System e-fakturowania KSeF stanie się obowiązkowy od lipca 2024. Faktury zakupowe nie będą już otrzymywane bezpośrednio od kontrahenta. Będzie trzeba pobrać je z systemu KSeF. Księgowanie dokumentów w formie papierowej czy PDF nie będzie już możliwe. Jedynie dokumenty z KSeF będą uznawane za ważne.
Jakie kroki muszą podjąć przedsiębiorcy w związku z KSeF? Czy tradycyjne faktury papierowe będą nadal ważne? Jak będzie wyglądał proces wystawiania e-faktur?
Te pytania są częścią szerokiej dyskusji na temat KSeF – Krajowego Systemu e-Faktur, który ma być jednolitą platformą dla wszystkich faktur w kraju. Wiele firm nie jest świadomych skali tej zmiany i ilości pracy, która ich czeka. Czas na przygotowania szybko mija, a większość przedsiębiorstw nie przeprowadziła nawet testów działania systemu.
Przykład 1: Przedsiębiorstwo „X”, które do tej pory wystawiało faktury w formie papierowej, musi teraz zaadaptować swój system księgowy do generowania e-faktur zgodnych ze standardami KSeF.
Przykład 2: Firma „Y”, specjalizująca się w handlu detalicznym, będzie musiała wprowadzić system do rejestrowania faktur zakupowych elektronicznie, zamiast przechowywania ich w formie papierowej.
Ważne jest, aby przedsiębiorcy zrozumieli, że KSeF to nie tylko zmiana formatu faktur, ale całkowicie nowy sposób ich przetwarzania i archiwizacji.
Instrukcje korzystania z KSeF
Wprowadzenie KSeF wiąże się z cyfryzacją procesu fakturowania. To nowe podejście wymaga od firm wdrożenia nowych procedur dotyczących wystawiania i rejestrowania faktur.
- Implementacja integracji z KSeF nie dotyczy tylko księgowości, ale wymaga zmian w całej strukturze firmy. W wielu przedsiębiorstwach procesy fakturacji angażują pracowników z różnych działów. Podobnie jest z rejestrowaniem faktur zakupowych, które często wymagają dodatkowej weryfikacji przed przekazaniem do działu księgowości.
Struktura e-faktur – jak to działa?
Nie wszyscy przedsiębiorcy zdają sobie sprawę, że wprowadzenie KSeF wymaga od nich działań. W grudniu rozpoczęła się kampania informacyjna Ministerstwa Finansów, mająca na celu przybliżenie tego zagadnienia mikroprzedsiębiorcom. Kluczowe jest uzyskanie dostępu do konta w KSeF. Podczas logowania konieczne jest podanie numeru NIP i przejście procesu uwierzytelniania.
Firmy z osobowością prawną mogą uwierzytelniać się za pomocą pieczęci kwalifikowanej. Jeśli jej brak, potrzebne jest złożenie do urzędu skarbowego formularza ZAW-FA, który wskazuje osobę uprawnioną do logowania do KSeF. Po zalogowaniu można przeglądać faktury, nadawać uprawnienia innym i generować tokeny do integracji z systemem.
Programy do wystawiania faktur w dobie KSeF
Wprowadzenie KSeF wymusza zmiany w oprogramowaniu do faktur. Konieczne będzie dostosowanie programów do nowych wymagań. Faktury w formie PDF czy papierowej nie będą już dokumentem ważnym. Muszą być wprowadzone do KSeF za pomocą platformy Ministerstwa Finansów.
W praktyce, wystawianie faktur w KSeF nie różni się znacznie od tradycyjnych metod. Różnica tkwi w przekształceniu dokumentu w plik o specjalnej strukturze. Dopiero taki plik będzie ważnym potwierdzeniem faktury. Wiele firm będzie musiało skorzystać z komercyjnych programów do integracji z KSeF. Proces obiegu dokumentów będzie musiał zostać zreorganizowany.
Zmiany te oznaczają, że faktury zakupowe nie będą już otrzymywane bezpośrednio od kontrahenta. Będzie trzeba pobrać je z systemu KSeF. Księgowanie dokumentów w formie papierowej czy PDF nie będzie już możliwe. Jedynie dokumenty z KSeF będą uznawane za ważne.
Jakie kary będą grozić za nie zastosowanie się do wymogów KSeF?
Za nieprzestrzeganie obowiązku wystawiania faktur w systemie KSeF, które wejdzie w życie od 1 lipca 2024 roku, przewidziane są kary pieniężne, które zaczną być stosowane od 1 stycznia 2025 roku. Oto szczegółowe informacje dotyczące kar:
- Wysokość Kar: Kara pieniężna może wynieść do 100% kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF. W przypadku faktur bez wykazanego podatku VAT, kara pieniężna może osiągnąć do 18,7% wartości całkowitej należności wykazanej na fakturze.
- Minimalne Kwoty Kar: Kara pieniężna będzie wynosić co najmniej 1 000 zł za niewystawienie faktury lub wystawienie jej w okresie awarii KSeF niezgodnie ze schematem, oraz 500 zł za nieprzesłanie w terminie faktury wystawionej w okresie awarii KSeF do systemu.
- Odstępstwa od Karania: Istnieją odstępstwa od nakładania kar pieniężnych. Na przykład kary nie będą nakładane na podatników będących osobami fizycznymi, którzy za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe lub przestępstwo skarbowe.
- Termin Uiszczenia Kary: Kara pieniężna powinna być uiszczona w ciągu 14 dni od dnia doręczenia decyzji o nałożeniu tej kary na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego.
Oprócz kar pieniężnych organy podatkowe mogą nałożyć sankcje administracyjne, takie jak zawieszenie działalności przedsiębiorstwa, do czasu wywiązania się z obowiązków. Brak stosowania się do przepisów KSeF może prowadzić do trudności w odliczaniu podatku VAT od transakcji, które powinny być zarejestrowane w systemie. Firmy, które nie stosują się do przepisów KSeF, mogą być bardziej narażone na audyty i kontrole podatkowe, co może prowadzić do dodatkowych kosztów i kłopotów administracyjnych.