Jeśli otrzymasz zaświadczenie A1 mimo nierozliczenia poprzedniego, ZUS może zweryfikować Twoje wcześniejsze rozliczenia i cofnąć nowe zaświadczenie, co może spowodować konieczność opłacenia zaległych składek w Polsce lub w kraju oddelegowania.
Pan Tomasz (imię zmienione) przyszedł do naszego biura z pozornie prostą sprawą. Od kilku lat pracował jako spawacz w Niemczech, zawsze dbał o formalności i za każdym razem występował o zaświadczenie A1. Co więcej, regularnie płacił składki ZUS w Polsce. „Przecież wszystko było w porządku” – przekonywał na pierwszym spotkaniu. „ZUS wydawał mi A1, płaciłem składki, więc co mogło pójść nie tak?”
A pójść nie tak mogło naprawdę wiele. I właśnie poszło.
Nierozliczenie A1 – diabeł tkwi w szczegółach
Historia Pana Tomasza to klasyczny przykład tego, jak niewiedza o procedurach może prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych. Owszem, nasz klient otrzymywał zaświadczenia A1 i sumiennie opłacał składki ZUS w Polsce. Problem w tym, że samo posiadanie A1 i płacenie składek to dopiero początek drogi.
„Myślałem, że jak mam A1 i płacę składki, to wszystko jest załatwione” – przyznał szczerze Pan Tomasz. Niestety, nie było. Zaświadczenie A1 wymaga nie tylko opłacania składek, ale także prawidłowego rozliczenia całej dokumentacji!
Pracujesz za granicą? To potrzebujesz biura rachunkowego, które specjalizuje się w rozliczaniu w Polsce dochodów z zagranicy oraz w występowaniu i rozliczaniu zaświadczeń A1.
Skontaktuj się z nami!
Lawina problemów po nierozliczeniu zaświadczenia A1
Co się stało? Pan Tomasz przez trzy lata otrzymywał zaświadczenia A1 i regularnie płacił składki ZUS w Polsce. Jednak nie dopełnił wszystkich formalności związanych z rozliczeniem tych zaświadczeń. Mimo to, co roku występował o nowe zaświadczenie i… je otrzymywał. To uśpiło jego czujność.
Aż pewnego dnia otrzymał dwa listy. Jeden z niemieckiego urzędu skarbowego, drugi z ZUS-u. I wtedy się zaczęło:
– ZUS wszczął kontrolę dotyczącą prawidłowości wydanych zaświadczeń A1
– Niemiecki urząd, nie mając potwierdzenia prawidłowego rozliczenia A1, zażądał zapłaty zaległych składek i podatków
– Mimo że składki były płacone w Polsce, pojawiło się ryzyko konieczności ich ponownej zapłaty w Niemczech
Dlaczego tak się stało?
System weryfikacji przy wydawaniu zaświadczeń A1 nie jest doskonały. ZUS sprawdza przede wszystkim fakt opłacania składek, ale pełna weryfikacja prawidłowości rozliczeń często przychodzi później. Jednak prędzej czy później brak właściwej dokumentacji wyjdzie na jaw.
Praca w Unii Europsjkiej na podstawie zaświadczenia A1 bez jego rozliczenia oraz regularne odnawianie zaświadczenia przez ZUS może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych, zarówno w Polsce, jak i w Niemczech.
W przypadku Pana Tomasza kontrola przyszła po trzech latach. ZUS zakwestionował prawidłowość wydanych zaświadczeń A1, mimo regularnie płaconych składek. To otworzyło drogę niemieckiemu urzędowi do żądania zapłaty składek i podatków u nich.
Jak można było tego uniknąć?
Cała ta sytuacja nie musiała się wydarzyć. Oprócz płacenia składek należało:
1. Prawidłowo rozliczać każde zaświadczenie A1
2. Gromadzić i przechowywać całą dokumentację
3. Regularnie weryfikować status rozliczeń w obu krajach
Co teraz?
Pan Tomasz, mimo że płacił składki w Polsce, stanął przed ryzykiem konieczności ich ponownej zapłaty w Niemczech wraz z podatkami. Do tego doszły koszty obsługi prawnej i księgowej przy próbie uporządkowania sytuacji.
Nadużycie systemu ubezpieczeń społecznych
Zaświadczenie A1 potwierdza, że dana osoba podlega systemowi ubezpieczeń społecznych w Polsce podczas wykonywania pracy za granicą. Jeśli osoba nie rozlicza się w Polsce (np. nie płaci podatków i składek), a mimo to otrzymuje nowe zaświadczenia A1, może być uznane, że doszło do nadużycia przepisów. ZUS może przeprowadzić kontrolę, weryfikując zasadność wydania kolejnych zaświadczeń A1. Może to skutkować:
- Odmową wydania kolejnych zaświadczeń.
- Koniecznością zwrotu składek, jeśli okaże się, że A1 było wydane niesłusznie.
Konsekwencje w Niemczech
W Niemczech organy kontroli (np. Zollamt) mogą sprawdzić, czy osoba rzeczywiście podlega systemowi ubezpieczeń społecznych w Polsce na podstawie zaświadczenia A1. Jeżeli okaże się, że osoba faktycznie powinna podlegać niemieckiemu systemowi ubezpieczeń (np. z powodu nieprzestrzegania zasad delegowania), może dojść do:
- Nakazu zapłaty zaległych składek na niemiecki system ubezpieczeń społecznych.
- Nałożenia kar za nienależyte stosowanie przepisów.
Podwójne opodatkowanie
Jeśli dochody nie są prawidłowo rozliczane w Polsce ani w Niemczech, może dojść do sytuacji, w której obie strony (polska i niemiecka administracja podatkowa) uznają, że dochód podlega opodatkowaniu na ich terytorium. Może to prowadzić do:
- Zaległości podatkowych i dodatkowych kosztów w postaci odsetek.
- Możliwości dochodzenia praw przez niemiecką administrację podatkową z tytułu nieuiszczonych podatków.
Ryzyko odpowiedzialności karno-skarbowej
Osoba, która świadomie posługuje się zaświadczeniem A1 w sposób niezgodny z przepisami, może być narażona na odpowiedzialność karną za oszustwa skarbowe w Polsce i w Niemczech. Może to skutkować:
- Grzywną.
- Możliwą odpowiedzialnością karną, w zależności od skali naruszeń.
Działania naprawcze
Jeśli sytuacja już występuje, osoba powinna:
- Skonsultować się z doradcą podatkowym lub prawnikiem specjalizującym się w sprawach międzynarodowego prawa podatkowego i ubezpieczeń.
- Rozliczyć zaległe składki i podatki w Polsce oraz, jeśli wymagane, w Niemczech.
- Złożyć wniosek o weryfikację poprzednio wydanych zaświadczeń A1 w ZUS i przedstawić pełną dokumentację zatrudnienia.
Nauka na przyszłość
Ta historia pokazuje, jak ważne jest nie tylko płacenie składek i posiadanie odpowiednich dokumentów, ale także ich prawidłowe rozliczanie. Samo zaświadczenie A1 i opłacanie składek to nie wszystko – potrzebne jest też właściwe prowadzenie dokumentacji.
Dlatego jeśli pracujesz za granicą:
– Upewnij się, że rozumiesz wszystkie obowiązki związane z A1
– Pilnuj nie tylko płacenia składek, ale i prawidłowego rozliczania dokumentów
– W razie wątpliwości konsultuj się ze specjalistami
– Nie zakładaj, że „jakoś to będzie” – w sprawach urzędowych rzadko kiedy „jakoś to jest”
Pamiętaj, że koszt profesjonalnej obsługi księgowej jest niewspółmiernie niższy niż ryzyko podwójnego opodatkowania i konieczności ponownej zapłaty składek w innym kraju. A spokój? Ten jest bezcenny. Dlatego zaprzaszamy do Biura Rachunkowego Precyzja 🙂