Jak zdobyć w Holandii numery identyfikacyjne takie jak: KvK-nummer, BTW-nummer, RSIN, EORI. Co to w ogóle jest i do czego służy?
Anna, polska przedsiębiorczyni, postanowiła założyć swoją działalność w Holandii. Na pierwszy rzut oka procedury rejestracyjne wydawały się proste: trzeba założyć firmę i rozpocząć handel. Szybko jednak okazało się, że holenderski system biurokratyczny, podobnie jak Polski, wymaga zdobycia szeregu numerów identyfikacyjnych, których dotąd nie znała. Podczas rejestracji w holenderskiej Izbie Handlowej (Kamer van Koophandel) i kontaktów z urzędem skarbowym (Belastingdienst) Anna natknęła się na skróty i nazwy: KvK-nummer, BTW-nummer, RSIN, EORI… Początkowo mogło to wydawać się zawiłe, lecz szybko zrozumiała, że każdy z tych numerów odgrywa określoną rolę i stanowi klucz do legalnego, sprawnego funkcjonowania w holenderskim otoczeniu biznesowym.
Rozpoczynając działalność gospodarczą w Holandii, napotkasz szereg numerów identyfikacyjnych. Każdy z nich pełni określoną funkcję w kontaktach z urzędami i kontrahentami. W tym przewodniku wyjaśniamy najważniejsze z nich – KvK-nummer, BTW-nummer/BTW-id, RSIN, BSN oraz EORI – wraz z ich rolą, sposobem uzyskania i zastosowaniem w praktyce. Przewodnik jest wzorowany na podobnym zestawieniu dla Niemiec, ale skupia się na realiach holenderskich, opierając się na informacjach ze źródeł rządowych (m.in. Belastingdienst, KVK, Business.gov.nl, Douane). Dowiesz się również o wyjątkowych sytuacjach, takich jak działalność nierejestrowana w KvK czy tymczasowe świadczenie usług w Holandii przez przedsiębiorcę z innego kraju UE. Na koniec przedstawiamy krótką historię pokazującą, jak te wszystkie numery współdziałają w praktyce.
W tym przewodniku wyjaśniamy, czym są najważniejsze numery identyfikacyjne w Holandii, komu są potrzebne i do czego służą – wszystko w przystępnej formie, abyś mógł swobodnie rozpocząć działalność w kraju tulipanów.
Poznaj ofertę Biura Precyzja.
Zadzwoń i dowiedz się więcej
Pracujesz jako polskie JDG w Holandii albo dopiero to planujesz? Stworzyliśmy jedyny na rynku pakiet usług księgowych dla osób pracujących za granicą w formie JDG. Obejmuje on prowadzenie księgowości JDG i rozliczanie zaświadczenia A1
KvK-nummer (numer rejestracji w holenderskiej Izbie Handlowej)
Co to jest i funkcja:
KvK-nummer to ośmiocyfrowy numer rejestracyjny nadawany przez Kamer van Koophandel (holenderską Izbę Handlową) po wpisaniu firmy do Handelsregister (Rejestru Handlowego). Potwierdza on, że prowadzisz legalnie zarejestrowaną działalność gospodarczą. Inne podmioty mogą zweryfikować Twoją firmę w oficjalnym rejestrze właśnie za pomocą tego numeru. KvK-nummer bywa też nazywany numerem HR (Handelsregister).
Kto i kiedy musi go uzyskać:
Obowiązek rejestracji dotyczy wszystkich przedsiębiorców prowadzących działalność w Holandii (firmy, jednoosobowe działalności – tzw. zzp i freelancerzy – oraz spółki i fundacje). KVK uznaje Cię za przedsiębiorcę, jeśli samodzielnie oferujesz towary lub usługi z zamiarem osiągnięcia zysku. Rejestracji należy dokonać najpóźniej w ciągu 1 tygodnia od rozpoczęcia działalności (można to zrobić najwcześniej na 3 miesiące przed startem). Jeśli firma zakłada oddział (stałe przedstawicielstwo) w Holandii, również musi zostać wpisana do rejestru.
Jak przebiega uzyskanie:
Rejestracja odbywa się w holenderskiej Izbie Handlowej (KVK). Wymagany jest m.in. holenderski BSN (numer ewidencyjny osoby) właściciela. Można wstępnie wypełnić formularz online (za pomocą DigiD), a następnie należy umówić się na wizytę w biurze KVK celem weryfikacji tożsamości i finalizacji wpisu. Za rejestrację pobierana jest jednorazowa opłata rejestrowa. Po wpisie firma otrzymuje swój KvK-nummer od razu lub w ciągu kilku dni (przy rejestracji tuż przed startem działalności numer nadawany jest od ręki). KVK automatycznie przekazuje dane nowo zarejestrowanej firmy do holenderskiego urzędu skarbowego (Belastingdienst), co inicjuje nadanie numerów podatkowych (np. VAT).
Gdzie i w jakim kontekście się go używa:
KvK-nummer jest wykorzystywany we wszystkich oficjalnych kontaktach biznesowych. Należy umieszczać go na fakturach, stronach internetowych firmy, umowach oraz w korespondencji biznesowej, aby potwierdzić wiarygodność przedsiębiorstwa. Kontrahenci czy konsumenci mogą sprawdzić dzięki niemu podstawowe informacje o firmie w rejestrze KVK (np. adres, formę prawną, nazwiska uprawnionych osób). Ponadto KvK-nummer bywa wymagany przy zakładaniu firmowego konta bankowego czy ubieganiu się o niektóre zezwolenia.
Format numeru:
Numer KvK składa się z 8 cyfr. Jest unikalny dla każdego przedsiębiorstwa lub jednostki organizacyjnej. Warto pamiętać, że oprócz KvK-nummer firma może otrzymać także inne numery rejestrowe – np. osobny 12-cyfrowy numer jednostki lokalnej(Vestigingsnummer) dla każdego oddziału firmy – jednak głównym identyfikatorem biznesu w obrocie gospodarczym pozostaje właśnie 8-cyfrowy KvK-nummer.
BTW-nummer i BTW-id (Numer VAT)
Co to jest i do czego służy:
BTW-nummer to holenderski numer identyfikacji dla celów podatku od towarów i usług (VAT), określanego w Holandii jako BTW (belasting over de toegevoegde waarde). Służy on do rozliczania podatku VAT – składania deklaracji i odprowadzania należnego podatku od sprzedaży. Jest odpowiednikiem zagranicznych numerów VAT oraz pełni rolę identyfikatora podatkowego (TIN) firmy w obrocie gospodarczym. W 2020 roku wprowadzono rozróżnienie na BTW-nummer (zwany też numerem do celów administracyjnych) oraz BTW-id (numer identyfikacyjny VAT udostępniany kontrahentom) w celu ochrony prywatności jednoosobowych firm.
Kto i kiedy musi go uzyskać:
Numer VAT musi posiadać każdy przedsiębiorca, którego działalność podlega opodatkowaniu VAT w Holandii. Przy rejestracji firmy w KVK dane są oceniane przez Urząd Skarbowy, który decyduje, czy dana działalność kwalifikuje się jako przedsiębiorca dla celów VAT. Jeśli tak, numer VAT jest nadawany automatycznie w ciągu ok. 10 dni roboczych od rejestracji w KVK – nie trzeba składać osobnego wniosku. Dotyczy to zarówno spółek, jak i osób samozatrudnionych (eenmanszaak). Uwaga: jeśli firma nie ma siedziby w Holandii, ale wykonuje czynności opodatkowane VAT na terenie Holandii (np. sprzedaż towarów z dostawą w NL), również musi uzyskać holenderski numer VAT. W takiej sytuacji należy zarejestrować się bezpośrednio w Belastingdienst, składając wniosek o nadanie numeru BTW.
Jak przebiega uzyskanie:
W przypadku firm holenderskich numer VAT jest wydawany bezpośrednio przez Belastingdienst na podstawie informacji z KVK – przedsiębiorca otrzymuje list z nadanym numerem (a w zasadzie dwoma numerami, o czym niżej) na adres firmy. Jeśli firma zagraniczna musi zarejestrować się do VAT w NL, wypełnia odpowiedni formularz zgłoszeniowy (dostępny na stronach Belastingdienst, np. Opgaaf startende onderneming dla nowych firm). Po rejestracji urząd przydzieli numer VAT. Od 2020 r. jednoosobowe działalności gospodarcze oraz spółki osobowe (VOF, maatschap) otrzymują dwa powiązane numery VAT:
- BTW-nummer (numer dla urzędu) – nazywany też omzetbelastingnummer lub VAT tax number, używany w kontaktach z administracją skarbową (np. przy składaniu deklaracji VAT). Dla jednoosobowych firm jest on powiązany z BSN właściciela (to dawny format numeru VAT).
- BTW-id (numer identyfikacyjny VAT) – 14-znakowy numer używany w obrocie handlowym: podaje się go na fakturach, ofertach, stronie internetowej itp. Ten numer nie zawiera już BSN przedsiębiorcy – zastąpiono go losowym ciągiem dla ochrony danych osobowych od 1 stycznia 2020. Przykładowy format BTW-id to: NL000099998B57 (gdzie „NL” to kod kraju, następnie 9 cyfr, litera „B” i dwie cyfry kontrolne).
Gdzie i w jakim kontekście się go używa:
BTW-id (VAT ID) podaje się wszystkim kontrahentom – na fakturach sprzedaży, w ofertach handlowych, na stronie www firmy i w korespondencji biznesowej. Kontrahenci z UE mogą zweryfikować ten numer w europejskiej bazie VIES, aby upewnić się, że jest aktywny. BTW-nummer (VAT tax number) natomiast wykorzystuje się w kontaktach z urzędem skarbowym – np. przy logowaniu do portalu podatkowego czy składaniu deklaracji VAT. Ważne jest rozróżnienie tych dwóch numerów, ponieważ mają inne zastosowania – jeden służy do komunikacji z klientami, drugi z organami podatkowymi. Dla spółek posiadających osobowość prawną (np. BV) istnieje tylko jeden numer VAT (oparty na RSIN), który pełni obie funkcje – podaje się go wszędzie tam, gdzie wymagany jest numer VAT firmy.
Format numeru:
Format pełnego holenderskiego numeru VAT (zarówno BTW-nummer, jak i BTW-id) składa się z ciągu 14 znaków: NL, następnie 9 cyfr identyfikujących podmiot, litera B, oraz na końcu dwucyfrowy kod. Dla spółek i organizacji ciąg 9 cyfr wynika z ich numeru RSIN (patrz sekcja RSIN) i zazwyczaj końcówka to B01. Dla jednoosobowych działalności wcześniej używano BSN + B01, ale obecnie nadawany jest losowy 9-cyfrowy identyfikator, a końcówka bywa inna niż B01 (np. B57 jak w podanym przykładzie). Numer VAT zawsze zaczyna się od liter NL, co jednoznacznie wskazuje na rejestrację w Holandii.
RSIN (Rechtspersonen en Samenwerkingsverbanden Informatienummer)
Co to jest i funkcja:
RSIN to Numer Identyfikacyjny Podmiotów Prawnych i Partnerskich. Jest biznesowym odpowiednikiem numeru BSN dla osób fizycznych. Służy do jednoznacznej identyfikacji firm i organizacji w bazach administracji publicznej oraz do wymiany danych między urzędami (np. między KVK a urzędem skarbowym). RSIN jest wykorzystywany m.in. przy integracji rejestrów i w dokumentach urzędowych, a także stanowi element składowy numeru VAT większości podmiotów.
Kto i kiedy musi go uzyskać:
Każda firma lub instytucja rejestrowana w KVK, która nie jest osobą fizyczną, otrzymuje przy rejestracji swój numer RSIN. Dotyczy to przede wszystkim spółek posiadających osobowość prawną (np. BV – spółka z o.o., NV – spółka akcyjna, stowarzyszenia, fundacje) oraz spółek osobowych (jak VOF – spółka jawna, maatschap – spółka partnerska). Wyjątek stanowi jednoosobowa działalność (eenmanszaak) – osoby prowadzące działalność indywidualnie nie otrzymują RSIN, ponieważ w ich przypadku rolę identyfikatora pełni bezpośrednio numer BSN właściciela. RSIN jest nadawany automatycznie podczas wpisu do rejestru handlowego; spółki prawa handlowego generują RSIN w momencie sporządzania aktu notarialnego i rejestracji, a spółki osobowe w chwili rejestracji w KVK.
Jak przebiega uzyskanie:
Nie składa się osobnego wniosku o RSIN. Numer ten jest generowany automatycznie przez system rejestru handlowego KVK w trakcie rejestracji nowego podmiotu. Jeśli zakładasz spółkę osobową (np. VOF), RSIN zostanie nadany i udostępniony od razu przy rejestracji – nie ma potrzeby dodatkowej rejestracji w Belastingdienst, ponieważ KVK sama przekazuje dane (takie podmioty są od razu znane fiskusowi). W przypadku spółek kapitałowych (np. BV) RSIN również powstaje automatycznie, ale konieczne jest jeszcze osobne zgłoszenie się do Urzędu Skarbowego w celu rejestracji na potrzeby podatku CIT i ewentualnego VAT(KVK nie rejestruje takich spółek do celów podatku dochodowego automatycznie). Numer RSIN można znaleźć na odpisie z rejestru handlowego (KVK-uittreksel) swojej firmy lub bezpłatnie w portalu My KVK. Firmy często podają też swój RSIN na własnych stronach internetowych lub dokumentach, choć nie jest to obowiązkowe.
Gdzie i w jakim kontekście się go używa:
Jako przedsiębiorca nie posługujesz się RSIN na co dzień w kontaktach handlowych z klientami, natomiast jest on wykorzystywany wewnątrz administracji publicznej. Urzędy identyfikują Twój podmiot po RSIN w różnych bazach danych – np. przy wydawaniu zezwoleń, kontrolach czy korespondencji urzędowej. Dla Ciebie jako właściciela ważne jest, że RSIN stanowi podstawę do utworzenia numeru VAT dla firm niebędących osobami fizycznymi. Innymi słowy, jeśli Twoja firma posiada RSIN, to jej numer VAT będzie zawierał ten RSIN (9 cyfr) oraz końcówkę „B01”. Ponadto RSIN bywa potrzebny przy wypełnianiu niektórych formularzy podatkowych czy statystycznych, gdzie trzeba podać identyfikator firmy. Warto znać swój RSIN, choćby po to, by szybciej odnaleźć firmę w rejestrze KVK czy wyjaśniać sprawy celne (np. w kontekście EORI, o czym niżej).
Format numeru:
RSIN ma postać 9 cyfr (podobnie jak BSN). Niektóre RSIN mogą mieć wiodące zera, przez co czasem mówi się o „8 lub 9 cyfrach” – standardowo jednak zakłada się 9-cyfrowy format. RSIN spełnia regułę kontrolną 11 (tak jak BSN), co pozwala wykryć ewentualne pomyłki przy wpisywaniu. Przykładowy RSIN: 854502130 (taki numer mogłaby mieć np. spółka z o.o.). Jeśli firma ma nadany RSIN, jest on ujawniany w jej danych rejestrowych w KVK. Jednoosobowe działalności nie mają RSIN – w ich przypadku pole to pozostaje puste w odpisach z rejestru.
BSN (Burgerservicenummer – numer ewidencyjny osoby)
Co to jest i funkcja:
BSN to numer identyfikacji obywatela, odpowiednik polskiego PESEL-u. Jest to unikalny, nadawany raz na całe życie numer każdej osoby fizycznej zarejestrowanej w bazie mieszkańców Holandii. Służy on do identyfikacji osoby w kontaktach ze wszystkimi urzędami i instytucjami publicznymi – od służby zdrowia, poprzez system edukacji, aż po urzędy skarbowe. W przeszłości BSN nazywano sofinummer (numerem podatkowo-ubezpieczeniowym), ale zastąpiono go BSN w 2007 roku.
Kto i kiedy musi go uzyskać:
Każda osoba mieszkająca w Holandii lub planująca dłuższy pobyt musi posiadać BSN. Numer ten nadawany jest automatycznie przy rejestracji w gminie (wpis do gminnej bazy mieszkańców BRP) – np. podczas meldunku przy przeprowadzce do Holandii. Otrzymują go również obcokrajowcy, którzy nie mieszkają na stałe, ale potrzebują go do kontaktów z urzędami: w tym celu mogą zarejestrować się w Rejestrze Nierezydentów (RNI) i uzyskać BSN nawet dla pobytu krótszego niż 4 miesiące. Dla przedsiębiorcy BSN jest konieczny do rejestracji firmy w KVK (wymagany jest przy wypełnianiu wniosku). Jeśli jako zagraniczny przedsiębiorca chcesz założyć działalność w Holandii, a nie masz meldunku, najpierw uzyskaj BSN poprzez RNI – potrzebny będzie adres za granicą oraz tymczasowy adres w Holandii do rejestracji.
Jak przebiega uzyskanie:
BSN jest nadawany przy pierwszej rejestracji w holenderskiej administracji ludności. Jeśli przeprowadzasz się do Holandii, zgłaszasz się do urzędu gminy (gemeente) właściwej dla miejsca zamieszkania i dokonujesz meldunku w BRP – numer BSN zostanie Ci nadany w trakcie tej procedury (otrzymasz potwierdzenie z widocznym BSN). Jeżeli mieszkasz za granicą, ale potrzebujesz BSN (np. by założyć firmę lub podjąć pracę w NL), udaj się do wyznaczonej gminy obsługującej RNI i zarejestruj się jako nierezydent; od ręki otrzymasz BSN. Nie można samodzielnie wygenerować BSN ani otrzymać go online – konieczna jest osobista rejestracja. Numer raz nadany pozostaje Twój na zawsze, niezależnie od ewentualnych wyjazdów czy zmian statusu pobytu.
Gdzie i w jakim kontekście się go używa:
Jako przedsiębiorca używasz BSN głównie w kontaktach urzędowych, które dotyczą Ciebie jako osoby. Przykładowo, BSN będzie potrzebny przy rozliczeniu podatku dochodowego od osób fizycznych (jeśli prowadzisz jednoosobową działalność, Twój dochód jest opodatkowany jako osoba i identyfikujesz się swoim BSN). BSN jest wymagany przy zatrudnianiu pracowników – musisz zebrać BSN każdego pracownika do dokumentacji płacowej. Jeśli jesteś jednoosobowym przedsiębiorcą, Twój BSN historycznie stanowił część Twojego numeru VAT – obecnie co prawda używasz w obrocie oddzielnego BTW-id, ale w kontaktach z fiskusem Twój stary numer VAT (oparty na BSN) nadal funkcjonuje jako numer administracyjny. Ponadto BSN przydaje się przy zakładaniu profilu DigiD (do logowania w serwisach rządowych), zakładaniu działalności (jak wspomniano, KVK go wymaga) czy choćby w służbie zdrowia. Uwaga: W obrocie biznesowym nie wolno udostępniać BSN klientów czy kontrahentów, chyba że prawo tego wymaga – jest to chroniona informacja osobista. Firmy prywatne mogą żądać BSN tylko w ściśle określonych przypadkach (np. pracodawca od pracownika).
Format numeru:
BSN składa się z 9 cyfr (czasem podawany z wiodącymi zerami, więc bywa określany jako 8- lub 9-cyfrowy). Przykładowy BSN: 123456782. Numer ten przechodzi walidację tzw. elfproef (test 11), co oznacza, że kombinacja cyfr spełnia określony warunek matematyczny – dzięki temu można sprawdzić poprawność BSN. BSN jest unikalny dla każdej osoby i nie zmienia się – nawet jeśli wyemigrujesz i wrócisz po latach, będziesz posługiwać się tym samym numerem
EORI (Economic Operators Registration and Identification)
Co to jest i funkcja:
EORI to numer identyfikacyjny nadawany podmiotom uczestniczącym w operacjach celnych na obszarze Unii Europejskiej. Skrót pochodzi od Economic Operators Registration and Identification. Numer EORI jest niezbędny, jeśli Twoja firma ma kontakt z urzędem celnym – na przykład importuje towary spoza UE lub eksportuje towary poza UE. Służy on do szybkiej wymiany danych o Twojej firmie między administracjami celnymi różnych krajów. Innymi słowy, EORI jest uniwersalnym identyfikatorem celnym, rozpoznawanym w całej Unii – za jego pomocą urzędy celne identyfikują podmiot składający deklaracje celne, wnioski o pozwolenia itp.
Kto i kiedy musi go uzyskać:
Każdy przedsiębiorca prowadzący handel międzynarodowy z krajami spoza UEpotrzebuje numeru EORI. Jeśli planujesz dokonać importu do Holandii lub eksportu z Holandii (albo generalnie z obszaru celnego UE), musisz posiadać EORI zanim złożysz pierwszą deklarację celną. W praktyce dotyczy to np. sklepów sprowadzających towary z Azji, producentów eksportujących swoje wyroby do USA, czy nawet sklepów internetowych odprawiających przesyłki do Wielkiej Brytanii po Brexicie. Warto zaznaczyć, że numer EORI wymagany jest zarówno, gdy załatwiasz odprawy samodzielnie, jak i gdy zlecasz to agencji celnej – w obu przypadkach Twoja firma musi być zarejestrowana w systemie EORI. Co istotne, firma z siedzibą w UE powinna uzyskać EORI w swoim kraju macierzystym. Jeśli jesteś przedsiębiorcą holenderskim, występujesz o EORI w Holandii; jeśli np. prowadzisz firmę w Polsce i tylko okazjonalnie odprawiasz towary w NL, powinieneś posługiwać się polskim numerem EORI.
Jak przebiega uzyskanie:
Są dwie drogi uzyskania EORI w Holandii: samodzielne utworzenie numeru albo złożenie wniosku o nadanie. Jeśli Twoja firma posiada już RSIN (czyli jest zarejestrowana w KVK jako np. spółka lub spółka osobowa) i samodzielnie składasz deklaracje celne, możesz stworzyć swój numer EORI samemu. W praktyce oznacza to, że Twój numer EORI będzie zbudowany na bazie Twojego identyfikatora – zazwyczaj jest nim prefiks „NL” + Twój RSIN + dodane trzy cyfry. Dzięki temu często numer EORI pokrywa się z numerem VAT (bez liter) rozszerzonym o dodatkowe zera. Jeśli jednak nie masz RSIN (np. jesteś jednoosobowym przedsiębiorcą) lub nie składasz sam deklaracji (bo robi to w Twoim imieniu agent celny), a także gdy Twoja firma ma siedzibę poza UE, wtedy musisz złożyć wniosek o nadanie EORI. Wniosek składa się poprzez odpowiedni formularz do urzędu celnego (Douane) będącego częścią Belastingdienst. Istnieją oddzielne formularze: dla firm z siedzibą w NL oraz dla firm spoza UE. Po złożeniu wniosku urząd nada Ci unikalny numer EORI i poinformuje Cię o nim listownie.
Uwaga: Od 30 września 2022 unieważniono stare numery EORI oparte na BSN dla samozatrudnionych – wszystkim jednoosobowym firmom nadano nowe numery EORI (bez BSN) i przesłano je pocztą.
Gdzie i w jakim kontekście się go używa:
Numeru EORI używasz we wszystkich kontaktach z urzędem celnym. Musisz go podawać na dokumentach celnych, takich jak zgłoszenia importowe/eksportowe, wnioski o pozwolenia celne, dokumenty tranzytowe itp.. Jeśli zlecasz obsługę celną agencji, przekaż jej swój EORI – agent potrzebuje go, by dokonać odprawy w Twoim imieniu. EORI bywa też wymagany przy rejestracji w niektórych systemach celnych online. Ważne jest, że jeden numer EORI jest ważny we wszystkich krajach UE. Oznacza to, że mając nadany EORI w Holandii, możesz z powodzeniem używać go np. dokonując odprawy w Niemczech czy Francji. Jeśli chcesz sprawdzić ważność czyjegoś EORI (np. kontrahenta), możesz skorzystać z europejskiej bazy online – wystarczy wpisać numer, a system zweryfikuje jego istnienie i przypisany podmiot. Pamiętaj, że nie da się wyszukać numeru EORI po nazwie firmy – trzeba znać sam numer.
Format numeru:
Numer EORI to ciąg liter i cyfr, zazwyczaj rozpoczynający się od kodu kraju. W Holandii EORI zaczyna się od „NL”, po czym następuje ciąg cyfr identyfikujących przedsiębiorcę. Dla firm posiadających RSIN często EORI przyjmuje postać NL<RSIN>000 – np. jeśli RSIN firmy to 854502130, EORI może brzmieć NL854502130000. W przypadku jednoosobowych działalności nowy numer EORI oparty jest na losowym identyfikatorze (podobnie jak nowe BTW-id, bez BSN). Każdy EORI jest unikalny w skali UE i może zawierać zarówno cyfry, jak i litery. Ważne: EORI, numer VAT i inne numery nie są tożsame – przykładowo Twój EORI różni się od BTW-id oraz od wewnętrznego numeru BTW, dlatego zawsze używaj właściwego numeru w zależności od kontekstu (EORI dla spraw celnych, BTW-id na fakturach, itp.).
Szczególne przypadki i wyjątki
Samozatrudnienie bez obowiązku rejestracji w KVK
Nie każda działalność zarobkowa wymaga formalnej rejestracji firmy. W Holandii obowiązują kryteria określające, kiedy aktywność jest uznawana za przedsiębiorstwo przez KVK. Jeśli nie spełniasz kryteriów KVK (np. Twoja aktywność jest incydentalna, nie nastawiona na stały zysk, przypomina bardziej hobby niż biznes), to nie musisz rejestrować firmy w rejestrze handlowym. Przykładowo, jeśli okazjonalnie dorabiasz na drobnych zleceniach dla znajomych i masz tylko jednego klienta, KVK może uznać, że to jeszcze nie działalność gospodarcza. Taka sytuacja ma swoje konsekwencje:
- Brak KvK-nummer: Skoro nie rejestrujesz firmy, nie otrzymasz numeru KVK. Formalnie nie możesz wtedy wystawiać faktur VAT ani podawać numeru KVK (firma nie istnieje w rejestrze). Możesz co najwyżej wystawić rachunek (tzw. kwitantie) potwierdzający przyjęcie zapłaty, bez naliczania VAT.
- Obowiązki podatkowe: Zarobki i tak podlegają opodatkowaniu – wykazujesz je w zeznaniu rocznym jako dochód (często jako dochód z innych źródeł lub w ramach pracy na własny rachunek, zależnie od sytuacji). Co ważne, możesz być uznany za przedsiębiorcę dla celów VAT, nawet jeśli KVK nie wymaga rejestracji. Urząd skarbowy ma własne kryteria i może stwierdzić, że powinieneś rozliczać VAT od swoich transakcji (np. gdy osiągasz pewien przychód lub charakter usług tego wymaga). W takiej sytuacji musisz zarejestrować się w Belastingdienst jako podatnik VAT, mimo braku wpisu w KVK. Rejestracji dokonuje się poprzez formularz zgłoszeniowy dla nowych przedsiębiorców (Opgaaf startende onderneming).
- Zwolnienie z VAT dla drobnej działalności: Jeżeli Twoje przychody są bardzo niskie (poniżej ~€2.200 rocznie), istnieje tzw. próg małej działalności. Poniżej tej kwoty urząd skarbowy nie wymaga rejestracji dla VAT – automatycznie korzystasz ze zwolnienia dla drobnych przedsiębiorców (Kleine Ondernemersregeling, KOR). W praktyce oznacza to, że nie naliczasz i nie odprowadzasz VAT, a Twoja działalność ma charakter marginalny. Jeśli jednak przekroczysz ten próg lub spodziewasz się przekroczyć, warto się zarejestrować do VAT odpowiednio wcześniej.
- Ostrożność: Jeśli faktycznie spełniasz warunki prowadzenia firmy (masz wielu klientów, działasz z zyskiem), a mimo to unikasz rejestracji, łamiesz prawo. Działalność gospodarcza bez wymaganego wpisu do rejestru jest zagrożona karą grzywny, a nawet pozbawienia wolności zgodnie z holenderską ustawą o przestępstwach gospodarczych. Dlatego kluczowe jest poprawne zakwalifikowanie swoich działań – w razie wątpliwości skonsultuj się z KVK lub doradcą.
Tymczasowa działalność w Holandii przez przedsiębiorcę z UE
Dzięki unijnej swobodzie świadczenia usług, przedsiębiorca z jednego kraju UE (np. z Polski) może czasowo prowadzić działalność na terenie Holandii bez zakładania nowej firmy w NL. W praktyce oznacza to, że jeśli masz firmę zarejestrowaną w swoim kraju i przyjeżdżasz do Holandii wykonać zlecenie lub usługę, to:
- Brak stałego oddziału – brak wpisu w KVK: Jeśli nie zakładasz stałego oddziału ani przedstawicielstwa (tzw. permanent establishment) w Holandii, nie musisz rejestrować firmy w KVK. Twoja firma pozostaje zarejestrowana w kraju macierzystym. Możesz jednak dobrowolnie zarejestrować się w KVK, jeśli chcesz uzyskać holenderski KvK-nummer (np. dla ułatwienia działalności lokalnej), ale nie jest to obowiązkowe przy działalności tymczasowej.
- Rejestracja VAT w Holandii: Kluczowe jest ustalenie, czy musisz rozliczać VAT w Holandii. Jeśli świadczysz usługi dla klientów biznesowych (B2B) w ramach ogólnej zasady, zazwyczaj VAT rozliczany jest w kraju usługobiorcy (mechanizm odwrotnego obciążenia w ramach UE) – w takim przypadku nie musisz mieć holenderskiego numeru VAT, wystarczy podać polski NIP-UE, a Twój klient sam naliczy VAT u siebie. Natomiast gdy sprzedajesz towary na terenie Holandii lub świadczysz niektóre usługi lokalne dla konsumentów (B2C) albo usługi, których miejsce opodatkowania jest w NL, możesz być zobowiązany zarejestrować się dla VAT w Holandii. Przykład: polski hydraulik wykonujący usługę dla osoby prywatnej w Amsterdamie – powinien rozliczyć holenderski BTW i zatem potrzebuje rejestracji BTW w NL. Rejestracji dokonuje się bezpośrednio w Belastingdienst (formularz dla firm zagranicznych). Nie wymaga to KvK, wystarczy wskazać brak stałego zakładu.
- BSN i pobyt czasowy: Jeśli przedsiębiorca z UE przebywa krócej niż 4 miesiące w Holandii, nie ma obowiązku meldunku, ale może uzyskać BSN w rejestrze RNI (co ułatwia sprawy administracyjne, np. wizytę u lekarza czy założenie konta bankowego). Do rejestracji RNI potrzebny jest adres za granicą i tymczasowy adres w NL. BSN nie jest jednak konieczny, jeżeli nie rejestrujesz działalności w KVK ani nie podejmujesz działań wymagających identyfikacji jako osoba (można np. rozliczyć VAT jako firma zagraniczna bez posiadania BSN, podając dane paszportowe).
- EORI: Jeśli zagraniczna firma zamierza importować towary przez Holandię, nie musi ubiegać się o holenderski EORI – powinna użyć swojego krajowego numeru EORI (np. polskiego). Unijny system EORI jest scentralizowany, więc jeden numer wystarcza dla całej UE. Jedynie w przypadku, gdyby firma zdecydowała się założyć oddział w NL i dokonywać odpraw w imieniu tego oddziału, wówczas istniałaby możliwość nadania odrębnego EORI dla holenderskiej jednostki, ale to już przy założeniu rejestracji w KVK.
- Inne obowiązki: Pewne branże mają szczególne wymagania. Np. firmy delegujące pracowników do Holandii muszą dokonać zgłoszenia w systemie posted workers (Meldloket), a agencje pracy tymczasowej z zagranicy muszą zarejestrować się w KVK nawet bez stałego biura (wymóg ustawy WAADI – rejestracja dostawców pracy tymczasowej). Zawsze sprawdź specyficzne przepisy dla swojej działalności. Ogólnie jednak, tymczasowe świadczenie usług w Holandii przez przedsiębiorcę z UE jest możliwe przy minimum formalności – zwykle ogranicza się do ewentualnej rejestracji VAT i przestrzegania lokalnych regulacji branżowych, bez potrzeby zakładania nowej firmy.
Zakończenie – jak te numery działają razem?
Przypomnijmy sobie Annę – polską przedsiębiorczynię z początku naszego artykułu. Anna najpierw melduje się w Amsterdamie i otrzymuje BSN, swój osobisty numer identyfikacyjny. Uzbrojona w BSN, rejestruje jednoosobową działalność w KVK – teraz jej firma ma własny KvK-nummer, którym może się legitymować w biznesie. Kilka dni później pocztą przychodzi koperta z Belastingdienst: w środku znajdują się dwa numery VAT jej firmy – BTW-nummer (do korespondencji z urzędem skarbowym) oraz BTW-id, które od tej pory widnieje na fakturach Joanny dla klientów. Anna rusza z działalnością – na swojej stronie internetowej umieszcza zarówno KvK-nummer, jak i BTW-id, by klienci mieli pełne zaufanie.
Interesy Anny kwitną, nawiązuje współpracę z lokalną spółką (ta spółka ma swój RSIN, który stał się częścią jej numeru VAT). W pewnym momencie Joanna postanawia sprowadzić z Chin specjalistyczne narzędzia do realizacji zleceń. Ponieważ narędzia te pochodzą spoza UE, Anna potrzebuje EORI – na szczęście urząd celny już wcześniej przysłał jej nowy numer EORI (stary oparty na BSN został wyłączony). Dzięki EORI odprawa celna idzie sprawnie, a narzędzia szybko trafiają do warsztatu Joanny.
Mijają miesiące. Anna rozwija biznes w Holandii na tyle, że zatrudnia pracownika. Musi zgłosić jego BSN w systemie płacowym i odprowadzać za niego podatki – wykorzystuje do tego swój KvK-nummer (identyfikuje firmę jako pracodawcę) oraz numer BTW (rozliczając VAT od jego sprzedaży). Jej firma działa w pełni legalnie: klienci mogą sprawdzić wiarygodność Joanny po numerze KVK, urząd skarbowy rozlicza jej VAT według numeru BTW, a służby celne identyfikują ją po EORI podczas kolejnych międzynarodowych transakcji. Choć numerów tych jest kilka, każdy ma swoje miejsce w układance: BSN identyfikuje samą Annę jako obywatela, KvK-nummer potwierdza istnienie jej firmy, RSIN (gdyby miała spółkę) identyfikowałby firmę w rejestrach, numer BTW pozwala rozliczać podatki, a EORI otwiera drzwi do handlu globalnego. W praktyce wszystkie te identyfikatory współdziałają, ułatwiając Joannie prowadzenie biznesu zgodnie z przepisami – od lokalnej faktury po międzynarodową przesyłkę, zawsze ma pod ręką właściwy numer we właściwym miejscu.
Organizując swoje przedsiębiorstwo w Holandii, warto – tak jak Anna – poznać te kluczowe numery i trzymać je pod ręką. Dzięki temu formalności staną się prostsze, a Ty skupisz się na tym, co najważniejsze – rozwijaniu swojego biznesu, mając pewność, że wszystko działa zgodnie z prawem i regułami gry.
Źródła: