Brak kontrahenta na białej liście VAT może oznaczać, że jest on po prostu zwolniony z VAT. Dlatego trzeba rozumieć co to jest biała lista i zwolnienie z VAT.
Pani Małgorzata (imię zmienione) prowadziła małą firmę projektową. Jednego dnia otrzymała zlecenie od nowego klienta na zaprojektowanie materiałów marketingowych. Transakcja opiewała na 15 000 zł. Wszystko wydawało się być w porządku, dopóki nie przyszedł czas na przelew.
„Sprawdziłam firmę na białej liście, ale jej tam nie było! Byłam pewna, że to jakieś oszustwo,” opowiadała podczas wizyty w naszym biurze. „Odmówiłam współpracy, a później okazało się, że straciłam dobrego klienta, który był po prostu zwolniony z VAT.”
Ta historia dobitnie pokazuje, jak istotne jest zrozumienie relacji między białą listą a zwolnieniem z VAT. Przyjrzyjmy się temu bliżej.
Czym właściwie jest biała lista VAT?
Biała lista podatników VAT, wprowadzona 1 września 2019 roku, to oficjalny elektroniczny wykaz prowadzony przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Zawiera ona informacje o podmiotach zarejestrowanych jako podatnicy VAT czynni, niezarejestrowanych (np. tych, którym odmówiono rejestracji), wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT. Wykaz ten pozwala przedsiębiorcom zweryfikować status podatkowy kontrahentów oraz sprawdzić ich numery rachunków bankowych zgłoszonych do urzędu skarbowego.
To scentralizowana baza danych, która powstała w celu zwiększenia bezpieczeństwa transakcji oraz ograniczenia wyłudzeń podatku VAT. W praktyce oznacza to, że przed dokonaniem płatności za fakturę możesz sprawdzić, czy Twój kontrahent jest legalnie działającym podatnikiem VAT i czy przelew trafia na właściwe konto firmowe, które zgłosił do urzędu skarbowego.
Prowadzisz firmę? Osiągasz dochody za granicą? Jesteśmy specjalistami w rozliczaniu dochodów osiągniętych za granicą.
Sprawdź nas: po prostu zadzwoń!
Kiedy kontrahenta nie ma na białej liście?
Powróćmy do historii Pani Małgorzaty. Gdy nie znalazła swojego nowego klienta na białej liście, natychmiast założyła najgorsze. To naturalna reakcja – przecież wszyscy słyszeliśmy o oszustwach podatkowych. Prawda okazała się jednak inna.
Jej klient prowadził małą działalność gospodarczą i korzystał ze zwolnienia z VAT. A trzeba wiedzieć, że wykaz zawiera numery firmowych rachunków rozliczeniowych zgłoszonych do urzędu skarbowego przez czynnych podatników VAT. Rejestr nie gromadzi danych na temat prywatnych numerów bankowych osób fizycznych (rachunków ROR), nawet jeśli są one używane w działalności gospodarczej przez podmioty zwolnione z VAT. Co więcej, dane podmiotów zwolnionych z VAT mogą być widoczne w wykazie, ale bez informacji o ich rachunkach bankowych.
To jedna z najczęstszych przyczyn nieobecności numeru rachunku bankowego kontrahenta na białej liście. Jeśli podmiot:
- Jest zwolniony z VAT (np. z powodu niskich obrotów nieprzekraczających 200 000 zł rocznie) i nie zgłosił firmowego rachunku rozliczeniowego lub używa prywatnego konta.
- Używa prywatnego konta bankowego (ROR) zamiast firmowego rachunku rozliczeniowego, który jedyny podlega zgłoszeniu do urzędu skarbowego w przypadku czynnych podatników VAT.
- Jest czynnym podatnikiem VAT, ale nie zgłosił rachunku firmowego do urzędu skarbowego (co jest jego obowiązkiem).
wówczas numeru rachunku bankowego tego kontrahenta nie znajdziesz na wykazie, mimo że może być całkowicie legalnym i rzetelnym partnerem biznesowym.
Konsekwencje przelewu na konto spoza białej listy
Zgodnie z przepisami, jeśli dokonasz płatności powyżej 15 000 zł brutto (lub równowartość tej kwoty w walucie obcej) na rachunek spoza białej listy, który nie został zgłoszony do urzędu skarbowego przez czynnego podatnika VAT, narażasz się na:
- Brak możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu w tej części, w jakiej płatność została dokonana na rachunek spoza wykazu.
- Solidarną odpowiedzialność za zobowiązania podatkowe kontrahenta w zakresie VAT związane z tą transakcją.
Pan Artur, właściciel firmy budowlanej, przekonał się o tym boleśnie. Zlecił prace podwykonawcy i zapłacił 20 000 zł na wskazane konto, nie sprawdzając go na białej liście. Rok później, podczas kontroli skarbowej, okazało się, że nie może zaliczyć tej kwoty do kosztów firmowych. Powstały dodatkowy podatek do zapłaty znacząco uszczuplił jego budżet.
Jak uniknąć problemów?
- Zawsze sprawdzaj kontrahentów na białej liście Wykaz jest aktualizowany raz na dobę, w każdy dzień roboczy. Dlatego możesz na bieżąco sprawdzać status swoich partnerów biznesowych i numery ich rachunków. Najlepiej zrobić to w dniu dokonywania przelewu.
- Pamiętaj o limicie 15 000 zł Obowiązek weryfikacji dotyczy transakcji powyżej tej kwoty dokonanych na rachunki bankowe.
- Zachowaj potwierdzenie weryfikacji Wyszukiwarka na stronie Ministerstwa Finansów umożliwia pobranie zaświadczenia o dokonaniu weryfikacji, które warto zachować w dokumentacji.
- W razie problemów złóż zawiadomienie Jeśli już dokonałeś płatności na konto spoza białej listy, masz 7 dni od daty zlecenia przelewu na zgłoszenie tego faktu do urzędu skarbowego na druku ZAW-NR. Dzięki temu unikniesz negatywnych konsekwencji.
- Użyj mechanizmu podzielonej płatności (split payment) Płatność z zastosowaniem MPP na rachunek spoza białej listy również zwalnia z negatywnych konsekwencji.
Pan Marek, właściciel agencji reklamowej, stosuje prostą zasadę: przed każdym przelewem powyżej 10 000 zł (dla bezpieczeństwa przyjął niższy próg) jego księgowa weryfikuje kontrahenta na białej liście i zapisuje potwierdzenie w specjalnym folderze. „To zajmuje dosłownie minutę, a daje ogromny spokój” – mówi.
Zwolnienie z VAT a biała lista – co musisz wiedzieć?
Przedsiębiorcy zwolnieni z VAT często mają wątpliwości: „Dlaczego nie jestem na białej liście, skoro prowadzę legalną działalność?”. Otóż biała lista to przede wszystkim rejestr podatników VAT, w tym czynnych, zwolnionych, niezarejestrowanych (z odmową rejestracji), wykreślonych i przywróconych.
W wykazie znajdują się numery firmowych rachunków bankowych (tzw. rachunków rozliczeniowych), ale tylko w przypadku czynnych podatników VAT, którzy te rachunki zgłosili do urzędu skarbowego. Jeśli korzystasz ze zwolnienia z VAT, Twoje dane mogą pojawić się w wykazie (np. nazwa firmy, NIP), ale bez informacji o rachunku bankowym. Dzieje się tak, ponieważ podmioty zwolnione z VAT nie mają obowiązku posiadania firmowego rachunku rozliczeniowego ani jego zgłaszania.
Pani Joanna, właścicielka małego sklepu internetowego z rękodziełem, korzysta ze zwolnienia z VAT. „Moi klienci biznesowi czasem dzwonią zaniepokojeni, że nie widzą mojego konta na białej liście. Dlatego zawsze uprzedzam ich o tym fakcie i tłumaczę, że to normalne przy zwolnieniu z VAT i że mój rachunek prywatny nie może się tam znaleźć” – wyjaśnia.
Jak sprawdzić czy kontrahent jest płatnikiem VAT w UE?
Dla firm prowadzących działalność międzynarodową w Unii Europejskiej kluczowe jest sprawdzanie, czy kontrahenci są zarejestrowani jako płatnicy VAT UE. W przeciwieństwie do białej listy, która działa na poziomie krajowym, do weryfikacji podatników z innych krajów UE służy system VIES.
System VIES (VAT Information Exchange System) to wyszukiwarka Komisji Europejskiej, która pozwala sprawdzić, czy dany numer identyfikacyjny VAT (VAT UE) jest ważny i przypisany do firmy zarejestrowanej jako prowadząca handel w obrębie UE. Dostęp do niej jest całkowicie bezpłatny i dostępny przez 24 godziny na dobę.
Podsumowanie
Zarówno biała lista jak i system VIES to nieocenione narzędzia dla przedsiębiorców prowadzących działalność w Polsce i UE. Regularne korzystanie z nich pozwala uniknąć wielu problemów podatkowych i finansowych.
Tak jak w przypadku Pani Małgorzaty z początku naszego artykułu, nieznajomość tych narzędzi może prowadzić do błędnych decyzji biznesowych. Z kolei ich umiejętne wykorzystanie, jak w przypadku Pana Andrzeja, otwiera drzwi do bezpiecznego prowadzenia biznesu na międzynarodową skalę.
Pamiętaj – w biznesie ostrożność i weryfikacja to nie oznaka braku zaufania, lecz przejaw profesjonalizmu i dbałości o własne interesy.