Как рассчитывать НДС(VAT) в ЕС?

Как рассчитывать НДС с продаж в других странах ЕС? Существуют различные варианты расчета НДС, которые помогают предпринимателям работать легально и эффективно: от процедуры One Stop Shop (OSS) до традиционной регистрации плательщиком НДС в другой стране.

Первая часть из серии трех статей, посвященных расчету НДС за границей.

Представьте себе молодую предпринимательницу Анну, которая управляет интернет-магазином в Польше. Ее товары набирают популярность за границей — их начинают покупать клиенты из Германии, Франции или Испании. Анна рада международному интересу, но в то же время сталкивается с вызовом: как рассчитывать НДС с продаж в других странах ЕС? Ведь налоговые правила Европейского Союза сложны…

Правила НДС (VAT) в ЕС – краткое введение для предпринимателей

НДС (налог на добавленную стоимость) является потребительским налогом, действующим во всех странах Европейского Союза. Общее правило заключается в том, что НДС должен уплачиваться в стране, где происходит потребление товара или услуги, то есть там, где товар в конечном итоге используется или услуга оказывается. Для предпринимателя, продающего локально (например, только на территории Польши), все просто (если кто-то вообще может положа руку на сердце сказать, что НДС — это просто) — он регистрируется как плательщик НДС в Польше, начисляет польский НДС в счетах-фактурах для клиентов и рассчитывается по нему в польской налоговой инспекции.

Трансграничные продажи на территории ЕС

Однако ситуация усложняется, когда продажи осуществляются через границу на территории ЕС. Если Анна продает товар клиентам в Германии или Франции (например, отправляя посылки из Польши за границу), возникает вопрос: должна ли она начислять польский НДС, или все же налог страны покупателя? Правила ЕС предусматривают особые положения для таких дистанционных продаж (B2C) и для электронных, телекоммуникационных и вещательных услуг, оказываемых потребителям (Внимание! Потребителям, а не компаниям!). С 1 июля 2021 года действует единый для ЕС лимит в 10 000 евро годовых продаж в другие страны ЕС — ниже этой суммы небольшие трансграничные продажи могут по-прежнему облагаться налогом в стране нахождения продавца​. Иными словами, если общая стоимость продаж Анны всем потребителям в ЕС не превышает 10 тыс. евро в год, она может начислять польский НДС (или пользоваться субъектным освобождением, если в Польше она является мелким налогоплательщиком). Однако, когда продажи превысят этот порог, они подлежат налогообложению в странах потребителей, что требует дополнительных действий.

Процедура OSS – единое окно для обслуживания НДС

В целях упрощения расчетов для интернет-продавцов в ЕС была введена процедура OSS (One Stop Shop). Это механизм, который позволяет компании зарегистрироваться только в одной стране ЕС (чаще всего в стране регистрации бизнеса) и через нее рассчитывать НДС, причитающийся во всех других странах-членах​. На практике это работает так: предприниматель ежеквартально подает декларации OSS в своей стране, указывая в них продажи в отдельные страны и причитающийся НДС по ставкам, действующим в этих странах. Польская налоговая инспекция затем переводит соответствующие суммы налога в нужные страны. Благодаря OSS Анне не нужно отдельно регистрироваться в Германии, Франции или Испании, экономя на бюрократии – по оценкам Европейской комиссии, эта процедура сокращает формальности до 95%​.

Традиционная регистрация плательщиком НДС в каждой стране

Альтернативой OSS является традиционная регистрация в качестве плательщика НДС в каждой стране, где осуществляются налогооблагаемые продажи. До введения OSS (до 2021 г.) предприниматели, превышающие действовавшие тогда пороги дистанционных продаж (разные для каждой страны), должны были получать местные номера НДС и подавать декларации в каждом государстве отдельно. Теперь, благодаря OSS, это значительно упрощено — одна инспекция, одна декларация, охватывающая все продажи B2C в ЕС. Однако следует подчеркнуть, что OSS касается в первую очередь продаж товаров, отправляемых потребителям (так называемые дистанционные продажи в ЕС) и некоторых услуг, оказываемых потребителям (телекоммуникационных, вещательных, электронных). Он не распространяется, например, на продажи товаров, которые уже находятся в другой стране (например, когда мы храним товар в Германии — тогда у нас там физическое присутствие и обязанность местной регистрации), а также на транзакции B2B.

Транзакции B2B (business-to-business)

…регулируются другими правилами. Если Анна продает товары или услуги другому плательщику НДС из ЕС, обычно применяется механизм обратного начисления (reverse charge — odwrotne obciążenie). Например, продажа товара из Польши немецкому предпринимателю — это внутриобщинная поставка товаров (WDT) , облагаемая по ставке 0% в Польше, а немецкий покупатель рассчитывает у себя внутриобщинное приобретение товара (WNT) и сам начисляет немецкий НДС (и одновременно вычитает его, если имеет такую возможность). В результате Анне не нужно регистрироваться в Германии для нужд такой транзакции – достаточно указать нулевую ставку НДС в своей декларации и подать сводную информацию (VAT-UE). Таким образом, OSS касается в основном продаж B2C, так как при продажах B2B механизм обратного начисления решает проблему двойной регистрации.

Подводя итог, варианты расчета НДС при продажах в ЕС следующие:

• Остаться на расчетах в стране регистрации бизнеса — возможно только до тех пор, пока общая стоимость продаж B2C в ЕС не превышает 10 000 евро в год. При превышении этого лимита нужно выбрать другой вариант.
• Использование процедуры OSS – одна регистрация и одна ежеквартальная декларация, охватывающая все продажи B2C в ЕС, рассчитываемая через польскую налоговую инспекцию (если компания зарегистрирована в Польше). OSS упрощает жизнь, потому что не нужно подавать множество деклараций в разных странах.
• Местная регистрация в стране покупателя – традиционный метод, все еще применяемый в некоторых случаях. Требует получения номера НДС в данном государстве и регулярного расчета налога на месте (ежемесячные или ежеквартальные декларации, ведение местного учета и т. д.). Этот вариант бывает необходим, если, например, компания хранит товары за границей, ведет там постоянную деятельность или по другим причинам не хочет использовать OSS.
• Импортная процедура IOSS – для продажи импортных товаров из-за пределов ЕС низкой стоимости (до 150 евро) существует отдельная система IOSS, но это тема для другого раза. В контексте типичных внутрисоюзных транзакций основным решением является OSS.

Регистрация за границей или упрощения – когда и что выгоднее?

Выбор между регистрацией плательщиком НДС в другой стране и использованием упрощений (OSS или лимитов освобождения) зависит от масштаба и характера деятельности:

• Малый масштаб зарубежных продаж (менее 10 000 евро в год) — если ваши продажи клиентам в других странах ЕС невелики, вы можете остаться на расчете НДС в Польше. В этом случае вы относитесь ко всем продажам как к внутренним – начисляете польский НДС (23% на большинство товаров) и перечисляете его польским налоговикам. С точки зрения иностранного клиента, налог включен в цену, но по польской ставке. Внимание: лимит в 10 тыс. евро относится к общей сумме всех продаж в ЕС, а не отдельно для каждой страны.
• Динамичное развитие и превышение лимита в 10 тыс. евро – когда продажи растут и вы превышаете порог, стоит рассмотреть OSS как решение по умолчанию. OSS почти всегда выгоднее, чем многократная регистрация – особенно если вы продаете во многие разные страны. Тогда вы избегаете языковых барьеров, необходимости следить за множеством различных сроков и форматов деклараций. На практике одна регистрация OSS может заменить до нескольких десятков местных регистраций​.
• Высокая концентрация продаж в одной стране — однако, если ваши зарубежные продажи в основном сосредоточены в одной стране, иногда рассматривается прямая регистрация в этой стране. Например, если 90% вашего экспорта идет в Германию, вы можете зарегистрироваться как плательщик НДС в Германии и рассчитываться напрямую там (при этом возможно оставаясь в OSS для других стран). Прямая регистрация может дать определенные преимущества – например, возможность вычета местного НДС из расходов в этой стране (если вы несете там расходы, такие как складирование, местная реклама и т. д.). В OSS вычет производится только в стране регистрации бизнеса, поэтому иностранный НДС вы все равно возвращаете через процедуры возврата НДС из-за границы, что бывает трудоемко. Поэтому крупные компании с собственной инфраструктурой за границей часто выбирают местные регистрации на ключевых для себя рынках, а OSS используют как вспомогательное средство или вообще отказываются от него в пользу сети местных филиалов.
• Специфические отрасли и требования – бывают ситуации, когда OSS не сработает. Если вы продаете подакцизные товары (например, алкоголь) или новые транспортные средства, правила предписывают регистрацию в стране покупателя независимо от объема продаж. Аналогично, если у вашей компании есть в данной стране постоянное место ведения деятельности (например, филиал, магазин, склад), то продажи с этого места подлежат обложению местным НДС, и OSS это не охватит.

Подводя итог, мелким и средним интернет-продавцам обычно выгоднее пользоваться упрощениями (лимит освобождения 10к или OSS). Крупные предприятия с развитой международной деятельностью часто комбинируют различные методы – регистрируются на месте там, где это необходимо, а в остальном используют OSS. Важен индивидуальный подход: анализ структуры продаж, затрат и административных обязанностей. Хорошо спланированная стратегия НДС может сэкономить как деньги, так и время.

Обязанности плательщика НДС в разных странах ЕС

Если вы решите (или вынуждены) зарегистрироваться плательщиком НДС в другой стране ЕС, вам придется выполнять там налоговые обязательства. Хотя НДС унифицирован директивами ЕС, каждое государство-член имеет свои процедуры и административные требования. Вот основные обязанности плательщика НДС за границей на примере нескольких аспектов:

• Регистрация НДС (VAT) – сначала необходимо подать регистрационное заявление в данной стране и получить местный номер НДС. Часто для этого требуется предоставить документы о деятельности, а иногда и назначить налогового представителя (в основном это касается компаний из-за пределов ЕС, но внутри ЕС такого требования обычно нет – польская компания может сама зарегистрироваться, например, в Чехии или Германии).
• Начисление и ставки НДС – после регистрации вы должны начислять НДС по ставкам, действующим в данной стране для продаваемых товаров/услуг. В каждом государстве свои ставки (например, стандартная ставка в Германии составляет 19%, в Чехии 21%, в Польше 23%). Также нужно знать местные предметные освобождения – то, что в Польше облагается налогом, в другой стране может быть освобождено, или наоборот.
• Выставление счетов-фактур и ведение учета – вы обязаны выставлять счета-фактуры в соответствии с местными правилами данной страны. К счастью, правила ЕС во многом унифицировали данные в счетах-фактурах, но различия все еще есть, например, в сроках выставления или языке документа. Вы должны вести учет продаж и покупок для целей НДС в порядке, требуемом этой страной, и хранить его в течение определенного времени (обычно 5-10 лет).
• Декларации по НДС – ключевой обязанностью является подача деклараций по НДС. В большинстве стран это происходит ежемесячно или ежеквартально – периодичность часто зависит от объема оборота или вида деятельности. Например, в Германии новые налогоплательщики подают декларации ежемесячно, а со временем могут перейти на ежеквартальные; в Чехии малые компании могут отчитываться ежеквартально, а более крупные – ежемесячно. На практике многие страны ЕС требуют подавать декларации каждый месяц или каждый квартал, при этом следует помнить, что компании с бо́льшими оборотами отчитываются чаще​. Помимо периодических деклараций некоторые страны также требуют годовую декларацию, подводящую итоги всего года (например, в Италии или Австрии).
• Сроки уплаты — вместе с подачей декларации необходимо уплатить причитающийся НДС на счет налоговой инспекции. Сроки различаются – часто это 20-е или 25-е число месяца, следующего за отчетным периодом, но бывают и исключения. За этими сроками нужно следить, так как просрочка влечет за собой начисление пени или штрафов.
• Другие отчеты — если вы ведете внутрисоюзную торговлю, у вас может возникнуть обязанность подавать дополнительную информацию, такую как EC Sales List (сводная информация о поставках, польская «сводная информация VAT-UE»), показывающая транзакции B2B другим налогоплательщикам в ЕС, или декларации Intrastat (статистика торговли товарами, если вы превысите пороги отгрузок/поступлений в данной стране).
• Проверки и коммуникация — будучи зарегистрированным за границей, вы подпадаете под юрисдикцию местных налоговых органов. Вы должны быть готовы к коммуникации на местном языке, возможным налоговым проверкам, даче объяснений. В эпоху цифровизации многие вопросы решаются онлайн, но языковой барьер остается – стоит заручиться поддержкой бухгалтерского бюро, знающего реалии данной страны.

Как мы видим, местная регистрация НДС означает много дополнительной работы и знаний. Для небольшой компании это может стать тяжелым бременем, поэтому, прежде чем принять решение о регистрации в другой стране, подумайте, не удовлетворят ли ваши потребности упрощенные процедуры (OSS, пороги освобождения). Однако иногда регистрация неизбежна или выгодна — тогда можно рассмотреть возможность найма специалистов или бухгалтерского бюро в этой стране, чтобы они помогли выполнять обязанности в соответствии с законом.

Примеры компаний и их стратегий НДС

Теория теорией, но как это выглядит на практике? Вот несколько примеров сценариев предпринимателей, работающих в ЕС, и применяемых ими стратегий расчета НДС:

• Пример 1: Небольшой интернет-магазин «Polskie Rękodzieło» – владелица (Анна) продает декор ручной работы. 90% клиентов из Польши, 10% — это заказы со всего ЕС через Etsy. Годовой объем продаж зарубежным потребителям составляет около 5 000 евро. Анна не превышает порог в 10 000 евро, поэтому ей не нужно регистрироваться в OSS или как плательщик НДС за границей. Она включает польский 23% НДС в цену своих товаров для всех клиентов. Когда француженка покупает у нее украшение, Анна начисляет польский НДС и уплачивает его в Польше (в соответствии с правилом реализации ниже порога). Благодаря этому у Анны минимум формальностей – она не подает никаких деклараций за пределами Польши. Однако она отслеживает общую сумму зарубежных продаж, потому что, когда она приблизится к 10 тыс. евро, она рассмотрит возможность регистрации в OSS.
• Пример 2: Интернет-магазин «EuroElectro» – средняя польская компания, продающая бытовую электронику. У них есть клиенты по всему ЕС, а их продажи B2C за границу значительно превышают 10 тыс. евро (например, 200 тыс. евро в год, распределенные по многим странам). Компания сразу выбрала процедуру OSS, чтобы избежать нескольких десятков регистраций. Ежеквартально польская бухгалтерия подает декларацию OSS, указывая в ней, например, продажи в Германию на X евро (19% НДС), во Францию на Y евро (20% НДС) и т. д., и переводит итоговый налог в польскую налоговую инспекцию. Без OSS им пришлось бы отдельно отчитываться в каждой из этих стран. Благодаря OSS компания фокусируется на бизнесе, а администрирование НДС упрощено и централизовано.
• Пример 3: Производитель «MachineryCo» — продажи только B2B – крупный польский производитель оборудования продает свою продукцию в основном другим компаниям в ЕС. Транзакции являются B2B, поэтому они осуществляются как внутриобщинные поставки товаров (нулевой НДС в Польше) и соответствующие приобретения на стороне клиента. MachineryCo не нужно использовать OSS или регистрироваться за границей — достаточно иметь польский номер NIP VAT UE и подавать сводную информацию. Их клиенты (компании) предоставляют им свои номера VAT-UE, благодаря чему продажа может не облагаться налогом в Польше, а рассчитываться покупателями. Компании нужно только следить за тем, чтобы каждая транзакция была должным образом задокументирована (доказательство вывоза товара в другую страну и т.д.). Стратегия: концентрация на B2B позволила избежать сложностей потребительского НДС, что значительно упрощает внешнюю торговлю.
• Пример 4: Стартап «GadgetHub» и склад за границей — польский стартап продает электронные гаджеты. Он использует склад Amazon в Германии, откуда товар доставляется немецким клиентам (так называемый FBA – Fulfillment by Amazon). В тот момент, когда компания разместила продукцию в Германии, возникла обязанность зарегистрироваться плательщиком НДС в Германии — продажа со склада на территории DE является местной немецкой поставкой. Поэтому GadgetHub пришлось получить немецкий номер НДС, и он рассчитывает там продажи на местном уровне (ежемесячные декларации, немецкий НДС 19%). В другие страны ЕС они продают из Польши и используют OSS. Вывод: если бизнес-модель требует физического присутствия товаров в другой стране (склад, консигнация), невозможно избежать местной регистрации в этой стране, а OSS охватывает только оставшуюся часть продаж.
• Пример 5: (Анонс новостей) Микропредприятие с процедурой SME – индивидуальный предприниматель, оказывающий художественные услуги, продает небольшие изделия ручной работы онлайн, оборот около 30 тыс. евро в год. В 2024 году она использовала OSS, но с 2025 года появляется новая процедура SME для малых предприятий, которая позволит ей вообще не начислять НДС с зарубежных продаж в ЕС (если она выполнит условия). Компания рассматривает возможность перехода на эту процедуру, чтобы еще больше упростить себе жизнь. Подробнее о процедуре SME читайте в следующей статье этой серии.

В первой части серии мы рассмотрели основные варианты расчета НДС в Европейском Союзе – от лимита в 10 000 евро и процедуры OSS до местной регистрации. Каждое решение имеет свои преимущества и недостатки, а выбор зависит от масштаба и характера деятельности. В следующих статьях мы подробнее рассмотрим новую процедуру SME, действующую с 2025 года, благодаря которой самые маленькие компании смогут избежать НДС за границей. Вы узнаете, в чем заключается это решение, кто может им воспользоваться и с какими формальностями оно связано.​