse są małe. ZUS jest dość rygorystyczny. No dobrze, najwyżej odmówią, to wtedy złożymy US-2.

Zapadła decyzja. Wypełnili elektronicznie wniosek US-1. Ewa wpisała dane Andrzeja, NIP, REGON, datę rozpoczęcia działalności. Załączyła kopię kontraktu od BauHaus GmbH, który Andrzej dostał mailem od Karla – jako dowód, że czeka na niego praca w Niemczech przez rok. W rubryce „okres delegowania” wpisała: 12 miesięcy (standardowo A1 dla samozatrudnionych można dostać maksymalnie na 24 miesiące, ale oni i tak potrzebowali roku).

– Gotowe. Wysyłam – powiedziała, klikając zatwierdzenie. – Teraz czekamy na decyzję ZUS.
– Ile to może potrwać? – spytał Andrzej, z nadzieją, że usłyszy „kilka dni”.
– Różnie bywa… Kilka dni do kilku tygodni. Postaramy się to monitorować. Proszę zaglądać na swoje konto PUE ZUS, dostanie Pan tam odpowiedź.

Kilka następnych dni upłynęło Andrzejowi niczym w zawieszeniu. Co rano logował się na profil ZUS w internecie sprawdzić status wniosku. W międzyczasie odezwał się Karl z Niemiec: „Andrzej, alles klar? Kiedy możesz przyjechać? Mój szef pyta o papiery.”
Andrzej tłumaczył nieporadnie po niemiecku, że czeka na polskie urzędy. Karl nie rozumiał. „U nas to by trwało jeden dzień, czemu tak długo?” – dziwił się kontrahent. Coraz wyraźniej czuć było presję na szybkie rozpoczęcie pracy.

Minął tydzień. W piątkowe popołudnie, tuż przed zamknięciem biura, Andrzej otrzymał powiadomienie w systemie ZUS. Decyzja w sprawie wniosku US-1. Serce zabiło mu mocno, gdy klikał, by odczytać pismo. Niestety, już pierwsze zdania ostudziły jego nadzieję: „Zakład Ubezpieczeń Społecznych odmawia wydania zaświadczenia A1. Uzasadnienie: brak wykazania prowadzenia działalności na terytorium RP przez wymagany okres przed delegowaniem”.

– Cholera! – wyrwało się Andrzejowi, gdy tylko doczytał. Wściekły, chwycił telefon i zadzwonił do Ewy.
– Pani Ewo, odmówili. Mówiła Pani… mieli rację – mówił roztrzęsionym głosem. – Co ja teraz zrobię? Karl mnie zabije, stracę ten kontrakt…
– Spokojnie, Panie Andrzeju – Ewa starała się go uspokoić. – Dokładnie tego się spodziewaliśmy. To jeszcze nie koniec. Teraz wdrażamy plan B. Składamy wniosek US-2.
Andrzej odetchnął kilka razy, próbując odzyskać panowanie nad sobą. Pomyślał o ostrych słowach, jakie cisnęły mu się na usta pod adresem ZUS-u: „Biurokratyczne pijawki! Mam kontrakt, chcę płacić podatki i składki w Polsce, a oni mi to utrudniają!”. Czuł, jak rośnie w nim frustracja, ale wiedział, że musi zachować zimną krew. Dokładnie jak bohater powieści sensacyjnej, który kolejny raz musi znaleźć plan awaryjny. Andrzej szybko przekonał się, że odpowiedź na pytanie „ile właściwie czeka się na zaświadczenie A1?” nie jest jednoznaczna — urzędnicy często każą czekać nawet 8 tygodni, a błędny dokument może cofnąć wszystko do punktu wyjścia.

Rozdział 4 – Plan B: Praca naprzemienna

W poniedziałek rano Pan Andrzej ponownie pojawił się na ekranie komputera u Pani Ewy. Tym razem atmosfera przypominała naradę sztabową przed decydującą akcją. Ewa zaparzyła sobie mocną kawę i zasugerowała Andrzejowi: — Proszę sobie zrobić taką samą. Potem rozłożyła przed sobą czysty formularz.
– Dobrze, teraz wniosek US-2. Musimy wykazać, że będzie Pan pracował równocześnie w Polsce i za granicą. Innymi słowy, że działalność ma charakter międzynarodowy, ale Polska pozostaje znaczącą bazą Pana biznesu.
Andrzej pokiwał głową, choć w środku nadal buzowały emocje.
– Wpiszemy we wniosku, że okres, na jaki Pan chce zaświadczenie, to powiedzmy 12 miesięcy, od przyszłego miesiąca. Zaznaczymy, że praca będzie wykonywana w dwóch krajach: Polska i Niemcy. – Ewa mówiła, pisząc kolejne rubryki. – Trzeba będzie dołączyć dokumenty potwierdzające aktywność w obu krajach. Z Niemiec mamy ten kontrakt z BauHaus GmbH. A co pokażemy dla Polski? Ma Pan już jakiś przychód, zlecenie w Polsce?

Andrzej posmutniał.
– Nie… Ledwo co założyłem firmę, skupiłem się na tym niemieckim zleceniu. Nie miałem czasu nic tu szukać.
Ewa zastanowiła się, stukając długopisem o stół.
– Hmmm… A może mógłby Pan wykonać jakieś drobne zlecenie tu, w kraju, choćby symboliczne, żeby wystawić fakturę? – zaproponowała. – ZUS na pewno zapyta o faktury albo umowy z ostatnich miesięcy, żeby sprawdzić faktyczną aktywność gospodarczą.
– Łatwo powiedzieć… Skąd ja wezmę klienta od zaraz? – jęknął Andrzej. – Usługi budowlane to nie coś, co się sprzedaje z dnia na dzień.
Nagle Ewa uśmiechnęła się tajemniczo.
– Wie Pan co? Akurat szukam fachowca, który wyremontuje mi garaż przy domu na działce. Miało to poczekać do lata, ale… czemu by nie teraz? Zleciłabym to Panu.
Andrzej popatrzył zdumiony, nie wiedząc, czy Ewa żartuje. Ta jednak mówiła dalej:
– Spisaliśmy byśmy umowę z Pana firmą na remont, Pan by mi wystawił fakturę – powiedzmy na kilka tysięcy złotych. Pieniądze i tak by Pan dostał – a przy okazji miałby Pan oficjalny przychód z Polski.
Na twarzy Andrzeja zagościła ulga zmieszana z rozbawieniem. Sytuacja była absurdalna – walczył z systemem urzędowym, remontując garaż księgowej, by udowodnić, że jego firma faktycznie działa. Ale czyż nie tak rodzą się najlepsze anegdoty?
– Jeśli to nie kłopot… Z przyjemnością odnowię Pani ten garaż – odparł z wdzięcznością. – Wystawię fakturę nawet dziś zaliczkowo, byle był dokument.

– Świetnie. – Ewa uderzyła w klawisze komputera z nową energią. – Dołączymy umowę z Precyzja Biuro Rachunkowe na remont oraz fakturę zaliczkową. Nie zaszkodzi też dorzucić np. wydruku ogłoszenia, że oferuje Pan usługi w Polsce – niech widzą, że szuka Pan klientów. Ma Pan może stronę internetową albo chociaż profil na Facebooku swojej firmy?
Andrzej pokręcił głową.
– Jeszcze nie, nie zdążyłem…
– To proszę założyć choćby prostą stronę albo profil i wrzucić ofertę usług. Jest Pan firmą więc proszę działać jak firma. Potem zrobimy zrzut ekranu jako dowód. ZUS czasem wymaga wykazania tzw. faktycznej aktywności gospodarczej – reklamy, ulotki, umowy z kontrahentami, rachunki za telefon firmowy, wynajem biura itp. – wyliczała Ewa, jak wytrawny strateg planujący akcję sabotażową. – Chodzi o to, by udowodnić, że Pana firma to realny biznes, a nie wydmuszka założona tylko dla uniknięcia opłacania składek za granicą. Poza tym, do diaska — uniosła się trochę. — Jest Pan teraz przedsiębiorcą. Musi Pan myśleć i działać jak przedsiębiorca. Czyli musi Pan szukać nowych klientów. Bo ten z Niemiec dzisiaj jest a jutro go nie będzie!

Andrzej skinął głową, chłonąc te rady. W ciągu następnych dwóch dni działał jak nakręcony: w dzień malował i tynkował garaż u Ewy, wieczorem założył stronę andrzejbuduje.pl z ofertą usług remontowych w województwie mazowieckim. Wystawił też dwie faktury: jedną dla Biura Precyzja za remont (Ewa nalegała, by zrobił to oficjalnie), drugą drobną – za naprawę płotu sąsiadowi, którego uprosił o skorzystanie z jego usług. Sąsiad chętnie przystał, gdy usłyszał, że to dla „ratowania misji specjalnej przeciw biurokracji”. Andrzej zamyślił się trochę: — Może to szukanie klientów nie jest takie straszne?

Wkrótce wniosek US-2 był gotowy do wysyłki. Ewa załączyła: kontrakt z Niemiec, umowę zlecenie na remont garażu, faktury dokumentujące przychód w Polsce, wydruk ze strony internetowej. Całą pokaźną paczkę elektronicznych dokumentów podpisała kwalifikowanym podpisem i wysłała przez portal ZUS.
– Teraz pozostaje czekać – oznajmiła, choć sama wydawała się lekko zdenerwowana. – Będziemy monitorować sprawę.

Rozdział 5 – Czekając na cud w PUE ZUS

Oczekiwanie na A1 stało się dla Andrzeja istną próbą cierpliwości. Każdego ranka budził się i odruchowo sięgał po laptopa, by sprawdzić status. Dni mijały, a w systemie PUE ZUS wciąż widniało lakoniczne „wniosek w trakcie rozpatrywania”. Karl wydzwaniał niemal codziennie. Czasem pozostawały mu tylko humor i sarkazm, by jakoś to Karlowi wytłumaczyć:
– „Andrzej, are you coming or not? Kiedy przyjeżdżasz? My boss is angry.” Mój szef jest wściekły.
– Karl, Poland is not for impatient people – odpowiadał Andrzej pół żartem, pół serio. – „Here everything must swoje odczekać – how to say – wait its due time. Paperwork first, work later.” (Karl, Polska to nie jest kraj dla niecierpliwych ludzi. Tutaj wszystko musi swoje odczekać – jak to się mówi – poczekać na swój czas. Najpierw papierkowa robota, potem praca.”)
Karl tylko wzdychał z rezygnacją: „Das ist Wahnsinn… That is madness. To jest szaleństwo”

Andrzej czuł się jak bohater thrillera uwięziony w biurokratycznej matni – napięcie narastało każdego dnia bez żadnej akcji. Przypominał sobie sceny z powieści szpiegowskich Vincenta V. Severskiego, gdzie agenci czekali na sygnał do działania, ukryci, bezradni wobec upływu czasu. On też czekał na sygnał z centrali – tyle że zamiast tajnego rozkazu z agencji, czekał na zwykłe urzędowe „Tak, wydajemy zaświadczenie A1”.

Kiedy minęły dwa tygodnie, a decyzji nadal nie było, Andrzej zaczął się naprawdę martwić. Kontrakt miał wystartować lada dzień. W głowie roiły mu się czarne scenariusze: „Może ZUS znów coś wymyśli? Może te dokumenty im nie wystarczą?”. Wyobrażał sobie, jak anonimowy urzędnik analizuje jego wniosek pod lupą, szukając dziury w całym. Każdy dzwonek telefonu przyprawiał go o dreszcze – bał się, że to Karl z informacją o zerwaniu umowy.

Wreszcie, pewnego środowego poranka, gdy Andrzej niemal mechanicznie zalogował się na profil ZUS, jego oczom ukazał się nowy wpis: „Zaświadczenie A1 – wydane”. Przez chwilę nie dowierzał, czytając te słowa dwukrotnie. To brzmiało jak… sukces! Otworzył szczegóły i zobaczył cyfrowo podpisany plik PDF – jego zaświadczenie A1. Zostało wydane na okres 12 miesięcy, z zaznaczeniem, że dotyczy pracy w Polsce i Niemczech jednocześnie. W rubryce uwag widniało nawet przypomnienie o konieczności spełnienia wymogu 25% przychodów z Polski. Andrzej jednak teraz cieszył się jak dziecko.

Chwycił telefon i obdzwonił wszystkich: najpierw Panią Ewę – aby podziękować i podzielić się radosną nowiną – a zaraz potem Karla.
– „I have it! I got the A1 certificate! I’m coming next week!” – niemal krzyczał do słuchawki, stojąc na środku chodnika przed swoim mieszkaniem. Przechodnie oglądali się zdumieni, jakby widzieli wariata. A on po prostu świętował wygraną bitwę z biurokracją.

Karl odetchnął z ulgą po drugiej stronie: „Gut, gut! Finally! We start on Monday, ok? But why so late, what happened?” – dopytywał.
Andrzej uśmiechnął się pod nosem.
– To długa historia, opowiem przy piwie. Powiem tylko, że polska administracja to przygoda prawie tak ekstremalna jak wspinaczka na rusztowanie – zażartował.
– „Hehe, I can imagine. Burokratie ist überall schlimm, aber chyba Poland wins,” śmiał się Karl, mieszając języki. – „See you Monday. Gratuliere, Herr Andrzej!”

Rozdział 6 – Epilog
Kilka dni później Pan Andrzej był już w drodze do Monachium. W walizce obok kasku ochronnego i dokumentów miał wydrukowane zaświadczenie A1 – swój cenny „paszport ubezpieczeniowy”, jak nazywała go Pani Ewa. Dzięki temu dokumentowi w razie kontroli na budowie w Niemczech pokaże, że odprowadza składki w Polsce i nie musi być ubezpieczony w niemieckim systemie. Uniknie też podwójnego płacenia składek i podatków​. Po drodze przyjechał jeszcze do biura Precyzja po ostatnie wskazówki. Ewa gratulowała mu wytrwałości:
– Udało się, Panie Andrzeju. Naprawdę się cieszę. Proszę pamiętać o tych 25% przychodu w Polsce – musimy to rozliczyć. Będę na bieżąco pilnować, żeby wystawiał Pan faktury również tu. Musi Pan łapać zlecenia w Polsce i pamiętać, że to tutaj jest pańska rezydencja podatkowa. Inaczej, przy następnym wniosku o A1, mogą pytać, czy spełnił Pan warunki.
Andrzej przytaknął z uśmiechem.
– Jasne. Będę pamiętał. W razie czego, zawsze mogę Pani pomalować drugi garaż – zażartował.
Roześmiali się oboje.

Na pożegnanie Ewa uściskała mu dłoń.
– Powodzenia na kontrakcie. Proszę uważać na siebie… i na niemieckie piwo, podobno mocniejsze niż nasz ZUS! – mrugnęła.
– Po przejściach z polską biurokracją już nic nie jest mi straszne – odparł Andrzej z dumą. – Dziękuję Pani za wszystko. Bez Pani utknąłbym w tym labiryncie przepisów na dobre.

Gdy Andrzej odjeżdżał spod biura, poczuł przypływ satysfakcji. Oto on – Andrzej, świeżo upieczony przedsiębiorca – pokonał system niczym bohater powieści sensacyjnej. Była w tej historii akcja, napięcie, zwroty akcji, a nawet humor rodem z gorzkiej komedii. Nie musiał nikogo ścigać ani rozszyfrowywać tajnych szyfrów – wystarczyło przebrnąć przez CEIDG, ZUS, NIP, REGON, US-1, US-2... Cały alfabet polskiej biurokracji.

Za oknem autobusu migały ostatnie polskie miejscowości przed granicą. Andrzej spojrzał na nie z czułością i przekąsem zarazem. „Polska to piękny kraj” – pomyślał – „choć czasem bardziej sensacyjny, niż niejeden thriller. Zwłaszcza gdy próbujesz załatwić coś w urzędzie.” Uśmiechnął się pod nosem, gotów na nowe wyzwania. Ta przygoda nauczyła go jednego: z biurokracją warto mieć sprzymierzeńców takich jak Pani Ewa, poczucie humoru oraz plan A, B, a nawet C. Dzięki temu nawet najdłuższa procedura kiedyś się kończy – i wtedy można ruszyć naprzód, ku kolejnym rozdziałom własnej historii.