Od 2025 roku polscy podatnicy będą mogli korzystać z nowej możliwości w ramach VAT – tzw. procedury Small and Medium Enterprises. Jak działa procedura SME? Co musisz zrobić, aby skorzystać z tego rozwiązania?
18 listopada 2024 r. został opublikowany projekt rozporządzenia, które określa zakres danych, które będzie musiał podać podatnik składając uprzednie powiadomienie oraz informację kwartalną.
Ta zmiana to duży krok naprzód dla małych i średnich przedsiębiorców prowadzących działalność w krajach Unii Europejskiej. Odbywa się ona w ramach dyrektywy 2022/542 Unii Europjskiej.
W skrócie:
Olga Bielecka, Partner w BiuroPrecyzja.pl
Od 2025 roku mali i średni przedsiębiorcy z Polski będą mogli korzystać z uproszczonego systemu VAT w Unii Europejskiej (procedura SME). Jeśli Twój roczny obrót w całej UE nie przekracza 100 000 euro, możesz być zwolniony z VAT w innych krajach unijnych. Nie musisz wtedy rejestrować się jako podatnik VAT w każdym kraju osobno – wystarczy, że złożysz jedno elektroniczne powiadomienie w polskim urzędzie skarbowym. Zamiast wypełniać dokumenty w różnych językach i płacić za księgowość w wielu krajach, wszystko załatwiasz w Polsce. Jedynym obowiązkiem jest składanie kwartalnych raportów o obrotach. To duża oszczędność czasu i pieniędzy, która ułatwia rozwój Twojej firmy na rynkach europejskich.
Jakie korzyści daje procedura SME – szczegółowe wyjaśnienie
Procedura SME niesie ze sobą szereg korzyści, które mogą znacząco ułatwić prowadzenie działalności gospodarczej na terenie Unii Europejskiej. Oto, co oznaczają poszczególne zalety w praktyce:
Oszczędność czasu i zasobów
Brak konieczności rejestracji do VAT w każdym kraju, w którym prowadzisz działalność
Kiedy świadczysz usługi lub dostarczasz towary w różnych krajach UE, standardowe zasady VAT wymagają, abyś rejestrował się jako podatnik VAT w każdym kraju, w którym przekraczasz lokalne limity obrotów. To proces czasochłonny i skomplikowany, który wiąże się z:
- Przygotowywaniem dokumentacji rejestracyjnej w różnych językach,
- Znajomością lokalnych przepisów VAT,
- Kontaktem z urzędami skarbowymi w każdym z krajów.
Dzięki procedurze SME, rejestrujesz swoją działalność tylko raz – w Polsce, składając uprzednie powiadomienie. To oznacza:
- Oszczędność czasu: Nie musisz zajmować się oddzielnymi procesami rejestracyjnymi w każdym kraju.
- Mniej formalności: Wszystkie obowiązki ograniczają się do składania informacji kwartalnych w Polsce.
Rozwijasz swój biznes międzynarodowo? Szukasz biura rachunkowego specjalizującego się w tej tematyce? W Biurze Rachunkowym Precyzja zajmujemy się tym od lat.
Zadzwoń do nas teraz
Minimalizacja kosztów administracyjnych
Uniknięcie kosztów związanych z obsługą VAT w wielu jurysdykcjach
Rejestracja do VAT w wielu krajach UE wiąże się z dodatkowymi kosztami, takimi jak:
- Opłaty dla lokalnych doradców podatkowych: Każdy kraj ma swoje przepisy dotyczące VAT, które wymagają konsultacji z lokalnymi ekspertami.
- Koszty tłumaczeń: Dokumentacja podatkowa i korespondencja z urzędami muszą być w języku urzędowym danego kraju.
- Koszty księgowości: Prowadzenie rejestrów VAT w różnych krajach oraz składanie deklaracji w lokalnych urzędach to dodatkowe obciążenie dla Twojej księgowości.
Procedura SME pozwala tego uniknąć. Cała obsługa VAT odbywa się w Polsce, co:
- Redukuje koszty doradztwa i tłumaczeń,
- Umożliwia prowadzenie jednolitej dokumentacji podatkowej,
- Upraszcza audyty i kontrole podatkowe, ponieważ wszystkie dane są zebrane w jednym miejscu.
Przykład:
Firma „EcoTech” dostarcza ekologiczne rozwiązania energetyczne do klientów w Niemczech, Francji i Włoszech. Zamiast płacić pośrednikom w trzech krajach za obsługę VAT, korzysta z procedury SME i rozlicza wszystkie zobowiązania w Polsce. W skali roku firma oszczędza tysiące euro na obsłudze administracyjnej.
Zachęta do ekspansji międzynarodowej
Ułatwione wejście na nowe rynki, eliminacja barier podatkowych
Dla wielu małych i średnich przedsiębiorstw obowiązki związane z VAT w różnych krajach UE są główną barierą przed rozszerzeniem działalności na nowe rynki. Problemy takie jak:
- Nieznajomość lokalnych przepisów VAT,
- Konieczność zatrudnienia doradców podatkowych w każdym kraju,
- Obawy przed błędami w rozliczeniach i karami, mogą skutecznie zniechęcić do międzynarodowej ekspansji.
Procedura SME eliminuje te bariery. Korzystając z niej, przedsiębiorca:
- Może skupić się na rozwoju biznesu, zamiast tracić czas na kwestie podatkowe.
- Minimalizuje ryzyko błędów: Rozliczenie VAT odbywa się zgodnie z przepisami jednego kraju – Polski.
- Szybciej reaguje na nowe możliwości: Jeśli pojawia się szansa na sprzedaż w innym kraju UE, wystarczy zaktualizować uprzednie powiadomienie.
Przykład:
Mała firma produkująca ręcznie robione kosmetyki zaczyna sprzedaż w Polsce. Po sukcesie w kraju chce eksportować do Hiszpanii i Holandii. Dzięki procedurze SME nie musi martwić się o rejestrację VAT w tych krajach – może od razu rozpocząć sprzedaż, co pozwala szybciej rozwijać działalność.
Główne zasady działania procedury SME
- Limit obrotu na poziomie całej UE – 100 000 euro rocznie
Podstawowym warunkiem korzystania z procedury SME jest to, że całkowity obrót podatnika na terenie Unii Europejskiej nie może przekroczyć 100 000 euro w dwóch ostatnich latach podatkowych: bieżącym i poprzednim.
Objaśnienie: Obrót obejmuje wszystkie dostawy towarów i świadczenie usług na terenie Unii, niezależnie od kraju, w którym są realizowane. Wartość obrotu przeliczana jest na euro według kursu ogłaszanego przez Europejski Bank Centralny na początku roku. - Limit obrotu w danym kraju UE
Oprócz ogólnego limitu 100 000 euro obowiązuje także lokalny limit określony przez każde państwo członkowskie. Wartość ta jest indywidualna dla każdego kraju i może być różna, w zależności od przepisów krajowych.
Przykład: Jeśli limit obrotu w Niemczech wynosi 20 000 euro rocznie, a polski przedsiębiorca świadczy tam usługi o wartości 25 000 euro w bieżącym roku, nie może skorzystać z procedury SME w Niemczech. - Państwo musi wprowadzić podobne zwolnienie w swoim prawie
Procedura SME działa tylko w krajach, które przewidziały takie rozwiązanie w swoim prawie podatkowym. Zwolnienie musi być zgodne z zasadami opisanymi w art. 113a polskiej ustawy o VAT. Oznacza to, że kraje członkowskie mają możliwość ustalania warunków zwolnienia, ale muszą one być zharmonizowane z przepisami unijnymi.
Jak złożyć uprzednie powiadomienie? Szczegółowy przewodnik
Procedura SME wymaga od podatnika złożenia uprzedniego powiadomienia do Naczelnika II Urzędu Skarbowego Warszawa Śródmieście. To kluczowy krok, który otwiera możliwość korzystania ze zwolnienia z VAT w innych krajach UE. Aby ułatwić Ci ten proces, przygotowaliśmy szczegółowy opis, jak prawidłowo wypełnić i złożyć powiadomienie.
Forma złożenia powiadomienia
Powiadomienie można złożyć wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem platformy e-Urzędu Skarbowego.
Oznacza to, że nie ma możliwości składania dokumentów w formie papierowej ani przez tradycyjną pocztę. Aby skorzystać z procedury:
- Upewnij się, że masz dostęp do swojego konta na e-Urzędzie Skarbowym.
- Jeśli działasz za pośrednictwem pełnomocnika, upewnij się, że ma on upoważnienie do korzystania z Twojego konta.
Jakie dane należy podać w powiadomieniu?
1. Dane urzędu i cel zgłoszenia
- Powiadomienie adresujesz do Naczelnika II Urzędu Skarbowego Warszawa Śródmieście, który jest dedykowanym organem obsługującym tego rodzaju zgłoszenia.
- W powiadomieniu musisz jasno określić cel zgłoszenia, czyli zamiar korzystania ze zwolnienia z VAT w określonych krajach członkowskich UE.
2. Twój identyfikator podatkowy
- Podaj Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP), który identyfikuje Cię jako podatnika w Polsce.
- Jeśli korzystasz z procedury OSS (One Stop Shop), dodaj również swój numer identyfikacyjny VAT, używany w tej procedurze.
3. Dane identyfikacyjne podatnika
- W przypadku osób fizycznych: podaj swoje imię i nazwisko.
- Jeśli działasz jako firma: wpisz pełną nazwę przedsiębiorstwa.
- Dodatkowo podaj adres siedziby firmy lub miejsce zamieszkania, jeśli jesteś osobą fizyczną.
4. Rodzaj działalności gospodarczej
- Opisz, jakiego rodzaju działalność prowadzisz, np. usługi doradcze, handel detaliczny, sprzedaż internetowa. W razie potrzeby wskaż kody PKD (Polskiej Klasyfikacji Działalności).
5. Państwa członkowskie, w których zamierzasz korzystać ze zwolnienia
- Wymień wszystkie kraje UE, w których planujesz korzystać z procedury SME.
- Pamiętaj, że w każdym z tych krajów musisz spełniać lokalne kryteria obrotu, by być uprawnionym do zwolnienia.
6. Obroty w podziale na lata i kraje
- Podaj szczegółowe informacje o swoich obrotach:
- Za poprzedni rok podatkowy – wartość sprzedaży towarów i usług w każdym kraju UE oraz w Polsce.
- Za dwa lata wstecz – jeśli dane są wymagane przez dany kraj.
- Za bieżący rok podatkowy – w momencie składania powiadomienia podaj wartości obrotu, jakie już zrealizowałeś w krajach UE i w Polsce.
7. Przeliczanie wartości na euro
- Wszystkie dane finansowe dotyczące obrotów muszą być wyrażone w euro.
- Przeliczaj je według kursu wymiany ogłoszonego przez Europejski Bank Centralny (EBC) na pierwszy dzień roku podatkowego.
- Jeśli kurs wymiany nie był opublikowany w tym dniu, użyj kursu z najbliższego dnia roboczego.
Przykład wypełnienia powiadomienia
Przykład 1:
Firma „Tech Solutions” z siedzibą w Warszawie chce korzystać ze zwolnienia w Niemczech i Francji. Dane w powiadomieniu:
- Dane urzędu i cel zgłoszenia: Naczelnik II Urzędu Skarbowego Warszawa Śródmieście, zamiar korzystania ze zwolnienia w procedurze SME.
- NIP: 123-456-78-90
Numer VAT OSS: EU123456789 - Dane podatnika: Tech Solutions Sp. z o.o., ul. Przykładowa 10, 00-001 Warszawa.
- Rodzaj działalności: Usługi informatyczne (PKD 62.02.Z).
- Państwa członkowskie: Niemcy, Francja.
- Obroty za poprzedni rok:
- Polska: 40 000 euro,
- Niemcy: 25 000 euro,
- Francja: 15 000 euro.
- Obroty za dwa lata wstecz:
- Polska: 35 000 euro,
- Niemcy: 20 000 euro,
- Francja: 10 000 euro.
- Obroty za bieżący rok:
- Polska: 20 000 euro (na dzień składania powiadomienia),
- Niemcy: 15 000 euro,
- Francja: 12 000 euro.
Firma spełnia limity obrotów zarówno na poziomie UE (poniżej 100 000 euro), jak i w Niemczech oraz Francji, więc może korzystać ze zwolnienia.
Dlaczego tak ważne jest uprzednie powiadomienie?
Złożenie uprzedniego powiadomienia jest obowiązkowe – bez niego nie możesz korzystać ze zwolnienia z VAT w innych krajach UE. Powiadomienie pełni również funkcję formalnego zgłoszenia Twoich zamiarów do właściwego organu podatkowego i umożliwia późniejsze monitorowanie Twoich obrotów w procedurze SME.