Lista możliwych konsekwencji nie rozliczenia zaświadczenia A1 jest spora: już nigdy nie dostaniesz kolejnej A1, będziesz musiał zapłacić podatek za granicą czy też składki na ubezpieczenie społeczne w dwóch krajach. Dlatego warto korzystać z pomocy profesjonalistów.
Aktualizacja: 9. stycznia 2025 roku
Wiele osób wie, że zaświadczenie A1 jest im niezbędne do pracy za granicą ale całkiem sporo z nich nie zdaje sobie sprawy, że MUSI je rozliczyć. A to nie jest proste i można popełnić przy tym bolesne błędy.
Pan Tomasz (imię zmienione) przyszedł do naszego biura z pozornie prostą sprawą. Od kilku lat pracował jako spawacz w Niemczech, zawsze dbał o formalności i za każdym razem występował o zaświadczenie A1. Co więcej, regularnie płacił składki ZUS w Polsce. „Przecież wszystko było w porządku” – przekonywał na pierwszym spotkaniu. „ZUS wydawał mi A1, płaciłem składki, więc co mogło pójść nie tak?”
A pójść nie tak mogło naprawdę wiele. I właśnie poszło.
Co to jest zaświadczenie A1?
Zaświadczenie A1 to dokument, który potwierdza, że pracownik zatrudniony w Polsce podlega polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych, nawet jeśli tymczasowo pracuje za granicą. Jest to ważne, gdy wysyłasz pracownika do innego kraju Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Szwajcarii.
Prowadzisz JDG i zarabiasz za granicą? Sprawdź nasz pakiet: Księgowość + Zaświadczenie A1 przygotowany specjalnie dla firm takich jak Twoja.
biuro rachunkowe precyzja sp. z o. o.
Nierozliczenie A1 – diabeł tkwi w szczegółach
Historia Pana Tomasza to klasyczny przykład tego, jak niewiedza o procedurach może prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych. Owszem, Pan Tomasz otrzymywał zaświadczenia A1 i sumiennie opłacał składki ZUS w Polsce. Problem w tym, że samo posiadanie A1 i płacenie składek to dopiero początek drogi.
„Myślałem, że jak mam A1 i płacę składki, to wszystko jest załatwione” – przyznał szczerze Pan Tomasz. Niestety, nie było. Zaświadczenie A1 wymaga nie tylko opłacania składek, ale także prawidłowego rozliczenia całej dokumentacji!
Lawina problemów po nierozliczeniu zaświadczenia A1
Co się stało? Pan Tomasz przez trzy lata otrzymywał zaświadczenia A1 i regularnie płacił składki ZUS w Polsce. Jednak nie dopełnił wszystkich formalności związanych z rozliczeniem tych zaświadczeń. Mimo to, co roku występował o nowe zaświadczenie i… je otrzymywał. To uśpiło jego czujność.
Aż pewnego dnia otrzymał dwa listy. Jeden z niemieckiego urzędu skarbowego, drugi z ZUS-u. I wtedy się zaczęło:
– ZUS wszczął kontrolę dotyczącą prawidłowości wydanych zaświadczeń A1
– Niemiecki urząd, nie mając potwierdzenia prawidłowego rozliczenia A1, zażądał zapłaty zaległych składek i podatków
– Mimo że składki były płacone w Polsce, pojawiło się ryzyko konieczności ich ponownej zapłaty w Niemczech
Dlaczego tak się stało?
System weryfikacji przy wydawaniu zaświadczeń A1 nie jest doskonały. ZUS sprawdza przede wszystkim fakt opłacania składek, ale pełna weryfikacja prawidłowości rozliczeń często przychodzi później. Jednak prędzej czy później brak właściwej dokumentacji wyjdzie na jaw.
W przypadku Pana Tomasza kontrola przyszła po trzech latach. ZUS zakwestionował prawidłowość wydanych zaświadczeń A1, mimo regularnie płaconych składek. To otworzyło drogę niemieckiemu urzędowi do żądania zapłaty składek i podatków u nich.
Dlaczego trzeba rozliczyć zaświadczenie A1?
- Ochrona pracownika: Dzięki zaświadczeniu A1 Twój pracownik jest ubezpieczony w Polsce. Oznacza to, że ma zapewniony dostęp do opieki zdrowotnej oraz innych świadczeń socjalnych, takich jak emerytura czy zasiłek chorobowy.
- Unikanie podwójnego opodatkowania: Rozliczenie zaświadczenia A1 pozwala uniknąć sytuacji, w której pracownik musi płacić składki na ubezpieczenia społeczne w dwóch krajach jednocześnie.
- Ułatwienie formalności: Mając zaświadczenie A1, unikasz skomplikowanych procedur administracyjnych w kraju, do którego wysyłasz pracownika. Dokument ten jest dowodem, że składki są opłacane w Polsce, co znacznie upraszcza sprawy formalne.
Co Ci grozi, jeśli nie rozliczysz zaświadczenia A1?
- Kary finansowe: Brak zaświadczenia A1 może skutkować nałożeniem kar finansowych zarówno w Polsce, jak i w kraju, do którego wysyłasz pracownika. Kary te mogą być bardzo wysokie i wpłynąć na kondycję finansową Twojej firmy.
- Podwójne składki: Jeśli nie masz zaświadczenia A1, Twój pracownik może zostać zobowiązany do opłacania składek na ubezpieczenia społeczne zarówno w Polsce, jak i za granicą. To dodatkowe koszty, które mogą obciążyć zarówno pracownika, jak i pracodawcę.
- Problemy administracyjne: Brak zaświadczenia A1 może prowadzić do problemów administracyjnych i prawnych. Mogą pojawić się trudności z uzyskaniem niezbędnych pozwoleń na pracę oraz z załatwieniem innych formalności w kraju, do którego wysyłasz pracownika.
- Utrata możliwości uzyskania kolejnych zaświadczeń A1: Jeśli nie rozliczysz zaświadczenia A1, ZUS może odmówić wystawienia kolejnych zaświadczeń w przyszłości. Oznacza to, że Twoi pracownicy mogą stracić możliwość legalnej pracy za granicą pod polskim systemem ubezpieczeń społecznych.
Nadużycie systemu ubezpieczeń społecznych
- Zaświadczenie A1 potwierdza, że dana osoba podlega systemowi ubezpieczeń społecznych w Polsce podczas wykonywania pracy za granicą. Jeśli osoba nie rozlicza się w Polsce (np. nie płaci podatków i składek), a mimo to otrzymuje nowe zaświadczenia A1, może być uznane, że doszło do nadużycia przepisów. ZUS może przeprowadzić kontrolę, weryfikując zasadność wydania kolejnych zaświadczeń A1. Może to skutkować:
- Odmową wydania kolejnych zaświadczeń.
- Koniecznością zwrotu składek, jeśli okaże się, że A1 było wydane niesłusznie.
Konsekwencje w Niemczech
- W Niemczech organy kontroli (np. Zollamt) mogą sprawdzić, czy osoba rzeczywiście podlega systemowi ubezpieczeń społecznych w Polsce na podstawie zaświadczenia A1. Jeżeli okaże się, że osoba faktycznie powinna podlegać niemieckiemu systemowi ubezpieczeń (np. z powodu nieprzestrzegania zasad delegowania), może dojść do:
- Nakazu zapłaty zaległych składek na niemiecki system ubezpieczeń społecznych.
- Nałożenia kar za nienależyte stosowanie przepisów.
Podwójne opodatkowanie
- Jeśli dochody nie są prawidłowo rozliczane w Polsce ani w Niemczech, może dojść do sytuacji, w której obie strony (polska i niemiecka administracja podatkowa) uznają, że dochód podlega opodatkowaniu na ich terytorium. Może to prowadzić do:
- Zaległości podatkowych i dodatkowych kosztów w postaci odsetek.
- Możliwości dochodzenia praw przez niemiecką administrację podatkową z tytułu nieuiszczonych podatków.
Ryzyko odpowiedzialnośći karno-skarbowej
- Osoba, która świadomie posługuje się zaświadczeniem A1 w sposób niezgodny z przepisami, może być narażona na odpowiedzialność karną za oszustwa skarbowe w Polsce i w Niemczech. Może to skutkować:
- Grzywną.
- Możliwą odpowiedzialnością karną, w zależności od skali naruszeń.
Jak można było tego uniknąć?
Cała ta sytuacja nie musiała się wydarzyć. Oprócz płacenia składek należało:
1. Prawidłowo rozliczać każde zaświadczenie A1
2. Gromadzić i przechowywać całą dokumentację
3. Regularnie weryfikować status rozliczeń w obu krajach
Co teraz?
Pan Tomasz, mimo że płacił składki w Polsce, stanął przed ryzykiem konieczności ich ponownej zapłaty w Niemczech wraz z podatkami. Do tego doszły koszty obsługi prawnej i księgowej przy próbie uporządkowania sytuacji.
Podsumowanie
Rozliczenie zaświadczenia A1 jest kluczowe dla ochrony interesów zarówno pracownika, jak i pracodawcy. Unikaj kłopotów finansowych, administracyjnych i utraty możliwości uzyskania kolejnych zaświadczeń, dbając o odpowiednie dokumenty przed wysłaniem pracownika za granicę. Skontaktuj się z nami, a pomożemy Ci w przejściu przez cały proces bez stresu i problemów.