Jak przygotować się do pracy za granicą: poradnik

Aktualizacja: 16.10.2023

Planujesz wyjazd do pracy za granicą? Świetnie! Decyzja o podjęciu pracy poza Polską może otworzyć przed Tobą mnóstwo nowych możliwości i doświadczeń. Aby Twój wyjazd przebiegł bez przeszkód, warto dobrze się do niego przygotować. W tym poradniku podpowiemy jak, krok po kroku, uporządkować niezbędne formalności. Dzięki nam Twój wyjazd nie będzie wiązał ze stresem, że o czymś ważnym zapomniałeś.

Planowanie wyjazdu za granicę w celu podjęcia pracy to nie tylko ekscytujące wyzwanie, ale również proces, który wymaga starannego przygotowania. Znalezienie interesującej oferty pracy to dopiero początek drogi. Aby uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek, stresu i problemów związanych z przepisami prawnymi, konieczne jest zrozumienie i dopełnienie wszelkich formalności. Przygotowanie się pod względem formalnym pozwala na bezproblemowy start w nowym miejscu, zapewnia spokój ducha oraz pozwala skupić się na tym, co najważniejsze – rozwoju zawodowym i adaptacji w nowym środowisku. Staranne przygotowanie umożliwia również uniknięcie ewentualnych kar finansowych czy administracyjnych wynikających z nieznajomości lokalnych przepisów. Właściwe załatwienie wszystkich formalności związanych z wyjazdem za granicę to inwestycja w Twoją przyszłość oraz gwarancja, że zagraniczne doświadczenie zawodowe będzie udane i korzystne dla Twojej kariery.

A skoro o pieniądzach mowa to przed wyjazdem przeczytaj nasz tekst: Jak pracować zagranicą i płacić podatki w Polsce?

Najważniejsze jest zaświadczenie A1

Jak przygotować się do pracy za granicą? Trzeba zacząć od zaświadczenia A1: to dokument potwierdzający, że osoba pracująca tymczasowo za granicą w innym kraju Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego czy Szwajcarii, pozostaje podległa systemowi ubezpieczeń społecznych w kraju pochodzenia.

Wyrobienie tego zaświadczenia jest istotne z kilku powodów. Po pierwsze, pozwala uniknąć podwójnego opodatkowania i płacenia składek na ubezpieczenie społeczne w obu krajach jednocześnie. Po drugie, gwarantuje zachowanie praw i korzyści wynikających z systemu ubezpieczeń społecznych w kraju pochodzenia, takich jak emerytura, zasiłki chorobowe czy opieka zdrowotna. Po trzecie, ułatwia pracodawcy wypełnienie obowiązków związanych z zatrudnieniem pracowników zagranicznych, co może wpłynąć na jego decyzję o zatrudnieniu.

Warto więc zadbać o wyrobienie zaświadczenia A1 przed wyjazdem, aby cieszyć się korzyściami związanych z kontynuacją ubezpieczenia społecznego w Polsce i uniknąć ewentualnych problemów związanych z opłacaniem składek za granicą.

Tutaj pomocą służą biura rozliczeń zagranicznych specjalizujące się w tematyce rozliczania w Polsce dochodów z zagranicy takie jak Biuro Rachunkowe Precyzja.

Więcej na ten temat piszemy tutaj: Jak rozliczyć zaświadczenie A1?, Czy potrzebuję zaświadczenie A1, czy też certyfikatu rezydencji?, Praca zdalna za granicą brzmi super! Ale uwaga: ZUS może nie wystawić Ci zaświadczenia A1.,

Masz dzieci? Wyznacz ich oficjalnych opiekunów!

W przypadku wyjazdu za granicę na dłuższy okres, szczególnie gdy zostawiasz w Polsce swoje dzieci, rodziców czy mieszkanie, staranne przygotowanie formalne nabiera jeszcze większego znaczenia. Dopełnienie wszelkich obowiązków prawnych i administracyjnych pozwala zapewnić bezpieczeństwo i stabilizację Twojej rodziny oraz mienia podczas Twojej nieobecności.

Przygotowując się do wyjazdu, warto rozważyć wyznaczenie opiekunów dla dzieci i osób starszych, ustalenie szczegółów opieki oraz upoważnienie kogoś do reprezentowania ich przed polskimi instytucjami. Ważne jest również zorganizowanie spraw związanych z utrzymaniem mieszkania, np. opłatami i konserwacją, a także ewentualnym wynajmem, jeśli nie będzie ono zamieszkiwane podczas Twojej nieobecności.

Wyobraź sobie, że jesteś w Irlandii i dzwoni do Ciebie Twoje dziecko z Polski, że w domu wyłączono prąd. Okazuje się, że to zakład energetyczny ma jakiś problem z Twoimi opłatami i każą Ci do siebie przyjechać osobiście i to wyjaśnić. To bez sensu i bardzo kosztowne aby lecieć tam i z powrotem samolotem. W takiej sytuacji pomoże Ci zaufana osoba w Polsce z odpowiednim pełnomocnictwem.

A przecież jest jeszcze szkoła, lekarze, szpitale i wiele więcej instytucji czy też wydarzeń losowych, gdzie rodzic powinien reagować a jeśli go nie ma – musi to robić upoważniona osoba.

W sytuacji, gdy zostawiasz w Polsce swoją rodzinę i nieruchomości, dobrze zorganizowane przygotowania formalne dają Ci poczucie, że pozostawiasz swoich bliskich oraz majątek w dobrych rękach. Zyskujesz pewność, że nawet będąc na innym kontynencie, Twoja rodzina będzie mogła liczyć na wsparcie, a wszelkie sprawy związane z domem będą załatwiane sprawnie i terminowo. Dzięki temu możesz w pełni skoncentrować się na swoim rozwoju zawodowym za granicą, jednocześnie utrzymując kontakt z najbliższymi i dbając o ich dobro.

Niezbędne dokumenty na wyjazd do pracy za granicą

Sprawdź ważność paszportu lub dowodu osobistego: W niektórych krajach, jak np. Wielka Brytania, będzie Ci potrzebny paszport, nawet jeśli jesteś obywatelem UE. Upewnij się, że Twój paszport lub dowód osobisty jest ważny przez cały okres planowanego pobytu za granicą.
Przygotuj dokumenty potwierdzające Twoje kwalifikacje zawodowe: Zbierz wszystkie dyplomy, certyfikaty czy referencje od poprzednich pracodawców. Pamiętaj, że warto mieć je przetłumaczone na język docelowy, aby potencjalny pracodawca mógł je zrozumieć.
Stwórz profesjonalne CV i list motywacyjny: One będą Twoją wizytówką w nowym miejscu pracy. Pamiętaj, aby dostosować je do oczekiwań pracodawcy oraz kultury kraju, w którym planujesz pracować.

Pełnomocnictwo dla osób reprezentujących Ciebie przed urzędami

Wybierz pełnomocnika: Zastanów się, komu chcesz udzielić pełnomocnictwa lub upoważnienia pisemnego, na przykład swoim rodzicom lub przyjaciołom.
Zdecyduj o zakresie pełnomocnictwa: Dobrze jest zawrzeć klauzulę o wykonywaniu czynności w imieniu pełnomocnika, takich jak odbiór korespondencji czy załatwianie spraw urzędowych.
Sporządź pełnomocnictwo notarialne lub upoważnienie pisemne: Skontaktuj się z notariuszem, aby sporządzić pełnomocnictwo notarialne. Jeśli wybierasz upoważnienie pisemne, pamiętaj o zawarciu wszystkich niezbędnych danych oraz podpisaniu dokumentu. Pamiętaj, że upoważnienie pisemne to za mało dla wielu instytucji. Musisz mieć pełnomocnictwo notarialne.

Przygotowanie do pracy za granicą wymaga tego bezwzględnie. Pełnomocnictwo to sposób na przekazanie innej osobie prawa do reprezentowania Cię przed polskimi urzędami podczas Twojej nieobecności w kraju. Możesz wybrać pełnomocnictwo notarialne lub upoważnienie pisemne. Oto jak je sporządzić:

Pełnomocnictwo notarialne: Pełnomocnictwo notarialne to dokument sporządzony przez notariusza, który daje Twojemu pełnomocnikowi prawnie wiążące uprawnienia do działania w Twoim imieniu. Aby sporządzić takie pełnomocnictwo, umów się na wizytę u notariusza i przekaż mu informacje dotyczące osoby, której chcesz udzielić pełnomocnictwa oraz zakresu uprawnień. Notariusz przygotuje dokument, który musisz podpisać w obecności notariusza.
Upoważnienie pisemne: Jeśli wolisz upoważnienie pisemne, wystarczy napisać własnoręczny dokument, w którym wyraźnie określisz, kogo upoważniasz do działania w Twoim imieniu oraz jakie czynności ma prawo wykonywać. Pamiętaj, aby zawrzeć swoje dane osobowe, dane pełnomocnika, zakres upoważnienia oraz datę i podpis.

Pełnomocnictwo służy do przekazania innej osobie uprawnień do podejmowania działań lub podejmowania decyzji w Twoim imieniu. Pełnomocnik może reprezentować Cię przed urzędami, instytucjami, a także w relacjach z innymi osobami. Przykłady zastosowania pełnomocnictwa w życiu codziennym obejmują:

Sprzedaż nieruchomości: Jeśli nie możesz osobiście uczestniczyć w procesie sprzedaży nieruchomości, możesz udzielić pełnomocnictwa np. swojemu rodzeństwu czy prawnikowi, aby zawarł umowę sprzedaży w Twoim imieniu.
Załatwianie spraw urzędowych: Pełnomocnik może załatwiać sprawy w urzędzie, np. związane z uzyskaniem dokumentów czy wnioskowaniem o świadczenia. Jest to przydatne, gdy przebywasz za granicą lub nie możesz poświęcić czasu na załatwienie sprawy osobiście.
Prowadzenie spraw sądowych: W przypadku konieczności wystąpienia na rozprawie sądowej, pełnomocnik może reprezentować Cię w sądzie, prezentować dowody i argumenty oraz podejmować decyzje procesowe.

Pełnomocnictwo ogólne: Pełnomocnictwo ogólne obejmuje szeroki zakres uprawnień i pozwala pełnomocnikowi działać w imieniu mocodawcy we wszystkich sprawach. Jest to jednak rzadko stosowane ze względu na dużą odpowiedzialność pełnomocnika.
Pełnomocnictwo szczególne: Pełnomocnictwo szczególne jest ograniczone do określonych czynności lub spraw. Na przykład, możesz udzielić pełnomocnictwa do sprzedaży samochodu, ale pełnomocnik nie będzie miał uprawnień do reprezentowania Cię w innych sprawach.
Pełnomocnictwo czasowe: Pełnomocnictwo czasowe jest ważne tylko przez określony czas, np. na czas Twojej nieobecności za granicą.
Pełnomocnictwo trwałe: Pełnomocnictwo trwałe obowiązuje przez nieokreślony czas, aż do momentu odwołania przez mocodawcę lub śmierci jednej ze stron.
Pełnomocnictwo notarialne: Pełnomocnictwo notarialne jest sporządzane przez notariusza i ma formę aktu notarialnego. Jest to forma pełnomocnictwa o szczególnej mocy prawnej, często wymagana w przypadku ważnych transakcji, takich jak sprzedaż nieruchomości czy prowadzenie spraw sądowych.
Upoważnienie pisemne: Upoważnienie pisemne to mniej formalna forma pełnomocnictwa, która nie wymaga sporządzenia aktu notarialnego. Możesz samodzielnie napisać i podpisać dokument, w którym określisz zakres uprawnień pełnomocnika. Upoważnienie pisemne jest często stosowane w przypadku prostszych spraw, takich jak odbiór korespondencji czy załatwianie codziennych spraw urzędowych.

Rodzaje pełnomocnictw:

Kolejny ważny elementy związany z przygotowaniem do pracy zagranicą. Ważne jest, aby przed udzieleniem pełnomocnictwa dokładnie przemyśleć, jakie uprawnienia chcesz przekazać swojemu pełnomocnikowi, oraz wybrać odpowiednią formę pełnomocnictwa. Pamiętaj również, że możesz odwołać pełnomocnictwo w dowolnym momencie, jeśli zmienisz zdanie lub sytuacja się zmieni.

W praktyce, przy udzielaniu pełnomocnictwa warto uwzględnić następujące kwestie:

Określ zakres pełnomocnictwa: Precyzyjnie opisz, jakie czynności pełnomocnik ma prawo wykonywać w Twoim imieniu. W ten sposób unikniesz nieporozumień i sprawisz, że pełnomocnictwo będzie skuteczne.
Wybierz odpowiednią formę pełnomocnictwa: Zdecyduj, czy potrzebujesz pełnomocnictwa notarialnego, czy wystarczy upoważnienie pisemne. Wybór zależy od rodzaju sprawy oraz wymagań formalnych.
Zaufaj swojemu pełnomocnikowi: Wybierz osobę, której ufasz i która będzie działać w Twoim najlepszym interesie. Pamiętaj, że pełnomocnictwo to poważna odpowiedzialność, a pełnomocnik będzie miał wpływ na ważne aspekty Twojego życia.
Poinformuj pełnomocnika o swoich oczekiwaniach: Przed udzieleniem pełnomocnictwa, porozmawiaj z pełnomocnikiem o swoich oczekiwaniach, celach i planach. W ten sposób osoba ta będzie lepiej zrozumieć, jak działać w Twoim imieniu.
Monitoruj działania pełnomocnika: Regularnie sprawdzaj, co robi pełnomocnik w Twoim imieniu. W razie potrzeby skoryguj jego działania lub odwołaj pełnomocnictwo.

Pamiętaj, że odpowiednie przygotowanie pełnomocnictwa oraz świadome udzielenie uprawnień pełnomocnikowi pozwolą uniknąć nieporozumień oraz zadbać o Twoje interesy podczas nieobecności w kraju.

Przygotowanie do pracy zagranicą: otwieramy Profil Zaufany – korzyści i jak go założyć

To kolejna bardzo ważna rzecz bez której nie da się dziś sprawnie funkcjonować w świecie w którym prawie wszystko da się załatwić przez internet. Jest już niezbędny aby przygotowanie do pracy zagranicą było pełne. Profil Zaufany to darmowe i bezpieczne narzędzie umożliwiające załatwienie wielu spraw urzędowych online, bez konieczności osobistego stawienia się w urzędzie. Dzięki niemu oszczędzasz czas i unikasz kolejek, a także możesz załatwić formalności z dowolnego miejsca na świecie. Oto niektóre przykłady spraw urzędowych, które możesz załatwić posiadając Profil Zaufany:

Usługi związane z ubezpieczeniami społecznymi (ZUS): Możesz sprawdzić stan opłacania składek, zgłosić zmiany w swojej firmie, złożyć wnioski o świadczenia czy sprawdzić informacje o emeryturze.
Sprawy podatkowe (e-deklaracje): Możesz składać zeznania podatkowe, takie jak PIT czy VAT, sprawdzić informacje o swoich zobowiązaniach podatkowych, a także wnioskować o zwrot podatku.
Sprawy związane z prawem jazdy: Możesz złożyć wniosek o wydanie prawa jazdy, sprawdzić stan punktów karnych czy zgłosić utratę dokumentu.
Sprawy związane z dowodem osobistym: Możesz złożyć wniosek o wydanie dowodu osobistego, zgłosić utratę czy zmianę danych w dokumencie.
Sprawy związane z rejestracją pojazdów: Możesz złożyć wniosek o rejestrację pojazdu, przekazać informacje o sprzedaży czy zgłosić utratę dokumentów.
Sprawy związane z działalnością gospodarczą: Możesz zarejestrować działalność gospodarczą, zgłosić zmiany czy zawieszenie działalności.
Sprawy związane z edukacją: Możesz sprawdzić informacje o swojej edukacji, złożyć wnioski o dofinansowanie czy uzyskać informacje o programach stypendialnych.
Sprawy związane z opieką zdrowotną: Możesz wybrać lekarza rodzinnego, sprawdzić informacje o swoich receptach czy uzyskać informacje o swoich prawach pacjenta.
Sprawy związane z rejestracją wyborców: Możesz sprawdzić swoje dane w rejestrze wyborców, złożyć wniosek o wpisanie do rejestru czy zmianę danych.

To tylko niektóre z wielu spraw, które możesz załatwić za pomocą Profilu Zaufanego. Profil umożliwia również korzystanie z usług innych instytucji, takich jak samorządy terytorialne, sądy czy inne organizacje publiczne. Jak widzisz: warto założyć Profil Zaufany i cieszyć się wygodą załatwiania spraw urzędowych online.

Oto jak założyć Profil Zaufany:

Wejdź na stronę gov.pl/profil-zaufany lub na stronę dowolnego usługodawcy Profilu Zaufanego (np. banku, w którym posiadasz konto).
Kliknij „Załóż Profil Zaufany” i postępuj zgodnie z instrukcjami na stronie. Podczas rejestracji będziesz musiał podać swoje dane osobowe, takie jak PESEL, numer dowodu osobistego oraz adres e-mail.
Wybierz sposób potwierdzenia tożsamości: Możesz to zrobić za pomocą bankowości elektronicznej, ePUAP lub osobiście w punkcie potwierdzania tożsamości.
Po potwierdzeniu tożsamości otrzymasz e-mail z linkiem aktywacyjnym. Kliknij w link, aby aktywować Profil Zaufany. Od tego momentu będziesz mógł korzystać z usług elektronicznych udostępnianych przez polskie urzędy.

Pełnomocnictwo dla biura rachunkowego

Pełnomocnictwo dla biura rachunkowego to upoważnienie, które udzielasz biuru rachunkowemu do reprezentowania Twojej firmy w zakresie spraw księgowych, podatkowych i kadrowo-płacowych. Biuro rachunkowe będzie mogło działać w Twoim imieniu oraz w imieniu Twojej firmy przed urzędami skarbowymi, ZUS oraz innymi instytucjami. Ważne jest to, abyś wybrał biuro rachunkowe specjalizujące się w rozliczaniu dochodów z zagranicy. Takie biuro zna specyfikę innych systemów podatkowych i wie jak interpretować zagraniczne PITy – dokumenty zaświadczające o osiągniętych dochodach. Takie biuro potrafi wypełnić pit 36 ZG, ustalić rezydencję podatkową, zazwyczaj świadczy usługi online i potrafi poruszać się w tematyce umów o unikaniu podwójnego opodatkowania. Przykłady działań, które biuro rachunkowe może podejmować w ramach pełnomocnictwa, obejmują:

Składanie sprawozdań finansowych i deklaracji podatkowych: Biuro rachunkowe będzie mogło sporządzać i składać odpowiednie sprawozdania finansowe oraz deklaracje podatkowe w Twoim imieniu.
Prowadzenie ksiąg rachunkowych: Biuro będzie odpowiedzialne za prawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych Twojej firmy, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Kontakt z urzędami skarbowymi: Biuro rachunkowe będzie mogło reprezentować Cię i Twoją firmę przed urzędami skarbowymi, np. w przypadku kontroli podatkowej czy uzgadniania zobowiązań podatkowych.
Obsługa kadrowo-płacowa: Biuro rachunkowe będzie mogło zajmować się obsługą kadrowo-płacową Twojej firmy, w tym przygotowywać listy płac, sporządzać umowy o pracę, prowadzić akta osobowe pracowników czy zgłaszać zmiany w ZUS.

Przygotowanie do pracy zagranicą: założenie Elektronicznego Pliku Ubezpieczonego (EPUE) w ZUS

Przygotowanie do pracy zagranicą należy zacząć od EPUE. Elektroniczny Plik Ubezpieczonego (EPUE) to narzędzie online, które umożliwia szybki i wygodny dostęp do danych ubezpieczeniowych oraz załatwianie wielu spraw związanych z ubezpieczeniami społecznymi. Założenie EPUE może pomóc w zarządzaniu ubezpieczeniami społecznymi zarówno dla osób indywidualnych, jak i przedsiębiorców. Przykłady sytuacji, w których EPUE może być przydatny, obejmują:

Sprawdzanie składek ZUS: Dzięki EPUE możesz sprawdzić stan opłacania składek ZUS oraz ewentualne zaległości, co ułatwia kontrolowanie i planowanie płatności.
Wgląd w dokumentację ubezpieczeniową: EPUE pozwala na przeglądanie i pobieranie dokumentów związanych z ubezpieczeniem, takich jak decyzje ZUS, zaświadczenia czy korespondencja.
Zgłaszanie zmian w ubezpieczeniach

W przypadku współpracy z biurem rachunkowym, udzielenie pełnomocnictwa do Elektronicznego Pliku Ubezpieczonego (EPUE) jest kluczowe, aby biuro mogło efektywnie zarządzać sprawami ubezpieczeń społecznych w Twoim imieniu. Przykłady, dla których warto udzielić pełnomocnictwa biuru rachunkowemu w EPUE, obejmują:

Składanie dokumentów i deklaracji: Pełnomocnictwo pozwoli biuru rachunkowemu na składanie wymaganych dokumentów oraz deklaracji w ZUS w Twoim imieniu, co pozwoli uniknąć ewentualnych opóźnień czy problemów związanych z brakiem dokumentacji.
Monitorowanie opłacania składek ZUS: Dzięki pełnomocnictwu, biuro rachunkowe będzie mogło sprawdzać stan opłacania składek ZUS, co pozwoli na szybkie wykrycie ewentualnych zaległości i ich uregulowanie.
Reagowanie na korespondencję z ZUS: Pełnomocnictwo umożliwi biuru rachunkowemu szybkie reagowanie na wszelką korespondencję z ZUS, taką jak wezwania do zapłaty czy decyzje.
Przeprowadzanie kontroli: Pełnomocnictwo pozwoli biuru rachunkowemu reprezentować Cię przed ZUS, np. w przypadku kontroli czy innych postępowań.

Jak udzielić pełnomocnictwa biuru rachunkowemu w EPUE

Aby udzielić pełnomocnictwa biuru rachunkowemu w EPUE, należy wykonać następujące kroki:

Zaloguj się do swojego konta EPUE na stronie ZUS, korzystając z Profilu Zaufanego, ePUAP lub podpisu elektronicznego.
Po zalogowaniu, przejdź do zakładki „Moje pełnomocnictwa” lub „Udziel pełnomocnictwa”.
Wybierz opcję udzielenia pełnomocnictwa dla biura rachunkowego i wprowadź dane biura, takie jak NIP, REGON czy nazwę.
Określ zakres pełnomocnictwa, czyli czynności, które biuro rachunkowe będzie mogło wykonywać w Twoim imieniu. Możesz udzielić pełnomocnictwa ogólnego, które obejmuje wszystkie czynności, lub pełnomocnictwa szczególnego, które ogranicza się do wybranych działań.
Wypełnij pozostałe pola i zatwierdź udzielenie pełnomocnictwa, podpisując elektronicznie formularz.
Po zatwierdzeniu pełnomocnictwa, biuro rachunkowe otrzyma powiadomienie o udzieleniu uprawnień i będzie mogło korzystać z Twojego konta EPUE w wyznaczonym zakresie.
Poinformuj biuro rachunkowe o udzieleniu pełnomocnictwa oraz przekaż wszelkie istotne informacje, które pomogą im efektywnie zarządzać Twoimi sprawami związanych z ubezpieczeniami społecznymi.
Regularnie monitoruj działania biura rachunkowego w EPUE, aby mieć pewność, że wszystkie sprawy są załatwiane zgodnie z Twoimi oczekiwaniami. W razie potrzeby możesz skorygować zakres pełnomocnictwa lub odwołać je całkowicie.

Udzielenie pełnomocnictwa biuru rachunkowemu w EPUE pozwala na sprawną i profesjonalną obsługę spraw związanych z ubezpieczeniami społecznymi. Dzięki temu unikasz niepotrzebnych problemów i opóźnień, które mogłyby wpłynąć na Twoją działalność czy sytuację finansową.

Pamiętaj, że zawsze warto skorzystać z pomocy ekspertów takich jak Biuro Rachunkowe Precyzja, które pomoże Ci zadbać o to, aby Twój wyjazd był źródłem korzyści a nie stresu.