Firma może wysłać pracownika za granicę jako delegowanego (UE/EOG/Szwajcaria – zwykle z A1), jako pracownika wysłanego poza UE (w zależności od umów dwustronnych), jako podróż służbową (krótki wyjazd) albo przez zatrudnienie lokalne w kraju pracy. Dodatkowo w UE poza A1 trzeba uwzględnić lokalne obowiązki delegowania pracowników
Firma może wysłać pracownika do pracy za granicę na kilka sposobów. Wybór zależy od tego, czy to UE/EOG/Szwajcaria czy kraj poza UE, jak długo potrwa praca oraz czy pracownik jedzie realizować usługę dla zagranicznego kontrahenta.
1) Delegowanie pracownika do UE/EOG/Szwajcarii (najczęstszy scenariusz)
To sytuacja, gdy polska firma wysyła pracownika czasowo do innego kraju UE, aby wykonać pracę (np. realizacja kontraktu). Wtedy stosuje się unijne przepisy koordynacji ubezpieczeń społecznych, a potwierdzeniem pozostania w polskim ZUS jest zaświadczenie A1 (jeśli spełnione są warunki).
Dlaczego to robimy?
Bo A1 porządkuje temat składek (ZUS) i jest dokumentem, którego często oczekuje kontrahent lub kontrola za granicą.
2) „Delegowanie” / wysłanie pracownika poza UE – zależy od umów dwustronnych
Jeśli praca ma być wykonywana poza UE/EOG/Szwajcarią, nie wolno zakładać z góry, że pracownik „automatycznie przechodzi” do systemu ubezpieczeń kraju pracy. Trzeba sprawdzić, czy Polska ma z danym państwem umowę o zabezpieczeniu społecznym i jakie są jej zasady (w tym zasady czasowego wysłania pracownika). ZUS ma do tego osobne procedury i formularze dla „pracownika wysłanego poza UE”.
Dlaczego to robimy?
Bo w jednych krajach da się utrzymać składki w Polsce na podstawie umowy, a w innych nie — to wpływa na koszty i ryzyka.
3) Podróż służbowa (delegacja) – krótkie wyjazdy bez zmiany miejsca pracy w umowie
Czasem pracownik jedzie za granicę na krótko (spotkanie, montaż, serwis, odbiór). To może być podróż służbowa, a nie „oddelegowanie” w sensie zmiany miejsca pracy. To rozróżnienie ma znaczenie organizacyjnie i rozliczeniowo (diety/świadczenia vs zmiana warunków pracy).
Dlaczego to robimy?
Bo firma musi inaczej ułożyć dokumenty kadrowe i rozliczenia świadczeń pracownika.
4) Zatrudnienie lokalne za granicą (umowa z podmiotem zagranicznym lub lokalny oddział)
Jeśli praca ma być stała lub firma działa na miejscu „na stałe”, często stosuje się zatrudnienie lokalne (umowa zgodna z prawem kraju pracy), zamiast delegowania.
Dlaczego to robimy?
Bo przy długich okresach i stałej obecności łatwiej spełnić obowiązki lokalne i ograniczyć ryzyko sporów o składki/prawo pracy.
5) Obowiązki „lokalne” w UE przy delegowaniu (prawo pracy w kraju przyjmującym)
Niezależnie od A1, przy delegowaniu do UE obowiązują też zasady „posted workers” (minimalne warunki zatrudnienia w kraju przyjmującym i często obowiązki zgłoszeniowe).
Dlaczego to robimy?
Bo A1 dotyczy ZUS, a kontrole w krajach UE często sprawdzają również warunki pracy i wymagane zgłoszenia.