Co to jest i jak uzyskać w Niemczech Steuernummer, USt-IdNr, Gewerbeanmeldung, Handelsregisternummer, EORI? Przewodnik po najważniejszych numerach identyfikacyjnych w Niemczech dla przedsiębiorców.
Jan, polski przedsiębiorca z głową pełną pomysłów, postanowił rozpocząć działalność jako firma w Niemczwech. Pierwsze kroki wydawały się proste – wystarczy założyć działalność i zacząć sprzedawać. Szybko jednak zorientował się, że niemiecka biurokracja stawia przed nim szereg tajemniczych numerów do zdobycia. Podczas rejestracji firmy i dopełniania formalności pojawiły się skróty i pojęcia, o których wcześniej nie słyszał: Steuernummer, USt-IdNr, Handelsregisternummer, EORI… Na początku brzmiało to przytłaczająco. Z czasem Jan odkrył, że te ciągi cyfr i liter to klucze do legalnego i sprawnego prowadzenia biznesu za Odrą. W poniższym przewodniku wyjaśniamy, czym są te najważniejsze numery identyfikacyjne w Niemczech, do czego służą i kto musi je uzyskać – wszystko w przystępnym języku, abyś mógł pewnie ruszyć na podbój niemieckiego rynku.
Poznaj ofertę Biura Precyzja.
Dowiedz się więcej
Stworzyliśmy jedyny na rynku pakiet usług księgowych dla osób pracujących za granicą w formie JDG. Obejmuje on prowadzenie księgowości JDG i rozliczanie zaświadczenia A1
Steuernummer (niemiecki numer podatkowy)
Co to jest? Steuernummer to podstawowy niemiecki numer identyfikacji podatkowej – odpowiednik polskiego NIP. Jest to unikalny ciąg (często 13 cyfr) nadawany przez lokalny urząd skarbowy (Finanzamt) konkretnej firmie w danym landzie. Ten numer jest niezbędny do prowadzenia legalnej działalności gospodarczej w Niemczech – bez niego nie rozliczysz podatków ani nie dopełnisz obowiązków wobec fiskusa. Steuernummer otrzymuje się automatycznie po rejestracji działalności (np. przy Gewerbeanmeldung, zgłoszeniu działalności gospodarczej). Warto pamiętać, że jeśli firma zmieni siedzibę do innego landu (kraju związkowego), urząd skarbowy nada nowy Steuernummer właściwy dla tego regionu.
Do czego służy i jak go używać? Steuernummer służy przede wszystkim do komunikacji z niemieckim urzędem skarbowym. Używasz go przy składaniu deklaracji podatkowych, korespondencji z Finanzamt oraz na fakturach krajowych. Numer ma charakter lokalny – identyfikuje firmę przed urzędem skarbowym w danym landzie. Nie należy go podawać na zewnątrz (np. kontrahentom czy na stronie internetowej), ponieważ to bardziej wewnętrzny identyfikator podatkowy. Dla celów handlowych i na potrzeby klientów lepiej wykorzystywać numer VAT, o którym poniżej. Steuernummer musi posiadać każdy przedsiębiorca działający w Niemczech – otrzymują go zarówno jednoosobowe działalności (w tym samozatrudnieni), jak i spółki przy rejestracji firmy.
USt-IdNr (numer identyfikacyjny VAT UE)
Co to jest? USt-IdNr to skrót od Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, czyli numer identyfikacyjny na potrzeby podatku VAT. Jest to odpowiednik unijnego NIP-u europejskiego, wymagany przy transakcjach wewnątrz Unii Europejskiej. Numer USt-IdNr składa się z prefiksu kraju (DE dla Niemiec) oraz 9 cyfr. W przeciwieństwie do Steuernummer, jest on ważny na terenie całej UE i pozostaje niezmienny nawet przy zmianie siedziby firmy pomiędzy landami. Służy do identyfikacji przedsiębiorcy jako podatnika VAT w obrocie międzynarodowym – jest szczególnie istotny, gdy firma sprzedaje towary lub usługi kontrahentom w innych krajach członkowskich. USt-IdNr jest nadawany wyłącznie firmom będącym płatnikami VAT (czyli tym, które zgłosiły się do VAT); jeśli Twoja działalność korzysta ze zwolnienia podmiotowego z VAT (tzw. Kleinunternehmer), nie otrzymasz tego numeru dopóki nie zarejestrujesz się jako podatnik VAT.
Do czego służy? Numer VAT UE umożliwia wystawianie faktur unijnych ze stawką 0% VAT dla transakcji między firmami z różnych krajów UE oraz weryfikację kontrahenta w systemie VIES. Podajesz go swoim kontrahentom (np. umieszczasz na fakturach i ofertach) zawsze, gdy wymagane jest potwierdzenie statusu VAT firmy. USt-IdNr pozwala kontrahentowi sprawdzić w bazie VIES, że Twoja firma jest czynnym podatnikiem VAT w Niemczech.
Jak uzyskać? Numer VAT UE wydawany jest przez Federalny Centralny Urząd Podatkowy w Niemczech (Bundeszentralamt für Steuern) po złożeniu odpowiedniego wniosku. Proces nadania USt-IdNr zajmuje od kilku do kilkunastu tygodni, więc warto złożyć wniosek jak najwcześniej. Dobra wiadomość jest taka, że możesz prowadzić działalność i wystawiać faktury w trakcie oczekiwania na USt-IdNr – nie wstrzymuje to bieżącej działalności gospodarczej. Po otrzymaniu numeru należy używać go na fakturach zamiast Steuernummer (ze względów bezpieczeństwa i wygody). Posiadanie obu numerów – Steuernummer i USt-IdNr – jest kluczowe dla firm aktywnie handlujących na rynku niemieckim i współpracujących z partnerami z UE ponieważ każdy z nich pełni inną rolę: pierwszy wobec niemieckiego urzędu, drugi w kontaktach z zagranicą.
Handelsregisternummer (numer w rejestrze handlowym)
Co to jest? Handelsregisternummer to numer nadawany przy wpisie do niemieckiego rejestru handlowego (Handelsregister), odpowiednika polskiego KRS. Rejestr handlowy jest publiczną bazą danych o przedsiębiorstwach prowadzoną przez sądy rejonowe (Amtsgericht) w Niemczech. Wpis do rejestru potwierdza istnienie firmy, jej formę prawną, siedzibę oraz dane wspólników lub właścicieli. Handelsregisternummer jest unikalnym numerem identyfikującym firmę w tym rejestrze, wykorzystywanym m.in. przy weryfikacji kontrahentów i w oficjalnych dokumentach spółki. Numer ten ma zazwyczaj format z prefiksem HRB lub HRA i cyframi – HRB oznacza spółkę kapitałową (np. GmbH lub AG), a HRA spółkę osobową lub jednoosobowego przedsiębiorcę wpisanego do rejestru. Przykładowo, HRB 12345 to numer dla spółki z o.o. lub akcyjnej, a HRA 67890 – dla zarejestrowanej działalności jednoosobowej lub spółki osobowej. Czasem dodawana jest też litera oznaczająca miasto rejestracji (np. „B” dla Berlina).
Kto go potrzebuje? Większość większych firm musi uzyskać wpis do Handelsregister i tym samym numer rejestrowy, ale są pewne wyjątki. Obowiązek rejestracji dotyczy przede wszystkim spółek prawa handlowego: spółek kapitałowych (np. GmbH – sp. z o.o., AG – spółka akcyjna) oraz spółek osobowych (np. OHG – spółka jawna, KG – komandytowa). Również jednoosobowi przedsiębiorcy, którzy działają na większą skalę jako tzw. eingetragener Kaufmann (e.K.), podlegają rejestracji. Z kolei drobni przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność (Kleingewerbe), wolne zawody (Freiberufler) oraz wspólnicy spółek cywilnych (GbR)nie mają obowiązku wpisu do rejestru handlowego. Jeśli prowadzisz niewielką działalność jako osoba fizyczna, możesz funkcjonować bez Handelsregisternummer – wystarczy zgłoszenie działalności w urzędzie gospodarczym (Gewerberegister). Natomiast założenie spółki z o.o. czy innej spółki prawa handlowego wymaga wpisu do rejestru już na starcie, co wiąże się z dodatkową procedurą (udział notariusza, opłaty rejestrowe itp.).
Do czego służy? Posiadanie Handelsregisternummer świadczy o formalnym zarejestrowaniu firmy w Niemczech, co buduje zaufanie u kontrahentów – dane rejestrowe są jawne i każdy może je sprawdzić online w portalu rejestru handlowego. Numer rejestrowy należy umieszczać na oficjalnych dokumentach firmy, np. w stopce firmowej, na fakturach, umowach czy na stronie internetowej w sekcji Impressum (obowiązkowej stopce prawnej na stronach niemieckich firm). Dzięki Handelsregisternummer łatwo zweryfikować podstawowe informacje o spółce, takie jak jej siedziba, kapitał zakładowy czy osoby uprawnione do reprezentacji. Dla przedsiębiorcy oznacza to większą przejrzystość, ale też dodatkowe obowiązki sprawozdawcze. Jeśli możesz unikać wpisu do rejestru na początku działalności (np. pozostając małą jednoosobową firmą), rozważ czy jest on konieczny – rejestracja wiąże się z kosztami i biurokracją, więc często startujące biznesy korzystają ze zwolnienia, o ile formuła prawna na to pozwala. Gdy jednak Twoja firma rozwinie skrzydła lub przyjmie formę spółki, uzyskanie Handelsregisternummer stanie się nieodzowne.
EORI (numer do odpraw celnych)
Co to jest i kto go potrzebuje? Numer EORI (Economic Operators’ Registration and Identification) to numer identyfikacyjny wymagany w kontaktach z organami celnymi na terenie Unii Europejskiej. Jeżeli Twoja firma planuje import towarów spoza UE lub eksport towarów poza Unię, będzie potrzebować numeru EORIl. Od 2009 roku EORI jest obowiązkowy przy dokonywaniu odpraw celnych we wszystkich krajach unijnych – dotyczy to każdego rodzaju operacji celnej: importu, eksportu czy tranzytu. W praktyce oznacza to, że bez aktywnego numeru EORI firma nie będzie mogła zgłosić towarów do odprawy celnej ani dopełnić formalności związanych z cłem.
Jak działa EORI? Numer EORI jest unikatowy w skali całej UE – każde przedsiębiorstwo otrzymuje tylko jeden taki numer, niezależnie od kraju członkowskiego. Numer ten funkcjonuje wyłącznie na potrzeby celne i stanowi wspólny punkt referencyjny w relacjach z urzędami celnymi w dowolnym państwie członkowskim.
Dla firm zarejestrowanych w Niemczech nadawaniem EORI zajmuje się niemiecki urząd celny (Zoll). Numer zwykle zawiera kod kraju (dla Niemiec prefix DE), po którym następuje ciąg cyfr – często bazuje on na krajowym numerze podatkowym firmy, rozszerzonym do standardu unijnego. Co ważne, jeden numer EORI obowiązuje we wszystkich krajach UE, więc jeśli firma posiada już EORI nadany np. w Polsce, to prowadząc działalność w Niemczech posługuje się tym samym numerem. Nowo założona firma niemiecka, planująca handel z krajami spoza UE, musi złożyć wniosek o nadanie EORI przed pierwszą odprawą celną.
Podsumowanie: Dla większości przedsiębiorców działających wyłącznie na rynku wewnętrznym UE numer EORI nie będzie potrzebny. Jednak jeśli zamierzasz importować komponenty z Chin czy eksportować swoje produkty do USA, uzyskanie EORI jest absolutną koniecznością – zapewnia płynne przejście przez procedury celne i jest wymagane prawnie. Proces rejestracji EORI w Niemczech polega na wypełnieniu formularza zgłoszeniowego (dostępnego na stronie niemieckiej administracji celnej) i może potrwać kilka dni do paru tygodni, dlatego warto zadbać o to z wyprzedzeniem przed planowaną transakcją eksportową/importową.
Zakończenie: Jan, nasz przedsiębiorca z początku opowieści, krok po kroku zdobył wszystkie wymagane numery – Steuernummer do rozliczeń podatkowych, europejski USt-IdNr do transakcji unijnych, Handelsregisternummer po zarejestrowaniu spółki oraz EORI przed pierwszym importem towaru spoza UE. Choć początkowo mnogość numerów wydawała się skomplikowana, teraz Jan wie, że każdy z nich ma swoje miejsce w biznesowej układance. Dzięki temu może skupić się na rozwijaniu firmy w Niemczech, mając pewność, że spełnił wszystkie formalne wymogi. Poznanie i zrozumienie tych identyfikatorów to klucz do bezpiecznego i sprawnego prowadzenia działalności gospodarczej za granicą – gdy masz je wszystkie pod kontrolą, niemiecki rynek stoi przed Tobą otworem!