Unia Europejska wprowadza system, który ma uwolnić najmniejsze firmy od ciężaru podatku VAT za granicą, o ile ich obroty są niewielkie. Przyjrzyjmy się, na czym polega procedura SME, kto może z niej skorzystać i jak w praktyce zarejestrować się, by uniknąć VAT za granicą.
Część druga z serii trzech artykułów poświęconych rozliczaniu VAT za granicą.
Rok 2025 przynosi rewolucyjną zmianę dla małych firm prowadzących sprzedaż w UE. Wyobraź sobie Jacka, właściciela rodzinnej firmy produkującej zabawki edukacyjne. Jacek sprzedaje swoje produkty głównie w Polsce, ale coraz więcej klientów zdobywa również za granicą – w Czechach, na Słowacji i w Niemczech. Dotychczas, gdy sprzedaż do UE przekroczyła 10 tys. euro, Jacek korzystał z procedury OSS i rozliczał zagraniczny VAT w Polsce. Teraz dowiaduje się o nowej procedurze SME (od Small and Medium-sized Enterprises), dzięki której być może w ogóle nie będzie musiał naliczać VAT od sprzedaży zagranicznej. Brzmi świetnie? To prawda!
Czym jest procedura SME i jakie daje korzyści?
Procedura SME to specjalny system zwolnienia z VAT dla małych firm obowiązujący w całej Unii Europejskiej od 1 stycznia 2025 r. Wprowadzono go na mocy dyrektywy UE 2020/285, aby wyrównać szanse małych przedsiębiorstw na jednolitym rynku. Dzięki SME drobni przedsiębiorcy mogą sprzedawać towary i usługi w innych krajach UE bez naliczania VAT swoim klientom, podobnie jak korzystają ze zwolnienia podmiotowego w swoim kraju. Inaczej mówiąc, sprzedaż objęta procedurą SME jest zwolniona z VAT, co dla konsumenta oznacza brak podatku w cenie, a dla przedsiębiorcy – mniej formalności związanych z rozliczaniem VAT.
Jakie konkretnie korzyści daje SME? Przede wszystkim znosi obowiązek rejestracji VAT w innych krajach UE dla uprawnionych firm. Przed 2025 r. mała firma po przekroczeniu progu sprzedaży musiała zarejestrować się za granicą lub skorzystać z OSS, by rozliczać zagraniczny VAT. Od 2025 r. wystarczy procedura SME, by uniknąć tych obowiązków administracyjnych. Wszystko załatwimy w swoim kraju macierzystym. Co więcej, przedsiębiorca wystawia faktury bez VAT, co może oznaczać niższą cenę dla zagranicznego klienta lub wyższą marżę dla firmy. Procedura SME upraszcza też sprawozdawczość – zamiast wielu deklaracji składanych w różnych krajach, przedsiębiorca składa tylko prosty raport kwartalny u siebie (o tym za chwilę). To ogromne ułatwienie dla takich osób jak Jacek, który może skupić się na rozwijaniu biznesu, zamiast na biurokracji.
Warto podkreślić, że procedura SME nie jest obowiązkowa – to przywilej, z którego można skorzystać, ale nie trzeba. Jeśli firma woli rozliczać VAT na dotychczasowych zasadach (np. przez OSS lub rejestracje lokalne), nadal ma do tego prawo. SME to opcjonalna ścieżka, stworzona głównie z myślą o tych, którzy chcą ograniczyć formalności i których skala działalności spełnia określone kryteria.
Sprzedajesz za granicą? Szukasz biura rachunkowego mającego doświadczenie w procedurach VAT OSS, SME i podobnych?
porozmawiaj z nami
Kto może skorzystać z procedury SME? Limity i warunki
Jak uniknąć VAT za granicą? Procedura SME nie jest dostępna dla wszystkich – stworzono ją dla najmniejszych podatników. Aby z niej skorzystać, przedsiębiorca musi spełnić ściśle określone warunki dotyczące obrotu:
Limit obrotu 100.000 EUR
w skali całej Unii. Z procedury SME może skorzystać firma, której łączny roczny obrót (sprzedaż) we wszystkich 27 państwach UE nie przekroczył 100 tys. euro w bieżącym oraz poprzednim roku kalendarzowym. Suma ta obejmuje cały obrót, a więc zarówno sprzedaż krajową, jak i zagraniczną, i to zarówno opodatkowaną, jak i zwolnioną (np. eksport czy WDT również wlicza się do limitu). Innymi słowy, aby być uznanym za „małe przedsiębiorstwo” w rozumieniu SME, musisz być mały globalnie na terenie UE.
Spełnienie limitów lokalnych w krajach docelowych
Choć limit 100 tys. EUR jest ogólnounijny, każdy kraj UE ma też własny limit zwolnienia podmiotowego dla małych firm. Procedura SME zakłada, że możesz korzystać ze zwolnienia w innym kraju tylko jeśli Twoja sprzedaż w tym kraju mieści się w tamtejszym limicie. Przykładowo Niemcy mają limit ok. 22 tys. EUR rocznie, Czechy 2 mln CZK (~85 tys. EUR), a Polska 200 tys. PLN (~40-45 tys. EUR). Jeśli więc Jacek chce korzystać ze zwolnienia w Niemczech, jego sprzedaż do klientów niemieckich nie może przekroczyć 22 tys. EUR rocznie. W Polsce z kolei, by być zwolnionym podmiotowo, nie może przekroczyć 200 tys. PLN. Procedura SME wymaga przestrzegania limitów każdego kraju, w którym chcemy być zwolnieni. To oznacza, że firma musi monitorować osobno sprzedaż do każdego państwa.
Brak stałego oddziału w innym kraju
Ze zwolnienia korzystamy w krajach, w których nie posiadamy siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności. Jeśli firma ma oddział za granicą, to w tym kraju jest traktowana jak lokalny podmiot, więc SME tam nie zadziała (bo tam nie jest „małym zagranicznym przedsiębiorstwem”, tylko miejscowym).
Status podatnika VAT w kraju siedziby
Procedura SME może objąć zarówno firmy już zwolnione podmiotowo w kraju macierzystym, jak i te, które w swoim kraju są czynnymi podatnikami VAT. Ważne jednak, by w momencie korzystania ze SME przedsiębiorca spełniał kryterium małego przedsiębiorstwa. To znaczy, że nawet jeśli firma jest zarejestrowana do VAT (bo np. przekroczyła polski limit 200 tys. zł), ale jej obroty w UE < 100 tys. EUR, to może ona zdecydować się na SME za granicą, pozostając jednocześnie płatnikiem VAT w kraju siedziby. Procedura SME nie wymusza rezygnacji ze statusu VAT w kraju macierzystym – można łączyć te statusy w zależności od potrzeb.
Wyłączenia niektórych transkacji
Co do zasady, większość rodzajów sprzedaży może być objęta SME (towary, usługi). Są jednak pewne wyjątki od zwolnienia. Zgodnie z przepisami wyłączone mogą być m.in. transakcje wymagające szczególnego rozliczenia, jak sprzedaż nowych środków transportu, towarów objętych akcyzą czy transakcje, w których podatnikiem jest nabywca (odwrotne obciążenie). Dla przeciętnej małej firmy handlującej standardowymi produktami te wyjątki nie będą miały znaczenia, ale warto wiedzieć, że pewne obszary działalności nie skorzystają ze zwolnienia. Jeśli działasz w nietypowej branży – sprawdź, czy procedura SME obejmie Twoje towary/usługi.
Spełnienie powyższych warunków jest kluczowe. Weryfikacja następuje na etapie zgłoszenia do procedury SME (trzeba zadeklarować obroty z bieżącego i poprzedniego roku) oraz w sposób ciągły – przekroczenie limitów w trakcie korzystania ze zwolnienia oznacza utratę prawa do niego (o czym w dalszej części). Dlatego firmy muszą ściśle monitorować swój obrót. Jacek obliczył, że jego roczny obrót to ok. 80 tys. EUR (w tym 60 tys. w Polsce, 20 tys. za granicą), więc spełnia kryterium 100k. W żadnym pojedynczym kraju poza Polską nie sprzedaje więcej niż kilka tysięcy euro, więc mieści się w lokalnych progach. To czyni go idealnym kandydatem do procedury SME.
Zgłoszenie do procedury SME w Polsce i w innych krajach
Jak praktycznie dołączyć do systemu SME i ewentualnie jak uniknąć VAT za granicą?? Procedura jest dość prosta i opiera się na zasadzie „zgłaszasz się u siebie, korzystasz za granicą”. Oto kroki, które musi podjąć przedsiębiorca:
- Złożenie uprzedniego powiadomienia (notyfikacji) w kraju siedziby – to formalne zgłoszenie chęci korzystania ze zwolnienia w innych krajach UE. W Polsce takie zgłoszenie składa się do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście (to dedykowany urząd obsługujący procedurę SME) albo elektronicznie przez e-Urząd Skarbowy. W zgłoszeniu trzeba podać swoje dane, informacje o wysokości rocznego obrotu w poprzednim i bieżącym roku na terenie całej UE oraz wskazać, w których państwach członkowskich planujemy korzystać ze zwolnienia. Na podstawie tych danych polski urząd oceni, czy kwalifikujemy się do SME i przekaże informacje do wskazanych krajów.
- Nadanie numeru identyfikacyjnego EX – po pozytywnej weryfikacji zgłoszenia przedsiębiorca otrzyma specjalny numer identyfikacyjny VAT na potrzeby procedury SME, tzw. numer EX. Jest on unikalny w skali UE i będzie służył do identyfikacji firmy korzystającej ze zwolnienia. Struktura numeru EX dla Polski to: PL<NIP>EX, np. PL1234567890EX. Podatnik będzie posługiwał się tym numerem na fakturach i w raportach, aby informować, że sprzedaż odbywa się w ramach SME. Warto dodać, że rejestracja jest tylko jedna – zgłoszenie w kraju macierzystym automatycznie obejmuje wszystkie inne wskazane kraje, nie trzeba oddzielnie kontaktować się z każdym państwem z osobna. To ogromna wygoda i oszczędność czasu.
- Potwierdzenie zwolnienia przez kraje docelowe – każde państwo, w którym chcemy korzystać ze zwolnienia, musi oczywiście to umożliwić. Zgłoszenie przez polski urząd jest przekazywane do administracji podatkowych tych krajów. Jeśli spełniamy warunki ich lokalnych zwolnień, zostaniemy tam zarejestrowani jako podmiot korzystający z SME. W razie jakichś niezgodności (np. przekroczyliśmy gdzieś lokalny próg) dane państwo może odmówić zwolnienia i wtedy w tym konkretnym kraju musielibyśmy rozliczać VAT na ogólnych zasadach. Jednak dopóki jesteśmy pod limitami, wszystkie kraje potwierdzą nasze prawo do zwolnienia.
- Korzystanie ze zwolnienia i bieżące obowiązki – samo uzyskanie statusu to nie koniec. Firma Jacka po otrzymaniu numeru EX zaczyna wystawiać faktury dla zagranicznych klientów bez VAT, umieszczając na nich swój numer EX i odpowiednią adnotację (np. „VAT Exempt under SME scheme”). W Polsce nadal może być czynnym podatnikiem VAT i naliczać polski VAT od sprzedaży krajowej, ale sprzedaż do innych krajów objęta SME jest zwolniona. Trzeba też prowadzić ewidencję obrotu osobno dla każdego kraju, aby wiedzieć, ile sprzedaliśmy np. do Czech czy Niemiec i czy nie przekraczamy tamtejszych progów.
- Okresowe raportowanie – choć nie składamy klasycznych deklaracji VAT za granicą, to co kwartał musimy złożyć w swoim urzędzie skarbowym raport dotyczący procedury SME. Raport ten zawiera informacje o naszym obrocie w poszczególnych krajach za dany kwartał. W Polsce podstawą prawną jest art. 113b ustawy o VAT – wymaga on, aby podatnik korzystający ze zwolnienia złożył kwartalne sprawozdanie z wykazaniem sprzedaży w każdym kraju. Dzięki temu organy podatkowe monitorują, czy nadal spełniamy warunki (np. trzymamy się limitów). Raport jest składany do polskiego urzędu i stanowi zastępstwo deklaracji VAT za granicą – informacje te są współdzielone z innymi krajami UE. Jest to więc jedna skonsolidowana sprawozdawczość zamiast wielu deklaracji.
A co jeśli firma nie jest z Polski? Procedura wygląda analogicznie – zgłasza się do swojego urzędu w kraju siedziby (każdy kraj wyznaczył odpowiednią jednostkę do obsługi SME) i tam otrzymuje własny numer EX (np. niemiecka firma otrzyma DE<UID>EX). Nawet jeżeli chcesz korzystać ze zwolnienia tylko w jednym konkretnym państwie, i tak zgłaszasz to u siebie. Koncepcja SME jest taka, że kontaktujesz się wyłącznie z administracją swojego kraju, który staje się dla Ciebie „jednym okienkiem” obsługującym zwolnienie w całej UE.
W przypadku Jacka, zgłosił on w Polsce chęć korzystania ze zwolnienia w Czechach, Słowacji i Niemczech. Otrzymał numer PL…EX i od 2025 r. wystawia faktury klientom z tych krajów już bez naliczonego VAT. Co ważne, w Polsce Jacek przekroczył już dawno 200 tys. zł i jest czynnym podatnikiem – nadal nim pozostaje i nalicza VAT krajowy. SME dotyczy tylko sprzedaży zagranicznej. Warto zauważyć, że możliwe jest łączenie procedury SME z innymi formami rozliczeń – firma może np. korzystać ze zwolnienia SME w części krajów, a w innych rozliczać się normalnie (poprzez OSS lub lokalnie). Może to mieć sens, jeśli np. w jednym z krajów nasza sprzedaż przekracza lokalny próg i wolimy tam rozliczać VAT, ale w pozostałych krajach jesteśmy poniżej progów i korzystamy ze zwolnienia. Rejestracja w procedurze SME nie blokuje również bycia czynnym podatnikiem VAT u siebie – jak widzimy na przykładzie Jacka. Ta elastyczność to duża zaleta systemu.
Łączenie procedury SME z OSS lub innymi rozliczeniami
Czy przedsiębiorca może jednocześnie korzystać z procedury SME i nadal rozliczać część sprzedaży przez OSS? Tak, to możliwe. System został pomyślany elastycznie, bo zdają sobie sprawę, że biznesy są różnorodne. Oto kilka scenariuszy kombinacji:
SME w jednych krajach, OSS w innych
Możesz wskazać w zgłoszeniu SME tylko wybrane kraje, w których chcesz korzystać ze zwolnienia. Jeśli nie zgłosisz jakiegoś kraju, to sprzedaż do niego musisz rozliczać na ogólnych zasadach. Dla sprzedaży B2C oznacza to powrót do progu 10k EUR i OSS. Przykład: firma zgłosiła SME dla krajów UE z wyjątkiem Francji, bo tam ma dużo sprzedaży. W efekcie w całej UE poza Francją nie nalicza VAT (SME), a sprzedaż do Francji rozlicza przez OSS (nalicza francuski VAT i deklaruje go w OSS). Prawo na to pozwala – możesz łączyć te formy, choć wymaga to dokładnej księgowości, by oddzielić transakcje.
SME za granicą, normalny VAT w kraju siedziby
Jak już opisaliśmy, firma może być płatnikiem VAT u siebie, a zwolnionym za granicą. To częsty przypadek: Jacek nadal składa polskie deklaracje VAT od krajowej sprzedaży, ale nie martwi się VAT-em od zagranicznej.
Rezygnacja ze SME w trakcie roku
Jeśli firma przewiduje, że przekroczy limity, może zawczasu zrezygnować ze SME i przejść na OSS w trakcie roku. Np. Jacek widzi, że sprzedaż w Niemczech szybko rośnie i może przekroczyć 22k EUR. Może zdecydować, by od razu, jeszcze przed przekroczeniem, dobrowolnie zacząć naliczać VAT niemiecki i rozliczać go przez OSS. Wymaga to aktualizacji zgłoszenia (wykreślenia Niemiec z listy krajów SME) i rejestracji do OSS. Takie manewry są dość zaawansowane, ale dozwolone – firma może wybrać optymalny model dla siebie. Pamiętajmy tylko, że jeśli raz zrezygnujemy ze SME w danym kraju, mogą obowiązywać okresy przejściowe zanim znów można z niego skorzystać, żeby zapobiegać nadużyciom (np. firmy wchodzą i wychodzą ze zwolnienia co chwilę).
SME a sprzedaż B2B
Procedura SME dotyczy zwolnienia z VAT sprzedaży, która normalnie podlegałaby opodatkowaniu. Transakcje B2B (WDT) i tak są opodatkowane 0%, więc formalnie nie potrzebują SME. Jednak ich wartość wlicza się do limitu 100k EUR. To znaczy, że nawet jeśli większość Twojej sprzedaży to B2B, jej duża wartość może Cię pozbawić statusu „małego przedsiębiorcy” i wtedy nie skorzystasz ze SME dla tej części B2C, którą masz. SME i tak nie zmienia sposobu rozliczeń B2B – one nadal będą raportowane w VAT-UE, nie wchodzą do OSS czy SME, bo nie nalicza się od nich VAT.
Ogólnie, łączenie różnych procedur wymaga skrupulatności. Nie ma przeciwwskazań prawnych, by część transakcji rozliczać w SME, a część w OSS czy normalnie, ale przedsiębiorca musi dokładnie wiedzieć, które sprzedaże są objęte którym systemem. Dla wielu najmniejszych firm nie będzie to potrzebne – po prostu całkowicie przejdą na SME, bo spełnią warunki we wszystkich krajach i nie muszą nic innego robić. Bardziej złożone przypadki będą dotyczyć firm na granicy limitów.
Praktyczne scenariusze zastosowania SME czyli jak nie płacić VAT za granicą
Na koniec przyjrzyjmy się kilku praktycznym przykładom, jak procedura SME może funkcjonować w różnych biznesach:
- Przykład A: Lokalna pracownia ceramiki „ArtCeram” – pani Marta prowadzi w Polsce pracownię ceramiki artystycznej. Sprzedaje swoje wyroby turystom odwiedzającym jej warsztat oraz przez internet. W 2024 r. z ciekawości wystawiła kilka ogłoszeń na zagranicznych portalach i ku jej zaskoczeniu, zaczęły napływać zamówienia z całej UE. Obroty zagraniczne wyniosły ~8 000 EUR. Do końca roku planuje nie przekraczać 10k EUR, więc nie rejestrowała OSS. W 2025 r. chce poważniej podejść do eksportu, ale słyszy o procedurze SME. Co robi? – Sprawdza swój obrót: w 2024 miała 8k EU z zagranicy, w 2025 przewiduje może 15k EUR. Łącznie z polską sprzedażą nie przekroczy 100k EUR. Marta zgłasza się do SME w Polsce, wskazując główne kraje, do których sprzedaje (Niemcy, Szwecja, Hiszpania). Dostaje numer EX. Od tej pory nie nalicza VAT na fakturach dla zagranicznych klientów. Dzięki temu jej produkty stały się dla nich tańsze (wcześniej musieli płacić polski VAT 23%, teraz kupują bez VAT). Marta musi jedynie co kwartał zgłosić, ile sprzedała do każdego kraju. Jej konkurencyjność na rynkach UE rośnie, a biurokracja pozostaje minimalna – nie musiała nawet uczyć się zasad OSS.
- Przykład B: Firma usługowa „SoftDev” – startup IT z Estonii świadczący usługi programistyczne klientom w całej UE, głównie B2B, ale też sprzedaje drobny SaaS online dla konsumentów (np. aplikację mobilną). Dochody firmy to 150k EUR rocznie, z czego tylko 5k EUR to sprzedaż B2C (reszta to usługi B2B reverse charge). Czy SoftDev może skorzystać z SME? – Niestety nie, ponieważ całkowity obrót przekracza 100k EUR. Nawet jeśli sprzedaż B2C jest mała, to jako całokształt firma nie kwalifikuje się jako „małe przedsiębiorstwo” w rozumieniu przepisów. SoftDev musi dalej rozliczać VAT od tej sprzedaży konsumenckiej poprzez OSS. To pokazuje, że procedura SME jest naprawdę zarezerwowana dla niewielkich podmiotów.
- Przykład C: Sklep internetowy „MiniFashion” – jednoosobowy sklep z Litwy sprzedający ręcznie szyte ubranka dla dzieci. Roczny obrót 50k EUR (Litwa + trochę Łotwa, Estonia). W 2024 r. korzystał ze zwolnienia w Litwie (limit ~30k EUR) i nie sprzedawał do innych krajów zbyt dużo. W 2025 r. właścicielka planuje wejść na rynek niemiecki, co może szybko zwiększyć obroty i przekroczyć litewski limit zwolnienia. Co robi? – Może wybrać OSS albo SME. Decyduje się na OSS, bo woli od razu naliczać VAT niemiecki, aby nie zaniżać cen (obawia się, że nagły wzrost obrotów i tak wykluczy ją ze SME w kolejnym roku). To bezpieczne podejście – korzysta ze sprawdzonego OSS. Po pół roku widzi, że sprzedaż jest umiarkowana (np. dodatkowe 10k EUR do Niemiec). Mogłaby w sumie zmieścić się w 100k EUR i w następnym roku skorzystać z SME. Jednak pamiętajmy, że jeśli w swoim kraju (Litwie) przekroczyła limit zwolnienia i musiała tam zarejestrować VAT, to dalej może korzystać ze SME za granicą – tak jak Jacek w Polsce. W jej przypadku być może lepiej było od razu pójść w SME. Ten przykład pokazuje, że wybór między OSS a SME czasem będzie zależał od przewidywań co do wzrostu firmy.
- Przykład D: Sprzedawca „MixSell” i częściowa rezygnacja ze SME – polski e-sprzedawca zróżnicowanego towaru, obroty ~90k EUR. Korzysta z SME w 2025 r. w całej UE. Jego sprzedaż w Austrii jednak gwałtownie rośnie i zbliża się do austriackiego limitu 35k EUR. „MixSell” decyduje, że lepiej zacząć naliczać VAT w Austrii, zanim przekroczy próg i będzie musiał to zrobić z dnia na dzień. W połowie 2025 r. wyrejestrowuje Austrię z procedury SME (informuje swój urząd o zmianie) i rejestruje się do OSS. Od tej pory sprzedaż do Austrii idzie przez OSS (z 20% VAT), a do reszty krajów dalej bez VAT (SME). Musi teraz pilnować dwóch systemów równolegle. To bardziej złożone, ale dzięki temu uniknie ewentualnych zaległości podatkowych w Austrii. W kolejnych latach, jeśli jego całkowity obrót przekroczy 100k EUR, będzie musiał całkowicie zrezygnować ze SME i pozostać przy OSS.
Historie te pokazują, że procedura SME jest potężnym ułatwieniem, ale trzeba z niej korzystać świadomie. Dla jednych będzie to wybawienie od VAT za granicą, dla innych może być nieosiągalna lub krótkotrwała (gdy firma szybko urośnie). Niemniej jednak, już od 2025 r. wiele najmniejszych biznesów skorzysta z tej nowości i uniknie zagranicznego VAT legalnie. W następnym artykule omówimy szczegóły techniczne korzystania z SME – jakie obowiązki sprawozdawcze mają firmy Jacka i Marty, co to jest numer EX, jak wystawiać faktury oraz na co uważać, by nie wpaść w pułapki rozliczeń.
Procedura SME to dla małych przedsiębiorców szansa na prostsze działanie w UE bez konieczności płacenia VAT za granicą. Podsumowując ten artykuł: SME jest dobrowolnym systemem zwolnienia z VAT dla firm o obrotach do 100 tys. EUR w UE. Daje możliwość sprzedaży w innych krajach bez rejestracji i bez naliczania podatku, co znacznie upraszcza działalność i obniża koszty administracyjne. Aby z niej skorzystać, należy złożyć zgłoszenie w swoim kraju, otrzymać numer EX i przestrzegać limitów obrotu w każdym państwie. Można ją łączyć z dotychczasowymi metodami rozliczeń, co daje elastyczność. W kolejnym, ostatnim już artykule z serii, przejdziemy do praktyki: opiszemy krok po kroku formalności, jakie musi dopełnić przedsiębiorca korzystający ze SME, jego obowiązki (np. raportowanie kwartalne) oraz pułapki, których powinien unikać.