Delegowanie pracownika za granicę – co musi załatwić pracodawca

Stan prawny na: październik 2026

Masz konkretny wyjazd w planie? Zadzwoń: +48 532 88 44 66.

Trzech monterów. Cztery miesiące w Holandii. Jeden handlowiec na dwa dni targów w Kolonii. I pytanie, które w tej firmie wraca przy każdym nowym kontrakcie: co trzeba załatwić, zanim ludzie wsiądą do busa?

Agnieszka to przykład złożony z typowych sytuacji, nie konkretna klientka. Prowadzi spółkę z o.o. z Torunia, która montuje instalacje wentylacyjne, i właśnie podpisała kontrakt w Holandii. Na jej przykładzie pokażemy, co pracodawca musi zrobić – i w jakiej kolejności.

Trzy zegary delegowania: 24 miesiące, 12 miesięcy i 183 dni

Zgłoszenie w kraju pracy składa się przed startem. Ubezpieczenie, prawo pracy i podatek mają za to własne liczniki – i łatwo założyć, że A1 załatwia wszystkie trzy. Tymczasem A1 rozstrzyga jedno: w którym kraju pracownik jest ubezpieczony. Prawo pracy i podatki mają własne przepisy i własne liczniki. Chodzą równolegle. Każdy liczy czas po swojemu.

Zegar	Czego dotyczy	Kluczowy próg	Co się dzieje po przekroczeniu
Ubezpieczenie (A1)	składki i świadczenia z ZUS	do 24 miesięcy przewidywanej pracy	co do zasady system kraju pracy; dłużej w polskim ZUS tylko za porozumieniem obu państw (wniosek US-36), bez gwarancji zgody. Wyjazd zaplanowany od początku na ponad 24 miesiące nie spełnia warunku art. 12 – wtedy pozostaje wniosek o porozumienie wyjątkowe
Prawo pracy kraju docelowego	wynagrodzenie, czas pracy, urlop	podstawowe warunki od początku; pełniejsze po 12 miesiącach, po umotywowanym powiadomieniu po 18	prawie wszystkie warunki z tamtejszych przepisów i powszechnie stosowanych układów zbiorowych
Podatek dochodowy	gdzie pracownik zapłaci podatek od pensji	zależy od umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania; 183 dni to jeden z warunków, nie bezpieczny próg	podatek może przejść do kraju pracy – w niektórych sytuacjach jeszcze przed upływem 183 dni

Cztery miesiące w Holandii to daleko od 24 miesięcy i od 12. Do 183 dni też jeszcze sporo, ale przy podatkach liczy się nie tylko kalendarz – zależy też od umowy z danym krajem i od tego, kto ponosi koszt wynagrodzenia. Szczegóły rozpisaliśmy w tekście o 183 dniach za granicą. Gdy za granicą pracuje cała spółka, a nie tylko jej ludzie, dochodzi pytanie o zagraniczny zakład – o tym piszemy przy księgowości spółki z dochodami zagranicznymi.

Zasady przesunięcia do 18 miesięcy i liczenia zastępstw opisujemy w tekście o tym, co się zmienia po 12 miesiącach delegowania.

Kiedy pracownik potrzebuje A1 – delegowanie (US-3) czy praca w kilku krajach (US-4)

Zaświadczenie A1 potwierdza, że osoba pracująca w innym kraju Unii, EOG albo w Szwajcarii nadal podlega polskim ubezpieczeniom. Dla pracowników są dwie typowe sytuacje:

• Delegowanie (art. 12 ust. 1 rozporządzenia 883/2004) – wysyłasz pracownika do jednego kraju na określony czas. Wniosek US-3. To przypadek monterów Agnieszki.
• Praca w kilku krajach (art. 13 ust. 1) – pracownik normalnie pracuje w dwóch lub więcej państwach, na przykład serwisant, który co tydzień objeżdża klientów w Niemczech, Czechach i na Słowacji. Wniosek US-4. Tu ustawodawstwo przypisuje się według innych zasad.

A1 nie jest automatyczne. ZUS wydaje je po sprawdzeniu warunków – a o nich za chwilę.

Warunki delegowania pracownika za granicę – lista kontrolna

Zanim złożysz US-3, sprawdź pięć rzeczy:

1. Miesiąc w polskim systemie. Pracownik był ubezpieczony albo mieszkał w Polsce co najmniej przez miesiąc bezpośrednio przed rozpoczęciem zatrudnienia. Krótsze okresy ZUS ocenia indywidualnie. To ważne przy osobach zatrudnianych właśnie po to, żeby je wysłać.
2. Firma naprawdę działa w Polsce. Pracodawca musi normalnie prowadzić w Polsce znaczną część działalności. Poradnik Komisji Europejskiej, na który powołuje się ZUS, uznaje obrót w Polsce na poziomie około 25% za wystarczający – ale to wskaźnik, nie sztywny próg. Niższy obrót oznacza dokładniejszą analizę, nie automatyczną odmowę.
3. Do 24 miesięcy. Przewidywany czas pracy za granicą nie przekracza 24 miesięcy.
4. Bez zastępowania. Pracownik nie jedzie na miejsce innej osoby, której okres delegowania się skończył.
5. Przerwy mają swoje reguły. Urlop, choroba czy szkolenie w siedzibie firmy nie przerywają delegowania. Ale gdy delegowanie się skończy, kolejne delegowanie tego samego pracownika przez tę samą firmę do tego samego kraju co do zasady może zacząć się dopiero po dwóch miesiącach.

Monterzy Agnieszki pracują u niej od lat, spółka większość przychodów ma z polskich zleceń, a kontrakt potrwa cztery miesiące. Na tym etapie nic nie wskazuje na przeszkodę – pod warunkiem, że żaden z monterów nie jedzie na miejsce innej osoby. To Agnieszka sprawdza jeszcze przed wnioskiem.

Jak złożyć wniosek o A1 dla pracownika

Od 1 kwietnia 2022 r. wnioski o A1 składa się do ZUS wyłącznie elektronicznie – przez eZUS, czyli dawne PUE ZUS. Pracodawca wyszukuje w katalogu usług wniosek US-3 (albo US-4), wypełnia go i podpisuje elektronicznie. Kreator prowadzi pytaniami krok po kroku.

Kiedy? Przed wyjazdem. ZUS sam zachęca, żeby wystąpić o A1 z wyprzedzeniem, bo brak zaświadczenia może mieć negatywne konsekwencje, na przykład podczas kontroli za granicą.

Ludzie już wyjechali? Wniosek złożony po rozpoczęciu pracy nie jest stracony – o zaświadczeniu A1 z datą wsteczną piszemy osobno. A ile trwa samo oczekiwanie i od czego zależy, rozpisaliśmy w tekście ile czeka się na zaświadczenie A1.

A1 to nie wszystko: zgłoszenie delegowania w kraju pracy

Prawo Unii pozwala państwom wymagać od pracodawcy prostego zgłoszenia delegowanych pracowników. We Francji, Belgii, Holandii, Austrii i – w wybranych branżach – w Niemczech trzeba to zrobić przed pierwszym dniem pracy. Każdy kraj ma własne wyjątki, a w innych państwach UE obowiązują własne zgłoszenia, więc sprawdź je przed każdym nowym kierunkiem:

Kraj	Co zgłaszasz	Gdzie	Na co uważać
Niemcy	zgłoszenie delegowania do niemieckiego urzędu celnego (Zoll) – tylko w wybranych branżach, m.in. w budownictwie, gastronomii i hotelarstwie, transporcie i logistyce, sprzątaniu budynków i montażu targów	Meldeportal-Mindestlohn	przed każdą usługą; pełnomocnik do doręczeń i osoba odpowiedzialna w Niemczech
Francja	deklaracja delegowania (déclaration préalable de détachement) – wszystkie branże	SIPSI	przed rozpoczęciem usługi, wyłącznie elektronicznie; przedstawiciel firmy we Francji
Belgia	zgłoszenie Limosa	Working in Belgium	przed rozpoczęciem pracy; osoba łącznikowa dla inspekcji pracy; szczegóły: Limosa – jak delegować pracowników do Belgii
Holandia	zgłoszenie przez meldloket	postedworkers.nl	przed rozpoczęciem zlecenia; osoba kontaktowa w Holandii
Austria	zgłoszenie ZKO3 do centralnej jednostki koordynacyjnej przy ministerstwie finansów	bmf.gv.at	przed rozpoczęciem pracy, wyłącznie elektronicznie

Agnieszka zgłasza więc swoich monterów w holenderskim meldloket, zanim zaczną pracę, i wskazuje osobę kontaktową w Holandii.

Na miejscu przydają się też dokumenty. Państwo przyjmujące może żądać kopii umowy o pracę, kart płac, ewidencji czasu pracy z godziną rozpoczęcia, zakończenia i długością dnia pracy, dowodów wypłaty wynagrodzenia, tłumaczeń tych dokumentów i wskazania osoby do kontaktów z urzędami. Najlepiej mieć je w porządku od pierwszego dnia. Nie od pierwszej kontroli.

Samo zgłoszenie w Niemczech – co wpisać w formularzu i jakie dokumenty mieć na budowie – rozpisaliśmy w tekście o zgłoszeniu delegowania do Niemiec w Meldeportal.

Kierowców dotyczą osobne reguły. Gdy praca kierowcy jest delegowaniem w rozumieniu przepisów o transporcie drogowym, zgłoszenie składa się przez unijny formularz połączony z systemem IMI, a nie przez portale z tabeli.

Wynagrodzenie i warunki pracy kraju docelowego

Od 30 lipca 2020 r. delegowanemu pracownikowi należy się wynagrodzenie według zasad kraju pracy – nie tylko minimalne stawki płacy, jak było wcześniej. Chodzi o składniki wynagrodzenia wynikające z tamtejszych przepisów i powszechnie stosowanych układów zbiorowych.

Tu najłatwiej o błąd przy rozliczaniu wyjazdów. Dodatek z tytułu delegowania jest częścią wynagrodzenia – chyba że to zwrot wydatków faktycznie poniesionych na podróż, wyżywienie i zakwaterowanie. A jeśli z warunków zatrudnienia nie wynika, która część dodatku jest zwrotem kosztów, przepis przyjmuje, że cały dodatek jest zwrotem wydatków. Czyli nie liczy się do wynagrodzenia – dietą nie dopłacisz do pensji. Jak dieta i dodatek wpływają na składki i podatek w Polsce, to już osobne pytanie.

Rachunek krok po kroku – składki ZUS, PIT i płacę minimalną kraju pracy – pokazujemy w tekście o tym, jak policzyć ZUS i podatek pracownika delegowanego.

Do tego dochodzi obowiązek z polskiej ustawy o delegowaniu pracowników. Jeśli delegowanie potrwa dłużej niż 4 kolejne tygodnie, przed wyjazdem pracodawca aktualizuje informację o warunkach zatrudnienia. Dodatkowo, na papierze albo elektronicznie, informuje pracownika o trzech rzeczach: wynagrodzeniu w kraju pracy, dodatku z tytułu delegowania albo zasadach zwrotu wydatków oraz oficjalnej stronie tego kraju o delegowaniu – z linkiem. Monterzy Agnieszki jadą na cztery miesiące, więc ją to dotyczy.

Po 12 miesiącach rzeczywistego delegowania zaczynają obowiązywać prawie wszystkie warunki zatrudnienia wynikające z przepisów i powszechnie stosowanych układów zbiorowych kraju pracy. Wyjątki są dwa: zasady zawierania i rozwiązywania umów o pracę, w tym klauzule o zakazie konkurencji, oraz uzupełniające pracownicze programy emerytalne. Jeśli firma złoży umotywowane powiadomienie, ten moment przesuwa się do 18 miesięcy. I jeszcze jedno: gdy na tym samym zadaniu i w tym samym miejscu jeden delegowany pracownik zastępuje drugiego, okresy obu się sumują. Wymiana ekipy co jedenaście miesięcy nie zeruje licznika.

Podróż służbowa a delegowanie – czy na targi też potrzebne jest A1

Handlowiec Agnieszki jedzie na dwa dni do Kolonii. To nie jest delegowanie: wyjazd na targi, konferencję, spotkanie czy szkolenie nie oznacza delegowania w rozumieniu przepisów o delegowaniu. Ale Komisja Europejska wskazuje, że także przy takich wyjazdach trzeba wystąpić o A1. Dwa dni w Kolonii to wciąż praca w innym kraju.

Granica między podróżą służbową a delegowaniem nie zawsze jest oczywista. Kodeks pracy mówi o należnościach za zadanie służbowe wykonywane poza siedzibą pracodawcy albo poza stałym miejscem pracy. Delegowanie to coś innego: pracownik jedzie, żeby wykonać umowę, którą firma zawarła z klientem za granicą. Inspekcja pracy wskazuje, że każdy wyjazd wymaga osobnej oceny. Wielotygodniowy montaż rozliczany wyłącznie jak podróż służbowa – z dietami, ale bez zgłoszenia w kraju pracy i bez wynagrodzenia według tamtejszych zasad – to typowy przypadek, który wychodzi przy kontroli.

Jak ta kwalifikacja przekłada się na wypłaty, opisujemy w tekście o dietach, składkach i podatku przy podróży służbowej i delegowaniu.

Dziś przy takim wyjeździe wystąp o A1. Zmiana jest w drodze, ale jeszcze nie obowiązuje.

Budownictwo: SOKA-BAU w Niemczech i Carte BTP we Francji

W Niemczech i we Francji budownictwo ma dodatkowe obowiązki, których nie widać w tabeli zgłoszeń.

SOKA-BAU to niemiecka kasa urlopowa budownictwa. Zagraniczny pracodawca, który wysyła pracowników na budowy w Niemczech, musi uczestniczyć w jej procedurze urlopowej. W praktyce oznacza to pisemną rejestrację w SOKA-BAU przed rozpoczęciem prac, comiesięczne zgłoszenie najpóźniej do 15. dnia następnego miesiąca i opłacanie składek. Obok tego obowiązuje zgłoszenie do niemieckiego urzędu celnego z tabeli wyżej. Obowiązek wynika z niemieckiej ustawy o delegowaniu pracowników (AEntG) i z układów zbiorowych budownictwa uznanych za powszechnie obowiązujące. Czy konkretna firma w ogóle podlega procedurze, zależy od rodzaju prac – SOKA-BAU udostępnia do tego własny test. Gdyby kolejny kontrakt Agnieszki był pod Hamburgiem, test trzeba zrobić przed wyjazdem – od niego zależy, czy spółka musi się zarejestrować.

Kogo procedura obejmuje, co meldować co miesiąc i jak liczy się składka, opisujemy w tekście o SOKA-BAU dla polskiej firmy budowlanej.

Carte BTP to imienna karta identyfikacyjna pracownika budowlanego we Francji. Od 1 października 2017 r. obowiązuje w całym kraju i dotyczy także pracowników delegowanych. Wniosek składa pracodawca, wyłącznie przez internet na stronie cartebtp.fr – po złożeniu deklaracji SIPSI i obowiązkowo przed rozpoczęciem delegowania. Kartę wydaje Union des caisses de France CIBTP, a pracownik musi ją okazać bez zwłoki na żądanie kontroli. Najpierw SIPSI, potem karta.

Jak złożyć deklarację we Francji i zdobyć karty dla ekipy, opisujemy krok po kroku w tekście o deklaracji SIPSI i karcie Carte BTP.

Pracownik spoza UE – wiza Vander Elst w Niemczech

Pracownik z Ukrainy, Gruzji czy Mołdawii, który legalnie mieszka i pracuje w Polsce, może przy wyjeździe do innego państwa UE dostać A1, jeśli spełnia te same warunki delegowania co Polak: unijne przepisy o koordynacji obejmują także obywateli państw trzecich legalnie zamieszkujących w UE. Nie stosuje ich Dania. Wyjazdy obywateli państw trzecich do Norwegii, Islandii, Liechtensteinu i Szwajcarii trzeba sprawdzić osobno, podobnie jak sytuację osób z ochroną czasową w Polsce.

Ale A1 to ubezpieczenie, nie prawo pobytu. Do Niemiec obywatel państwa trzeciego delegowany przez firmę z UE potrzebuje co do zasady wizy Vander Elst. Ambasada Niemiec wskazuje jako jej podstawę § 19c ust. 1 ustawy o pobycie w związku z § 21 rozporządzenia o zatrudnieniu. Jedyny wyjątek opisany przez ambasadę to rezydent długoterminowy UE: może wjechać bez wizy na najwyżej 90 dni w ciągu 12 miesięcy. Obywatele Ukrainy z paszportem biometrycznym wjeżdżają do strefy Schengen bez wizy, ale ten ruch bezwizowy nie obejmuje pracy zarobkowej. O wizę trzeba wystąpić w niemieckiej placówce dyplomatycznej – zasady opisuje ambasada Niemiec. Najlepiej zanim ktokolwiek zarezerwuje bilety. Inne państwa mają własne zasady wobec pracowników spoza Unii, więc sprawdza się je osobno dla każdego kraju.

Całą ścieżkę wyjazdu pracownika z Ukrainy – pobyt, A1 i zgodę kraju pracy – rozpisujemy w tekście o delegowaniu pracownika z Ukrainy do Niemiec.

Co grozi, gdy czegoś zabraknie

Brak A1, brak zgłoszenia czy źle rozliczone wyjazdy rzadko wychodzą od razu. ZUS wprost wymienia brak A1 jako ryzyko przy kontroli za granicą. Niedopłata do wynagrodzenia kraju pracy oznacza wyrównanie, a kary nałożone za granicą nie zostają za granicą: polska ustawa o delegowaniu przewiduje współpracę Państwowej Inspekcji Pracy z zagranicznymi urzędami, w tym powiadamianie polskich pracodawców o nałożonych karach i ich egzekucję.

Delegowanie z biurem: co przejmujemy

Obsługujemy polskie firmy, które wysyłają pracowników za granicę – od pojedynczego wniosku po stałą obsługę kadr.

• Przed wyjazdem: sprawdzamy warunki A1 i składamy wnioski US-3 lub US-4 w eZUS – także dla pracowników spoza UE i przy krótkich wyjazdach służbowych.
• Zgłoszenia w kraju pracy: przy krótkich delegowaniach przygotowujemy je sami, przy dłuższych – razem z lokalnymi partnerami.
• Co miesiąc: kadry i płace pracowników delegowanych, prowadzone w Polsce, oraz rozliczenia wyjazdów – tak, żeby dieta była dietą, a wynagrodzenie wynagrodzeniem.
• Budownictwo: SOKA-BAU i Carte BTP prowadzimy z partnerami, którzy mają lokalne uprawnienia i licencje.
• Przy zmianie kraju, kontraktu albo harmonogramu: aktualizujemy A1 i zgłoszenia.

Obsługa wniosku A1 kosztuje 1 107 zł brutto za osobę. Stałą obsługę pracowników delegowanych wyceniamy za osobę i miesiąc, a czynności delegowania osobno – po krótkiej rozmowie.

Najczęstsze pytania

Czy A1 wystarczy, żeby pracownik legalnie pracował za granicą?

Nie. A1 potwierdza, w którym kraju pracownik jest ubezpieczony. Osobno trzeba zgłosić delegowanie w kraju pracy, zapewnić tamtejsze warunki zatrudnienia, a w przypadku obywateli spoza UE – prawo pobytu, na przykład wizę Vander Elst w Niemczech.

Kto składa wniosek o A1 dla pracownika?

Pracodawca, elektronicznie przez eZUS: US-3 przy delegowaniu do jednego kraju, US-4 przy pracy w kilku krajach.

Czy na dwudniowe targi potrzebne jest A1?

Wyjazd na targi nie jest delegowaniem, ale Komisja Europejska wskazuje, że także przy nim trzeba wystąpić o A1. Przyjęta reforma zwolni podróże służbowe z uprzedniego zgłoszenia i wniosku o A1, ale zacznie się stosować dopiero 24 miesiące po wejściu w życie.

Jak długo można delegować pracownika?

W polskim systemie ubezpieczeń – do 24 miesięcy, dłużej tylko za porozumieniem obu państw. Prawo pracy nie ogranicza samej długości delegowania, ale po 12 miesiącach (18 po umotywowanym powiadomieniu) zaczynają obowiązywać prawie wszystkie warunki zatrudnienia z przepisów i powszechnie stosowanych układów zbiorowych kraju pracy.

Czy dieta może uzupełnić pensję do poziomu kraju pracy?

Tylko ta część dodatku z tytułu delegowania, która nie jest zwrotem kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania. Gdy z dokumentów nie wynika, która to część, cały dodatek traktuje się jako zwrot wydatków.

Skąd to wiemy

• Rozporządzenie (WE) nr 883/2004, art. 12, 13 i 16, oraz decyzja Komisji Administracyjnej nr A2
• Dyrektywa 96/71/WE w brzmieniu nadanym dyrektywą (UE) 2018/957
• Dyrektywa 2014/67/UE, art. 9, i dyrektywa (UE) 2020/1057 (kierowcy)
• Decyzja Komisji Administracyjnej nr A2) (warunki delegowania, przerwy)
• Kodeks pracy, art. 77⁵ (należności za podróż służbową), Dz.U. 2026 poz. 1245
• Państwowa Inspekcja Pracy, OIP Gdańsk: Zagraniczna podróż służbowa a oddelegowanie do pracy za granicą (materiał szkoleniowy, 2019)
• Rozporządzenie (UE) nr 1231/2010 (obywatele państw trzecich)
• Ustawa o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług, Dz.U. 2025 poz. 1682, art. 25c i art. 17-23
• ZUS: pracownicy delegowani, wnioski o A1 tylko elektronicznie
• Komisja Europejska, Your Europe – delegowanie pracowników
• Rada UE, komunikat z 28 września 2026 r. o przyjęciu reformy koordynacji i przyjęty tekst rozporządzenia (PE-CONS 29/26)
• Portale krajowe: Zoll, SIPSI, Working in Belgium – Limosa, postedworkers.nl, BMF Austria, SOKA-BAU, Carte BTP
• Ambasada Niemiec w Warszawie: wiza Vander Elst; Ambasada Niemiec w Kijowie: ruch bezwizowy obywateli Ukrainy

Co dalej

1. Wypisz wyjazdy na najbliższe miesiące: kto, dokąd, od kiedy, na jak długo i w ramach jakiego kontraktu.
2. Sprawdź listę kontrolną A1 i branżę – od niej zależą zgłoszenia w Niemczech oraz SOKA-BAU i Carte BTP.
3. Złóż wniosek o A1 i zgłoszenie w kraju pracy, zanim ludzie zaczną pracę.

Z delegowaniem jest jak z każdą sprawą transgraniczną: najdroższe błędy prawie zawsze powstają na etapie założeń. Jeśli planujesz wyjazd albo Twój plan właśnie się zmienił, opisz nam go – powiemy, co trzeba załatwić i w jakiej kolejności. Zadzwoń: +48 532 88 44 66.