Wraz ze zwolnieniem z VAT idą też nowe obowiązki sprawozdawcze, zwłaszcza w kwestii odliczania podatku naliczonego. Przyjrzyjmy się więc krok po kroku, jak poprawnie korzystać z procedury SME w praktyce i czego unikać.
Część trzecia z serii trzech artykułów poświęconych rozliczaniu VAT za granicą.
W poprzednim artykule poznaliśmy założenia nowej procedury SME dla małych firm i jej potencjalne korzyści. Teraz nadszedł czas, by zejść na poziom praktycznych aspektów: jakie konkretnie obowiązki ma przedsiębiorca korzystający z SME, z jakimi formalnościami musi się liczyć oraz na co uważać, by nie wpaść w pułapki błędnego rozliczenia. Nasz bohater Jacek, właściciel firmy z zabawkami, zgłosił się już do procedury SME – dostał numer EX i cieszy się zwolnieniem z VAT w krajach UE, do których sprzedaje. Jednak Jacek szybko zauważa, że wraz ze zwolnieniem idą też nowe obowiązki sprawozdawcze. Ponadto, musi zmienić podejście do swoich rozliczeń VAT, zwłaszcza w kwestii odliczania podatku naliczonego. Przyjrzyjmy się więc krok po kroku, jak poprawnie korzystać z procedury SME w praktyce i czego unikać.
Szukasz wsparcia w księgowości swojego eksportu za granicę? W BiuroPrecyzja.pl właśnie w tym się specjalizujemy.
Po prostu zadzwoń i porozmawiaj z nami
Procedura SME w praktyce: jakie formalności trzeba spełnić, aby skorzystać z procedury SME?
Aby legalnie korzystać ze zwolnienia VAT za granicą w ramach SME, przedsiębiorca musi dopełnić pewnych formalności – część z nich jednorazowo na początku, a część w sposób ciągły podczas korzystania ze zwolnienia. Poniżej lista kluczowych formalności i działań:
- Rejestracja (zgłoszenie) do procedury SME – jak opisaliśmy wcześniej, należy złożyć uprzednie powiadomienie do urzędu skarbowego w swoim kraju. Bez tego zgłoszenia nie można zacząć stosować zwolnienia w innych państwach. Warto upewnić się, że zgłoszenie jest kompletne i prawidłowe – podanie rzetelnych danych o obrotach i wskazanie wszystkich krajów, gdzie planujemy sprzedaż. Jeśli o jakimś kraju zapomnimy, domyślnie sprzedaż tam będzie nieobjęta SME, co może potem rodzić problemy (konieczność zapłaty VAT).
- Otrzymanie i używanie numeru EX – po rejestracji organ podatkowy nadaje nam numer identyfikacyjny z końcówką „EX”. Ten numer to coś w rodzaju „unijnego NIP” dla zwolnienia SME. Przedsiębiorca musi umieszczać numer EX na fakturach dokumentujących sprzedaż objętą procedurą SME. Dzięki temu zarówno klient, jak i ewentualnie kontrola skarbowa w danym kraju, rozpoznają, że dana transakcja była zwolniona na mocy przepisów o małych przedsiębiorstwach. Numer EX będzie także wykorzystywany przy składaniu raportów kwartalnych.
- Wystawianie faktur zgodnie z nowymi zasadami – przedsiębiorca korzystający ze zwolnienia SME powinien pamiętać, że faktury dla zagranicznych klientów nie będą zawierały kwoty VAT ani stawki (bo sprzedaż jest zwolniona). W Polsce wprowadzono możliwość wystawiania takich faktur w uproszczonym zakresie danych – faktura nie musi zawierać wszystkich elementów typowych dla faktury VAT. Według projektu Ministerstwa Finansów faktura SME powinna zawierać m.in. datę wystawienia, numer, dane sprzedawcy i nabywcy, nazwę towaru/usługi, kwotę należności ogółem oraz numer EX sprzedawcy. Nie wykazuje się na niej stawki VAT (w praktyce można dodać adnotację „zwolniony z VAT – procedura SME”). Uwaga: faktury takie wystawiamy tylko na żądanie nabywcy (jak przy zwykłym zwolnieniu podmiotowym). Jeśli klient nie zażąda faktury, nie musimy jej wystawiać, ale i tak musimy ewidencjonować sprzedaż. Należy też sprawdzić lokalne wymogi każdego kraju – niektóre państwa mogą mieć własne wymagane dopiski na fakturze lub specyficzne regulacje.
- Prowadzenie ewidencji sprzedaży – nawet będąc zwolnionym z VAT, firma musi prowadzić dokładną ewidencję sprzedaży objętej SME. Ewidencja ta powinna rozdzielać obroty według krajów nabywców, ponieważ co kwartał te dane podamy w raporcie. Trzeba więc w systemie sprzedażowym lub księgowym móc wygenerować sumy sprzedaży do każdego państwa UE. Dobrą praktyką jest odnotowywanie na bieżąco także wartości kumulatywnej od początku roku, co ułatwi monitorowanie zbliżania się do limitów.
- Składanie raportów kwartalnych – to nowy obowiązek, specyficzny dla procedury SME. Raport kwartalny (w Polsce będzie to zapewne osobny formularz elektroniczny) zawiera sumę obrotów za dany kwartał w podziale na państwa, w których korzystamy ze zwolnienia. Przykładowo, Jacek za I kwartał może wykazać: Czechy – 2 000 EUR, Słowacja – 1 000 EUR, Niemcy – 5 000 EUR. Raport składamy do polskiego urzędu skarbowego (online) i zapewne będzie on miał termin podobny do deklaracji OSS (koniec miesiąca po kwartale). Złożenie raportu jest bardzo ważne – brak raportu może skutkować utratą zwolnienia lub karami. Raporty te umożliwiają organom wymianę informacji – np. niemiecki fiskus dostanie informację, ile Jacek sprzedał do Niemiec.
- Monitorowanie limitów i warunków – formalnie to nie „obowiązek narzucony przepisami”, ale absolutnie konieczna czynność dla własnego bezpieczeństwa. Firma musi na bieżąco pilnować swoich obrotów. Jeśli zbliża się do przekroczenia 100k EUR łącznego obrotu albo do przekroczenia progu w którymś kraju, powinna zareagować (np. przygotować się do rejestracji VAT w danym kraju lub do rezygnacji ze SME). Monitorowanie dotyczy też ewentualnych zmian profilu działalności – jeśli zaczniemy sprzedawać towar wyłączony ze zwolnienia (np. objęty akcyzą), to tej sprzedaży nie możemy traktować jako zwolnionej i należałoby to uwzględnić.
Jak widać, korzystanie z SME jest prostsze niż multi-rejestracje, ale wymaga dyscypliny. Zwłaszcza raportowanie kwartalne to nowy rytuał, do którego przedsiębiorcy muszą się przyzwyczaić.
Procedura SME w praktyce: obowiązek raportowania kwartalnego i numer EX – jak to działa?
Skupmy się jeszcze raz na dwóch kluczowych elementach mechanizmu SME, które wiele osób nurtują: numer EX i raporty kwartalne.
Numer EX to nasz identyfikator małego przedsiębiorcy zwolnionego z VAT w innych krajach. Można powiedzieć, że pełni on podobną rolę co numer VAT-UE (NIP z przedrostkiem PL) dla transakcji wewnątrzwspólnotowych. Różnica jest taka, że numer EX nie służy do naliczania VAT, lecz do potwierdzania zwolnienia. Jeśli Jacek wystawia fakturę klientowi w Niemczech i wpisuje na niej swój numer PL…EX, to w razie kontroli w Niemczech tamtejszy urząd skarbowy będzie mógł zweryfikować, że PL…EX to aktywny numer w systemie SME i że Jacek miał prawo sprzedać bez podatku. Numer EX jest jednolity w całej UE – wszystkie kraje będą go respektować. Dzięki temu nie ma potrzeby posługiwania się odrębnymi krajowymi numerami zwolnienia (dawniej, gdy np. zagraniczny podmiot chciał skorzystać ze zwolnienia podmiotowego w Polsce, i tak musiał się zarejestrować i dostać polski NIP – teraz to niepotrzebne, wystarczy EX).
W praktyce Jacek umieszcza swój numer EX na dokumentach sprzedaży i w korespondencji, kiedy to istotne. W Polsce organy wiedzą, że to numer SME, więc np. na polskiej fakturze do krajowego klienta raczej go nie używa (tam używa zwykłego NIP). Numer EX jest głównie dla celów transakcji cross-border. Warto też wspomnieć: jeśli klient zagraniczny jest przedsiębiorcą i poda nam swój NIP UE, to w zasadzie transakcja powinna być rozliczona jako WDT (0% VAT), a nie przez SME – bo SME dotyczy sprzedaży, która normalnie podlegałaby opodatkowaniu VAT (czyli głównie B2C). Numer EX wykorzystujemy przy sprzedaży bez VAT do podmiotów niebędących podatnikamiw innych krajach.
Raporty kwartalne SME to z kolei element kontroli i monitorowania systemu przez administrację. Zastępują one deklaracje VAT, które normalnie trzeba by składać w każdym kraju, gdybyśmy tam byli zarejestrowani. Ich forma prawdopodobnie będzie uproszczona – być może ograniczy się do tabelki z kwotami sprzedaży per kraj, bez wyliczania podatku (bo podatku nie ma). Na raporcie na pewno podajemy nasz numer EX, żeby było jasne, kto raport składa, i okres (kwartał), za który raportujemy.
Co dzieje się z tym raportem? Polski urząd skarbowy, otrzymawszy go od Jacka, przekaże informacje do odpowiednich państw członkowskich (zapewne za pośrednictwem centralnego systemu wymiany informacji VAT, tzw. VIES). Dzięki temu np. Niemcy zobaczą: firma PL…EX zadeklarowała sprzedaż X EUR do Niemiec w Q1 2025. Będą mogli sprawdzić, czy ta kwota nie przekracza progu i czy np. Jacek nie sprzedaje „za dużo” bez VAT. Jeśli przekroczy, powiadomią Polskę, że trzeba go wyrejestrować ze zwolnienia w Niemczech.
Dla przedsiębiorcy najważniejsze jest terminowe złożenie raportu. Brak raportu mógłby zostać potraktowany jak naruszenie warunków. Niestety, na starcie nowego systemu może zabraknąć doświadczenia – warto więc pilnować kalendarza. Zakładając, że pierwszy raport za 1 kwartał 2025 będzie wymagany do końca kwietnia 2025 (dokładny termin określą przepisy krajowe), Jacek powinien do tego czasu złożyć dokument zawierający dane za styczeń-marzec.
Podsumowując: numer EX i raporty kwartalne to filary procedury SME. Numer identyfikuje nas jako uprawnionych do zwolnienia, a raporty zapewniają rozliczalność i transparentność naszej sprzedaży zwolnionej. Trzeba je stosować dokładnie tak, jak przewidują przepisy, bo ich zaniedbanie może nas drogo kosztować (np. utratą prawa do SME).
Wpływ procedury SME na prawo do odliczenia VAT
Korzystanie ze zwolnienia z VAT za granicą brzmi świetnie – nie musimy naliczać podatku. Ale czy są tego jakieś konsekwencje jeśli chodzi o odliczanie VAT naliczonego od zakupów? To bardzo ważne pytanie, bo wielu przedsiębiorców obawia się, że jak będą korzystać ze zwolnienia, to stracą możliwość odliczania VAT od kosztów. Odpowiedź brzmi: to zależy od sytuacji firmy, ale pewne ograniczenia wystąpią.
Zasada jest taka: jeśli sprzedaż jest zwolniona z VAT, to wydatki związane z tą sprzedażą nie dają prawa do odliczenia podatku naliczonego. Reguła ta obowiązuje w VAT od zawsze – nie można odliczać VAT od zakupów służących czynnościom zwolnionym (bo byłoby to nielogiczne: nie płacisz VAT od sprzedaży, a odzyskujesz VAT z kosztów). Małe przedsiębiorstwo wybierające zwolnienie traci prawo do odliczenia VAT od towarów i usług wykorzystywanych do czynności zwolnionych.
Jak to zastosować w praktyce? Rozważmy dwa scenariusze:
- Firma całkowicie zwolniona (zarówno w kraju, jak i za granicą) – np. Marta z pracowni ceramiki, jeśli zdecyduje się również w Polsce przejść na zwolnienie podmiotowe (do 200k zł) i korzystać z SME za granicą, stanie się całkowicie zwolnionym podatnikiem. Nie nalicza VAT od sprzedaży i nie ma prawa do odliczania VAT od żadnych zakupów. Gdy kupuje materiały do produkcji (glinę, farby) z VAT, ten VAT staje się dla niej kosztem. Jest to sytuacja analogiczna do każdej drobnej firmy korzystającej ze zwolnienia podmiotowego – po prostu SME rozszerza ten status na sprzedaż zagraniczną. Marta musi to wkalkulować w ceny – skoro nie odliczy VAT z faktur zakupowych, jej realne koszty rosną o te 23% (ale za to nie płaci VAT od sprzedaży, więc bilans może być korzystny zależnie od struktury kosztów).
- Firma częściowo zwolniona (VAT w kraju, zwolnienie za granicą) – przykład Jacka. W Polsce Jacek jest czynnym podatnikiem VAT, nalicza VAT od sprzedaży krajowej i odlicza VAT od zakupów do działalności. Ale część jego sprzedaży (zagraniczna) jest zwolniona w ramach SME. Jak rozliczyć zakupy, które służą całej działalności? Np. Jacek kupuje partię surowców do produkcji zabawek z 23% VAT. Te surowce posłużą w 70% do towarów sprzedanych w Polsce (opodatkowanych), a w 30% – do towarów wysłanych za granicę (zwolnionych). W takiej sytuacji Jacek może odliczyć tylko część VAT naliczonego z faktury zakupu – tę proporcjonalnie związaną ze sprzedażą opodatkowaną. W praktyce stosuje się tzw. wskaźnik proporcji sprzedaży opodatkowanej do całości sprzedaży. Jeśli np. łączny obrót Jacka to 100k zł, z czego 80k zł opodatkowane (Polska) a 20k zł zwolnione (zagranica), to może odliczyć 80% VAT z faktur, które dotyczą działalności ogółem. Tę proporcję ustala się zwykle w skali roku (tak jak dla firm, które mają sprzedaż mieszaną – np. częściowo zwolnioną przedmiotowo).
Czyli Jacek nie straci całkiem prawa do odliczeń, ale będzie musiał je ograniczać proporcją. To dodatkowa komplikacja księgowa. Polski system VAT zna to dobrze – np. banki czy przychodnie zdrowia stosują tzw. współczynnik odliczeń, bo mają miks sprzedaży opodatkowanej i zwolnionej. Teraz małe firmy w procedurze SME też staną przed tym zadaniem, jeśli pozostaną płatnikami VAT w kraju. Będą musiały na koniec roku skorygować odliczony VAT stosownie do rzeczywistej struktury sprzedaży (np. jeśli początkowo odliczali 100%, a okazało się że 30% sprzedaży było zwolnione, to muszą oddać część VAT w korekcie rocznej).
A co jeśli firma przekroczy limit i utraci zwolnienie? Wtedy transakcje, które były wcześniej zwolnione, mogą stać się opodatkowane. Czy można odzyskać VAT z zakupów? Niestety, nie jest to takie proste wstecz, ale od momentu utraty zwolnienia można znowu odliczać VAT na bieżąco (oraz ewentualnie dokonać korekty VAT naliczonego od środków trwałych zgodnie z art. 91 ustawy o VAT, jeśli zmieniło się przeznaczenie). Generalnie jednak, decydując się na SME, pogódź się z ograniczeniami w odliczaniu VAT. Jeśli Twoja działalność wymaga dużych zakupów z VAT (np. towarów, materiałów) i marże są małe, może się okazać, że bycie czynnym podatnikiem i rozliczanie VAT (np. przez OSS) jest dla Ciebie finansowo korzystniejsze mimo większej biurokracji. Każdy przedsiębiorca musi tu wykonać własną kalkulację: co mi się bardziej opłaca – zwolnienie i brak odliczeń, czy VAT z odliczeniami?
Najczęstsze błędy i konsekwencje błędnego rozliczania SME
Nowa procedura, zwłaszcza we wczesnym okresie obowiązywania, to pole minowe dla nieuważnych. Oto lista najczęstszych potencjalnych błędów, które mogą się przytrafić firmom korzystającym z SME, oraz ich konsekwencje:
- Brak zgłoszenia lub opóźnione zgłoszenie – niektórzy mogą pomyśleć, że skoro spełniają warunki, to po 1 stycznia 2025 automatycznie mogą nie naliczać VAT za granicą. To błąd. Zwolnienie nie działa z urzędu – trzeba złożyć uprzednie powiadomienie. Jeśli zaczniesz stosować SME bez rejestracji, inne kraje mogą uznać, że sprzedajesz bez naliczania VAT nielegalnie. Konsekwencja: mogą zażądać zapłaty zaległego VAT tak, jakbyś nigdy nie miał prawa do zwolnienia. Dlatego najpierw formalności, potem zwolnienie.
- Niepilnowanie limitu 100k EUR – to chyba największa pułapka. Mały biznes może dynamicznie się rozwinąć i przekroczyć 100 tys. EUR obrotu. Jeśli tak się stanie w trakcie roku, to w myśl przepisów tracisz prawo do zwolnienia z chwilą przekroczenia. Czyli od transakcji, którą przekroczyłeś limit, powinieneś zacząć naliczać VAT i rozliczać go normalnie (rejestrując się w krajach lub przez OSS). W ferworze sprzedaży łatwo to przegapić, a skutki są poważne – sprzedaż powyżej limitu będzie nieprawidłowo zwolniona, więc urząd może domagać się VAT za te transakcje wraz z odsetkami. Przykładowo Jacek miał limit 100k EUR – przekroczył go we wrześniu 2025, ale zorientował się dopiero w grudniu, że sumarycznie ma już 110k. Będzie musiał zapłacić VAT od tej nadwyżki 10k (w krajach konsumentów) i prawdopodobnie utraci prawo do SME od razu, a nie dopiero od nowego roku. Dodatkowo czeka go proces rejestracji na gwałt gdzie trzeba.
- Nieprzestrzeganie progów lokalnych – analogicznie, możesz przekroczyć limit w konkretnym kraju. Np. Marta planowała max 22k EUR do Niemiec, ale trafiło się duże zamówienie hurtowe i sprzedała 30k. W takim wypadku traci zwolnienie w Niemczech od momentu przekroczenia progu. Musi wtedy zarejestrować się w Niemczech do VAT i rozliczyć niemiecki VAT od nadwyżki sprzedaży ponad 22k. Jeśli tego nie zrobi w porę, niemiecki urząd skarbowy może na podstawie raportu kwartalnego się zorientować i wystąpić o egzekucję należnego VAT. Konsekwencje: podobnie, zaległy VAT + odsetki, a nawet kary za brak rejestracji w terminie.
- Błędne lub brak kwartalnych raportów – jeżeli przedsiębiorca zapomni złożyć raport albo poda w nim błędne dane (np. zaniży obroty, licząc że nikt nie zauważy), to naraża się na problemy. Brak raportu może skutkować wezwaniem z urzędu, a uporczywy brak – nawet wykluczeniem z procedury SME. Pamiętajmy, że administracje będą czujne, bo to nowy system i raczej będą chciały zapobiegać nadużyciom. Fałszywe dane w raporcie mogą być potraktowane jak próba oszustwa podatkowego, co grozi sankcjami karno-skarbowymi. Z kolei uczciwe błędy (literówki, drobne pomyłki) pewnie będzie można skorygować, ale lepiej tego unikać.
- Niewłaściwe fakturowanie – np. niewystawianie faktur na żądanie klienta albo brak numeru EX na fakturze. To formalne błędy, które mogą utrudnić klientowi zrozumienie transakcji. Jeśli np. sprzedajemy firmie, która nie podała nam NIP UE (traktujemy ją jak konsumenta i sprzedajemy bez VAT w SME), ale później ona poprosi o fakturę do swojej księgowości – jeśli zobaczy brak VAT i brak naszego zwykłego numeru VAT, może się zdziwić. Brak wymaganych danych na fakturze może też w niektórych krajach rodzić obowiązek korekty. Ważne, by zrozumieć zasady: fakturę wystawiam tylko jak klient chce; daję na niej EX i informację o zwolnieniu. Unikam wpisywania stawki 0% czy „NP” (nie podlega) – piszę po prostu „zwolnione”. Błąd fakturowy sam w sobie może nie spowoduje tragedii, ale w razie kontroli w danym kraju urząd mógłby zakwestionować zwolnienie, jeśli dokumentacja jest niejasna.
- Błędne odliczenie VAT naliczonego – to dotyczy firm częściowo zwolnionych. Można zapomnieć, że pewna część zakupów nie daje prawa do odliczenia. Jeśli Jacek odlicza cały VAT od wszystkich zakupów, a 20% jego sprzedaży jest zwolnione w SME, to zrobił błąd. Podczas polskiej kontroli VAT urząd to wychwyci – będzie kazał skorygować odliczenia i dopłacić zaległy VAT naliczony plus odsetki. To uderza bezpośrednio w firmę finansowo. Dlatego trzeba wdrożyć w księgowości mechanizm liczenia prewskaźnika/proporcji odliczeń.
- Brak korekt po utracie zwolnienia – jeżeli firma straci prawo do SME (globalnie lub w jakimś kraju), musi to odzwierciedlić w swoich rozliczeniach. Np. przekroczenie limitu = od tego momentu powinna się rozliczać normalnie. Czasem trzeba też złożyć dodatkowe dokumenty: np. powiadomić urząd o rezygnacji ze zwolnienia, zarejestrować się do VAT w danym kraju, itp. Zaniedbanie tych czynności spotka się z reakcją organów prędzej czy później. Przepisy polskie mówią, że w razie utraty prawa do zwolnienia, podatnik musi skorygować VAT zgodnie z art. 91 ustawy o VAT – chodzi o korekty odliczeń VAT od składników majątku, które służyły sprzedaży zwolnionej, a zaczną służyć opodatkowanej. Nie dokonanie takiej korekty to kolejny błąd.
Konsekwencje błędów mogą być różne – od utraty prawa do procedury SME (czyli musimy wrócić do tradycyjnych rozliczeń) przez dopłatę zaległego podatku z odsetkami, aż po kary finansowe. W skrajnych przypadkach, jeśli organy uznają, że ktoś celowo nadużywał zwolnienia (np. przekroczył limity, a dalej nie płacił VAT), mogą nałożyć grzywnę z kodeksu karnego skarbowego.
Na szczęście, żeby uniknąć większości pułapek, wystarczy rzetelnie prowadzić ewidencje i być w kontakcie z księgowym. Pierwszy rok działania SME (2025) będzie dla wszystkich nauką – warto śledzić komunikaty Ministerstwa Finansów i korzystać z porad ekspertów, by nie popełnić kosztownych błędów.
Przykłady firm stosujących SME i ich doświadczenia
Na koniec spójrzmy, jak radzą sobie nasi przykładowi przedsiębiorcy po kilku miesiącach korzystania z procedury SME:
- Jacek (zabawki edukacyjne) – przez pierwsze dwa kwartały 2025 r. Jacek skrupulatnie składa raporty. Sprzedaż rośnie, ale nadal mieści się w limitach. Jacek zauważył jednak, że nie może odliczyć całego VAT od materiałów, co trochę obniżyło jego zyski. Mimo to cieszy się ze SME, bo uprościł sprzedaż na Słowację i do Czech, gdzie wcześniej planował rejestrację z powodu przekroczenia 10k EUR. Teraz nie musi. W lipcu dostał z polskiego urzędu informację przypominającą o rocznym przeglądzie – będzie musiał potwierdzić obroty za 2025, by móc kontynuować SME w 2026. Jacek planuje dalej korzystać ze zwolnienia, chyba że jego eksport tak wystrzeli, że przekroczy 100k EUR.
- Marta (ceramika ArtCeram) – bardzo szybko odczuła pozytywy. Podniosła trochę ceny netto swoich wyrobów, ale dzięki temu, że nie dolicza VAT zagranicznym klientom, finalna cena i tak jest atrakcyjna. Odnotowała wzrost zamówień z UE. Biurokracja nie jest uciążliwa – raz na kwartał wypełnia prosty formularz online. Ponieważ w Polsce jest zwolniona z VAT, nie przejmuje się odliczeniami. Dla niej SME to idealne rozwiązanie. Musi jedynie uważać, bo jeden z kontrahentów z Niemiec zasugerował duże zamówienie, które mogłoby wywindować jej sprzedaż w Niemczech powyżej 22k EUR. Marta zastanawia się, czy w razie czego część tego zamówienia nie zrealizować w kolejnym roku, by nie stracić zwolnienia w Niemczech.
- Firma „MixSell” (który częściowo zrezygnował ze SME) – początkowo było trochę chaosu, bo musieli dopasować system księgowy do obsługi i SME, i OSS jednocześnie. Jednak po konsultacji z doradcą podatkowym poukładali wszystko: sprzedaż do Austrii oznaczają w systemie osobno i raportują przez OSS, resztę UE – przez SME. Dzięki temu uniknęli problemów przy przekroczeniu progu w Austrii. Ich doświadczenie pokazuje, że bardziej złożone przypadki wymagają dobrej organizacji, ale są do ogarnięcia.
- Zagraniczna firma korzystająca ze SME w Polsce – warto wspomnieć o perspektywie odwrotnej. Do Urzędu Skarbowego Łódź-Śródmieście zaczęły napływać zgłoszenia od małych firm z innych krajów, które chcą zwolnienia w Polsce. Przykładowo, mała czeska firma sprzedająca okazjonalnie do polskich konsumentów (np. na Allegro) cieszy się, że nie musi rejestrować polskiego VAT. Polska administracja będzie ich monitorować na podstawie danych przekazanych z Czech. Dla polskiego fiskusa to też nowość – muszą zaufać kolegom z zagranicy, że odpowiednio informują o obrotach tych firm. Ten mechanizm testuje zaufanie między państwami UE, ale jest kluczowy dla sukcesu SME.
Historie te ilustrują, że procedura SME w praktyce spełnia swoje zadanie, choć wymaga od przedsiębiorców uwagi i dostosowania się do nowych reguł. Dla wielu będzie wybawieniem od uciążliwych obowiązków, dla innych – pośrednim etapem na drodze do stania się większą firmą (i wtedy przejścia na normalne rozliczenia).
Na zakończenie naszej serii warto podkreślić: Unijne przepisy VAT ciągle ewoluują, starając się nadążyć za rozwojem rynku. Procedura SME jest kolejnym krokiem w kierunku ułatwiania życia małym biznesom. Kluczem do sukcesu jest świadome i sumienne korzystanie z tych ułatwień. Dzięki temu unikniemy problemów, a jednocześnie zaoszczędzimy czas i pieniądze, które możemy zainwestować w rozwój firmy. Powodzenia na jednolitym rynku UE!
Procedura SME wprowadza nową jakość w rozliczeniach VAT dla drobnych przedsiębiorców, ale wiąże się z określonymi obowiązkami. Należy pamiętać o terminowym składaniu kwartalnych raportów i prawidłowym posługiwaniu się numerem EX. Zwolnienie z VAT oznacza też ograniczenia w odliczeniach – podatnik traci prawo do odliczenia VAT od zakupów związanych ze zwolnioną sprzedażą. Najczęstsze błędy to przekroczenie limitów bez rejestracji i niekorygowanie rozliczeń, co może skutkować koniecznością dopłaty zaległego podatku wraz z odsetkami. Mimo to wiele firm z sukcesem wdraża SME, ciesząc się uproszczeniem działalności na rynku UE. Mamy nadzieję, że ta seria artykułów pomogła Ci zrozumieć zawiłości rozliczania VAT w Unii Europejskiej – od tradycyjnych metod, przez OSS, aż po najnowszą procedurę SME – i że dzięki tej wiedzy zyskasz pewność w podejmowaniu najlepszych decyzji dla swojego biznesu.