Jak rozliczać VAT w UE?

Jak rozliczać podatek VAT od sprzedaży w innych krajach UE? Istnieją różne opcje rozliczania VAT, które pomagają przedsiębiorcom działać legalnie i efektywnie: od procedury One Stop Shop (OSS) po tradycyjną rejestrację VAT w innym kraju.

Część pierwsza z serii trzech artykułów poświęconych rozliczaniu VAT za granicą.

Wyobraź sobie młodą przedsiębiorczynię Annę, która prowadzi sklep internetowy w Polsce. Jej produkty zyskują popularność za granicą – zaczynają kupować je klienci z Niemiec, Francji czy Hiszpanii. Anna cieszy się z międzynarodowego zainteresowania, ale jednocześnie staje przed wyzwaniem: jak rozliczać podatek VAT od sprzedaży w innych krajach UE? Przepisy podatkowe Unii Europejskiej są przecież skomplikowane…

Zasady VAT w UE – krótkie wprowadzenie dla przedsiębiorców

VAT (podatek od wartości dodanej) jest podatkiem konsumpcyjnym obowiązującym we wszystkich krajach Unii Europejskiej. Zasadą ogólną jest, że VAT powinien być odprowadzany w kraju, w którym następuje konsumpcja towaru lub usługi, czyli tam, gdzie towar jest ostatecznie używany lub usługa świadczona. Dla przedsiębiorcy sprzedającego lokalnie (np. tylko na terenie Polski) sprawa jest prosta (o ile ktokolwiek może powiedzieć z ręką na sercu, że VAT jest prosty) – rejestruje się jako podatnik VAT w Polsce, nalicza polski VAT na fakturach dla klientów i rozlicza go w polskim urzędzie skarbowym.

Sprzedaż transgraniczna na terenie UE

Sytuacja komplikuje się jednak, gdy sprzedaż odbywa się transgranicznie na terenie UE. Jeśli Anna sprzedaje towar do klientów w Niemczech czy Francji (np. wysyłając paczki z Polski za granicę), pojawia się pytanie: czy powinna naliczyć polski VAT, czy raczej podatek kraju nabywcy? Unijne przepisy przewidują specjalne zasady dla takich sprzedaży wysyłkowych (B2C) oraz dla usług elektronicznych, telekomunikacyjnych i nadawczych świadczonych konsumentom (Uwaga! Konsumentom a nie firmom!). Od 1 lipca 2021 r. obowiązuje unijny limit 10 000 EUR rocznej sprzedaży do innych krajów UE – poniżej tej kwoty małe transgraniczne sprzedaże mogą być nadal opodatkowane w kraju siedziby sprzedawcy. Innymi słowy, jeśli łączna wartość sprzedaży Anny do wszystkich konsumentów w UE nie przekroczy 10 tys. euro rocznie, może ona naliczać polski VAT (lub korzystać ze zwolnienia podmiotowego, jeśli w Polsce jest drobnym podatnikiem). Gdy jednak sprzedaż przekroczy ten próg, sprzedaż podlega opodatkowaniu w krajach konsumentów, co wymaga dodatkowych działań.

Sprzedajesz za granicę? Potrzebujesz wsparcia doświadczonych księgowych w zakresie VAT OSS, WDT, WNT, etc?
Zadzwoń i po prostu z nami porozmawiaj

Procedura OSS – jeden punkt kompleksowej obsługi VAT

Z myślą o ułatwieniu rozliczeń dla sprzedawców internetowych w UE wprowadzono procedurę OSS (One Stop Shop). Jest to mechanizm, który pozwala firmie zarejestrować się tylko w jednym kraju UE (najczęściej w kraju siedziby) i za jego pośrednictwem rozliczać podatek VAT należny we wszystkich innych krajach członkowskich. W praktyce działa to tak, że przedsiębiorca składa kwartalne deklaracje OSS w swoim kraju, wykazując w nich sprzedaż do poszczególnych państw oraz należny VAT według stawek obowiązujących w tych krajach. Polski urząd skarbowy przekazuje następnie odpowiednie kwoty podatku do właściwych krajów. Dzięki OSS Anna nie musi rejestrować się odrębnie w Niemczech, Francji czy Hiszpanii, oszczędzając sobie biurokracji – Komisja Europejska szacuje, że procedura ta redukuje formalności nawet o 95%.

Tradycyjna rejestracja do VAT w każdym kraju

Alternatywą dla OSS jest tradycyjna rejestracja VAT w każdym kraju, w którym dokonujemy sprzedaży opodatkowanej. Przed wprowadzeniem OSS (przed 2021 r.) przedsiębiorcy przekraczający ówczesne progi sprzedaży wysyłkowej (różne dla każdego kraju) musieli uzyskiwać lokalne numery VAT i składać deklaracje w każdym państwie z osobna. Teraz, dzięki OSS, jest to znacznie uproszczone – jeden urząd, jedna deklaracja obejmująca całą unijną sprzedaż B2C. Trzeba jednak podkreślić, że OSS dotyczy głównie sprzedaży towarów wysyłanych konsumentom (tzw. sprzedaż wysyłkowa w UE) oraz niektórych usług świadczonych konsumentom (telekomunikacyjnych, nadawczych, elektronicznych). Nie obejmuje natomiast np. sprzedaży towarów, które już znajdują się w innym kraju (np. gdy magazynujemy towar w Niemczech – wtedy mamy tam fizyczną obecność i obowiązek rejestracji lokalnej) ani transakcji B2B.

Transakcje B2B (business-to-business)

…rządzą się innymi prawami. Jeśli Anna sprzedaje towary lub usługi innemu podatnikowi VAT z UE, zazwyczaj stosuje się odwrotne obciążenie (reverse charge). Przykładowo, sprzedaż towaru z Polski do niemieckiego przedsiębiorcy to wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT) opodatkowana stawką 0% w Polsce, a niemiecki nabywca rozlicza u siebie wewnątrzwspólnotowe nabycie towaru (WNT) i sam nalicza niemiecki VAT (i zarazem go odlicza, jeśli ma taką możliwość). W efekcie Anna nie musi rejestrować się w Niemczech na potrzeby takiej transakcji – wystarczy, że wykaże zerową stawkę VAT w swojej deklaracji i złoży informację podsumowującą (VAT-UE). Zatem OSS dotyczy głównie sprzedaży B2C, bo przy sprzedaży B2B mechanizm odwrotnego obciążenia rozwiązuje problem podwójnej rejestracji.

Podsumowując, opcje rozliczenia VAT przy sprzedaży w UE są następujące:

Pozostanie przy rozliczeniach w kraju siedziby – możliwe tylko tak długo, jak łączna wartość sprzedaży B2C do UE nie przekracza 10 000 EUR rocznie. Po przekroczeniu tego limitu trzeba wybrać kolejną opcję.
Skorzystanie z procedury OSS – jedna rejestracja i jedna kwartalna deklaracja obejmująca całą sprzedaż B2C w UE, rozliczana za pośrednictwem polskiego urzędu skarbowego (jeśli firma ma siedzibę w Polsce). OSS upraszcza życie, bo nie trzeba składać wielu deklaracji w różnych krajach.
Rejestracja lokalna w kraju nabywcy – tradycyjna metoda, wciąż stosowana w niektórych przypadkach. Wymaga uzyskania numeru VAT w danym państwie i regularnego rozliczania podatku na miejscu (miesięczne lub kwartalne deklaracje, prowadzenie lokalnej ewidencji itp.). Ta opcja bywa konieczna, jeśli np. firma magazynuje towary za granicą, prowadzi tam stałą działalność lub jeśli z innych powodów nie chce korzystać z OSS.
Procedura importowa IOSS – dla sprzedaży towarów importowanych spoza UE o niskiej wartości (do 150 EUR) istnieje odrębny system IOSS, ale to temat na inną okazję. W kontekście typowych transakcji wewnątrzunijnych OSS jest głównym rozwiązaniem.

Rejestracja za granicą czy uproszczenia – kiedy co się opłaca?

Wybór między rejestracją VAT w innym kraju a korzystaniem z uproszczeń (OSS czy limitów zwolnień) zależy od skali i charakteru działalności:

Mała skala sprzedaży zagranicznej (poniżej 10 000 EUR rocznie) – jeżeli Twoja sprzedaż do klientów w innych państwach UE jest niewielka, możesz pozostać przy rozliczaniu VAT w Polsce. Wówczas wszystkie sprzedaże traktujesz jak krajowe – naliczasz polski VAT (23% na większość towarów) i odprowadzasz go polskiemu fiskusowi. Z punktu widzenia zagranicznego klienta podatek jest wliczony w cenę, ale według polskiej stawki. Uwaga: limit 10 tys. EUR dotyczy łącznie całej sprzedaży unijnej, a nie osobno każdego kraju.
Dynamiczny rozwój i przekroczenie limitu 10k EUR – gdy sprzedaż rośnie i przekraczasz próg, warto rozważyć OSS jako domyślne rozwiązanie. OSS jest niemal zawsze korzystniejszy niż wielokrotna rejestracja – szczególnie, jeśli sprzedajesz do wielu różnych krajów. Unikasz wtedy barier językowych, konieczności śledzenia wielu różnych terminów i formatów deklaracji. W praktyce jedna rejestracja OSS może zastąpić nawet kilkanaście rejestracji lokalnych.
Duża koncentracja sprzedaży w jednym kraju – jeśli jednak Twoja sprzedaż zagraniczna koncentruje się głównie w jednym państwie, czasem rozważa się bezpośrednią rejestrację w tym kraju. Np. gdy 90% Twojego eksportu trafia do Niemiec, możesz zarejestrować się jako podatnik VAT w Niemczech i rozliczać bezpośrednio tam (ewentualnie pozostając jednocześnie w OSS dla pozostałych krajów). Bezpośrednia rejestracja może dać pewne korzyści – np. możliwość odliczania lokalnego VAT od wydatków w tym kraju (jeśli ponosisz tam koszty, jak magazynowanie, lokalna reklama itp.). W OSS odliczenia dokonujesz tylko w kraju siedziby, więc zagraniczny VAT i tak odzyskujesz poprzez procedury zwrotu VAT z zagranicy, co bywa czasochłonne. Dlatego duże firmy z własną infrastrukturą za granicą często wybierają lokalne rejestracje w kluczowych dla siebie rynkach, a OSS stosują pomocniczo lub w ogóle z niego rezygnują na rzecz sieci lokalnych oddziałów.
Specyficzne branże i wymagania – są sytuacje, w których OSS nie zadziała. Jeśli sprzedajesz towary akcyzowe (np. alkohol) lub nowe środki transportu, przepisy nakazują rejestrację w kraju nabywcy niezależnie od wartości sprzedaży. Podobnie, gdy Twoja firma ma w danym kraju stałe miejsce prowadzenia działalności (np. oddział, sklep, magazyn), to sprzedaż z tego miejsca podlega lokalnemu VAT i OSS tego nie obejmie.

Podsumowując, małym i średnim e-sprzedawcom zazwyczaj opłaca się korzystać z uproszczeń (limit zwolnienia 10k lub OSS). Duże przedsiębiorstwa o rozbudowanej działalności międzynarodowej często łączą różne metody – rejestrują się lokalnie tam, gdzie to konieczne, a w pozostałym zakresie korzystają z OSS. Ważne jest indywidualne podejście: analiza struktury sprzedaży, kosztów i obowiązków administracyjnych. Dobrze zaplanowana strategia VAT może zaoszczędzić zarówno pieniądze, jak i czas.

Obowiązki podatnika VAT w różnych krajach UE

Jeśli zdecydujesz się (lub jesteś zmuszony) zarejestrować dla VAT w innym kraju UE, musisz liczyć się z wypełnianiem tamtejszych obowiązków podatkowych. Chociaż VAT jest ujednolicony dyrektywami unijnymi, każde państwo członkowskie ma własne procedury i wymogi administracyjne. Oto podstawowe obowiązki podatnika VAT za granicą na przykładzie kilku aspektów:

Rejestracja VAT – najpierw należy złożyć wniosek rejestracyjny w danym kraju i uzyskać lokalny numer VAT. Często wymaga to przedstawienia dokumentów o działalności, a czasem ustanowienia przedstawiciela podatkowego (dotyczy to zwłaszcza firm spoza UE, ale wewnątrz UE zwykle nie ma takiego wymogu – polska firma może sama się zarejestrować np. w Czechach czy Niemczech).
Naliczanie i stawki VAT – po rejestracji musisz naliczać VAT według stawek obowiązujących w danym kraju dla sprzedawanych towarów/usług. Każde państwo ma własne stawki (np. standardowa stawka w Niemczech to 19%, w Czechach 21%, w Polsce 23%). Trzeba też znać lokalne zwolnienia przedmiotowe – to, co w Polsce jest opodatkowane, w innym kraju może być zwolnione lub odwrotnie.
Fakturowanie i ewidencja – jesteś zobowiązany wystawiać faktury zgodnie z lokalnymi przepisami danego kraju. Na szczęście przepisy unijne w dużej mierze ujednoliciły dane na fakturach, ale wciąż są różnice, np. w terminach wystawiania czy języku dokumentu. Musisz prowadzić ewidencję sprzedaży i zakupów dla potrzeb VAT w sposób wymagany przez ten kraj i przechowywać ją przez określony czas (zwykle 5-10 lat).
Deklaracje VAT – kluczowym obowiązkiem jest składanie deklaracji VAT. W większości krajów odbywa się to miesięcznie lub kwartalnie – częstotliwość zależy często od wysokości obrotu lub rodzaju działalności. Przykładowo w Niemczech nowi podatnicy składają deklaracje co miesiąc, a z czasem mogą przejść na kwartalne; w Czechach małe firmy mogą rozliczać kwartalnie, a większe miesięcznie. W praktyce wiele krajów UE wymaga deklaracji co miesiąc lub co kwartał, przy czym należy pamiętać, że firmy o większych obrotach raportują częściej. Poza deklaracjami okresowymi niektóre państwa wymagają także deklaracji rocznej podsumowującej cały rok (np. we Włoszech czy Austrii).
Terminy płatności – wraz ze złożeniem deklaracji trzeba zapłacić należny VAT na konto urzędu. Terminy różnią się – często jest to 20. lub 25. dzień miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym, ale bywają odstępstwa. Trzeba pilnować tych terminów, bo opóźnienie skutkuje odsetkami lub karami.
Inne raporty – jeżeli prowadzisz handel wewnątrzunijny, możesz mieć obowiązek składania dodatkowych informacji, jak EC Sales List (wezwanie do podsumowania dostaw, polska „informacja podsumowująca VAT-UE”) wykazująca transakcje B2B do innych podatników w UE, czy też deklaracje Intrastat (statystyka handlu towarami, jeśli przekroczysz progi wysyłek/odbiorów w danym kraju).
Kontrole i komunikacja – będąc zarejestrowanym za granicą, podlegasz tamtejszym organom podatkowym. Musisz być gotów na komunikację w lokalnym języku, ewentualne kontrole podatkowe, wyjaśnienia. W dobie cyfryzacji wiele spraw załatwia się online, ale bariera językowa pozostaje – warto mieć wsparcie biura księgowego znającego realia danego kraju.

Widzimy więc, że lokalna rejestracja VAT oznacza sporo dodatkowej pracy i wiedzy. Dla małej firmy może to być duże obciążenie, dlatego zanim podejmiesz decyzję o rejestracji w innym kraju, rozważ czy uproszczone procedury (OSS, progi zwolnień) nie spełnią Twoich potrzeb. Czasem jednak rejestracja jest nieunikniona lub korzystna – wtedy można rozważyć zatrudnienie specjalistów lub biura rachunkowego w danym kraju, aby pomogli wypełniać obowiązki zgodnie z prawem.

Przykłady firm i ich strategie VAT

Teoria teorią, ale jak to wygląda w praktyce? Oto kilka przykładowych scenariuszy przedsiębiorców działających w UE i zastosowanych przez nich strategii rozliczania VAT:

Przykład 1: Mały sklep internetowy „Polskie Rękodzieło” – właścicielka (Anna) sprzedaje ręcznie robione dekoracje. 90% klientów jest z Polski, 10% to zamówienia z całej UE poprzez Etsy. Roczna sprzedaż do zagranicznych konsumentów wynosi ok. 5 000 EUR. Anna nie przekracza progu 10 000 EUR, więc nie musi rejestrować OSS ani VAT za granicą. Wlicza polski 23% VAT w cenę swoich produktów dla wszystkich klientów. Kiedy Francuzka kupuje od niej ozdobę, Anna nalicza polski VAT i odprowadza go w Polsce (zgodnie z zasadą zbycia poniżej progu. Dzięki temu Anna ma minimum formalności – nie składa żadnych deklaracji poza Polską. Monitoruje jednak sumę sprzedaży zagranicznej, bo gdy zbliży się do 10 tys. EUR, rozważy rejestrację w OSS.
Przykład 2: Sklep online „EuroElectro” – średniej wielkości polska firma sprzedająca elektronikę użytkową. Mają klientów w całej UE, a ich sprzedaż B2C za granicę znacznie przekracza 10 tys. EUR (np. 200 tys. EUR rocznie rozproszone po wielu krajach). Firma od razu wybrała procedurę OSS, aby uniknąć kilkunastu rejestracji. Co kwartał polski dział księgowości składa deklarację OSS, wykazując w niej np. X EUR sprzedaży do Niemiec (19% VAT), Y EUR do Francji (20% VAT) itd., i odprowadza zsumowany podatek do polskiego urzędu skarbowego. Bez OSS musieliby osobno rozliczać się w każdym z tych krajów. Dzięki OSS firma skupia się na biznesie, a administracja VAT jest uproszczona i scentralizowana.
Przykład 3: Producent „MachineryCo” – sprzedaż tylko B2B – duży polski producent maszyn sprzedaje swoje wyroby głównie innym firmom w UE. Transakcje są B2B, więc odbywają się jako wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów (zerowy VAT w Polsce) i odpowiednio nabycia po stronie klienta. MachineryCo nie musi korzystać z OSS ani rejestrować się zagranicą – wystarczy, że ma polski NIP VAT UE i składa informacje podsumowujące. Jego klienci (firmy) podają mu swoje numery VAT-UE, dzięki czemu sprzedaż może być nieopodatkowana w Polsce, a rozliczona przez nabywców. Firma musi tylko uważać, by każda transakcja była należycie udokumentowana (dowód wywozu towaru do innego kraju itp.). Strategia: skoncentrowanie się na B2B pozwoliło ominąć zawiłości VAT konsumenckiego, co znacznie ułatwia handel zagraniczny.
Przykład 4: Startup „GadgetHub” i magazyn za granicą – polski startup sprzedaje gadżety elektroniczne. Korzysta z magazynu Amazon w Niemczech, skąd towar trafia do niemieckich klientów (tzw. FBA – Fulfillment by Amazon). W momencie gdy firma ulokowała produkty w Niemczech, powstał obowiązek rejestracji VAT w Niemczech – sprzedaż z magazynu na terenie DE jest lokalną dostawą niemiecką. GadgetHub musiał więc uzyskać niemiecki numer VAT i rozlicza tam sprzedaż lokalnie (miesięczne deklaracje, niemiecki VAT 19%). Do innych krajów UE sprzedają z Polski i korzystają z OSS. Wniosek: jeśli model biznesowy wymaga fizycznej obecności towarów w innym kraju (magazyn, konsygnacja), nie da się uniknąć lokalnej rejestracji w tym kraju, a OSS obejmuje tylko pozostałą część sprzedaży.
Przykład 5: (Zajawka nowości) Mikroprzedsiębiorca z procedurą SME – jednoosobowa firma świadcząca usługi artystyczne sprzedaje drobne rękodzieło online, obroty rzędu 30 tys. EUR rocznie. W 2024 r. korzystała z OSS, ale od 2025 r. pojawia się nowa procedura SME dla małych firm, która pozwoli jej w ogóle nie naliczać VAT od sprzedaży zagranicznej w UE (o ile spełni warunki). Firma rozważa przejście na tę procedurę, by uprościć sobie życie jeszcze bardziej. Więcej o procedurze SME przeczytasz w kolejnym artykule tej serii.

W pierwszej części serii omówiliśmy główne opcje rozliczania VAT w Unii Europejskiej – od limitu 10 000 EUR i procedury OSS po rejestracje lokalne. Każde rozwiązanie ma swoje zalety i wady, a wybór zależy od skali i charakteru działalności. W kolejnych artykułach przyjrzymy się bliżej nowej procedurze SME obowiązującej od 2025 r., dzięki której najmniejsze firmy będą mogły uniknąć VAT za granicą. Dowiesz się, na czym polega to rozwiązanie, kto może z niego skorzystać i jakie formalności się z nim wiążą.