«Белый список» НДС и освобождение от НДС: что нужно знать

Отсутствие контрагента в белом списке НДС (biała lista VAT) может означать, что он просто освобожден от уплаты НДС. Поэтому нужно понимать, что такое белый список и освобождение от НДС.

Пани Малгожата (имя изменено) руководила небольшой проектной фирмой. В один прекрасный день она получила заказ от нового клиента на разработку маркетинговых материалов. Сумма сделки составляла 15 000 злотых. Все казалось в порядке, пока не пришло время делать перевод.

«Я проверила фирму в белом списке, но ее там не оказалось! Я была уверена, что это какое-то мошенничество», — рассказывала она во время визита в наш офис. «Я отказалась от сотрудничества, а позже выяснилось, что я потеряла хорошего клиента, который был просто освобожден от уплаты НДС».

Эта история ясно показывает, насколько важно понимать взаимосвязь между белым списком и освобождением от НДС. Давайте рассмотрим это подробнее.

Что же такое белый список НДС?

Белый список налогоплательщиков НДС, введенный 1 сентября 2019 года, — это официальный электронный реестр, который ведет глава Национальной налоговой администрации (KAS). В нем содержится информация о субъектах, зарегистрированных в качестве активных плательщиков НДС, незарегистрированных (например, тех, кому было отказано в регистрации), исключенных и восстановленных в реестре НДС. Этот перечень позволяет предпринимателям проверять налоговый статус контрагентов, а также проверять их номера банковских счетов, заявленных в налоговую инспекцию.

Это централизованная база данных, созданная с целью повышения безопасности транзакций и снижения уровня мошенничества с НДС. На практике это означает, что перед оплатой счета-фактуры вы можете проверить, является ли ваш контрагент легально действующим плательщиком НДС и поступает ли перевод на правильный корпоративный счет, который он заявил в налоговую инспекцию.

В каких случаях контрагента нет в белом списке?

Вернемся к истории пани Малгожаты. Когда она не нашла своего нового клиента в белом списке, она сразу же предположила худшее. Это естественная реакция – ведь все мы слышали о налоговом мошенничестве. Однако правда оказалась иной.

Ее клиент вел малый бизнес и пользовался освобождением от уплаты НДС. И нужно знать, что реестр содержит номера корпоративных расчетных счетов, заявленных в налоговую инспекцию активными плательщиками НДС. Реестр не собирает данные о личных банковских счетах физических лиц (счетах ROR), даже если они используются в предпринимательской деятельности субъектами, освобожденными от уплаты НДС. Более того, данные субъектов, освобожденных от НДС, могут отображаться в реестре, но без информации об их банковских счетах.

Это одна из наиболее частых причин отсутствия номера банковского счета контрагента в белом списке. Если субъект:

• Освобожден от НДС (например, из-за низких оборотов, не превышающих 200 000 злотых в год) и не заявил корпоративный расчетный счет или использует личный счет.
• Использует личный банковский счет (ROR) вместо корпоративного расчетного счета, который единственный подлежит заявлению в налоговую инспекцию в случае активных плательщиков НДС.
• Является активным плательщиком НДС, но не заявил корпоративный счет в налоговую инспекцию (что является его обязанностью).

В таком случае вы не найдете номер банковского счета этого контрагента в реестре, несмотря на то, что он может быть совершенно легальным и надежным деловым партнером.

Последствия перевода на счет вне белого списка

Согласно законодательству, если вы совершаете платеж на сумму свыше 15 000 злотых брутто (или эквивалент этой суммы в иностранной валюте) на счет, которого нет в белом списке, и который не был заявлен в налоговую инспекцию активным плательщиком НДС, вы подвергаете себя риску:

• Невозможности отнести расход к затратам на получение дохода (koszty uzyskania przychodu) в той части, в которой платеж был совершен на счет, отсутствующий в реестре.
• Солидарной ответственности за налоговые обязательства контрагента по НДС, связанные с этой транзакцией.

Пан Артур, владелец строительной компании, на собственном горьком опыте убедился в этом. Он поручил выполнение работ субподрядчику и заплатил 20 000 злотых на указанный счет, не проверив его в белом списке. Через год во время налоговой проверки выяснилось, что он не может отнести эту сумму к расходам компании. Возникший дополнительный налог к уплате значительно сократил его бюджет.

Как избежать проблем?

• Всегда проверяйте контрагентов в белом списке. Реестр обновляется один раз в сутки, каждый рабочий день. Поэтому вы можете регулярно проверять статус своих деловых партнеров и номера их счетов. Лучше всего делать это в день осуществления перевода.
• Помните о лимите в 15 000 злотых. Обязанность проверки распространяется на транзакции, превышающие эту сумму, совершенные на банковские счета.
• Сохраняйте подтверждение проверки. Поисковая система на сайте Министерства финансов позволяет скачать справку о проведении проверки, которую стоит сохранить в документации.
• В случае проблем подайте уведомление. Если вы уже совершили платеж на счет, которого нет в белом списке, у вас есть 7 дней с даты поручения на перевод, чтобы сообщить об этом факте в налоговую инспекцию на бланке ZAW-NR. Благодаря этому вы избежите негативных последствий.
• Используйте механизм разделенного платежа (split payment). Оплата с применением механизма разделенного платежа (MPP) на счет, которого нет в белом списке, также освобождает от негативных последствий.

Пан Марек, владелец рекламного агентства, применяет простое правило: перед каждым переводом свыше 10 000 злотых (для безопасности он принял более низкий порог) его бухгалтер проверяет контрагента в белом списке и сохраняет подтверждение в специальной папке. «Это занимает буквально минуту, но дает огромное спокойствие», — говорит он.

Освобождение от НДС и белый список – что нужно знать?

Предприниматели, освобожденные от уплаты НДС, часто сомневаются: «Почему меня нет в белом списке, если я веду легальный бизнес?». Дело в том, что белый список — это, прежде всего, реестр плательщиков НДС, включая активных, освобожденных, незарегистрированных (с отказом в регистрации), исключенных и восстановленных.

В реестре находятся номера корпоративных банковских счетов (так называемых расчетных счетов), но только в случае активных плательщиков НДС, которые заявили эти счета в налоговую инспекцию. Если вы пользуетесь освобождением от НДС, ваши данные могут появиться в реестре (например, название компании, ИНН/NIP), но без информации о банковском счете. Это происходит потому, что субъекты, освобожденные от НДС, не обязаны иметь корпоративный расчетный счет или заявлять его.

Пани Иоанна, владелица небольшого интернет-магазина изделий ручной работы, пользуется освобождением от НДС. «Мои бизнес-клиенты иногда звонят обеспокоенные тем, что не видят моего счета в белом списке. Поэтому я всегда предупреждаю их об этом факте и объясняю, что это нормально при освобождении от НДС и что мой личный счет не может там находиться», — объясняет она.

Как проверить, является ли контрагент плательщиком НДС в ЕС?

Для компаний, ведущих международную деятельность в Европейском Союзе, критически важно проверять, зарегистрированы ли контрагенты как плательщики VAT UE (НДС ЕС). В отличие от белого списка, который действует на национальном уровне, для проверки налогоплательщиков из других стран ЕС используется система VIES.

Система VIES (VAT Information Exchange System) — это поисковая система Европейской комиссии, которая позволяет проверить, является ли данный идентификационный номер НДС (VAT UE) действительным и принадлежит ли он компании, зарегистрированной для ведения торговли в пределах ЕС. Доступ к ней абсолютно бесплатный и возможен 24 часа в сутки.

Итог

Как белый список, так и система VIES — это неоценимые инструменты для предпринимателей, ведущих деятельность в Польше и ЕС. Регулярное их использование позволяет избежать многих налоговых и финансовых проблем.

Как и в случае с пани Малгожатой из начала нашей статьи, незнание этих инструментов может привести к ошибочным бизнес-решениям. В свою очередь, их умелое использование, как в случае с паном Анджеем, открывает двери для безопасного ведения бизнеса в международном масштабе.

Помните — в бизнесе осторожность и проверка — это не признак отсутствия доверия, а проявление профессионализма и заботы о собственных интересах.

«`