Numery identyfikacyjne w Belgii

Jak uzyskać w Belgii numery identyfikacyjne KBO/BCE, numer VAT (TVA/BTW), Limosa, numer NISS oraz numer EORI. Wyjaśniamy do czego one służą.

Kiedy zakładasz firmę w Belgii, spotkasz się z kilkoma kluczowymi numerami identyfikacyjnymi. Te numery to nie tylko formalność – pełnią ważne funkcje w systemie prawnym i administracyjnym, ułatwiając kontakt z urzędami i partnerami biznesowymi. W tym przewodniku w przystępny sposób wyjaśniamy najważniejsze z nich: numer KBO/BCE, numer VAT (TVA/BTW), numer NISS oraz numer EORI. Dowiesz się, czym każdy z nich jest, kto musi go uzyskać, jak to zrobić, gdzie używa się tych numerów w praktyce oraz jak wyglądają ich formaty. Na koniec przedstawimy krótką historię przedsiębiorcy, Pana Jana, która pokazuje, jak wszystkie te identyfikatory współdziałają na co dzień w prowadzeniu firmy w Belgii.

Numer KBO/BCE (Banque-Carrefour des Entreprises / Kruispuntbank van Ondernemingen)

Co to jest i jaka jest jego funkcja: 

KBO (holenderski Kruispuntbank van Ondernemingen) lub BCE (francuski Banque-Carrefour des Entreprises) to centralna baza danych o przedsiębiorstwach w Belgii, pełniąca rolę krajowego rejestru firm. Przy rejestracji działalności gospodarczej w KBO każda firma (zarówno spółka, jak i osoba prowadząca jednoosobową działalność) otrzymuje unikalny numer przedsiębiorstwa​. Jest to 10-cyfrowy kod identyfikacyjny, który konsoliduje podstawowe informacje o wszystkich podmiotach prawnych i osobach samozatrudnionych w Belgii​. Numer KBO/BCE usprawnia wymianę informacji z administracją – służy do identyfikacji firmy we wszystkich urzędach i rejestrach, co pozwala podawać dane tylko raz, a organy państwowe same wymieniają między sobą potrzebne informacje​. W praktyce zwiększa to efektywność obsługi przedsiębiorców przez państwo oraz ułatwia im dopełnianie obowiązków administracyjnych.

Kto i kiedy musi go uzyskać:

Obowiązek uzyskania numeru KBO dotyczy każdego przedsiębiorcyrozpoczynającego działalność w Belgii – niezależnie od wielkości firmy, formy prawnej czy rodzaju działalności. Wszystkie działalności gospodarcze muszą zostać zarejestrowane w bazie KBO najpóźniej w dniu rozpoczęcia aktywności​. Dotyczy to zarówno spółek handlowych, jak i jednoosobowych działalności osób fizycznych (samozatrudnionych). Nie istnieje ogólne zwolnienie z rejestracji – nawet jeśli prowadzisz drobną działalność na niewielką skalę lub działalność dodatkową poza etatem, formalna rejestracja i uzyskanie numeru przedsiębiorstwa jest konieczne do legalnego działania​. Brak rejestracji firmy w KBO może skutkować karami administracyjnymi, ponieważ bez tego numeru firma nie może legalnie prowadzić działalności w Belgii​.

Jak przebiega proces uzyskiwania:

Rejestracja przedsiębiorstwa w Belgii odbywa się zazwyczaj za pośrednictwem akredytowanego biura przedsiębiorstw (tzw. guichet d’entreprise po francusku lub ondernemingsloket po holendersku), pełniącego funkcję punktu „one-stop-shop” dla formalności biznesowych. Osoba fizyczna zakładająca działalność udaje się do wybranego biura przedsiębiorstw, gdzie składa wniosek o wpis do KBO​. W przypadku spółki (osoby prawnej) najpierw sporządzany jest akt założycielski (np. u notariusza) i rejestrowany w sądzie gospodarczym, a następnie spółka zgłaszana jest do KBO – również za pośrednictwem biura przedsiębiorstw lub elektronicznie​. We wniosku rejestracyjnym należy przedstawić wymagane dokumenty (m.in. dowód tożsamości, ewentualnie biznesplan lub statut spółki) oraz uiścić opłatę rejestracyjną. Opłata ta wynosi około 100 EUR (stawka podlega corocznej indeksacji) za rejestrację jednej jednostki gospodarczej​. Biuro przedsiębiorstw sprawdzi także, czy spełniasz warunki prowadzenia danej działalności (np. posiadanie wymaganych zezwoleń, kwalifikacji zawodowych w reglamentowanych branżach itp.). W ramach procesu rejestracji dane Twojej firmy są przekazywane do odpowiednich instytucji – m.in. administracji podatkowej i ubezpieczenia społecznego – celem uzyskania ich akceptacji​ Gdy wszystkie formalności zostaną dopełnione i wniosek zostanie zatwierdzony, KBO przydziela unikalny numer identyfikacyjny Twojej firmie​. O nadaniu numeru zostaniesz poinformowany, a od tego momentu Twoja firma oficjalnie figuruje w rejestrze przedsiębiorstw.

Gdzie i w jakim kontekście się go używa:

Numer KBO/BCE pełni rolę uniwersalnego identyfikatora firmy i jest wykorzystywany w każdym oficjalnym kontekście związanym z działalnością gospodarczą. Musisz umieszczać ten numer na wszystkich dokumentach firmowych – m.in. na fakturach, umowach, ofertach, zamówieniach, a nawet na papierze firmowym, stronie internetowej czy reklamach​. W ten sposób kontrahenci, klienci oraz organy państwowe mogą łatwo zweryfikować istnienie i dane Twojej firmy w rejestrze. Numer KBO jest także wymagany przy wypełnianiu różnego rodzaju formularzy urzędowych i deklaracji: będzie potrzebny przy zgłoszeniach do urzędu skarbowego, przy ubieganiu się o pozwolenia czy licencje, a także w kontaktach z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych (np. przy rejestracji jako pracodawca lub zgłaszaniu pracowników)​. Dodatkowo, numer ten może pojawić się na firmowych pojazdach (w przypadku niektórych działalności, jak handel obwoźny czy usługi budowlane wymagane jest oznaczenie pojazdu numerem firmy) oraz na szyldach siedziby przedsiębiorstwa. Podsumowując, numer KBO towarzyszy Ci w niemal każdej interakcji biznesowej – zapewnia przejrzystość i zaufanie, pokazując że Twoja firma jest zarejestrowana i legalnie działa​.

Format numeru:

Belgijski numer przedsiębiorstwa składa się z 10 cyfr. Często jest on zapisywany z kropkami dla czytelności, w formacie XXX.XXX.XXX (dziewięć cyfr) lub z wiodącym zerem jako 0XX.XXX.XXX (dziesięć cyfr łącznie). Przykładowo, numer może wyglądać jako 0123.456.789. Ten dziesięciocyfrowy kod jest unikatowy dla każdego podmiotu – nie ma dwóch firm o tym samym numerze. Warto wiedzieć, że obecny system ujednolicił wcześniejsze numery handlowe i VAT: dawniej numery rejestrowe firm i numery VAT w Belgii były odrębne, lecz od czasu utworzenia KBO stały się one jednym ciągiem cyfr​. Dzięki temu jeden numer przedsiębiorstwa pełni wielorakie funkcje (jest podstawowym numerem firmy, a po aktywacji może służyć także jako numer VAT – o czym niżej). Uwaga: Jeśli firma jest zarejestrowana w KBO, ale nie podlega VAT, posługuje się samym 10-cyfrowym numerem. Natomiast gdy firma jest płatnikiem VAT, numer ten stosuje się z przedrostkiem państwa „BE” jako część numeru VAT​ (szczegóły w kolejnym rozdziale).

Poznaj ofertę Biura Precyzja.
Pracujesz jako polskie JDG w Belgii albo dopiero to planujesz?
Stworzyliśmy jedyny na rynku pakiet usług księgowych dla osób pracujących za granicą w formie JDG. Obejmuje on prowadzenie księgowości JDG i rozliczanie zaświadczenia A1

ZADZWOŃ I DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ

Numer VAT (TVA/BTW)

Co to jest i jaka jest jego funkcja:

Numer VAT (z ang. Value Added Tax, po francusku TVA, po holendersku BTW) to numer identyfikacyjny podatnika podatku od towarów i usług. W Belgii podatek VAT, podobnie jak w innych krajach UE, jest podatkiem doliczanym na każdym etapie obrotu gospodarczego. Numer VAT służy do identyfikacji firmy w systemie rozliczeń VAT – pozwala urzędowi skarbowemu śledzić transakcje firmy w kontekście należnego podatku, a kontrahentom (zwłaszcza zagranicznym) zweryfikować status podatkowy firmy.

W praktyce posiadanie aktywnego numeru VAT umożliwia firmie naliczanie VAT na fakturach sprzedaży oraz odliczanie (odzyskiwanie) VAT zapłaconego przy zakupach związanych z działalnością. Numer ten jest również używany w unijnym systemie wymiany informacji o VAT (VIES) do sprawdzania ważności numerów kontrahentów w transakcjach wewnątrzunijnych. 

Ważne: Obecnie w Belgii numer VAT przedsiębiorstwa jest prawie identyczny z numerem KBO – różni się jedynie dodaniem prefiksu kraju BE przed ciągiem cyfr​. Oznacza to, że Twój numer VAT to po prostu „BE + [numer KBO]”. Na przykład jeśli numer KBO firmy to 0123.456.789, to numer VAT będzie prezentowany jako BE 0123.456.789​. Jeśli firma nie podlega VAT (np. korzysta ze zwolnienia dla drobnych przedsiębiorców lub prowadzi wyłącznie działalność zwolnioną z VAT), wówczas nie potrzebuje odrębnego numeru VAT – posługuje się wyłącznie numerem KBO jako swoim identyfikatorem​.

Kto i kiedy musi go uzyskać:

Obowiązek rejestracji do VAT dotyczy wszystkich przedsiębiorców, którzy zamierzają regularnie wykonywać czynności podlegające opodatkowaniu VAT (sprzedaż towarów lub świadczenie usług, które nie są ustawowo zwolnione z VAT). Przed rozpoczęciem sprzedaży towarów lub usług opodatkowanych firma musi posiadać aktywny numer VAT. Istnieją jednak wyjątki i zwolnienia, które sprawiają, że nie każda firma musi mieć numer VAT od razu od startu działalności:

• Zwolnienie podmiotowe dla małych firm: Belgia stosuje uproszczony system zwolnienia z VAT dla drobnych przedsiębiorców o niskich obrotach. Jeśli przewidywany roczny obrót firmy nie przekroczy 25 000 EUR (wartość obowiązująca w ostatnich latach, możliwa do waloryzacji – od 2025 r. planowano podniesienie progu do 35 000 EUR​), przedsiębiorca może skorzystać ze zwolnienia z VAT. Oznacza to, że nie musi on rejestrować się jako podatnik VAT – nie będzie naliczał VAT swoim klientom, ale w zamian nie ma prawa do odliczenia VAT od zakupów. Dla takiego przedsiębiorcy numer KBO pozostaje jedynym numerem identyfikacyjnym na fakturach (bez prefiksu BE i bez rozliczeń podatku). Należy jednak świadomie wybrać ten status (podczas rejestracji działalności zaznacza się korzystanie ze zwolnienia z VAT) – przekroczenie progu obrotów w trakcie roku obliguje do rejestracji do VAT.
• Działalności zwolnione przedmiotowo: Niektóre rodzaje działalności z mocy ustawy są zwolnione z VAT (np. usługi medyczne, edukacyjne, finansowe). Przedsiębiorcy wykonujący wyłącznie czynności zwolnione z VAT nie muszą posiadać numeru VAT – podobnie jak powyżej, posługują się tylko numerem KBO. Jeśli jednak obok czynności zwolnionych planują też sprzedaż opodatkowaną, muszą się zarejestrować.

Poza powyższymi sytuacjami każda nowa firma powinna uzyskać numer VAT przed dokonaniem pierwszej sprzedaży opodatkowanej. Dotyczy to także podmiotów zagranicznych działających w Belgii (tzw. podatników nierezydentów) – nie przysługuje im zwolnienie podmiotowe, więc nawet przy niewielkich obrotach, jeśli dokonują dostaw towarów lub usług podlegających belgijskiemu VAT, muszą zarejestrować się jako podatnik VAT w Belgii od pierwszej transakcji​.

Jak przebiega proces uzyskiwania:

Uzyskanie numeru VAT (inaczej identyfikacja dla potrzeb VAT) jest kolejnym krokiem po rejestracji firmy w KBO. Najpierw trzeba posiadać numer przedsiębiorstwa, ponieważ wniosek o rejestrację VAT odwołuje się właśnie do tego numeru. Procedura polega na złożeniu deklaracji rejestracyjnej VAT – standardowo jest to formularz 604A. Współcześnie zgłoszenia dokonuje się elektronicznie poprzez portal administracji podatkowej (aplikacja e604 dostępna w serwisie MyMinfin), co jest obowiązkowe dla większości przedsiębiorców​.

We wniosku należy podać m.in. dane firmy (numer KBO, formę prawną, adres siedziby), przewidywany charakter działalności (kody NACE/BEL), wybrany system rozliczeń VAT (miesięczny lub kwartalny) oraz ewentualnie wskazać chęć korzystania ze zwolnienia podmiotowego, jeśli spełniamy warunki. Alternatywnie, rejestrację VAT można załatwić za pośrednictwem biura przedsiębiorstw podczas zakładania firmy lub z pomocą księgowego – są to jednak usługi odpłatne​.

Zgłoszenie do VAT należy złożyć nie później niż w momencie rozpoczęcia działalności opodatkowanej (zaleca się wysłanie wniosku krótko po uzyskaniu numeru KBO, zwykle kilka dni po rejestracji firmy, aby urząd zdążył nadać numer przed pierwszą sprzedażą​.

Po pozytywnym rozpatrzeniu zgłoszenia urząd skarbowy aktywuje numer KBO jako numer VAT – następuje to poprzez przypisanie do Twojej firmy statusu „podatnika VAT” w systemie. Numer pozostaje ten sam, otrzymujesz jedynie potwierdzenie, że teraz figuruje on jako numer VAT (z przedrostkiem BE). Informacja o nadaniu numeru VAT jest przekazywana elektronicznie (np. poprzez e-Box, oficjalną skrytkę cyfrową) lub listownie​.

Od tego momentu Twój numer VAT jest aktywny i możesz legalnie wystawiać faktury z VAT. Warto podkreślić, że w Belgii często rejestracja VAT jest integralną częścią procesu zakładania firmy – wiele osób korzysta z usług biura przedsiębiorstw, które równocześnie załatwia wpis do KBO i zgłoszenie VAT, dzięki czemu nowa firma od razu otrzymuje kompletny pakiet numerów identyfikacyjnych.

Gdzie i w jakim kontekście się go używa:

Aktywny numer VAT musisz wykorzystywać zawsze, gdy działasz jako podatnik VAT – przede wszystkim na fakturach sprzedaży kierowanych do klientów. Belgijskie prawo wymaga, by na fakturze znalazł się numer identyfikacyjny sprzedawcy; w przypadku płatnika VAT powinna to być pełna forma z prefiksem kraju, np. TVA BE 0xxx.xxx.xxx (w Walonii/Brukseli) lub BTW BE 0xxx.xxx.xxx (we Flandrii)​.

Numer VAT (a właściwie jego część zasadnicza, czyli numer KBO) musi również widnieć na wszystkich dokumentach, na których obowiązkowo podajesz numer firmy​. Przykładowo, jeśli wcześniej na stopce pisma firmowego widniał numer KBO, to po rejestracji do VAT należy go uzupełnić do postaci „VAT BE [numer]”. Dzięki temu kontrahenci i urzędy od razu widzą, że jesteś czynnym podatnikiem. Numeru VAT będziesz używać również podczas wypełniania deklaracji podatkowych (np. deklaracji VAT, które składasz co miesiąc lub kwartał, logując się właśnie swoim numerem VAT), a także w korespondencji z administracją podatkową. Jeśli prowadzisz handel w całej UE,

Twój numer VAT jest wykorzystywany w systemie VIES – kontrahenci z innych państw członkowskich mogą go sprawdzić online, a Ty sam musisz podawać go dokonując transakcji wewnątrzwspólnotowych (np. na fakturach unijnych ze stawką 0% konieczne jest podanie numeru VAT nabywcy i sprzedawcy). Podsumowując: wszędzie tam, gdzie wcześniej posługiwałeś się numerem przedsiębiorstwa, jako podatnik VAT podajesz numer VAT – na szczęście jest on taki sam jak firmowy, różni się tylko oznaczeniem „VAT BE” z przodu​. Dzięki temu jedna sekwencja cyfr pełni podwójną rolę, co zmniejsza biurokrację.

Format numeru:

Format belgijskiego numeru VAT jest ściśle określony przez unijne standardy. Każdy numer VAT zaczyna się od kodu kraju BE, po którym następuje ciąg 10 cyfr (stanowiących numer przedsiębiorstwa)​. Dla czytelności na dokumentach często stosuje się kropki dzielące cyfry na bloki, np. zapis TVA BE 0123.456.789 jest równoważny zapisowi BE0123456789. Ważne jest, aby zawsze podawać pełny format z prefiksem kraju – zgodnie z belgijskimi przepisami na oficjalnych dokumentach firmy powinny używać formatu „VAT BE 0123.456.789”​.

Jeśli prowadzisz spółkę zarejestrowaną w Belgii, oprócz numeru VAT zazwyczaj dodaje się również informację o sądzie rejestrowym (RLE) i oddziale, pod którego podlega spółka (np. „RLE Antwerpia, oddział Mechelen” – dotyczy to jednak głównie spółek prawa handlowego). W kontekście samego numeru, najistotniejsze jest zapamiętać, że dziesięć cyfr Twojego numeru KBO tworzy Twój numer VAT, a jedyna różnica w zapisie to dodanie BE na początku. Numer ten jest unikalny w skali kraju – niepowtarzalny zarówno jako numer firmy, jak i VAT.

Numer NISS (Numéro d’identification à la sécurité sociale / Rijksregisternummer)

Co to jest i jaka jest jego funkcja: 

Numer NISS to numer identyfikacyjny w belgijskim systemie ubezpieczeń społecznych. Skrót NISS pochodzi od francuskiej nazwy Numéro d’Identification à la Sécurité Sociale, a jego odpowiednikiem w języku niderlandzkim jest Rijksregisternummer (numer rejestru narodowego). W praktyce chodzi o ten sam numer – unikalny identyfikator każdej osoby fizycznej w Belgii, powiązany z krajowym rejestrem osób. Numer NISS pełni funkcję podobną do polskiego PESEL: jednoznacznie identyfikuje osobę w kontaktach z administracją państwową, zwłaszcza w kontekście spraw socjalnych, zdrowotnych i podatkowych. Każdy, kto pracuje w Belgii lub korzysta z belgijskiego systemu zabezpieczenia społecznego, posiada taki numer​.

Dla osób zameldowanych w Belgii numer NISS jest tożsamy z ich numerem rejestru krajowego – znajduje się on na rewersie belgijskiej karty identyfikacyjnej (dowodu osobistego)​. Wszystkie dane dotyczące kariery zawodowej, ubezpieczeń, składek emerytalnych, zasiłków itp. są przypisane właśnie do tego numeru​. Dzięki NISS różne instytucje (np. zakład ubezpieczeń społecznych, urząd skarbowy, fundusz zdrowia) mogą wymieniać między sobą informacje o danej osobie w spójny sposób.

Dla przedsiębiorcy numer NISS jest ważny o tyle, że identyfikuje Ciebie osobiście jako uczestnika systemu – w odróżnieniu od numerów KBO czy VAT, które identyfikują Twoją firmę. Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność, nadal jesteś osobą fizyczną i jako taka podlegasz ubezpieczeniom społecznym – Twój NISS będzie używany np. przez fundusz ubezpieczeń społecznych, do którego opłacasz składki (tzw. Caisse d’assurances sociales / Sociaal verzekeringsfonds), czy przez administrację podatkową do przypisania Twoich zobowiązań z tytułu podatku dochodowego. Innymi słowy, NISS to numer, którym posługujesz się we wszystkich sprawach osobistych w relacji z państwem belgijskim – również prowadząc firmę, występujesz przecież w roli obywatela wobec pewnych instytucji.

Kto i kiedy musi go uzyskać:

Numer NISS jest nadawany automatycznie każdej osobie, która wchodzi do belgijskiego rejestru ludności lub systemu ubezpieczeń społecznych. Obywatele Belgii otrzymują ten numer już przy urodzeniu (przy rejestracji aktu urodzenia). Cudzoziemcy, którzy zameldowują się w Belgii (np. przeprowadzając się na stałe lub podejmując legalną pracę wymagającą rejestracji pobytu), również otrzymują numer NISS w ramach wpisu do rejestru narodowego. Numer ten zostaje wydrukowany na ich karcie pobytu (dowodzie obcokrajowca) lub karcie E+ dla obywateli UE​.

W praktyce więc, jeżeli jako przedsiębiorca jesteś rezydentem Belgii lub zamierzasz nim zostać – Twój numer NISS będzie nadany przy dopełnianiu formalności meldunkowych.

Istnieje też możliwość, że osoba pracuje w Belgii bez stałego pobytu – dotyczy to np. pracowników delegowanych lub przedsiębiorców z zagranicy działających tymczasowo. Tacy ludzie mogą nie figurować w rejestrze ludności, ale ponieważ podlegają pewnym obowiązkom (np. deklaracje pracy, podatek, ubezpieczenie wypadkowe), potrzebna jest ich identyfikacja. W tym celu stosuje się tzw. numer BIS, który jest odpowiednikiem numeru NISS dla osób niezameldowanych w Belgii​.

Numer BIS jest nadawany przez specjalny rejestr BIS w ramach Banque Carrefour de la Sécurité Sociale i również ma formę unikalnego 11-cyfrowego identyfikatora powiązanego z daną osobą​.

Przykładowo, jeśli jako polski przedsiębiorca nie mieszkasz w Belgii, ale wykonujesz tam krótkoterminowo pracę (np. w ramach projektu), możesz otrzymać numer BIS, aby móc złożyć wymagane deklaracje. W praktyce uzyskanie numeru BIS następuje np. podczas zgłoszenia pracownika lub samozatrudnionego w systemie Limosa (o czym dalej) lub może go dla Ciebie wystąpić belgijski kontrahent poprzez portal belgianIDpro​. Reasumując, każda osoba prowadząca działalność lub pracująca w Belgii ma przydzielony numer NISS lub BIS– pierwszy w przypadku rezydentów, drugi dla osób spoza rejestru ludności.

Jak przebiega proces uzyskiwania:

W odróżnieniu od numeru firmy czy VAT, nie ma osobnej procedury wnioskowania o numer NISS – jest on nadawany z urzędu w ramach innych czynności administracyjnych. Jeśli jesteś obywatelem Belgii, numer NISS (zwany też numerem rejestru narodowego) nadano Ci przy urodzeniu i znajdziesz go na swoim dowodzie osobistym. Jeśli jesteś cudzoziemcem osiedlającym się w Belgii, numer otrzymasz podczas rejestracji pobytu w urzędzie gminy; wydanie karty pobytu z tym numerem może zająć kilka tygodni, ale sam numer jest generowany przy wpisie do rejestru. Jeżeli natomiast działasz w Belgii tymczasowo bez meldunku, a musisz być zidentyfikowany (np. jako pracownik delegowany lub wykonawca kontraktu), to nadanie numeru BIS następuje zazwyczaj przy okazji pierwszej konieczności – np. przy wypełnianiu obowiązkowej deklaracji Limosa dla cudzoziemców system automatycznie tworzy taki numer, lub Twój klient/partner może złożyć wniosek online o nadanie Ci NISS/BIS do celów ubezpieczeniowych​.

Przedsiębiorca nie musi więc samodzielnie występować o numer NISS; per se jest on elementem szerszej procedury(meldunkowej lub zgłoszeniowej). W przypadku samozatrudnionych cudzoziemców, którzy nie mają NISS, często belgijska kasa ubezpieczeń społecznych (do której muszą się zapisać, aby opłacać składki) pomaga w uzyskaniu numeru BIS od organów centralnych. Dla zwykłego użytkownika systemu najważniejsze jest, by wiedzieć gdzie znaleźć swój numer NISS – a jest on dostępny na oficjalnych dokumentach tożsamości lub korespondencji z urzędów.

Gdzie i w jakim kontekście się go używa:

Numer NISS jest wykorzystywany we wszystkich sprawach związanych z ubezpieczeniem społecznym, podatkami i administracją ogólnie, dotyczących Ciebie jako osoby. Przykładowo: przy rejestracji jako osoba samozatrudniona w Belgii podajesz swój numer NISS/BIS, aby zakład ubezpieczeń społecznych (ONSS/RSZ) mógł odnotować Cię w systemie i śledzić Twoje składki. Gdy zatrudniasz pracowników, musisz znać ich numery NISS (lub BIS) i podawać je w deklaracjach Dimona (zgłoszenie zatrudnienia) oraz DmfA (kwartalne deklaracje pracodawcy)​ – bez poprawnego numeru pracownika nie można złożyć takiej deklaracji.

Również zgłaszając tymczasowych pracowników zagranicznych w systemie Limosa, używa się numerów NISS/BIS. Numer NISS przyda Ci się także przy kontaktach ze służbą zdrowia (np. jeśli wykupujesz ubezpieczenie zdrowotne w belgijskiej kasie chorych, numer ten będzie Twoim identyfikatorem pacjenta) czy przy składaniu rocznego zeznania podatkowego jako osoba fizyczna.

Belgijski urząd skarbowy (FPS Finances) identyfikuje podatników indywidualnych właśnie po numerze NISS – jest on wpisywany na deklaracji podatku dochodowego (w polu Numéro national/ Rijksregisternummer). W skrócie, numer NISS to Twój osobisty „PESEL” w Belgii – używasz go zawsze, gdy musisz potwierdzić swoją tożsamość w dokumentach związanych z działalnością zawodową, ale jako osoba (a nie firma). Nawet prowadząc jednoosobową firmę, w tle wszelkie obowiązki składkowe i podatkowe są przypisane do Ciebie poprzez NISS, więc warto go znać i chronić (jest to wrażliwy numer identyfikacyjny).

Format numeru: Numer NISS ma stały format złożony z 11 cyfr. Struktura tego numeru jest bardzo charakterystyczna: opiera się na dacie urodzenia danej osoby. Schemat wygląda następująco: AATTMMDD-XXX-CC​. Pierwsze 6 cyfr to rok, miesiąc i dzień urodzenia (RRMMDD). Dla przykładu: osoba urodzona 30 lipca 1985 r. będzie miała początek numeru 85 07 30​. Następne 3 cyfry (XXX) to numer porządkowy urodzenia w danym dniu – dla mężczyzn przyznawane są numery nieparzyste, dla kobiet parzyste​. Oznacza to, że te trzy cyfry zawierają w sobie zakodowaną informację o płci (ostatnia cyfra X jest nieparzysta dla mężczyzn lub parzysta dla kobiet) oraz o kolejności rejestracji urodzeń danego dnia (np. 001 oznacza pierwszą zarejestrowaną osobę urodzoną tego dnia, 003 trzecią mężczyznę, 002 drugą kobietę itp.). Ostatnie dwie cyfry (CC) to liczba kontrolna obliczana na podstawie poprzednich 9 cyfr – służy do sprawdzenia poprawności numeru i mieści się między 01 a 97​.

Taka budowa sprawia, że numer jest unikatowy i jednocześnie zawiera pewne dane o właścicielu (datę urodzenia i płeć). Dla cudzoziemców z numerem BIS stosuje się podobny format 11-cyfrowy, z tą różnicą, że do części odpowiadającej za miesiąc urodzenia dodaje się 20 lub 40 (co pozwala odróżnić te numery od zwykłych numerów mieszkańców)​.

Na przykład, jeśli ktoś urodził się w lipcu (07) i ma numer BIS, to w jego 11-cyfrowym numerze zamiast „07” może widnieć „27” lub „47”. Z punktu widzenia użytkownika nie ma to większego znaczenia – ważne, by podawać pełne 11 cyfr. Numer NISS zazwyczaj zapisywany jest z podziałem na blok 2-2-2-3-2 (np. 85.07.30-123.45), zwłaszcza na dokumentach urzędowych. Gdy przekazujesz go we wnioskach czy formularzach elektronicznych, zwykle wystarczy ciąg 11 cyfr bez znaków. Ponieważ jest to prywatny identyfikator, należy go chronić i podawać tylko w oficjalnych sytuacjach wymaganych prawem.

Numer EORI

Co to jest i jaka jest jego funkcja:

Numer EORI to identyfikator niezbędny w kontekście handlu międzynarodowego – zwłaszcza przy kontaktach z urzędem celnym. Skrót EORI pochodzi od angielskiego Economic Operators Registration and Identification. Jest to numer identyfikacyjny podmiotu gospodarczego na potrzeby celne w Unii Europejskiej. W praktyce, jeśli firma planuje importować towary spoza UE lub eksportować towary z UE, musi posiadać aktywny numer EORI​.

Numer ten jest wymagany przy dokonywaniu zgłoszeń celnych – bez EORI nie można formalnie nadać przesyłce statusu importowanej/eksportowanej we wspólnym systemie celnym​. EORI jest unikalny w skali całej Unii, co oznacza że jeden numer obowiązuje we wszystkich państwach członkowskich. To duże ułatwienie – firma posiadająca EORI nadany w jednym kraju UE może posługiwać się nim we wszystkich procedurach celnych na terenie Unii. Dzięki temu nie ma potrzeby wielokrotnej rejestracji w różnych krajach. Podsumowując: numer EORI to przepustka do międzynarodowego obrotu towarowego – identyfikuje firmę w systemie celnym i pozwala na sprawną obsługę odpraw celnych w eksporcie i imporcie​.

Kto i kiedy musi go uzyskać:

Numer EORI jest wymagany od każdego przedsiębiorcy (lub osoby fizycznej), która zamierza dokonywać zgłoszeń celnych związanych z handlem z krajami spoza UE. Jeżeli Twoja działalność polega wyłącznie na usługach lub sprzedaży na rynku wewnętrznym UE, możesz nigdy nie potrzebować EORI. Natomiast jeśli planujesz importować surowce, produkty czy sprzęt np. z USA, Chin, Wielkiej Brytanii lub innego kraju nienależącego do UE – już przed pierwszą taką transakcją powinieneś postarać się o numer EORI​.

Podobnie, eksporter wysyłający towary z Belgii poza UE również musi posiadać EORI. Nawet jednorazowa przesyłka towaru podlega tym wymaganiom (np. firma wysyłająca prototyp maszyny do USA na targi także potrzebuje EORI). Co istotne, wymóg posiadania EORI dotyczy deklaranta celnego – czyli podmiotu, na którego składane jest zgłoszenie. Zazwyczaj deklarantem jest właściciel towaru lub zleceniodawca eksportu/importu, nawet jeśli formalnie odprawę załatwia agencja celna lub firma kurierska w naszym imieniu. Nie można dokonać legalnie eksportu ani importu korzystając z EORI „pożyczonego” od innego podmiotu – numer musi należeć do firmy, która figuruje jako nadawca lub odbiorca przesyłki​.

Innymi słowy, nie da się prowadzić operacji celnych bez własnego numeru EORI, chyba że korzystamy z usług pośrednika, który staje się formalnie stroną transakcji (co jest rzadkie i skomplikowane). Warto zauważyć, że nawet osoby fizyczne mogą uzyskać EORI, jeśli np. często sprowadzają coś do celów zarobkowych – jednak w przypadku zwykłych konsumentów importujących okazjonalnie drobne przesyłki (o małej wartości) urząd celny zazwyczaj odprawia je na numer EORI przewoźnika. Przedsiębiorca planujący regularny handel towarami z/do krajów trzecich powinien jednak bezwzględnie posiadać EORI przed dokonaniem pierwszej odprawy.

Jak przebiega proces uzyskiwania: Uzyskanie numeru EORI następuje poprzez rejestrację w administracji celnej. Właściwym organem w Belgii jest Federalna Służba Finansów (FPS Finances) – departament celny i akcyzowy. Procedura zależy od tego, czy jesteśmy podmiotem z siedzibą w Belgii, czy nie. Jeśli firma ma siedzibę w Belgii, zgłoszenie EORI dokonuje się w Belgii – zgodnie z przepisami należy zarejestrować się w kraju, w którym ma się siedzibę​.

Rejestracja polega na wypełnieniu formularza (oznaczonego jako Application/BE/EORI/A3 dla podmiotów belgijskich) i przesłaniu go do komórki EORI belgijskiej administracji celnej​. We wniosku podaje się podstawowe dane firmy oraz swój numer KBO lub VAT – jest to ważne, ponieważ numer EORI zostanie powiązany z istniejącym już numerem firmy​. Procedura jest bezpłatna i dość szybka; jeśli dokumenty są poprawne, nadanie numeru zwykle zajmuje nie więcej niż 1–2 dni robocze​. Potwierdzenie nadania EORI można otrzymać e-mailem. W przypadku podmiotów spoza UE lub takich, które nie mają stałej siedziby w UE, mogą one również uzyskać EORI w pierwszym kraju, w którym będą dokonywać odpraw – np. firma spoza UE zgłaszająca towar do odprawy w Antwerpii może otrzymać EORI w Belgii (wtedy stosuje się inny formularz A4 dla podmiotów spoza UE)​.

Jednak dla przeciętnego przedsiębiorcy z Polski działającego w Belgii ważne jest, że jeśli masz już firmę zarejestrowaną w Belgii (posiadasz numer KBO/VAT), to uzyskanie EORI sprowadza się do złożenia krótkiego wniosku do belgijskiego urzędu celnego. Co więcej, w formularzu podajesz swój numer VAT lub KBO, dzięki czemu Twój numer EORI zostanie z nimi zintegrowany​ – w praktyce będzie to po prostu Twój numer firmowy z przedrostkiem „BE” (format wyjaśniamy niżej). Po rejestracji Twój EORI trafia do centralnej bazy unijnej i jest uznawany przez administracje celne wszystkich państw członkowskich UE​. Możesz samodzielnie sprawdzić ważność swojego EORI w publicznej bazie online – wystarczy wprowadzić swój numer firmy (bez kropek) i system potwierdzi, czy odpowiadający mu EORI jest aktywny​.

Numer EORI nadawany jest na czas nieokreślony; pozostaje ważny tak długo, jak długo prowadzisz działalność wymagającą obsługi celnej (jeśli zamkniesz firmę lub zaprzestaniesz importu/eksportu, numer może zostać dezaktywowany przez urząd)​.

Gdzie i w jakim kontekście się go używa:

Numer EORI wykorzystujesz we wszystkich procedurach celnychdotyczących Twojej firmy. Przede wszystkim musisz go podawać w dokumentach zgłoszenia celnego – np. na deklaracji eksportowej (SAD) przy wysyłce towaru poza UE musi widnieć EORI eksportera​.

Jeśli importujesz towar, Twój agent celny lub firma kurierska poprosi Cię o Twój EORI, aby umieścić go w zgłoszeniu importowym i dokumentacji (często przy zakupach zagranicznych kurierzy pytają odbiorców o numer EORI zanim towar dotrze do kraju, by przyspieszyć odprawę). EORI bywa również wymagany przy składaniu wniosków o pozwolenia celne, korzystaniu z procedur uproszczonych, prowadzeniu składu celnego itp. Nawet przy wysyłce próbki czy towaru na targi do kraju poza UE – formalnie jest to eksport, do którego potrzebujesz EORI. Poza samymi urzędami celnymi, numer EORI może być też wykorzystywany w kontaktach z partnerami logistycznymi; np. kontrahent z kraju trzeciego może poprosić Cię o Twój EORI, aby umieścić go na fakturze handlowej czy liście przewozowym, co ułatwi odprawę.

Reasumując, numer EORI jest kluczem do sprawnego importu i eksportu – upewnij się, że posiadasz go zanim sprowadzisz lub wyślesz towar, bo jego brak skutkuje opóźnieniami (urząd celny nie odprawi przesyłki, dopóki importer/eksporter nie uzyska EORI).

Format numeru:

Format numeru EORI w całej Unii Europejskiej składa się z kodu kraju plus unikalnego ciągu znaków (liter lub cyfr). W przypadku Belgii format jest prosty: BE + numer przedsiębiorstwa. Oznacza to, że dla firmy zarejestrowanej w Belgii jej EORI to literki BE połączone z 10-cyfrowym numerem KBO​. Na przykład, jeśli Twoja firma ma numer KBO 0123.456.789, to jej EORI będzie wyglądał następująco: BE0123456789 (pisany zazwyczaj bez kropek). Unikasz tutaj jakichkolwiek dodatkowych przyrostków – cały numer zawiera się w tych 12 znakach. Warto zauważyć, że EORI jest powiązany z VAT: przy rejestracji organ celny prosi o podanie numeru VAT lub KBO, a następnie łączy go z EORI​. Dzięki temu Twój numer VAT automatycznie koresponduje z numerem EORI, co bywa przydatne np. przy weryfikacji w systemach – często wystarczy wpisać numer VAT, aby sprawdzić EORI i odwrotnie​.

Dla dokładności dodajmy, że w nietypowych sytuacjach format może się różnić: np. gdy podmiot spoza UE uzyskuje EORI w Belgii, numer może przyjąć format BE + kod kraju spoza UE + dodatkowe cyfry​, albo gdy osoba fizyczna (nie firma) wnioskuje o EORI, może on zawierać 12 cyfr (BE + data urodzenia itd.)​. Jednak typowy przedsiębiorca prowadzący firmę w Belgii będzie miał EORI złożony dokładnie z BE i swoich 10 cyfr numeru przedsiębiorstwa. Numer EORI nie jest zwykle używany publicznie na materiałach firmowych (w przeciwieństwie do numeru KBO czy VAT) – przekazujemy go głównie urzędom i partnerom handlowym związanym z logistyką.

Szczególne przypadki

Samozatrudnienie bez obowiązku rejestracji – czy to możliwe?

W niektórych krajach (np. w Polsce) istnieje koncepcja drobnej działalności nierejestrowanej, jeśli przychody są poniżej pewnego progu. W Belgii jednak nie ma ogólnego zwolnienia z obowiązku rejestracji działalności. Każda osoba prowadząca samozatrudnienie (jednoosobową działalność gospodarczą) musi dokonać formalnej rejestracji w KBO i uzyskać numer przedsiębiorstwa​.

Belgijskie prawo traktuje nawet najmniejszą działalność zarobkową jako działalność gospodarczą wymagającą wpisu do rejestru – dotyczy to także działalności wykonywanej dorywczo czy jako poboczna obok etatu. Jeśli więc chcesz legalnie świadczyć usługi lub sprzedawać produkty na terytorium Belgii, musisz posiadać numer KBO. Brak obowiązku rejestracji dotyczy jedynie czynności, które nie są uznawane za działalność gospodarczą – np. sprzedaż używanych rzeczy osobistych, okazjonalne wynajęcie prywatnego mieszkania czy inne czynności o charakterze prywatnym. Gdy jednak coś ma znamiona zorganizowanej, powtarzalnej działalności zarobkowej – powinno być zarejestrowane.

Warto wspomnieć, że choć nie ma zwolnienia z rejestracji firmy, to istnieją udogodnienia dla małych biznesów. Przykładem jest wspomniane wcześniej zwolnienie z VAT dla firm o obrotach do 25 000 EUR rocznie – pozwala ono uniknąć wielu obowiązków podatkowych (składania deklaracji VAT itp.), choć nadal wymaga posiadania numeru KBO i zgłoszenia się do urzędu z informacją o korzystaniu ze zwolnienia​.

Ponadto osoby łączące samozatrudnienie z pracą na etacie mają ulgi w zakresie składek na ubezpieczenie społeczne (niższe minimalne kwoty składek), ale nie zwalnia ich to z rejestracji działalności. Procedura rejestracji zawsze pozostaje obowiązkowa i odbywa się na tych samych zasadach.

Podsumowując: w Belgii każdy przedsiębiorca, nawet samozatrudniony na małą skalę, musi mieć nadany numer identyfikacyjny firmy w KBO. Nie ma odpowiednika „działalności nierejestrowanej”. Nawet jeśli nie musisz mieć numeru VAT (bo jesteś poniżej progu lub zwolniony ustawowo), to numer KBO mieć musisz i musisz zgłosić swoją działalność w oficjalnym rejestrze​. Tylko wtedy Twoja działalność jest legalna i możesz np. wystawiać faktury (nawet jeśli będą bez VAT, to z numerem KBO). Pamiętaj, że belgijskie instytucje dość rygorystycznie podchodzą do „szarej strefy” – działanie bez rejestracji naraża na karę grzywny i problemy przy ewentualnej kontroli.

Działalność tymczasowa lub jednoosobowa prowadzona przez przedsiębiorcę z innego kraju UE

Belgia, jako członek Unii Europejskiej, respektuje zasadę swobody świadczenia usług i swobody przedsiębiorczości. Oznacza to, że przedsiębiorca z innego kraju UE (np. z Polski) może czasowo prowadzić działalność na terenie Belgii bez konieczności zakładania odrębnej firmy w Belgii. Przykładowo, jeśli polski przedsiębiorca ma jednoosobową działalność gospodarczą i zdobył kontrakt na wykonanie projektu w Belgii na kilka miesięcy, może ten kontrakt zrealizować w ramach swojej polskiej firmy. Nie musi przy tym rejestrować nowej działalności w KBO ani zakładać oddziału, o ile nie tworzy w Belgii stałego zakładu (stałego biura, filii) i działa jedynie tymczasowo. To duże uproszczenie – pozwala zagranicznym firmom działać w Belgii bez podwójnej biurokracji. Należy jednak pamiętać, że „przywiezienie” własnej działalności do Belgii nie zwalnia z lokalnych obowiązków administracyjnych. Oto, co taki przedsiębiorca z UE musi uwzględnić:

• Rejestracja w KBO: Jeśli działalność jest tylko czasowa i nie tworzymy stałego oddziału, to nie dokonujemy wpisu do KBO jako odrębny podmiot. Nasza firma pozostaje zarejestrowana w kraju macierzystym (np. w CEIDG w Polsce) i nie otrzymuje osobnego belgijskiego numeru przedsiębiorstwa. W belgijskich rejestrach możemy figurować jedynie jako firma zagraniczna świadcząca usługi (np. przy zgłoszeniu w urzędzie skarbowym do VAT będzie odnotowana nazwa i adres firmy z Polski). Dopiero gdyby nasza działalność w Belgii nabrała cech stałości – np. otworzylibyśmy biuro, magazyn lub wykonywali działalność nieprzerwanie – wtedy należałoby rozważyć rejestrację oddziału w KBO. W przypadku krótkoterminowej usługi posługujemy się wyłącznie naszym zagranicznym numerem rejestrowym.
• Obowiązki VAT: Nawet działając bez lokalnej spółki, musimy przestrzegać belgijskich przepisów podatkowych. Zasada jest taka, że przedsiębiorca zagraniczny podlega VAT w Belgii na tych samych zasadach co miejscowy przy czynnościach podlegających temu podatkowi. Co ważne, podmioty nierezydentne nie mogą korzystać ze zwolnienia podmiotowego dla małych firm – limit 25 000 EUR zwolnienia dotyczy tylko firm mających siedzibę w Belgii​. Dlatego jeśli polska firma wykonuje w Belgii czynności, które normalnie podlegałyby VAT (np. usługi dla osób prywatnych, sprzedaż towarów na terenie Belgii), to musi się zarejestrować do belgijskiego VAT od pierwszej transakcji​. Procedura takiej rejestracji przebiega poprzez specjalny urząd ds. podatników zagranicznych (Centre Etrangers ISR w Brukseli) – firmie zostanie wówczas nadany belgijski numer VAT (w formacie BE + 10 cyfr). W praktyce często bywa tak, że zagraniczny przedsiębiorca decyduje się na lokalnego przedstawiciela podatkowego, który pomaga dopełnić formalności VAT w Belgii. Warto dodać, że jeśli usługi świadczone w Belgii są na rzecz firmy będącej podatnikiem VAT w Belgii (B2B), często stosuje się mechanizm odwrotnego obciążenia (reverse charge) – wówczas polski usługodawca nie musi rejestrować VAT w Belgii, bo podatek rozlicza lokalny nabywca usługi. Trzeba jednak każdorazowo zweryfikować, czy dana transakcja kwalifikuje się do reverse charge. Dla bezpieczeństwa prawnego przy dłuższych projektach zagraniczni przedsiębiorcy często rejestrują się do VAT, aby móc np. lokalnie nabywać materiały z VAT i go odzyskiwać. Podsumowując: jeżeli zagraniczna firma dokonuje w Belgii czynności opodatkowanych (zwłaszcza sprzedaży towarów lub usług dla konsumentów), powinna posiadać belgijski numer VAT.
• Deklaracja Limosa: Belgia wprowadziła obowiązek zgłaszania pobytu i pracy cudzoziemców świadczących usługi na jej terytorium w ramach systemu Limosa. Limosa to elektroniczna deklaracja, którą musi wypełnić każdy pracodawca delegujący pracownika do Belgii oraz każdy samozatrudniony przyjeżdżający do Belgii do pracy, z pewnymi wyjątkami​. Celem jest poinformowanie belgijskich służb o obecności tymczasowych pracowników z zagranicy. Przedsiębiorca z UE świadczący usługi w Belgii powinien złożyć deklarację Limosa-1 przed rozpoczęciem pracy. Dotyczy to zwłaszcza branż uznanych za „sektory ryzyka” (wysokiego ryzyka), takich jak budownictwo, sektor mięsa czy sprzątanie, gdzie Limosa dla samozatrudnionych jest wyraźnie wymagana prawem​. Po złożeniu deklaracji otrzymuje się potwierdzenie (certyfikat Limosa), które w razie kontroli należy okazać. Brak dokonania zgłoszenia Limosa może skutkować sankcjami karnymi lub administracyjnymi zarówno dla zagranicznego przedsiębiorcy, jak i dla podmiotu belgijskiego, u którego prace są wykonywane​. W praktyce wiele belgijskich firm, zlecając pracę podwykonawcom z zagranicy, wymaga od nich okazania dowodu rejestracji Limosa. Dla polskiego przedsiębiorcy procedura Limosa jest stosunkowo prosta i można ją wykonać online (serwis Working in Belgium) – formularz dostępny jest po angielsku i wymaga podania m.in. danych firmy, okresu i miejsca wykonywania pracy w Belgii, rodzaju usług itp. Podsumowując: jeśli prowadzisz działalność w Belgii czasowo jako zagraniczny przedsiębiorca, upewnij się, że dopełniłeś obowiązku Limosa, ponieważ jest on często obligatoryjny.
• Ubezpieczenie społeczne i numer NISS: Kluczową kwestią do rozstrzygnięcia przy działalności transgranicznej jest to, któremu systemowi ubezpieczeń społecznych podlega przedsiębiorca podczas pracy zagranicą. W ramach Unii Europejskiej obowiązuje reguła, że nie płaci się podwójnych składek – powinno się być ubezpieczonym tylko w jednym kraju (tym, w którym wykonuje się pracę, z pewnymi wyjątkami). Jednak przy krótkotrwałym świadczeniu usług za granicą (np. kontrakt kilkumiesięczny) przedsiębiorca z UE może pozostać w systemie swojego kraju na podstawie formularza A1 (zaświadczenie o ustawodawstwie właściwym). Przykładowo, polski samozatrudniony może uzyskać w ZUS formularz A1 potwierdzający, że odprowadza składki w Polsce – wówczas w Belgii jest zwolniony z opłacania składek. Taka osoba nie staje się częścią belgijskiego systemu ubezpieczeń społecznych, więc nie otrzymuje belgijskiego numeru NISS, bo nie ma takiej potrzeby. Nadal posługuje się swoim polskim numerem ubezpieczenia (NIP/PESEL) i to w Polsce odprowadza składki emerytalne czy zdrowotne. Belgia respektuje ten dokument A1. Jeżeli jednak przedsiębiorca z UE z jakiegoś powodu nie ma A1 (np. jego działalność w praktyce przenosi się głównie do Belgii lub trwa bardzo długo), może powstać obowiązek podlegania pod belgijski system. Wtedy musiałby zarejestrować się w belgijskiej kasie ubezpieczeń społecznych dla self-employed, uzyskać numer NISS/BIS i opłacać tutaj składki (które są dość wysokie). W przypadku krótkotrwałych projektów scenariusz ten jest rzadki – zakłada się, że usługodawca pozostaje ubezpieczony u siebie. Dlatego generalnie zagraniczny przedsiębiorca tymczasowo w Belgii nie musi „wyrabiać” sobie numeru NISS, o ile ma uregulowaną kwestię ubezpieczeń poprzez swój kraj.
• EORI: Jeśli zagraniczna firma przewozi towary przez granice UE w związku z projektem w Belgii (np. przywozi sprzęt, maszyny z Polski), istotny staje się numer EORI. Tutaj dobra wiadomość: numer EORI nadany w jednym kraju UE jest ważny we wszystkich krajach​. To znaczy, że polski przedsiębiorca, który ma już polski numer EORI (PL…), może go używać do odpraw celnych w Belgii bez przeszkód. Belgijskie służby celne rozpoznają zagraniczne EORI, bo są one zapisane we wspólnej bazie unijnej. Dlatego nie trzeba występować o nowy numer EORI w Belgii, jeśli już taki posiadamy. Gdyby jednak polska firma nie miała w ogóle EORI (bo dotąd nie importowała/nie eksportowała), a musi np. sprowadzić coś do Belgii, może zarejestrować EORI w swoim kraju przed wywozem lub ewentualnie wystąpić o EORI w Belgii jako podmiot zagraniczny (ale pierwsza opcja jest prostsza). W ten sposób spełnimy wymogi celne i nie napotkamy opóźnień na granicy UE.

Podsumowując ten przypadek: przedsiębiorca z UE może czasowo działać w Belgii na podstawie swojej rodzimej rejestracji, ale powinien zwrócić uwagę na lokalne obowiązki, takie jak rejestracja do VAT (gdy wymagane) czy zgłoszenie Limosa. Brak belgijskiego numeru KBO nie jest przeszkodą dla tymczasowej działalności, jednak niektóre formalności trzeba wykonać, aby wszystko odbyło się legalnie. Dla bezpieczeństwa warto wcześniej skonsultować się z belgijskim urzędem lub doradcą, by upewnić się, jakie zgłoszenia są konieczne w konkretnym przypadku.

Jak te numery działają w praktyce – historia Jana

Na koniec przyjrzyjmy się krótkiej historii, która pokazuje praktyczne zastosowanie powyższych numerów w realnym biznesie. Poznajmy Jana Kowalskiego, początkującego przedsiębiorcę, który postanowił założyć firmę w Belgii. Jan od kilku lat mieszka w Antwerpii, ma tam rodzinę i zna lokalny język. Posiada już belgijski numer NISS nadany przy rejestracji pobytu – widnieje on na jego karcie identyfikacyjnej, a Jan używa go np. kiedy loguje się do portalu podatkowego lub umawia wizytę u lekarza. Jan zdecydował się przejść na swoje i rozpocząć działalność jako niezależny konsultant IT.

Rejestracja firmy: Jan udaje się do pobliskiego biura przedsiębiorstw (ondernemingsloket) w Antwerpii. Przedstawia dowód osobisty, wypełnia formularze i opłaca około 100 euro opłaty. Po kilku dniach otrzymuje list z potwierdzeniem rejestracji jego jednoosobowej działalności oraz nadanym numerem KBO. Od tej pory Jan figuruje w rejestrze BCE/KBO jako przedsiębiorca. Numer jego firmy to, dajmy na to, 0799.999.999. Jan jest podekscytowany – drukuje wizytówki i na każdej z dumą umieszcza swoją nazwę firmy wraz z numerem KBO. Ten numer widnieje też na jego stronie internetowej i podpisie e-mail, co dodaje mu wiarygodności w oczach klientów (pokazuje, że firma jest oficjalnie zarejestrowana).

Pierwsze zlecenia i faktury: Na początku Jan zakłada, że jego obroty nie będą wysokie – startuje sam, z kilkoma drobnymi zleceniami. Korzysta więc ze zwolnienia z VAT dla małych firm. Przy rejestracji zaznaczył, że przewiduje obrót poniżej 25 000 EUR rocznie, dzięki czemu nie musiał aktywować numeru VAT. Oznacza to mniej formalności na starcie. W praktyce Jan wystawia swoje pierwsze faktury dla klientów z Belgii i umieszcza na nich tylko numer KBO (bez prefiksu BE i bez stawki VAT, z adnotacją „zwolniony podmiotowo z VAT”). Jego klienci to głównie małe lokalne firmy, którym nie przeszkadza brak VAT na fakturze – cieszą się z nieco niższej ceny usług Jana. Jan pamięta jednak, by zawsze podawać numer KBO na fakturze oraz wszelkich dokumentach – robi to automatycznie, bo wie, że to wymóg prawny.

Rozwój biznesu – VAT: Z czasem interes Jana się rozkręca. Zyskuje dużego klienta korporacyjnego i przez to jego przychody szybko rosną. Pod koniec roku okazuje się, że przekroczy limit 25 000 EUR. Jan, będąc świadomym obowiązków, zgłasza się do urzędu skarbowego – składa elektronicznie formularz 604A o rejestrację do VAT. W ciągu kilku dni otrzymuje potwierdzenie, że jego numer przedsiębiorstwa został aktywowany jako numer VAT. Od tego momentu Jan jest czynnym podatnikiem VAT. Co to zmienia? Teraz na wszystkich fakturach Jan musi doliczać belgijski VAT (21% na usługi IT) i podawać swój numer w formacie VAT BE 0799.999.999. Jan aktualizuje więc stopkę faktur – dodaje „VAT BE” przed dotychczasowym numerem. Jego duży klient nie ma z tym problemu, bo i tak odliczy sobie VAT. Jan zaczyna też składać kwartalne deklaracje VAT przez system Intervat – loguje się tam swoim numerem VAT (który jest jednocześnie loginem identyfikującym go w systemie podatkowym) i rozlicza podatek. Dzięki temu, że wcześniej wszystko formalnie zarejestrował, teraz bez przeszkód rozwija biznes, a urząd skarbowy ma go w swojej ewidencji. Gdyby Jan nie zgłosił się na czas, urząd mógłby sam to wykryć (np. poprzez analizę jego wpływów na konto) i nałożyć karę – ale Jan jest przezorny i działa proaktywnie.

Kontakty z administracją i ubezpieczenia: Jako samozatrudniony, Jan musi opłacać co kwartał składki na ubezpieczenie społeczne. Ma podpisaną umowę z prywatnym funduszem społecznym X, który obsługuje osoby samozatrudnione. Jan zauważa, że na wszystkich dokumentach z funduszu widnieje jego numer NISS – to nim posługuje się fundusz, aby odprowadzać za Jana składki do państwowego systemu (RSZ/ONSS). Numer KBO nie jest tu potrzebny, bo składki dotyczą Jana jako osoby. Podobnie, kiedy Jan loguje się do MyMinfin (portalu finansów), aby sprawdzić swoje podatki dochodowe, używa do tego cyfrowej identyfikacji powiązanej z numerem NISS. W zeznaniu rocznym wpisuje ten numer w rubryce identyfikacyjnej. Widzimy więc, że Jan operuje na co dzień dwoma numerami: firmowym KBO/VAT do celów biznesowych i osobistym NISS do celów podatkowo-składkowych. Nie myli ich, bo każdy jest używany w innym kontekście.

Handel międzynarodowy – EORI: Po dwóch latach Jan wpadł na pomysł poszerzenia działalności – postanowił importować specjalistyczne podzespoły elektroniczne z USA i oferować je swoim klientom w Belgii. Zanim złożył pierwsze zamówienie w Stanach, wiedział już, że musi załatwić formalność związaną z cłem. Skorzystał z informacji na portalu celno-podatkowym i zarejestrował swoją firmę do EORI. Wypełnił online formularz, podając swój numer VAT i dane firmy. Po kilku dniach otrzymał e-mail z przydzielonym numerem EORI. Uśmiechnął się widząc go, bo okazało się, że to po prostu BE0799999999 – czyli jego numer firmowy z prefiksem kraju. Teraz Jan mógł bez problemu sprowadzić towar. Gdy paczka z USA dotarła do belgijskiej odprawy celnej, kurier poprosił Jana o jego numer EORI. Jan przekazał BE + 10 cyfr, co wystarczyło do przeprocesowania odprawy. Cło i VAT importowy zostały naliczone, Jan je opłacił i sprzęt trafił do jego firmy. Dzięki EORI cała procedura była szybka i przejrzysta – numer Jana widniał na dokumentach celnych jako identyfikator importera. W przyszłości, gdy biznes importowy się rozwinie, Jan może nawet samodzielnie zgłaszać przesyłki przez system celny, używając właśnie numeru EORI w polu identyfikującym jego firmę.

Współpraca międzynarodowa: Pewnego dnia do Jana odezwał się jego znajomy z Polski – Piotr, prowadzący firmę budowlaną, który dostał zlecenie na renowację kilku zabytkowych fasad w Belgii. Piotr wiedział, że Jan ma doświadczenie na belgijskim rynku, więc poprosił go o poradę w kwestiach formalnych. Jan wyjaśnił mu kluczowe kwestie: Piotr nie musi zakładać belgijskiej firmy, skoro przyjeżdża tylko na 3 miesiące z własną ekipą. Musi jednak przed startem prac złożyć deklarację Limosa – Jan wysłał mu link do strony, gdzie Piotr wypełni zgłoszenie swojej ekipy budowlanej. Piotr upewnił się też, że wszyscy jego pracownicy mają formularze A1 z ZUS, by dalej podlegać pod polskie składki. Następnie Jan opowiedział Piotrowi o kwestii VAT: ponieważ Piotr będzie pracować dla klienta prywatnego w Belgii (właściciela kamienicy), musi zarejestrować się do belgijskiego VAT jako nierezydent. Piotr początkowo się zdziwił – „przecież mam polski NIP EU” – ale Jan wyjaśnił, że na roboty budowlane w Belgii nie ma odwrotnego obciążenia dla klienta prywatnego, więc Piotr musi rozliczyć belgijski VAT ze stawką 21%. Piotr skontaktował się z belgijskim urzędem skarbowym ds. cudzoziemców i złożył wniosek – w efekcie otrzymał numer VAT zaczynający się od BE, inny niż jego polski (który zresztą zostawił w Polsce do tamtejszych rozliczeń). Teraz mógł legalnie wystawiać faktury belgijskie swojemu klientowi za każdy etap renowacji. Jan przypomniał mu też o kwestii EORI, ale tu Piotr był przygotowany – już wcześniej, sprowadzając maszyny z Anglii, wyrobił polski EORI, więc gdy musiał przywieźć trochę materiałów do Belgii, użył po prostu tego numeru (PL…), co zadziałało bez problemu na granicy UE. Po zakończeniu projektu Piotr wrócił do Polski, wyrejestrował się z belgijskiego VAT i podziękował Janowi za cenne wskazówki.

Historie Jana i Piotra pokazują, jak wszystkie numery identyfikacyjne współdziałają w praktyce. Jan, prowadząc firmę w Belgii, korzysta z numeru KBO, by zaistnieć legalnie i budować zaufanie; z numeru VAT, by prawidłowo rozliczać podatki od swojej sprzedaży; z numeru NISS, by wywiązywać się ze swoich obowiązków jako obywatel (składki, podatki dochodowe); oraz z EORI, by otworzyć się na światowy rynek. Piotr, jako zagraniczny przedsiębiorca, docenił uproszczenia pozwalające działać na podstawie polskiej firmy, ale również musiał skorzystać z kilku belgijskich identyfikatorów (Limosa, VAT, EORI), by spełnić miejscowe wymogi. Mimo pozornej złożoności, każdy z tych numerów ma jasno określoną rolę – razem tworzą spójny system ułatwiający legalne i sprawne prowadzenie firmy w Belgii.