W skrócie – tak, budżet przeznaczony na szkolenie oraz związane z nim dojazd i nocleg mogą być Twoimi kosztami. Trzeba jednak spełnić kilka warunków, które wyjaśnił w interpretacji podatkowej Dyrektor KIS. Szkolenie musi mieć związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, aby było kosztem w działalności gospodarczej.
Czy mogę wrzucić w koszty prowadzenia działalności gospodarczej wydatki na szkolenie, dojazd i nocleg? Historia Pana Jana
Czy zastanawialiście się kiedyś, czy wydatki na szkolenia, podróże służbowe czy noclegi mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów? Dziś opowiemy Wam historię Pana Jana, przedsiębiorcy, który postanowił to sprawdzić. Oczywiście to nie jest jego prawdziwe imię, choć jego historia jak najbardziej tak.
Kim jest Pan Jan?
Pan Jan prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, specjalizując się w usługach BHP (Bezpieczeństwo i Higiena Pracy). Organizuje szkolenia dla różnych grup zawodowych i współpracuje z jednostkami certyfikującymi w Polsce oraz w Europie. Jako ekspert w swojej dziedzinie, ciągle dąży do podnoszenia swoich kwalifikacji, by świadczyć usługi na najwyższym poziomie.
Szukasz profesjonalnych księgowych, którzy umieją i będą chcieli tłumaczyć Ci najtrudniejsze tematy księgowe?
Nowe wyzwanie – kurs trenerski
Pewnego dnia Pan Jan dowiedział się o specjalistycznym kursie doskonalącym umiejętności trenerskie. Wiedział, że udział w nim pozwoli mu jeszcze lepiej prowadzić szkolenia i przygotowywać materiały dydaktyczne dla swoich klientów. Kurs odbywał się jednak 344 km od jego miejsca zamieszkania. Mimo to zdecydował się wziąć w nim udział, co wiązało się z dodatkowymi kosztami na dojazd i nocleg.
Pytanie o koszty
Kurs nie był tani, więc Pan Jan zastanawiał się: „Czy mogę wrzucić w koszty wydatki na szkolenie, dojazd i nocleg?” Czy może te wydatki zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów (KUP)? W końcu te wydatki są bezpośrednio związane z jego działalnością i mają na celu zwiększenie jakości świadczonych usług. Aby rozwiać wątpliwości, postanowił zwrócić się do Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) z prośbą o wydanie interpretacji indywidualnej.
Co to jest interpretacja indywidualna?
Interpretacja indywidualna to oficjalne stanowisko organu podatkowego w konkretnej sprawie podatnika. Dzięki niej przedsiębiorca może mieć pewność, jak stosować przepisy w swojej sytuacji i uniknąć ewentualnych nieporozumień z fiskusem.
Decyzja KIS
Ku radości Pana Jana, KIS potwierdziła, że jego stanowisko jest prawidłowe. Dyrektor KIS uznał, że wydatki na szkolenie, dojazd i nocleg mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w ramach prowadzonej działalności gospodarczej:
Wskazał Pan, że kurs opisany we wniosku umożliwi Panu doskonalenie warsztatu trenerskiego oraz poprawi jakość prowadzonych przez Pana szkoleń i przygotowywanych materiałów dydaktycznych. Kurs jest związany z podnoszeniem Pana kwalifikacji zawodowych. Wskazał Pan także, że ponosi wydatki na dojazd na szkolenie i nocleg. Szkolenie, odbywa się 344 km od Pana miejsca zamieszkania, zajęcia trwają od 10 do 18 lub 19 w każdą sobotę i niedzielę. Nie ma Pan możliwości powrotu do domu i następnego dnia znowu wyjazdu na szkolenie, bo koszty paliwa byłyby wtedy większe niż koszt noclegu – jedna noc to koszt około 300 zł. Zatem nocleg w miejscu organizacji zajęć jest uzasadnionym kosztem i oszczędnością dla Pana. Wobec powyższego, poniesienie wydatków związanych z dojazdem i noclegiem jest niezbędne w celu udziału w omawianym szkoleniu, które ma związek z przychodami z działalności gospodarczej.
Dlaczego wydatki Pana Jana są kosztami uzyskania przychodów?
KIS odwołała się do art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który mówi, że kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia źródła przychodów.
Aby wydatki mogły być uznane za koszty uzyskania przychodów, muszą spełniać pewne warunki:
- Wydatek został poniesiony przez podatnika – Pan Jan sam pokrył koszty szkolenia, dojazdu i noclegu. Nie zostały mu one zwrócone ani dofinansowane przez żaden inny podmiot.
- Związek z prowadzoną działalnością gospodarczą – Szkolenie dotyczyło doskonalenia umiejętności trenerskich, co jest bezpośrednio związane z usługami szkoleniowymi, które Pan Jan świadczy w ramach swojej działalności.
- Celowość poniesienia wydatku – Inwestując w szkolenie, Pan Jan dążył do podniesienia jakości swoich usług, co przekłada się na zadowolenie klientów i potencjalnie wyższe przychody.
- Wydatek został właściwie udokumentowany – Wszystkie wydatki zostały potwierdzone fakturami i innymi dowodami księgowymi.
- Wydatek nie znajduje się na liście wyłączeń – Wydatki te nie są wymienione w art. 23 ust. 1 ustawy jako niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.
Dyrektor KIS w swojej interpretacji podkreślił:
„Wydatki poniesione na opłaty za szkolenie i opłaty związane z dojazdem na szkolenie oraz noclegiem w czasie weekendowych zjazdów, spełniają wymagane warunki, tj. pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z istniejącym już źródłem przychodów.”
Dodał również:
„Zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, a ponadto nie znajdują się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów.”
Oznacza to, że wydatki Pana Jana nie tylko przyczyniają się do rozwoju jego działalności, ale są również zgodne z obowiązującymi przepisami podatkowymi, co pozwala na ich zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów.
Prowadzisz działalność gospodarczą? Dowiedz się jakie ciążą na Tobie obowiązki prawne.
Przeczytaj tekst na blogu
Co to oznacza dla innych przedsiębiorców?
Historia Pana Jana pokazuje, że inwestowanie w rozwój zawodowy może przynieść korzyści nie tylko w postaci lepszych umiejętności, ale także ulg podatkowych. Jeśli szkolenie jest bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością i służy osiągnięciu przychodów, wydatki na nie oraz związane z nim koszty mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
Przykład z życia
Wyobraźmy sobie Panią Annę, która prowadzi własne studio fotograficzne. Chce wziąć udział w zaawansowanym kursie fotografii portretowej, który odbywa się w innym mieście. Koszty szkolenia, dojazdu i noclegu są znaczne. Dzięki interpretacji KIS Pani Anna wie już, że może zaliczyć te wydatki do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem, że spełni wymienione wcześniej warunki.
Uwaga! Zanim wrzucisz w koszty swoje szkolenie – przeczytaj
Interpretacje podatkowe, takie jak ta, którą uzyskał Pan Jan, nie oznaczają, że każda osoba w podobnej sytuacji automatycznie może zaliczyć wydatki na szkolenia, dojazdy i noclegi do kosztów uzyskania przychodów.
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Definicja ta jest jednak bardzo ogólna i w każdym przypadku wydatki muszą być analizowane indywidualnie, aby ustalić, czy mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów. Istnieje wiele czynników, które należy uwzględnić, takich jak:
- Bezpośredni związek z prowadzoną działalnością – wydatki muszą być ściśle powiązane z osiąganiem lub zabezpieczaniem przychodów.
- Celowość poniesienia kosztu – należy ocenić, czy wydatek ma realny wpływ na przychody lub ich ochronę.
- Dokumentacja – wydatki muszą być odpowiednio udokumentowane i nie mogą być zwrócone przez inne podmioty.
Z tego względu, każdy wydatek należy dokładnie analizować, biorąc pod uwagę specyfikę danej sytuacji. Wyjątkiem są przypadki, kiedy ustawa jasno określa, że dany wydatek może być kosztem uzyskania przychodów lub odwrotnie – wyłącza taką możliwość. Jeśli nie ma jednoznacznych zapisów w ustawie, konieczne jest badanie związku przyczynowo-skutkowego między wydatkiem a osiąganiem lub zabezpieczeniem przychodów.
Ostatecznie, chociaż interpretacja indywidualna może być pomocna w określeniu sytuacji podatnika, nie gwarantuje, że inne osoby w podobnych okolicznościach będą miały taką samą możliwość zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów.
Dlatego warto korzystać z profesjonalnej pomocy podatkowej, np. takiej, jaką oferuje Biuro Precyzja.
Inwestycje w rozwój własny i podnoszenie kwalifikacji zawodowych są nie tylko korzystne dla biznesu, ale mogą również przynieść korzyści podatkowe. Ważne jest jednak, aby pamiętać o właściwym dokumentowaniu wydatków i upewnieniu się, że są one bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością.
Jeśli macie wątpliwości dotyczące tego, jakie wydatki możecie zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, zapraszamy do kontaktu z nami. Biuro Rachunkowe Precyzja chętnie pomoże Wam rozwiać wszelkie wątpliwości i zadbać o prawidłowe rozliczenia podatkowe.