Jak Ukrainiec może założyć firmę w Polsce?

Założenie jednoosobowej działalności gospodarczej, czyli popularnego JDG, to forma bardzo podobna do dobrze znanego na Ukrainie ФОП (Фізична особа-підприємець). Co więcej, jeśli Twoja praca wymaga podróży i świadczenia usług w innych krajach UE, istnieje sposób, aby legalnie to robić, płacąc składki i podatki tylko w Polsce – dzięki Zaświadczeniu A1.

Z tego tekstu dowiesz się o:

• Jak Ukrainiec może założyć firmę w Polsce?
• Możliwości założenia jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) w Polsce przez obywateli Ukrainy.
• Warunkach, jakie należy spełnić, aby założyć JDG, w tym legalnym pobycie i posiadaniu numeru PESEL.
• Procesie rejestracji firmy w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), zarówno online, jak i w urzędzie.
• Obowiązkach wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) i Urzędu Skarbowego (US) po założeniu firmy.
• Uzyskaniu Zaświadczenia A1, które umożliwia legalną pracę w innych krajach Unii Europejskiej.
• Kluczowych aspektach prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, takich jak podatki, składki ZUS, bariera językowa i księgowość.
• Wsparciu oferowanym przez Biuro Rachunkowe Precyzja dla przedsiębiorców z Ukrainy.

Wiemy, że przeprowadzka do nowego kraju i rozpoczęcie nowego rozdziału w życiu to ogromne wyzwanie, ale też wielka szansa. Szczególnie jeśli myślisz o założeniu własnej firmy w Polsce. Może marzysz o niezależności, chcesz wykorzystać swoje umiejętności na polskim rynku, a może planujesz świadczyć usługi także w innych krajach Unii Europejskiej? Dobra wiadomość jest taka, że jako obywatel Ukrainy, masz teraz w Polsce znacznie ułatwioną drogę do realizacji tych planów!

Brzmi skomplikowanie? Bez obaw! W tym przewodniku krok po kroku przeprowadzimy Cię przez cały proces – od sprawdzenia, czy spełniasz warunki, przez rejestrację firmy, aż po zdobycie magicznego dokumentu A1. Wyjaśnimy wszystkie „urzędowe” terminy prostym językiem, podamy przykłady i porównania do ukraińskich realiów. Pamiętaj, nie jesteś sam – Biuro Rachunkowe Precyzja jest tutaj, aby Ci pomóc na każdym etapie tej drogi. Zaczynajmy!

Jak Ukrainiec może założyć firmę w Polsce? Oto warunki

Podstawowe pytanie brzmi: jak Ukrainiec może założyć firmę w Polsce? Czy jako obywatel Ukrainy możesz legalnie prowadzić własny biznes w Polsce? Odpowiedź brzmi: TAK! Dzięki specjalnym przepisom, wprowadzonym szczególnie po 24 lutego 2022 roku, obywatele Ukrainy mogą zakładać i prowadzić działalność gospodarczą w Polsce na takich samych zasadach jak obywatele polscy. To ogromne ułatwienie! Musisz jednak spełnić dwa kluczowe warunki:

1. Legalny Pobyt w Polsce: To absolutna podstawa. Twój pobyt w Polsce musi być zgodny z prawem. Co to oznacza w praktyce? Możesz legitymizować się na przykład:

• Statusem ochrony czasowej (tzw. status UKR) i posiadanym w związku z tym zaświadczeniem wydanym przez Urząd do Spraw Cudzoziemców lub elektronicznym dokumentem diia.pl.
• Ważnym zezwoleniem na pobyt czasowy lub stały.
• Ważną wizą (krajową lub Schengen).
• Paszportem biometrycznym, jeśli przebywasz w Polsce w ramach ruchu bezwizowego (pamiętaj o limicie dni!).
• Innymi dokumentami potwierdzającymi legalność pobytu zgodnie z polskimi przepisami imigracyjnymi.

Bardzo ważne jest, abyś dbał o ciągłość legalnego pobytu. Jeśli Twój status pobytowy wygaśnie i nie zostanie przedłużony, Twoja firma może zostać wykreślona z rejestru. To pokazuje, jak ściśle powiązane są kwestie legalnego pobytu i możliwości prowadzenia biznesu. To nie jest jednorazowe sprawdzenie przy rejestracji – musisz dbać o legalność pobytu przez cały czas prowadzenia działalności.

2. Posiadanie Numeru PESEL: To drugi niezbędny element. PESEL to 11-cyfrowy numer identyfikacyjny w Polsce, coś jak Twój osobisty kod w systemie administracyjnym. Jest wymagany przy rejestracji firmy w CEIDG. Jeśli przybyłeś do Polski po 24 lutego 2022 i zarejestrowałeś swój pobyt, prawdopodobnie otrzymałeś już PESEL ze specjalnym statusem UKR. Jeśli nie masz jeszcze numeru PESEL, możesz złożyć wniosek o jego nadanie w dowolnym urzędzie gminy.
   Wskazówka: Składając wniosek o PESEL, zapytaj od razu o możliwość założenia Profilu Zaufanego (eGo). To bezpłatne narzędzie, które działa jak elektroniczny podpis i pozwala załatwiać wiele spraw urzędowych online, w tym zarejestrować firmę przez internet. Założenie go od razu przy okazji wizyty w urzędzie w sprawie PESEL zaoszczędzi Ci czas później!

Spełniasz te dwa warunki? Świetnie! Możesz ruszać z rejestracją swojej jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG).

Czym właściwie jest JDG (Jednoosobowa Działalność Gospodarcza)?

To najprostsza i najpopularniejsza forma prowadzenia biznesu w Polsce przez jedną osobę fizyczną. Jak już wspomnieliśmy, jest bardzo podobna do ukraińskiego ФОП (Фізична особа-підприємець). Oto jej kluczowe cechy:

• Ty jesteś firmą: Nie tworzysz osobnego bytu prawnego (jak spółka). To Ty, jako osoba fizyczna, jesteś przedsiębiorcą.
• Pełna odpowiedzialność: Za zobowiązania firmy (np. długi, niezapłacone faktury) odpowiadasz całym swoim majątkiem osobistym, nie tylko majątkiem firmy.
• Prosta i darmowa rejestracja: Firmę rejestruje się w centralnym rejestrze CEIDG, co można zrobić online lub w urzędzie gminy, a sama rejestracja jest bezpłatna.
• Niski próg wejścia: Zazwyczaj nie potrzebujesz dużego kapitału na start, aby zarejestrować JDG.
• Podatki: Jako przedsiębiorca płacisz podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT). Masz możliwość wyboru formy opodatkowania (np. skala podatkowa, podatek liniowy, ryczałt), co warto dobrze przemyśleć, najlepiej z księgowym.
• Księgowość: Dla większości małych firm (z przychodami do 2 mln euro rocznie) wystarcza prowadzenie uproszczonej księgowości (np. Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów) lub ewidencji przychodów (przy ryczałcie).

JDG to świetna opcja na start, szczególnie dla freelancerów, specjalistów świadczących usługi czy małych rzemieślników.

Rejestracja firmy krok po kroku: Twój przewodnik po polskich urzędach (CEIDG, ZUS, US)

Masz już pewność, że możesz założyć JDG. Teraz czas na konkretne kroki. Proces rejestracji w Polsce jest na szczęście dość przejrzysty, zwłaszcza jeśli skorzystasz z możliwości załatwienia sprawy online. Oto co musisz zrobić:

Krok 1: Przygotowanie – Co Musisz Mieć?

Zanim zaczniesz wypełniać wniosek, przygotuj potrzebne informacje i dokumenty:

• Twoje dane osobowe: Imię, nazwisko, imiona rodziców, data i miejsce urodzenia.
• Dokument tożsamości: Rodzaj, seria i numer Twojego paszportu lub innego ważnego dokumentu tożsamości (np. dowód osobisty, jeśli posiadasz).
• Numer PESEL: Musisz go znać i podać we wniosku.
• Adresy:
  • Twój adres zamieszkania w Polsce (aktualny!). Na ten adres będzie przychodzić korespondencja z urzędów, jeśli nie wybierzesz komunikacji elektronicznej. Pamiętaj, aby zgłaszać jego zmianę w ciągu 7 dni.
  • Adres głównego miejsca wykonywania działalności (jeśli jest inny niż adres zamieszkania).
  • Adres do doręczeń (jeśli jest inny niż powyższe).
  • Tytuł prawny do adresu firmy: To ważne! Musisz mieć prawo do korzystania z lokalu, którego adres podajesz jako siedzibę firmy lub miejsce jej wykonywania. Może to być umowa najmu, akt własności, umowa użyczenia itp. Sam fakt, że mieszkasz u znajomych, może nie wystarczyć – potrzebny jest formalny dokument.
  • Profil Zaufany (eGo): Jeśli planujesz rejestrację online (co gorąco polecamy!), musisz go mieć. Przypominamy: to darmowe narzędzie do potwierdzania tożsamości i składania elektronicznego podpisu w kontaktach z administracją.

Krok 2: Wybór danych twojej firmy

Teraz czas na decyzje dotyczące samej firmy:

• Nazwa Firmy: W przypadku JDG nazwa musi obowiązkowo zawierać Twoje imię i nazwisko. Możesz dodać do niej dowolny inny człon, np. opisujący działalność lub nazwę marketingową (np. „Jan Kowalski Usługi Budowlane”).
• Kody PKD: Musisz wybrać kody z Polskiej Klasyfikacji Działalności, które najlepiej opisują to, czym Twoja firma będzie się zajmować. Jeden z kodów musisz wskazać jako główny (przeważający) – ten, który ma przynosić najwięcej przychodów. Kody PKD znajdziesz np. na stronie Biznes.gov.pl. Wybierz je starannie, bo określają zakres Twojej działalności.
• Data Rozpoczęcia Działalności: Możesz wskazać datę złożenia wniosku lub datę przyszłą.
• Forma Opodatkowania Dochodów (PIT): To bardzo ważna decyzja, która wpłynie na wysokość Twoich podatków. Masz do wyboru głównie:
  • Zasady ogólne (skala podatkowa): Podatek płacony od dochodu (przychód minus koszty) według progów podatkowych.
  • Podatek liniowy: Stała stawka podatku od dochodu.
  • Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych: Podatek płacony od przychodu (bez odliczania kosztów), według stawek zależnych od rodzaju działalności.
• Ważne: Wybór zależy od rodzaju działalności, przewidywanych przychodów i kosztów. Niektóre formy nie są dostępne dla wszystkich rodzajów działalności. To idealny moment, aby skonsultować się z ekspertem z Biura Rachunkowego Precyzja, który pomoże wybrać najkorzystniejszą opcję.
• Podatek VAT: Musisz zdecydować, czy będziesz podatnikiem VAT czynnym, czy skorzystasz ze zwolnienia (jeśli przysługuje, np. ze względu na niski obrót). Rejestracji do VAT dokonuje się zazwyczaj na osobnym formularzu VAT-R, składanym do Urzędu Skarbowego najpóźniej dzień przed rozpoczęciem sprzedaży objętej VAT. Możesz jednak zaznaczyć chęć rejestracji jako podatnik VAT już we wniosku CEIDG.

Krok 3: Rejestracja w CEIDG

CEIDG, czyli Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej, to oficjalny, publiczny, elektroniczny spis wszystkich przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą w Polsce. Można powiedzieć, że to polski odpowiednik ЄДР (Єдиний державний реєстр) w części dotyczącej ФОП.

Jak się zarejestrować? Masz dwie drogi:

1. Online (przez internet) – Zalecana:
   • Wejdź na portal Biznes.gov.pl.
   • Zaloguj się za pomocą Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego.
   • Wypełnij interaktywny wniosek CEIDG-1 – kreator poprowadzi Cię krok po kroku.
   • Podpisz wniosek elektronicznie Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym.
   • To najszybszy i najwygodniejszy sposób.

2. Tradycyjnie (w urzędzie):

• Udaj się do dowolnego urzędu miasta lub gminy w Polsce.
• Możesz wypełnić papierowy formularz wniosku CEIDG-1 na miejscu (poproś urzędnika o pomoc).
• Możesz też przygotować wniosek online na Biznes.gov.pl, ale bez podpisywania go elektronicznie. System wygeneruje kod. Z tym kodem i dokumentem tożsamości idziesz do urzędu w ciągu 7 dni, urzędnik odnajdzie wniosek, wydrukuje go, a Ty podpiszesz go na miejscu.
• Możesz też pobrać pusty formularz CEIDG-1 ze strony Biznes.gov.pl, wydrukować, wypełnić w domu i zanieść podpisany do urzędu.

Ile to kosztuje? Rejestracja firmy w CEIDG jest całkowicie bezpłatna! Uważaj na firmy, które mogą próbować wysyłać Ci płatne oferty wpisu do różnych nieoficjalnych rejestrów – oficjalny wpis w CEIDG nic nie kosztuje.

Jak długo to trwa? Zwykle wpis pojawia się w systemie w ciągu 1-2 dni roboczych, chociaż formalnie urząd ma na to więcej czasu (nawet do 30 dni dla cudzoziemców spoza UE, ale dla Ukraińców objętych specustawą powinno to iść sprawniej). Co ważne, działalność gospodarczą możesz rozpocząć już w dniu złożenia wniosku o wpis do CEIDG.

Krok 4: Automatyczne zgłoszenia – Magia CEIDG!

Rejestracja w CEIDG działa na zasadzie „jednego okienka”. Oznacza to, że składając jeden wniosek CEIDG-1, załatwiasz od razu kilka spraw. System CEIDG automatycznie przekaże Twoje dane do:

• Urzędu Skarbowego (US): W celu nadania Ci numeru NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej), jeśli go jeszcze nie posiadasz. NIP pojawi się w Twoim wpisie w CEIDG zwykle w ciągu 1 dnia roboczego.
• Głównego Urzędu Statystycznego (GUS): W celu nadania Ci numeru REGON (numer w krajowym rejestrze urzędowym podmiotów gospodarki narodowej). REGON pojawi się w Twoim wpisie w CEIDG zwykle w ciągu 7 dni.
• Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS): W celu zarejestrowania Cię jako płatnika składek (czyli podmiotu zobowiązanego do opłacania składek). ZUS założy Ci konto płatnika na podstawie danych z CEIDG (formularz ZUS ZFA).

To duże ułatwienie – nie musisz biegać po tych wszystkich urzędach, aby zgłosić sam fakt założenia firmy. Ale uwaga! To nie koniec formalności, zwłaszcza z ZUS.

Krok 5: ZUS i Urząd Skarbowy (US) – Twoi nowi, twardzi, partnerzy w biznesie

Po rejestracji w CEIDG, ZUS i US staną się ważnymi instytucjami w Twoim biznesowym życiu. Podsumujmy, czym się zajmują i co jeszcze musisz załatwić:

• ZUS (Zakład Ubezpieczeń Społecznych): Instytucja odpowiedzialna za system ubezpieczeń społecznych (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe) oraz ubezpieczenie zdrowotne w Polsce. Jest to odpowiednik ukraińskiego Пенсійний фонд України i częściowo Фонд соціального страхування.
• Ważny obowiązek: Samo zarejestrowanie Cię jako płatnika składek przez CEIDG to za mało. Musisz jeszcze zgłosić siebie (jako osobę fizyczną) do odpowiednich ubezpieczeń. Robi się to na formularzu:
• ZUS ZUA: Jeśli podlegasz obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym (emerytalne, rentowe, wypadkowe) i ubezpieczeniu zdrowotnemu. Zgłoszenie do ubezpieczenia chorobowego jest dobrowolne dla przedsiębiorców, ale warto je rozważyć (daje prawo do zasiłku chorobowego).
• ZUS ZZA: Jeśli podlegasz tylko obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu (np. gdy korzystasz z „Ulgi na start” przez pierwsze 6 miesięcy lub gdy praca na JDG jest Twoim dodatkowym zajęciem obok etatu).
• Termin: Masz na to 7 dni od daty rozpoczęcia działalności wskazanej we wniosku CEIDG-1!
• Jak zgłosić? Najprościej jest zaznaczyć odpowiednie pola dotyczące zgłoszenia do ubezpieczeń już podczas wypełniania wniosku CEIDG-1 (zarówno online, jak i w urzędzie). Jeśli tego nie zrobisz, musisz złożyć formularz ZUS ZUA lub ZUS ZZA bezpośrednio do ZUS (elektronicznie przez PUE ZUS lub papierowo).
• Nie zapomnij! Niedopełnienie tego obowiązku w terminie może oznaczać brak ubezpieczenia i problemy z ZUS.
• US (Urząd Skarbowy): Instytucja odpowiedzialna za zbieranie podatków (PIT od Twoich dochodów, ewentualnie VAT) i kontrolę podatkową. To polski odpowiednik Державна податкова служба України.
• NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej): Twój indywidualny numer podatkowy. Zostanie Ci nadany automatycznie po rejestracji w CEIDG, jeśli go nie miałeś. To odpowiednik ukraińskiego ІПН (Індивідуальний податковий номер). Będziesz go używać na fakturach i w kontaktach z US.
• REGON: Numer statystyczny nadawany przez GUS (Główny Urząd Statystyczny). Pełni funkcję podobną do numeru w ЄДРПОУ na Ukrainie, choć tam dotyczy on głównie firm. Zostanie nadany automatycznie.
• Rachunek bankowy: Musisz podać numer swojego rachunku bankowego we wniosku CEIDG-1. Na ten rachunek będziesz otrzymywać ewentualne zwroty podatku. Jeśli jesteś lub zamierzasz być podatnikiem VAT, Twój rachunek firmowy musi znaleźć się na tzw. Białej liście podatników VAT. Zazwyczaj oznacza to konieczność założenia dedykowanego konta firmowego, a nie korzystania z prywatnego.

Pamiętaj, że choć system CEIDG automatyzuje część procesu (informuje ZUS, US, GUS o założeniu firmy), to nie zwalnia Cię z aktywnych działań, takich jak zgłoszenie siebie do ubezpieczeń w ZUS w ciągu 7 dni czy ewentualna rejestracja do VAT. Pilnowanie tych terminów i obowiązków jest kluczowe od samego początku.

Podsumowanie Kluczowych Instytucji i Numerów

Aby uporządkować te wszystkie skróty, przygotowaliśmy małą ściągawkę:

Skrót / Nazwa	Pełna Nazwa	Kluczowa Funkcja	Potencjalny Odpowiednik na Ukrainie (dla porównania)
CEIDG	Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej	Główny rejestr jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG)	ЄДР (w części dotyczącej ФОП)
ZUS	Zakład Ubezpieczeń Społecznych	Pobór składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, wypłata świadczeń	Пенсійний фонд, Фонд соціального страхування
US	Urząd Skarbowy	Pobór podatków (PIT, VAT itp.), kontrola podatkowa	Державна податкова служба
NIP	Numer Identyfikacji Podatkowej	Indywidualny numer identyfikacyjny podatnika (firmy i osoby fizycznej)	ІПН
REGON	Rejestr Gospodarki Narodowej (numer nadawany przez GUS)	Numer statystyczny podmiotu gospodarczego	Numer w ЄДРПОУ (bardziej dla firm, ale porównywalny)

Historie Sukcesu: Oksana i Andriy zaczynają działać w Polsce

Teoria to jedno, ale zobaczmy, jak proces rejestracji JDG wygląda w praktyce. Poznaj Oksanę i Andriya – dwoje Ukraińców, którzy postanowili założyć własne firmy w Polsce.

Przykład 1: Oksana – Programistka freelancerka

Oksana przyjechała do Warszawy z Kijowa po 24 lutego 2022. Szybko załatwiła formalności – uzyskała numer PESEL ze statusem UKR i od razu w urzędzie aktywowała Profil Zaufany. Jako doświadczona programistka, chciała kontynuować pracę zdalną dla swoich dotychczasowych klientów z Niemiec i Holandii, ale robić to w pełni legalnie, płacąc podatki w Polsce.

Jej kroki:

1. Usiadła wygodnie przed laptopem i weszła na stronę Biznes.gov.pl.
2. Zalogowała się swoim Profilem Zaufanym.
3. Uruchomiła kreator wniosku o rejestrację działalności gospodarczej.
4. Jako nazwę firmy wpisała: „Oksana Ivanenko IT Services”.
5. Wybrała odpowiednie kody PKD dla usług programistycznych i doradztwa IT (np. 62.01.Z, 62.02.Z).
6. Po konsultacji online z księgową z Biura Precyzja, zdecydowała się na ryczałt od przychodów ewidencjonowanych jako formę opodatkowania – przy jej profilu działalności okazał się korzystny.
7. Zaznaczyła we wniosku, że chce zgłosić się do ubezpieczeń w ZUS. Ponieważ dopiero startowała i spełniała warunki, wybrała zgłoszenie tylko do ubezpieczenia zdrowotnego (ZUS ZZA), korzystając z „Ulgi na start”.
8. Podała numer swojego polskiego konta bankowego.
9. Sprawdziła wszystkie dane i podpisała wniosek Profilem Zaufanym.

Rezultat: Już następnego dnia jej firma widniała w rejestrze CEIDG! Oksana mogła legalnie wystawiać faktury swoim zagranicznym klientom. Cały proces rejestracji zajęło jej około godziny, nie licząc wcześniejszej konsultacji z księgową.

Przykład 2: Andriy – specjalista budowlany

Andriy mieszkał i pracował w Krakowie już od kilku lat na podstawie karty pobytu. Miał numer PESEL. Pracował na budowach dla różnych firm, ale marzył o własnej ekipie remontowej, która świadczyłaby usługi wykończeniowe lokalnie. Andriy nie przepadał za komputerami i wolał załatwiać sprawy osobiście.

Jego kroki:

1. Udał się do Urzędu Miasta Krakowa, do punktu obsługi przedsiębiorców.
2. Pobrał papierowy formularz wniosku CEIDG-1.
3. Usiadł przy stoliku i z pomocą miłej urzędniczki wypełnił wszystkie pola.
4. Jako nazwę firmy wpisał: „Andriy Petrov Remonty i Wykończenia Wnętrz”.
5. Wybrał kody PKD związane z pracami budowlanymi i wykończeniowymi (np. 43.39.Z, 43.32.Z).
6. Zdecydował się na opodatkowanie na zasadach ogólnych (skala podatkowa), ponieważ planował zatrudniać pracowników i chciał odliczać koszty materiałów i narzędzi.
7. Zaznaczył we wniosku, że zgłasza się do pełnych ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego (ZUS ZUA).
8. Podał numer swojego konta bankowego.
9. Podpisał wypełniony wniosek własnoręcznie i złożył go u urzędnika.

Rezultat: Po kilku dniach Andriy sprawdził online – jego firma była zarejestrowana w CEIDG. Mógł zacząć legalnie przyjmować zlecenia i budować swoją markę na krakowskim rynku. Wizyta w urzędzie zajęła mu trochę więcej czasu, ale czuł się pewniej, mogąc zadać pytania na miejscu.

Jak widzisz, niezależnie od tego, czy wolisz działać online jak Oksana, czy tradycyjnie jak Andriy, rejestracja JDG w Polsce jest jak najbardziej w Twoim zasięgu!

Chcesz Pracować w Innych Krajach UE? Poznaj Zaświadczenie A1

Założyłeś firmę w Polsce – gratulacje! Ale co, jeśli Twoja praca wiąże się z wyjazdami i świadczeniem usług w innych krajach Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego (Norwegia, Islandia, Liechtenstein) lub Szwajcarii? Może jesteś programistą pracującym nad projektem w Berlinie, budowlańcem na zleceniu w Belgii, albo opiekunką wyjeżdżającą do rodziny we Włoszech? W takich sytuacjach kluczowe staje się Zaświadczenie A1.

Co to jest Zaświadczenie A1?

Najprościej mówiąc, zaświadczenie A1 to oficjalny dokument wydawany przez ZUS, który potwierdza, że podlegasz polskiemu systemowi zabezpieczenia społecznego (czyli płacisz składki ZUS w Polsce), nawet jeśli tymczasowo wykonujesz pracę za granicą.

Dlaczego jest takie ważne?

• Unikasz podwójnych składek: Główną zasadą w UE jest opłacanie składek społecznych tylko w jednym kraju. Dzięki A1 udowadniasz, że płacisz je w Polsce, więc nie musisz płacić ich drugi raz w kraju, w którym tymczasowo pracujesz. To ogromna oszczędność!
• Wymóg prawny i biznesowy: W wielu krajach UE posiadanie A1 jest wymagane przez prawo podczas wykonywania pracy. Kontrahenci zagraniczni często żądają przedstawienia tego dokumentu przed rozpoczęciem współpracy. Kontrole inspekcji pracy za granicą również sprawdzają posiadanie A1 – jego brak może skutkować wysokimi karami.
• Potwierdzenie legalności: A1 potwierdza, że Twoja praca za granicą jest zgodna z przepisami dotyczącymi koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w UE.

Kogo dotyczy A1 przy JDG?

Zaświadczenie A1 jest przeznaczone dla osób, które:

• Prowadzą działalność na własny rachunek (JDG) w Polsce.
• Tymczasowo przenoszą część lub całość swojej działalności do innego kraju UE/EOG/Szwajcarii.
• Nadal utrzymują infrastrukturę pozwalającą na prowadzenie działalności w Polsce po powrocie.

Jak uzyskać A1 dla JDG?

1. Instytucja: Wniosek o wydanie A1 składasz do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS).
2. Wniosek: Dla osób prowadzących działalność na własny rachunek jest to zazwyczaj wniosek US-1. Możesz go złożyć:
   • Elektronicznie: Poprzez Platformę Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS) – to najwygodniejszy sposób.
   • Papierowo: Bezpośrednio w placówce ZUS lub pocztą.

3. Wymagane dokumenty: Do wniosku musisz dołączyć dokumenty, które udowodnią, że spełniasz warunki do uzyskania A1. Przykładowe dokumenty to: Wydruk z CEIDG potwierdzający rejestrację Twojej firmy.
4. Umowy lub kontrakty na pracę, którą masz wykonać za granicą (określające m.in. miejsce i czas pracy).
5. Dowody na prowadzenie „znaczącej działalności” w Polsce (to kluczowy element – o tym za chwilę!). Mogą to być np.:
   • Faktury sprzedaży wystawione polskim klientom.
   • Umowy z polskimi kontrahentami.
   • Dowody opłacania składek ZUS i podatków w Polsce.
   • Dokumenty potwierdzające posiadanie biura, warsztatu, sprzętu w Polsce.
   • Informacje o obrotach osiąganych w Polsce.

Kluczowe Kryterium: „Znacząca działalność” w Polsce

To najważniejszy warunek, który ZUS będzie weryfikował przy rozpatrywaniu Twojego wniosku o A1. ZUS musi mieć pewność, że Twoja firma rzeczywiście działa w Polsce, a wyjazd za granicę ma charakter tymczasowy, a nie stały. Nie można założyć firmy w Polsce tylko po to, by uzyskać A1 i pracować wyłącznie za granicą.

Co ZUS bierze pod uwagę, oceniając, czy Twoja działalność w Polsce jest „znacząca”?

• Czas prowadzenia działalności w Polsce przed wyjazdem: Zwykle wymaga się, aby firma działała w Polsce przez pewien okres (np. co najmniej 2 miesiące) przed złożeniem wniosku o A1.
• Infrastruktura w Polsce: Czy masz w Polsce stałe miejsce wykonywania działalności (biuro, warsztat, gabinet)? Czy posiadasz niezbędny sprzęt?
• Działalność w Polsce: Czy regularnie wykonujesz zlecenia i masz klientów w Polsce? Czy podpisujesz umowy z polskimi podmiotami?
• Obrót w Polsce: Jaki procent Twoich całkowitych przychodów jest generowany w Polsce? ZUS często oczekuje, że będzie to znacząca część, np. co najmniej 25% obrotu w okresie poprzedzającym wniosek.
• Opłacanie składek i podatków: Czy regularnie opłacasz składki ZUS i podatki w Polsce?
• Charakter pracy za granicą: Czy wyjazd jest związany z konkretnym zleceniem lub projektem i ma określony, tymczasowy charakter?

Musisz być przygotowany na to, że ZUS dokładnie przeanalizuje Twoją sytuację i poprosi o dokumenty potwierdzające prowadzenie realnej działalności w Polsce. Uzyskanie A1 nie jest automatyczne – wymaga udowodnienia, że Polska jest faktycznym centrum Twoich interesów życiowych i gospodarczych. Dlatego tak ważne jest, aby od początku budować swoją pozycję na polskim rynku, zdobywać lokalnych klientów i dbać o dokumentację swojej działalności w Polsce, nawet jeśli głównym celem są zlecenia zagraniczne.

Na co zwrócić uwagę? Jak Ukrainiec może założyć firmę w Polsce? Wyzwania i wskazówki dla Ukraińców

Założenie i prowadzenie firmy w nowym kraju to proces, który oprócz szans, niesie ze sobą pewne wyzwania. Oto kilka kwestii, na które warto zwrócić szczególną uwagę, będąc przedsiębiorcą z Ukrainy w Polsce:

• Utrzymanie Legalności Pobytu – Absolutny Priorytet: Podkreślamy to raz jeszcze, bo jest to kluczowe. Twoje prawo do prowadzenia firmy w Polsce jest nierozerwalnie związane z legalnością Twojego pobytu. Regularnie sprawdzaj ważność swoich dokumentów pobytowych (wizy, karty pobytu, statusu UKR). Nie czekaj do ostatniej chwili ze składaniem wniosków o przedłużenie pobytu. Utrata legalnego statusu może oznaczać konieczność zamknięcia firmy.
• Zrozumienie Polskich Podatków i Składek ZUS: Polski system podatkowy i ubezpieczeń społecznych może różnić się od ukraińskiego. Istnieją różne formy opodatkowania dochodów (PIT), progi podatkowe, zasady dotyczące VAT (w tym obowiązek rejestracji i progi zwolnienia). W ZUS również obowiązują różne zasady – np. możliwość skorzystania z ulg na start dla nowych przedsiębiorców (jak „Ulga na start” czy „Preferencyjne składki”). Warto poświęcić czas na zrozumienie tych zasad lub – co jest często bezpieczniejsze i bardziej efektywne – skorzystać z pomocy doświadczonego biura rachunkowego. Błąd w wyborze formy opodatkowania czy nieprawidłowe rozliczanie składek ZUS może być kosztowne.
• Bariera Językowa: Chociaż coraz więcej informacji i zasobów jest dostępnych w języku ukraińskim (np. na portalu Biznes.gov.pl), to jednak większość formalności, umów z kontrahentami, komunikacji z urzędami (US, ZUS) odbywa się w języku polskim. Dobra znajomość języka polskiego jest dużym atutem. Warto inwestować w naukę języka, ale na początku nieocenioną pomocą może być wsparcie biura rachunkowego, które pomoże w kontaktach z urzędami i zrozumieniu dokumentów.
• Konto Bankowe i Biała Lista VAT: Pamiętaj o konieczności posiadania konta bankowego zgłoszonego w CEIDG. Jeśli jesteś lub planujesz być czynnym podatnikiem VAT, Twoje konto firmowe musi znajdować się na tzw. Białej liście podatników VAT. Jest to publiczny wykaz, na którym kontrahenci sprawdzają numery kont swoich partnerów biznesowych. Płatność na konto spoza Białej listy może mieć negatywne konsekwencje podatkowe dla Twojego klienta. Dlatego najczęściej konieczne jest założenie dedykowanego rachunku firmowego w polskim banku.
• Znaczenie Rzetelnej Księgowości: Prawidłowe i terminowe prowadzenie księgowości to fundament legalnego i bezpiecznego biznesu. Chodzi nie tylko o obliczanie podatków i składek, ale także o gromadzenie dokumentów (faktur, umów), które mogą być potrzebne podczas kontroli urzędowej lub przy ubieganiu się o A1 (np. dowody na „znaczącą działalność” w Polsce). Zaniedbania w księgowości mogą prowadzić do problemów z Urzędem Skarbowym i ZUS, a także utrudnić uzyskanie A1.

Pamiętaj, że choć start w polskim biznesie został dla Ukraińców ułatwiony, to bieżące prowadzenie firmy wymaga znajomości przepisów, terminowości i uwagi. System ma swoje „ukryte złożoności”, które łatwo przeoczyć, będąc nowym w kraju. Dlatego nie wahaj się szukać wsparcia u specjalistów.

Podsumowanie i twoje wsparcie – Biuro Rachunkowe Precyzja

Przeszliśmy razem przez cały proces – od sprawdzenia warunków, przez rejestrację jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG), aż po zasady uzyskiwania Zaświadczenia A1, które otwiera drzwi do pracy w całej Unii Europejskiej.

Podsumujmy kluczowe kroki:

1. Sprawdź warunki: Upewnij się, że masz legalny pobyt w Polsce i numer PESEL.
2. Przygotuj się: Zbierz potrzebne dane, dokumenty i załóż Profil Zaufany.
3. Zarejestruj JDG: Złóż wniosek do CEIDG (online lub w urzędzie) – to nic nie kosztuje! Wybierz nazwę, kody PKD i formę opodatkowania.
4. Zgłoś się do ZUS: Pamiętaj, aby w ciągu 7 dni od startu firmy zgłosić siebie do ubezpieczeń (formularz ZUS ZUA lub ZZA – można to zrobić już we wniosku CEIDG).
5. Uzyskaj A1 (jeśli potrzebujesz): Jeśli planujesz pracować w innych krajach UE, złóż wniosek do ZUS, pamiętając o udokumentowaniu „znaczącej działalności” w Polsce.

Wiemy, że na początku droga przez polskie przepisy i urzędy może wydawać się skomplikowana. Ale pamiętaj – tysiące Twoich rodaków już ją przeszło i z sukcesem prowadzi swoje firmy w Polsce! Własna działalność to realna szansa na niezależność, rozwój zawodowy i stabilizację finansową w nowym kraju.

Nie musisz przechodzić przez to sam!

Biuro Rachunkowe Precyzja powstało po to, aby pomagać takim osobom jak Ty. Oferujemy kompleksowe wsparcie dla przedsiębiorców z Ukrainy na każdym etapie:

• Pomoc w rejestracji JDG: Doradzimy, przeprowadzimy przez formalności.
• Wybór optymalnej formy opodatkowania: Przeanalizujemy Twoją sytuację i pomożemy wybrać najkorzystniejsze rozwiązanie.
• Prowadzenie księgowości: Zajmiemy się Twoimi księgami (KPiR, ryczałt), abyś Ty mógł skupić się na rozwoju biznesu.
• Rozliczenia z ZUS i Urzędem Skarbowym: Dopilnujemy terminów i poprawności deklaracji oraz płatności.
• Wsparcie przy wnioskowaniu o A1: Pomożemy skompletować dokumenty i przygotować wniosek, zwiększając Twoje szanse na pozytywną decyzję ZUS.
• Doradztwo podatkowe i biznesowe: Odpowiemy na Twoje pytania i pomożemy podejmować dobre decyzje.
• Wsparcie w komunikacji z urzędami: Możemy reprezentować Cię przed ZUS i US.

Chcesz bezpiecznie wystartować i prowadzić swój biznes w Polsce i Europie? Masz pytania? Potrzebujesz pomocy?

Skontaktuj się z nami – Biuro Rachunkowe Precyzja!

Jesteśmy tu dla Ciebie. Powodzenia na Twojej nowej drodze biznesowej!