Как правильно организовать «Workation» с юридической точки зрения?

Как юридически спланировать воркейшн (workation) в компании?

Воркейшн (Workation), то есть совмещение удаленной работы с отдыхом в другой стране, — это явление, которое прочно закрепилось в польском бизнесе. Поездка с ноутбуком под пальмы звучит как мечта, но чтобы эффективно и безопасно внедрить эту форму работы, вам нужен надежный план. Пренебрежение налоговыми или страховыми вопросами может стоить вам немало нервов и денег.

Воркейшн — это здорово! Мы знаем это по собственному офисному опыту. Однако к нему нужно правильно подготовиться. Вот полное руководство, объясняющее юридические правила, прежде чем вы упакуете чемоданы или разрешите это своим сотрудникам.

Что такое воркейшн на самом деле?

Воркейшн (Workation) — это термин, объединяющий слова «work» (работа) и «vacation» (отпуск). На практике это означает, что сотрудник (или вы, как индивидуальный предприниматель — JDG) выполняет свои стандартные профессиональные обязанности, но делает это из другой страны – часто из туристически привлекательного места. После окончания работы, вместо того чтобы возвращаться в квартиру в шумном городе, он идет на пляж или в горы.

Пример: Пани Анна повседневно работает в маркетинговом агентстве в Варшаве. В январе с согласия начальника она уезжает на месяц на Канарские острова. С 8:00 до 16:00 она работает удаленно из своих апартаментов, а по вечерам наслаждается океаном. Это и есть классический воркейшн.

Вас интересует эта тема? Прочитайте нашу следующую статью в блоге: Справка A1 для удаленных работников – так называемый воркейшн (workation)

Трудовой кодекс и работа из-за границы

Раньше мы опирались на «ковидные» правила, но сегодня ситуация ясна. Удаленная работа на постоянной основе регулируется польским Трудовым кодексом. Однако в нем нет магического слова «воркейшн». Поэтому заграничную поездку с ноутбуком мы рассматриваем как пересечение правил об удаленной работе и командировании работников (или временном выполнении работы за границей).

Ключевые юридические ловушки: Чего нужно остерегаться?

1. Налоговое резидентство и 183 дня:
   Если сотрудник находится в данной стране более 183 дней в году, он, скорее всего, сменит свое налоговое резидентство. Это означает, что подоходный налог нужно будет заплатить местной налоговой инспекции, а не польской (Urząd Skarbowy).
2. Риск «налогового представительства» (zakład podatkowy / permanent establishment):
   Для работодателя существует определенный риск. Если ваш сотрудник уедет в Испанию и оттуда будет вести переговоры и подписывать контракты от вашего имени, испанская налоговая инспекция может решить, что вы открыли там «представительство» (иностранный филиал), и потребовать уплаты налога на прибыль предприятий (CIT). Поэтому, как правило, воркейшн должен заключаться в исполнительной работе, а не в управленческо-менеджерской.
3. Охрана труда (BHP) и несчастные случаи на производстве:
   Работодатель несет ответственность за охрану труда (BHP), даже если сотрудник находится на краю света. Работа из гамака может звучать отлично, но она не соответствует нормам эргономики. Если сотрудник сломает ногу, идя за кофе в съемных апартаментах в Риме в рабочее время, это будет рассматриваться как несчастный случай на производстве. Выплаты покроет ZUS, но только в том случае, если вы позаботились о соответствующих формальностях (бланк A1).

ZUS, страхование и мифическое Соглашение ЕС

Ключевой вопрос при выезде в страны Европейского Союза звучит так: Где я должен платить страховые взносы? По правилу, они платятся там, где физически выполняется работа. Чтобы избежать этого в коротких поездках, мы применяем два решения:

• Обычный воркейшн (Командирование / Бланк A1): Если вы едете на несколько недель или месяцев, вы подаете заявление на выдачу бланка A1 из польского ZUS (на основании ст. 12 регламента 883/2004). ZUS подтверждает, что вы подлежите страхованию в Польше и вам не нужно платить взносы, например, в Германии или Италии. Вы можете работать таким образом до 24 месяцев.
• Соглашение ЕС об удаленной работе (telepracy): ZUS также присоединился к рамочному соглашению ЕС. Разница в том, что оно касается лиц, которые постоянно проживают в одной стране, а работают удаленно на компанию в другой. В этом случае, если удаленная работа не превышает 49,9% рабочего времени, взносы по-прежнему могут поступать в ZUS. Для типичного, выездного воркейшна мы просто используем обычное заявление на A1.

Практический чек-лист: Как организовать воркейшн?

1. Установите правила (Политика компании): Составьте четкое приложение к договору. Определите рабочее время, доступность для команды (учитывайте часовые пояса!) и правила контроля за выполнением задач.
2. Подайте заявление на A1 в ZUS: Сделайте это заблаговременно. Без этого работник (или вы, если у вас ИП/JDG) подпадает под законодательство принимающей страны.
3. Карта EKUZ и страховка: Работник должен оформить Европейскую карту медицинского страхования (EKUZ). Также стоит купить дополнительную туристическую страховку на случай непредвиденных обстоятельств.
4. Визы (если вы покидаете ЕС): Помните, что если работа в пределах Шенгенской зоны проста, то воркейшн в Таиланде или США требует соответствующей визы. Туристическая виза, как правило, запрещает выполнение работы, даже удаленной для польской компании!

    Ваша команда работает из-за границы? Избегите штрафов и иностранного ZUS.  

    Трансграничные правила безжалостны к ошибкам. Бухгалтерское бюро Precyzja возьмет на себя весь процесс: от анализа случая до заявлений US-36 и успешного получения справок A1 для ваших сотрудников и подрядчиков (B2B).       Позвоните и проконсультируйтесь по вашему случаю → +48 517 855 874  

    Быстрая проверка вашей ситуации и четкий план действий.  

Итог

Воркейшн — это отличный бенефит, который привлекает и удерживает таланты в компании. Важно, однако, чтобы он опирался на прочную правовую основу. Понимание правил, касающихся налогового резидентства, получение бланка A1 и четкое определение правил работы в правилах компании — это фундамент, который обеспечит спокойствие как работодателю, так и отдыхающему сотруднику.

    Мы заботимся о том, чтобы наши статьи были практическими и основанными на реальном опыте.
    Однако помните, что налоги и бухгалтерия, особенно в случае
    индивидуальной предпринимательской деятельности с зарубежными доходами и справок A1
    из ZUS, требуют индивидуального анализа. То, что работает в одном случае, в другом может выглядеть совершенно иначе.
    Если вы хотите быть уверены, что ваша ситуация рассчитана правильно,
    свяжитесь с нами – Бухгалтерское бюро Precyzja с удовольствием вам в этом поможет.