KSeF dla Artystów: Kompleksowy Przewodnik [VAT, Umowy Komisu, AML]

Wyobraźmy sobie pracownię. Na sztalugach schnie najnowszy obraz, w powietrzu unosi się zapach terpentyny i porannej kawy. To świat pani Zofii, utalentowanej malarki, która od kilku lat prowadzi własną działalność gospodarczą. Pani Zofia jest mistrzynią płótna i koloru, ale gdy dostaje e-mail od swojej księgowej z nagłówkiem „Ważne zmiany: KSeF”, czuje ten sam rodzaj niepokoju, co przed idealnie białym płótnem. Brzmi znajomo? Ten strach przed KSeF dla artystów jest powszechny i w pełni zrozumiały.

Jako eksperci z Biura Precyzja, którzy na co dzień pomagają twórcom poruszać się w świecie podatków, doskonale rozumiemy ten dysonans. Wielu artystów myśli: „Ale o co tyle hałasu? Przecież to tylko kolejna faktura, a ja i tak jestem na zwolnieniu z VAT”. Niestety, wprowadzenie Krajowego Systemu eFaktur (KSeF) to nie jest drobna zmiana. To fundamentalna rewolucja, która dotknie każdego przedsiębiorcy – także twórcę. Co gorsza, skomplikuje zasady, które na rynku sztuki są kluczowe, jak choćby rozliczanie umów komisowych z galeriami (art. 19a ust. 5 pkt 1a ustawy o VAT) czy zasady AML. W tym przewodniku przełożymy urzędowy żargon na język pracowni i pokażemy, jak bezpiecznie przejść przez tę cyfrową transformację.

Rozdział 1: Co to właściwie jest KSeF i dlaczego nie jest to PDF?

Do tej pory, gdy pani Zofia sprzedawała obraz firmie, która chciała powiesić go w swoim biurze, robiła prostą rzecz. Wystawiała w swoim programie fakturę, zapisywała ją jako plik PDF i wysyłała e-mailem. Proste, prawda?

KSeF wywraca ten proces do góry nogami.

Pomyślmy o KSeF jak o centralnej, państwowej „Poczcie dla Faktur”. Od teraz pani Zofia nie wysyła faktury bezpośrednio do klienta.

1. Najpierw musi ją wysłać na tę specjalną, rządową „pocztę”.
   
2. Ta „poczta” sprawdza, czy faktura jest poprawna, nadaje jej unikalny numer (taki cyfrowy stempel) i dopiero wtedy uznaje ją za „wystawioną”.
   
3. Klient (ta firma, która kupiła obraz) nie czeka na e-mail od pani Zofii, tylko musi sam zalogować się do tej samej „poczty” i odebrać sobie fakturę.
   

Ale o co chodzi z tym „XML”?

Najważniejsza zmiana: faktura w KSeF to nie jest obrazek ani PDF. To czysty plik z danymi, zapisany w specjalnym formacie XML. Wygląda trochę jak kod programistyczny – jest stworzony dla komputerów, nie dla ludzi.

Dla pani Zofii oznacza to jedno: będzie potrzebowała narzędzia, które potrafi „rozmawiać” z tą centralną pocztą. Może to być jej dotychczasowy program do faktur (jeśli zostanie zaktualizowany) lub darmowa aplikacja udostępniona przez Ministerstwo Finansów.

Kiedy ta rewolucja wchodzi w życie?

Zapiszcie tę datę w swoich kalendarzach: 1 kwietnia 2026 roku. Od tego dnia praktycznie każdy artysta-przedsiębiorca, sprzedający coś innemu przedsiębiorcy, będzie musiał korzystać z KSeF.

Co ciekawe, obowiązek odbierania faktur (np. za materiały malarskie kupione w hurtowni) wejdzie w życie jeszcze wcześniej – już od 1 lutego 2026 roku.

Rozdział 2: „Przecież jestem na zwolnieniu z VAT!” – Czy KSeF Mnie Dotyczy?

To najważniejsze pytanie, jakie słyszymy od twórców. Pani Zofia, podobnie jak wielu artystów, nie jest czynnym podatnikiem VAT. Jej sprzedaż nie przekracza 200 000 zł rocznie, więc korzysta ze zwolnienia podmiotowego.

Logika podpowiada: „Skoro nie płacę VAT, to system do uszczelniania VAT mnie nie dotyczy”. To niestety błąd.

Obowiązek KSeF dotyczy wszystkich przedsiębiorców, niezależnie od ich statusu VAT. Jeśli pani Zofia (jako „nievatowiec”) sprzeda obraz kancelarii prawnej (innej firmie), będzie musiała wystawić fakturę przez KSeF.

Chwila oddechu: Sprzedaż dla „zwykłego Kowalskiego” (B2C), czy kto nie będzie musiał stosować KSeF?

A co, jeśli pani Zofia sprzedaje obraz panu Janowi, który chce powiesić go w swoim salonie? Pan Jan nie ma firmy, jest osobą prywatną.

Tutaj mamy dobrą wiadomość: KSeF nie dotyczy transakcji z konsumentami (B2C). Ustawodawca przewidział brak obowiązku korzystania z KSeF w takim wypadku. W takim przypadku pani Zofia może po staremu wystawić panu Janowi fakturę papierową lub wysłać mu PDF.

A co ze specjalnym zwolnieniem dla artystów (usługi kultury)?

Niektórzy twórcy korzystają z jeszcze innego przywileju – zwolnienia przedmiotowego dla usług kulturalnych (na podstawie art. 43 ustawy o VAT). Działa to, gdy artysta świadczy indywidualnie usługę (np. tworzy utwór na zamówienie) i otrzymuje honorarium.

Niestety, zasada jest ta sama. To zwolnienie dotyczy podatku VAT, ale nie zwalnia z obowiązku KSeF, jeśli sprzedaż (ta usługa kulturalna) jest świadczona na rzecz innej firmy.

Rozdział 3: Galeria, Umowa Komisu i Wielki Ból Głowy z Fakturowaniem

Tu dochodzimy do sedna działalności wielu artystów. Pani Zofia rzadko sprzedaje obrazy bezpośrednio. Najczęściej współpracuje z „Galerią Nową” na podstawie umowy komisu.

Jak to działało do tej pory?

1. Pani Zofia zanosiła obraz do galerii.
2. Galeria sprzedawała go klientowi (np. za 10 000 zł).
3. Galeria informowała panią Zofię, potrącała swoją prowizję (np. 3 000 zł) i przelewała jej resztę (7 000 zł).
4. Pani Zofia wystawiała galerii fakturę na 7 000 zł.

Wydaje się, że galeria to tylko pośrednik. Ale uwaga – przepisy o VAT widzą to zupełnie inaczej!

Fikcja prawna, która zmienia wszystko

Dla urzędu skarbowego w przypadku komisu nie ma pośrednictwa. Zamiast tego dochodzi do dwóch osobnych sprzedaży:

1. Najpierw pani Zofia (komitent) „sprzedaje” obraz Galerii Nowa (komisantowi).
2. Dopiero potem Galeria Nowa sprzedaje ten obraz klientowi końcowemu.

To fundamentalna różnica, która w połączeniu z KSeF tworzy prawdziwe wyzwanie.

Kiedy pani Zofia ma wysłać fakturę do KSeF?

To jest kluczowe pytanie. Czy w dniu, gdy zanosi obraz do galerii? Nie. Czy w dniu, gdy galeria sprzedała obraz klientowi? Też nie.

W przypadku umowy komisu prawo VAT mówi jasno: obowiązek podatkowy (i moment na wystawienie faktury) dla artysty powstaje dopiero w chwili otrzymania zapłaty od galerii.

Co to oznacza w erze KSeF?

Pani Zofia musi czekać. Galeria sprzedała obraz, dostała 10 000 zł od klienta, potrąciła prowizję i przelała jej 7 000 zł. Dopiero gdy pani Zofia zobaczy te 7 000 zł na swoim koncie bankowym, może uruchomić swój program, przygotować fakturę dla galerii i wysłać ją do KSeF.

Wystawienie faktury „na zapas” lub z odroczonym terminem płatności (zanim pieniądze wpłyną) będzie teraz proceduralnie niepoprawne i bardzo ryzykowne. Wymaga to idealnej synchronizacji i świetnej komunikacji między artystą a galerią.

Rozdział 4: Gdy Sztuka Spotyka AML, czyli Transakcje pod Specjalnym Nadzorem

Gdy pani Zofia myślała, że KSeF to już wszystko, jej księgowa wspomniała o jeszcze jednym skrócie – AML (Anti-Money Laundering), czyli przepisy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy.

Historycznie, rynek sztuki bywał dyskretny, co niestety przyciągało osoby chcące „uprać” nielegalne środki. Dlatego prawo nałożyło specjalne obowiązki.

Kto jest „instytucją obowiązaną”?

Przede wszystkim galerie i domy aukcyjne. Indywidualny artysta rzadko nim będzie, chyba że sam na dużą skalę sprzedaje bardzo drogie dzieła.

Obowiązki galerii aktywują się przy transakcjach (lub powiązanych transakcjach) o wartości powyżej 10 000 EUR.

Co galeria musi zrobić?

Gdy Galeria Nowa sprzedaje obraz pani Zofii za 12 000 EUR, musi zastosować tzw. środki bezpieczeństwa. Mówiąc po ludzku: musi wylegitymować klienta, sprawdzić, kim jest, skąd ma pieniądze i zachować tę dokumentację.

Jak KSeF łączy się z AML?

I tu jest sedno. Do tej pory kontrola tych obowiązków AML była wyrywkowa. Ale teraz…

Wyobraźmy sobie, że Galeria Nowa sprzedaje obraz firmie X za 80 000 zł. Wystawia na nią fakturę. Gdzie ta faktura trafia? Oczywiście, do KSeF. Urzędnicy widzą ją niemal w czasie rzeczywistym.

Dla organów kontrolnych to jak otwarta księga. Algorytmy mogą natychmiast wyłapać wszystkie faktury powyżej progu 10 000 EUR. Kontroler może od razu sprawdzić: „OK, widzę w KSeF, że Galeria Nowa miała 5 takich transakcji w tym miesiącu. Poproszę o dokumentację AML dla każdej z nich”.

KSeF i AML tworzą razem potężne narzędzie nadzoru. Kończy się era dyskrecji – każda duża transakcja zostawia trwały, cyfrowy ślad w państwowym systemie.

Podsumowanie: Twoja Artystyczna Lista Kontrolna przed Erą KSeF

Rewolucja cyfrowa w fakturach jest nieunikniona. Dla pani Zofii i dla tysięcy innych twórców w Polsce oznacza to konieczność adaptacji. Ale nie musi to być bolesne, jeśli podejdziemy do tego metodycznie.

Oto Twoja praktyczna lista kontrolna „Artysta gotowy na KSeF”, którą przygotowaliśmy w Biurze Precyzja:

1. Potwierdź swój status. Pamiętaj, że KSeF w transakcjach B2B (firma-firma) dotyczy Cię, nawet jeśli jesteś zwolniony z VAT.
2. Zdobądź „cyfrowy klucz”. Jeśli jeszcze go nie masz, załóż Profil Zaufany. To najprostszy, darmowy sposób na logowanie się do systemów państwowych, w tym KSeF.
3. Wybierz narzędzie. Przetestuj darmową Aplikację Podatnika KSeF. Sprawdź też, czy Twój obecny program do faktur planuje integrację. Wybierz to, co jest dla Ciebie wygodniejsze.
4. Przejrzyj umowy z galeriami. To kluczowy punkt! Upewnij się, że Wasze umowy komisowe precyzyjnie określają, jak szybko galeria ma Cię informować o sprzedaży i (co najważniejsze) kiedy przekaże Ci pieniądze. Od tego zależy Twój obowiązek fakturowania w KSeF.
5. Ustal nowy proces. Stwórz nową rutynę: w przypadku komisu, fakturę w KSeF wysyłasz dopiero po otrzymaniu przelewu od galerii na swoje konto.
6. Zrozum AML. Jeśli Twoje dzieła osiągają wysokie ceny, bądź świadomy, że galeria będzie musiała weryfikować nabywców. To teraz standard.

KSeF to duże wyzwanie, ale też krok w stronę pełnej cyfryzacji. A gdy technologia jest opanowana, można znów spokojnie wrócić do pracowni.