Как оформить справку A1 в 2026 году? Руководство и изменения в системе ZUS.

Правильный отчет по справке A1 — это ключевая обязанность каждого польского предпринимателя, командирующего работников за границу в 2026 году. К сожалению, многие об этом забывают, попадая в серьезные проблемы. В случае проверки иностранные учреждения требуют немедленной уплаты задолженности по взносам в евро.

А если добавить к этому налоговые вопросы, затраты растут как снежный ком. Работа за границей имеет множество преимуществ, и обычно там можно заработать больше, но налоги могут сильно ударить по карману. Например, в Нидерландах в 2026 году подоходный налог с работы (Box 1) является прогрессивным и составляет: 35,75% для дохода до €38 883, 37,56% для дохода €38 883–€78 426 и 49,50% свыше €78 426.  Для сравнения, в Польше фиксированный единый налог (ryczałt od przychodów ewidencjonowanych) для строительных работ, как правило, составляет 5,5%.

Как выглядит правильный отчет (rozliczenie) по справке A1?

Поэтому стоит обратиться в опытное бухгалтерское бюро, чтобы узнать, что такое справка A1, как легально сохранить польские взносы и не заплатить за границей суммы, которые могут привести компанию к банкротству. Наши ведомства благосклонно относятся к таким предпринимателям, хотя это вовсе не означает, что они облегчают им жизнь. Поэтому стоит доверить экспертам такие вопросы, как подача заявления на выдачу справки A1 в системе eZUS, регистрация в качестве плательщика VAT-UE или выбор подходящей формы налогообложения.

Обо всем этом мы писали в статье: Как работать за границей и платить налоги в Польше?

Сегодня время сделать шаг вперед: мы поговорим о том, в чем на практике заключается обслуживание и поддержание справки A1. Следует помнить, что документацию необходимо вести на постоянной основе, чтобы избежать неприятностей, связанных с международной проверкой.

🔴 [ВАЖНО] Взносы (ZUS) и Налоги (Налоговая инспекция / Urząd Skarbowy) – не путайте эти два понятия!

Это одна из самых частых и самых опасных ошибок среди предпринимателей. Многие думают, что если у них есть справка A1 из польского ZUS, то они автоматически освобождаются от иностранных налогов. Это миф!

Следует строго разделять два вопроса:

1. ZUS (Социальное страхование): Этим занимается справка A1. Она подтверждает, что вы платите пенсионные взносы, взносы по инвалидности или медицинские взносы в Польше.
2. Налоговая инспекция (Подоходный налог / PIT): ZUS не имеет никаких полномочий для определения вашего налогового резидентства. О том, в какой стране вы платите подоходный налог, решают соглашения об избежании двойного налогообложения (например, правило пребывания за границей более 183 дней в году или наличие там «центра жизненных интересов»).

Вы можете легально иметь польскую справку A1 и платить польский ZUS, но если вы находитесь, например, в Германии большую часть года, местная налоговая все равно потребует подоходный налог. Поэтому комплексное консультирование бухгалтерского бюро необходимо для оптимальной и безопасной организации обеих этих областей.

Что такое справка A1?

Что такое Справка A1? Это документ ЕС, подтверждающий, что работник или предприниматель во время работы за границей подпадает под действие страхового законодательства только в одном государстве-члене – в нашем случае в Польше.
На своем сайте ZUS кратко объясняет: «Справка подтверждает, что в период работы за границей применяется польское законодательство, а значит, взносы должны уплачиваться в Польше». Это ваш «защитный щит», также называемый справкой о применимом законодательстве, который освобождает вас от обязанности уплачивать аналоги польского ZUS в других странах ЕС и ЕЭЗ.

Как бухгалтерское бюро помогает получить справку A1?

Этот документ выдается Управлением социального страхования (ZUS). Заявление на выдачу справки A1 может подать: работник, работодатель или лицо, работающее на себя (индивидуальный предприниматель — JDG). Эта справка является абсолютной основой в документации каждого работодателя, командирующего своих работников за границу.

Что на практике означает «отчет (rozliczenie) по справке A1»?

В законодательстве не существует официального понятия «отчет по A1» (rozliczania A1), (подобно тому, как отчитываются за годовой PIT). Однако в бухгалтерской сфере и среди предпринимателей это очень популярное сокращение. Что именно оно означает?

Отчет по справке A1 на практике — это:

• Правильное ведение кадровой и зарплатной документации с учетом этого документа (отсутствие начисления иностранных взносов в платежных ведомостях).
• Текущий мониторинг ситуации в компании. ZUS выдает A1 на определенных условиях. «Отчет» — это постоянный контроль за тем, чтобы осуществляемая деятельность не нарушала лимиты ЕС (например, пропорции оборота), что гарантирует право на польские пособия и защищает от отзыва документа в случае проверки.

В настоящее время заявления на справки A1 подаются в ZUS исключительно в электронном виде, через платформу eZUS (которая заменила прежнюю PUE ZUS). Система бывает сложной, и одна ошибка в коде профессии или дате может привести к отклонению заявления. Все это ZUS подробно объясняет в своем руководстве «Как получить справку A1», но даже мы признаем, что оно написано не ясным и понятным языком.

A1 подтверждает, какое законодательство о социальном обеспечении применимо (например, польское), то есть где уплачиваются взносы — независимо от места выполнения работы в ЕС/ЕЭЗ.

Справка A1 и временный перевод / командирование ИП (JDG)

Согласно правилам ЕС, предприниматель может быть освобожден от обязанности уплачивать иностранные взносы, если он временно переносит свою деятельность в другое государство. Максимальный срок действия справки A1 в этом режиме может составлять до 24 месяцев. По истечении этого времени, если работа продолжает выполняться там, необходимо уплачивать взносы в государстве, в котором фактически ведется деятельность.

Пример:

Пани Катажина ведет индивидуальную предпринимательскую деятельность в Польше, оказывая консалтинговые услуги. Она получает заказ от немецкой компании, который требует ее присутствия в Германии в течение 18 месяцев. Пани Катажина получает справку A1, которая подтверждает, что она продолжает подпадать под польскую систему социального обеспечения, несмотря на временную работу в Германии. По возвращении в Польшу через 18 месяцев она продолжает уплачивать взносы в Польше.

Справка A1 и работа в нескольких странах ЕС (Знаменитое «Правило 25%»)

Чтобы сохранить польский ZUS, работая в нескольких государствах одновременно (или в одной стране ЕС и в Польше), необходимо доказать перед ZUS наличие так называемой «значительной части деятельности» в родной стране. На практике это означает достижение не менее 25% общего оборота, рабочего времени или количества оказываемых услуг на территории Польши в течение срока действия A1. Это означает, что ваш бизнес должен реально функционировать в РП, а не быть так называемой фирмой-почтовым ящиком.

Пример 1 (Работа в нескольких странах):

Пан Томаш работает ИТ-консультантом, нанятым польской компанией, но он регулярно работает над различными проектами в Польше, Германии и Франции. В течение года 40% его доходов поступает от работы, выполняемой в Польше, а остальная часть — от проектов, реализуемых в других странах ЕС. Благодаря справке A1, пан Томаш застрахован в Польше, так как он соответствует требованию о получении минимум 25% своего дохода от работы, выполняемой в Польше.

Справка A1 и работа в одной стране ЕС и Польше

Как и в случае работы в нескольких странах ЕС, здесь также требуется, чтобы не менее 25% общего вознаграждения поступало от работы, выполняемой в Польше в период действия справки A1.

Пример 2 (Одна страна ЕС и Польша):

Пани Агнешка работает в польской строительной компании, но была командирована в Испанию. Однако она продолжает удаленно выполнять часть проектов для польских клиентов (30% дохода). Несмотря на то, что физически она находится в Испании, она соответствует критерию минимум 25% дохода из Польши, что позволяет ей сохранить A1.

Лицо со справкой A1 также должно помнить о соблюдении местных правил в стране выполнения работы (например, регистрация пребывания или регистрация в местных системах работников, таких как бельгийская Limosa).

На практике при общей оценке ведения предпринимательской деятельности или работы по найму учитывается как место выполнения работы, так и происхождение доходов. Если работник или предприниматель тратит не менее 25% рабочего времени или получает не менее 25% своего вознаграждения в государстве-члене, в котором он проживает, считается, что значительная часть работы выполняется в этом государстве. Это напрямую влияет на определение того, в каком государстве необходимо уплачивать взносы на социальное страхование.

Лицо, получившее справку A1, обязано, среди прочего:

1. Отчитываться о своей работе в данной стране на основе правил страхования, действующих в этой стране. Лицо должно соблюдать правила страхования, действующие в данной стране, и отчитываться о своей работе в соответствии с этими правилами. Только тогда отчет по справке A1 будет правильным.
2. Зарегистрировать свое пребывание в данной стране в соответствующем органе страхования. Лицо обязано зарегистрировать свое пребывание в данной стране в соответствующем органе страхования для определения объема страхования и других важных вопросов, связанных с социальным обеспечением.
3. Сообщить об изменении адреса в данной стране в соответствующий орган страхования. Лицо обязано сообщить об изменении адреса в данной стране в соответствующий орган страхования для обновления страховых данных.

🔴 [НОВИНКА] Карта EKUZ и Справка A1 – почему вам нужны обе?

Помните, что A1 — это документ для инспекторов труда и ведомств. Однако если с вами произойдет несчастный случай на стройке за границей, врач в больнице попросит у вас Европейскую карту медицинского страхования (EKUZ). Без нее вы оплатите лечение за границей из своего кармана! Что важно, карта EKUZ для работников, выезжающих на работу в ЕС, выдается отделениями Национального фонда здравоохранения (NFZ) именно на основании имеющейся и действующей справки A1.

При командировании A1 часто бывает ключевым документом для получения EKUZ на период работы за границей.

🔴 [НОВИНКА] Цифровые проверки в ЕС (Система EESSI) – конец сокрытию работы

Вы задаетесь вопросом, узнает ли иностранное ведомство вообще, что вы работаете на их территории без документов, если никто физически не придет с проверкой? Ответ: да, и очень быстро.

В Европе полным ходом работает система EESSI (Электронный обмен информацией о социальном обеспечении). Ведомства со всего Союза обмениваются данными в цифровом виде и в режиме реального времени. Иностранный инспектор может из-за своего стола за несколько секунд проверить, есть ли у вас легальная и активная A1 из польского ZUS.

Чем грозит отсутствие справки A1? Последствия суровы!

Отсутствие документа A1 (или так называемый отсутствие отчета по нему, то есть нарушение условий пропорций, на которых он был выдан) — это финансовый риск, который для многих польских компаний означает перспективу банкротства. Иностранные ведомства, например, немецкий Finanzamt, обмениваются информацией с польским ZUS и налагают штрафы мгновенно. Что вам грозит?

• Начисление взносов задним числом в иностранной валюте: Иностранное страховое ведомство автоматически признает, что вы подпадаете под их систему. Вам придется заплатить просроченные западные взносы в евро вместе с процентами!
• Штрафы или финансовые взыскания: В таких странах, как Франция, Австрия или Германия, штрафы за само физическое отсутствие документа во время проверки налагаются немедленно.
• Отказ в доступе на строительную площадку: Иностранные генеральные подрядчики обычно не допускают ваших работников к работе без предъявления документа A1, опасаясь солидарной ответственности.

Дополнительную информацию об отсутствии отчета по справке A1, описанную на основе истории нашего клиента, вы найдете в нашей статье: Что произойдет, если я получу справку A1, хотя не отчитался по предыдущей?

Штрафы за отсутствие A1 на практике — история, которая могла случиться с каждым

Законы законами, но как это выглядит в реальной жизни? Послушайте историю Пана Пётра, владельца небольшой ремонтной фирмы. Пан Пётр получил отличный контракт в Берлине. Он собрал проверенную бригаду из четырех специалистов, упаковал микроавтобусы, и они отправились на работу. Он знал о справках A1, но подумал: «Подам заявления, когда мы вернемся на выходные, сейчас главное время, чтобы выйти на стройку».

На третий день на строительной площадке появился немецкий Zollamt (таможня, контролирующая, в частности, нелегальное трудоустройство). Когда инспекторы попросили показать сертификаты A1, Пан Пётр был вынужден признать, что их еще нет. Результат?

• Немедленная остановка работ.
• Немецкое ведомство решило, что у работников нет польского страхования, поэтому с первого дня они подпадают под очень дорогую немецкую систему.
• На фирму Пана Пётра была возложена обязанность уплатить немецкие взносы задним числом вместе с гигантским финансовым штрафом за отсутствие регистрации.

Прибыль от прибыльного контракта испарилась за один день. Эта история показывает одно: иностранные ведомства не принимают отговорок. В эпоху ранее упомянутой цифровой системы EESSI инспектор проверит ваш статус в ZUS в несколько кликов на планшете. Не стоит рисковать делом всей жизни, чтобы сэкономить несколько часов на формальностях.

Справка A1 задним числом (Ретроактивная) – спасательный круг

Обычно мы подаем заявление на получение документа A1 до начала работы за границей. Однако бывает, что формальности не были соблюдены в суматохе отъезда. К счастью, правила допускают выдачу справки A1 задним числом (ретроактивно).

Чтобы получить такую справку, работодатель или работник должен доказать в ZUS, что с первого дня отъезда он объективно соответствовал всем требуемым законом критериям (например, сохранял центр интересов в Польше, соблюдал правило 25%). Этот «спасательный круг» часто защищает компании во время бухгалтерских аудитов по окончании контракта.

Примеры применения A1 задним числом:

• Пан Ян (Строитель): Компания не успела оформить A1 до его отъезда в Германию на 6 месяцев. По возвращении было подано заявление на A1 задним числом. Поскольку договор и польские взносы продолжались непрерывно, ZUS выдал документ, что спасло компанию от немецких претензий.
• Пани Аня (ИТ-консультант): Из-за срочного отъезда в Бельгию забыли подать заявление в eZUS. Подача заявления через несколько месяцев задним числом исправила ошибку.

Справка A1 задним числом позволяет урегулировать вопросы социального страхования за уже прошедшие периоды. Это значительно облегчает ситуацию для работников и работодателей, которые по разным причинам не выполнили формальности до начала работы за границей.

Как получить справку A1 задним числом?

Чтобы получить справку A1 задним числом, работодатель или работник должен подать соответствующее заявление в компетентный орган социального обеспечения. Важно доказать, что несмотря на отсутствие формальной справки, условия для ее выдачи были выполнены с начала периода, на который запрашивается справка. Тогда отчет по справке A1 будет правильным.

Тема отчета (rozliczania) по справке A1 непростая. Поэтому мы предлагаем как работникам, так и работодателям воспользоваться услугами Бухгалтерского бюро Precyzja. Мы специализируемся в этих вопросах и с удовольствием помогаем избежать рифов и мелей, связанных с бюрократией при работе за границей.

Свяжитесь с нами!

тел. +48 517 855 874

e-mail: biuro@biuroprecyzja.pl