VAT OSS - czym jest, kogo dotyczy? | Biuro Rachunkowe Precyzja

VAT OSS (One Stop Shop) to prosty sposób na rozliczanie podatku VAT w Unii Europejskiej. Zamiast rejestrować się w każdym państwie UE osobno, przedsiębiorca składa tylko jedną deklarację we własnym kraju i tam opłaca cały należny podatek.

Dzięki VAT OSS przedsiębiorcy mają mniej biurokracji, niższe koszty obsługi i mniejsze ryzyko błędów w rozliczeniach.

Historia Pana Marka i jego sklepu internetowego

To było tak. Pan Marek jest właścicielem małego sklepu internetowego z ręcznie robioną biżuterią. Początkowo sprzedawał głównie w Polsce, ale z czasem jego unikatowe naszyjniki i bransoletki zaczęły zyskiwać popularność za granicą. Coraz więcej klientek z Niemiec, Francji i innych krajów UE składało zamówienia. Marek cieszył się z rosnącej sprzedaży, jednak szybko ogarnęła go obawa – jak on sobie poradzi z podatkiem VAT w tylu różnych krajach? Słyszał, że powinien zarejestrować się do VAT w każdym państwie, do którego wysyła towary, co brzmiało przerażająco. Stosy formularzy w obcych językach, różne stawki VAT, terminy i przepisy każdego kraju… Czy to oznaczało koniec marzeń o międzynarodowym rozwoju?

Na szczęście pewnego dnia Pan Marek trafił na informację o procedurze VAT OSS. Brzmiało tajemniczo, ale obiecywało rozwiązanie jego problemów. Zaczął zgłębiać temat i odkrył, że VAT OSS to właśnie to, czego potrzebuje, by dalej sprzedawać swoją biżuterię klientom w całej Unii bez popadania w chaos biurokracji. Poniżej, opowiadając historię Pana Marka, wyjaśniamy w prosty sposób, co to jest VAT OSS, dla kogo jest przeznaczony, jakie przynosi zalety, jak się do niego zarejestrować, a na końcu odpowiadamy na najczęściej zadawane pytania.

Sprzedajesz w Europie i musisz korzystać z procedury VAT OSS? Pomożemy Ci! Jesteśmy biurem rachunkowym z wieloletnim doświadczeniem w księgowości dochodów zagranicznych, w tym w rozliczeniach VAT OSS i eksporcie towarów!”
Zadzwoń teraz!

Skąd się wziął VAT OSS?

Procedura OSS została wprowadzona na mocy dyrektywy Rady (UE) 2017/2455 oraz ustawy z dnia 20 maja 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1163). Jej głównym celem było uproszczenie rozliczeń VAT w handlu transgranicznym w UE.

Co to właściwie jest ta procedura OSS?

VAT OSS to skrót od Value Added Tax One Stop Shop, czyli w tłumaczeniu „jedno miejsce obsługi VAT”. Jest to specjalna procedura unijna, która weszła w życie 1 lipca 2021 roku jako część pakietu e-commerce. Mówiąc najprościej, VAT OSS pozwala takim przedsiębiorcom jak Pan Marek rozliczać podatek VAT od sprzedaży do różnych krajów UE w jednym okienku – za pośrednictwem rodzimego urzędu skarbowego. Zamiast rejestrować się osobno do VAT w Niemczech, Francji, Hiszpanii i każdym innym kraju, Marek może zarejestrować się tylko raz (w Polsce) w systemie OSS i składać jedną zbiorczą deklarację obejmującą całą jego sprzedaż zagraniczną.

Wyobraźmy sobie, że Pan Marek sprzedał w jednym miesiącu pięć naszyjników do Niemiec, trzy bransoletki do Francji i kolczyki do Hiszpanii. Zwykle musiałby rozliczyć niemiecki VAT w Niemczech, francuski we Francji, hiszpański w Hiszpanii – krótko mówiąc, mnóstwo zachodu. Dzięki VAT OSS zamiast tego składa jedną deklarację kwartalną w Polsce, w której wykazuje, ile sprzedał do każdego z tych krajów i ile VAT powinien zapłacić według tamtejszych stawek. Polski urząd skarbowy przyjmie tę deklarację (w imieniu innych krajów) i przekaże odpowiednie kwoty podatku do właściwych administracji za granicą. Dla Marka oznacza to, że nie musi sam korespondować z pięcioma różnymi urzędami skarbowymi w Europie – wszystkim zajmuje się system OSS.

VAT OSS został zaprojektowany głównie z myślą o sprzedawcach internetowych prowadzących sprzedaż wysyłkową B2C (business-to-consumer) na terenie UE. Wcześniej istniała ograniczona procedura MOSS dla usług elektronicznych, ale nie dotyczyła ona sprzedaży towarów. Teraz OSS rozszerzył te ułatwienia na handel elektroniczny towarami. Dla Pana Marka brzmi to niemal jak magia: jedno miejsce do załatwienia podatków zamiast dwudziestu kilku różnych!

Czyli jeszcze raz: przed wprowadzeniem procedury OSS, musiałby:

Zarejestrować się jako płatnik VAT w każdym z tych krajów
Składać deklaracje VAT w każdym kraju osobno
Znać przepisy podatkowe wszystkich tych krajów

Procedura VAT OSS pozwala mu teraz:

Rozliczać VAT ze wszystkich krajów UE w jednym miejscu (w Polsce)
Składać tylko jedną deklarację OSS co kwartał
Stosować stawki VAT odpowiednie dla krajów, do których sprzedaje.

Kogo dotyczy VAT OSS?

Pan Marek szybko zrozumiał, że VAT OSS stworzono dokładnie dla takich osób jak on – przedsiębiorców, którzy sprzedają towary lub usługi konsumentom w innych krajach UE. Z procedury mogą skorzystać zarówno właściciele sklepów internetowych wysyłających towary za granicę, jak i twórcy kursów online czy aplikacji sprzedawanych osobom fizycznym w całej Unii. Jeśli prowadzisz sprzedaż B2C (do osób prywatnych) poza granice swojego kraju, OSS może być dla Ciebie świetnym rozwiązaniem.

Warto wiedzieć o ważnej zasadzie: w Unii Europejskiej obowiązuje limit 10 000 euro rocznej sprzedaży do innych krajów UE, po przekroczeniu którego sprzedaż B2C powinna być opodatkowana według stawki VAT kraju nabywcy. Co to oznacza? Dopóki Pan Marek sprzedawał za granicę tylko okazjonalnie i łączna wartość tych sprzedaży nie przekraczała 10 000 euro (około 45 tysięcy złotych) w ciągu roku, mógł rozliczać VAT tak jak dotychczas, czyli w Polsce według polskiej stawki VAT. Gdy jednak jego biznes się rozkręcił i suma zagranicznych zamówień przebiła ten próg, musiał zacząć naliczać klientom zagranicznym VAT według stawek ich kraju (np. niemiecki 19%, francuski 20% itd.). W tym momencie pojawia się właśnie wybór: albo rejestrować się do VAT w każdym z tych państw osobno, alboskorzystać z uproszczenia, jakie daje procedura OSS.

VAT OSS przeznaczony jest więc dla wszystkich unijnych firm, które sprzedają konsumentom w innych państwach UE i chcą uniknąć mnożenia obowiązków. Najczęściej będą to sklepy internetowe wysyłające towary za granicę, ale także np. firmy świadczące usługi elektroniczne, telekomunikacyjne czy nadawcze dla osób prywatnych w różnych krajach. Ważne przy tym, że OSS dotyczy tylko sprzedaży B2C – jeśli Pan Marek sprzedawałby swoje wyroby innym firmom (B2B), wówczas taka transakcja rozliczana jest na odmiennych zasadach (najczęściej jako wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów ze stawką 0% VAT w kraju wysyłki). W uproszczeniu: OSS nie jest potrzebny do sprzedaży B2B, bo firmy rozliczają VAT między sobą w ramach odwrotnego obciążenia. Natomiast wszędzie tam, gdzie klientem jest zwykły konsument z innego państwa – OSS okazuje się bardzo pomocny.

Procedura OSS jest dobrowolna, co oznacza, że nie ma formalnego przymusu, by z niej korzystać – nawet po przekroczeniu wspomnianego limitu 10 000 euro możesz teoretycznie samodzielnie rejestrować się w kolejnych krajach. Jednak dla większości małych i średnich przedsiębiorców jest to po prostu nieopłacalne i zbyt skomplikowane. W praktyce niemal każdy sprzedawca internetowy, który zaczyna odnotowywać znaczące zamówienia z zagranicy, wybiera OSS dla świętego spokoju. Dokładnie tak zrobił Pan Marek – zamiast brnąć w formalności w kilku językach, postawił na One Stop Shop.

Procedura OSS jest szczególnie przydatna dla:

Sklepów internetowych sprzedających towary do innych krajów UE
Firm świadczących usługi elektroniczne dla konsumentów w UE
Przedsiębiorców prowadzących sprzedaż wysyłkową na terenie UE

Jakie są zalety VAT OSS?

Im więcej Pan Marek dowiadywał się o VAT OSS, tym bardziej kamień spadał mu z serca. Lista korzyści okazała się naprawdę imponująca. Oto najważniejsze zalety procedury OSS z perspektywy przedsiębiorcy:

Jedna rejestracja, jedno miejsce rozliczeń: Marek rejestruje się tylko w Polsce (swoim kraju siedziby) i stąd rozlicza cały zagraniczny VAT. Nie musi już przechodzić przez proces rejestracji VAT w każdym państwie z osobna. To ogromna oszczędność czasu i nerwów.
Jedna deklaracja zamiast wielu: Wszystkie sprzedaże B2C do klientów w UE Marek wykazuje w jednej kwartalnej deklaracji OSS. Zamiast wysyłać np. 10 różnych deklaracji do 10 krajów, składa jedną – w dodatku we własnym języku, do własnego urzędu skarbowego. Mniej dokumentów to mniejsze ryzyko pomyłek i łatwiejsze dotrzymanie terminów.
Mniej biurokracji aż o 95%: Komisja Europejska szacuje, że procedura OSS redukuje obowiązki administracyjne związane z VAT nawet o 95%. Trudno o lepszy dowód na to, ile papierkowej roboty Marek sobie zaoszczędzi. Teraz zamiast studiować zagraniczne przepisy podatkowe, może poświęcić ten czas na rozwijanie biznesu.
Brak barier językowych i prawnych: Korzystając z OSS, Pan Marek załatwia sprawy podatkowe w Polsce i po polsku. Nie musi komunikować się z urzędnikami w innych krajach, tłumaczyć dokumentów ani zatrudniać lokalnych doradców podatkowych. Wszystko odbywa się w ramach znanego mu polskiego systemu podatkowego, który pełni rolę pośrednika wobec innych państw.
Swoboda rozwoju działalności: Dzięki OSS Marek może śmiało poszerzać rynki zbytu. Jeśli jutro liczba zamówień z Hiszpanii czy Szwecji wzrośnie dziesięciokrotnie, nie zablokuje go biurokracja. Procedura skaluje się wraz z biznesem – nadal będzie jedna deklaracja kwartalna, tylko z większymi kwotami sprzedaży do rozliczenia. To duży komfort psychiczny dla przedsiębiorcy planującego ekspansję.
Proste zasady i brak dodatkowych opłat: Samo przystąpienie do OSS nic nie kosztuje (poza oczywiście płaceniem należnego VAT od sprzedaży, co i tak jest obowiązkiem). Nie ma tu ukrytych opłat ani skomplikowanych warunków – procedura jest przejrzysta i dostępna dla każdego spełniającego kryteria. Marek docenił fakt, że OSS jest przyjazne dla małego biznesu i nie wymaga zatrudniania sztabu księgowych.

Jak widać, VAT OSS oferuje przedsiębiorcom wygodę i oszczędność czasu, pozwalając skupić się na rozwijaniu firmy zamiast na wypełnianiu druków do zagranicznych urzędów. Dla Pana Marka najważniejsze było to, że może legalnie sprzedawać w całej UE bez obaw o zagubienie się w gąszczu przepisów. Jego sklep z biżuterią może rosnąć, a on wciąż będzie miał sprawy podatkowe pod kontrolą.

Jak zarejestrować się do VAT OSS?

Gdy Pan Marek przekonał się do OSS, postanowił jak najszybciej się zarejestrować w tym systemie. Okazało się, że procedura rejestracji wcale nie jest trudna. Oto kroki, które musiał wykonać:

Zgłoszenie do urzędu skarbowego: W Polsce organem obsługującym rejestracje OSS jest Drugi Urząd Skarbowy Warszawa-Śródmieście. Marek musiał złożyć specjalny formularz rejestracyjny VIU-R właśnie do tego urzędu. Zrobił to elektronicznie, korzystając z systemu e-Deklaracje (dostępnego przez internet).
Wypełnienie formularza VIU-R: Formularz wymagał podania podstawowych danych firmy Pana Marka (NIP, dane adresowe itp.) oraz wskazania, od kiedy chce korzystać z procedury OSS. Marek zaznaczył, że chce, aby OSS obowiązywał od początku następnego kwartału, by mieć wszystko gotowe na czas.
Podpis i wysyłka: Po wypełnieniu zgłoszenia Marek podpisał dokument elektronicznie (za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego) i wysłał go przez internet do urzędu. Można to zrobić także podpisem zaufanym (profil zaufany) lub z pomocą biura rachunkowego – ważne, żeby dokument był prawidłowo uwierzytelniony.
Potwierdzenie rejestracji: Urząd skarbowy zweryfikował zgłoszenie Pana Marka. W odpowiedzi Marek otrzymał potwierdzenie przyjęcia do procedury OSS. Od tego momentu jego firma była oficjalnie zarejestrowana w systemie One Stop Shop i gotowa do rozliczania w nim zagranicznego VAT.

Warto pamiętać o terminach: jeśli przekroczysz limit sprzedaży 10 000 euro w danym miesiącu, zgłoszenie do OSS należy złożyć do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiło przekroczenie. W przypadku Pana Marka stało się to w maju, więc do 10 czerwca złożył wniosek, by od lipca móc już korzystać z OSS. Jeśli natomiast planujesz z wyprzedzeniem wejść w procedurę (nie czekając na przekroczenie limitu), najlepiej zarejestrować się przed początkiem nowego kwartału, aby od jego pierwszego dnia rozliczać sprzedaż przez OSS.

Po dopełnieniu formalności Pan Marek odetchnął z ulgą. Cały proces okazał się mniej skomplikowany, niż się obawiał – większość rzeczy zrobił online w jedno popołudnie. Dziś Marek regularnie składa deklaracje OSS i bez stresu wysyła swoje produkty do klientów w całej Europie. Zamiast martwić się biurokracją, może skupić się na projektowaniu nowych wzorów biżuterii i obsłudze rosnącej liczby zamówień. Jego historia pokazuje, że nawet niewielka firma może podbić zagraniczne rynki, jeśli skorzysta z dostępnych ułatwień – a VAT OSS jest jednym z kluczowych narzędzi, które to umożliwiają.

Księgowanie VAT OSS – jak to działa?

Ewidencja VAT OSS wymaga szczególnej uwagi. Należy:

Prowadzić osobną ewidencję sprzedaży w ramach OSS
Wystawiać faktury zgodnie z wymogami kraju nabywcy
Przechowywać dokumentację przez 10 lat

Przykład: Pan Marek sprzedaje naszyjnik do Francji za 100 EUR. Stosuje francuską stawkę VAT 20% i wykazuje tę transakcję w swojej kwartalnej deklaracji OSS.

Jak wygląda faktura OSS?

Faktura zakupu OSS musi zawierać standardowe elementy plus:

Właściwą stawkę VAT kraju przeznaczenia
Informację o stosowaniu procedury OSS
Numer identyfikacyjny VAT OSS (jeśli został nadany)

Co z odliczaniem VAT z faktury OSS?

VAT naliczony w ramach procedury OSS u nabywcy w UE podlega standardowym zasadom odliczenia. Ważne jest jednak, aby:

Prawidłowo zidentyfikować transakcję jako objętą OSS
Zachować dokumentację potwierdzającą prawo do odliczenia
Stosować właściwe kursy walut przy przeliczeniach

Składanie deklaracji OSS

Deklarację OSS składa się co kwartał, do końca miesiąca następującego po kwartale. Pan Marek podkreśla: „To znacznie prostsze niż składanie osobnych deklaracji w każdym kraju!”

Praktyczne wskazówki

Na podstawie doświadczeń Pana Marka i innych przedsiębiorców, oto kilka cennych rad:

Dokładnie śledź swój limit 10.000 EUR
Prowadź szczegółową ewidencję sprzedaży z podziałem na kraje
Regularnie sprawdzaj stawki VAT w krajach, do których sprzedajesz
Zawsze konsultuj się z księgowym

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Na koniec zebraliśmy kilka typowych pytań, które mają przedsiębiorcy tacy jak Pan Marek, gdy rozważają skorzystanie z VAT OSS:

Czy korzystanie z procedury OSS jest obowiązkowe?
Nie, VAT OSS jest dobrowolny. Możesz z niego skorzystać, ale nie musisz. Pamiętaj jednak, że po przekroczeniu limitu sprzedaży B2C 10 000 euro rocznie i tak ciąży na Tobie obowiązek rozliczania VAT w krajach nabywców. Jeśli nie wybierzesz OSS, będziesz musiał rejestrować się osobno w każdym krajuprzekroczenia progu i tam składać deklaracje. Dla większości firm byłoby to bardzo uciążliwe, dlatego OSS jest praktycznym wyborem, choć formalnie nie jest narzucony.
Jaki jest limit sprzedaży dla OSS i co, jeśli go przekroczę?
Unijny limit sprzedaży wysyłkowej B2C wynosi 10 000 EUR rocznie (łącznie dla wszystkich krajów UE). Dopóki go nie przekraczasz, możesz rozliczać zagraniczną sprzedaż tak jak krajową (naliczając lokalny VAT lub korzystając ze zwolnienia podmiotowego, jeśli jesteś z niego uprawniony). Po przekroczeniu 10 000 EURkażda kolejna sprzedaż B2C powinna już być opodatkowana według stawki VAT kraju, do którego wysyłasz towar. To znak, że czas zarejestrować się do OSS (najpóźniej do 10 dnia kolejnego miesiąca) albo alternatywnie rozpocząć rejestracje VAT w poszczególnych państwach. W praktyce większość przedsiębiorców wybiera wtedy OSS, bo jest to po prostu wygodniejsze.
Czy VAT OSS dotyczy też sprzedaży dla firm (B2B)?
Nie – OSS dotyczy wyłącznie sprzedaży dla konsumentów (B2C). Transakcje B2B rządzą się innymi zasadami. Jeśli sprzedajesz towar lub usługę do firmy posiadającej numer VAT UE w innym kraju, zazwyczaj stosuje się tzw. odwrotne obciążenie (reverse charge). Przykładowo sprzedaż towaru z Polski do niemieckiej firmy to wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów ze stawką 0% VAT u Ciebie, a niemiecki nabywca sam rozlicza u siebie VAT od tego zakupu. W rezultacie nie musisz rejestrować się w OSS ani w VAT w tamtym kraju dla sprzedaży B2B. OSS ma ułatwić życie przy sprzedaży do osób prywatnych, gdzie mechanizm odwrotnego obciążenia nie ma zastosowania.
Czy OSS obejmuje sprzedaż poza Unię Europejską?
Nie, procedura OSS dotyczy tylko sprzedaży na terenie UE. Jeśli wysyłasz towary do krajów spoza Unii (np. do USA czy Australii), to taka transakcja jest traktowana jako eksport – zwykle ze stawką 0% VAT (zwolnienie z VAT w kraju wysyłki, pod warunkiem odpowiedniej dokumentacji potwierdzającej wywóz). W takich przypadkach OSS nie jest potrzebny ani stosowany. Podobnie, gdy sprowadzasz towary spoza UE do sprzedaży, obowiązuje odrębna procedura importowa (tzw. IOSS dla paczek do wartości 150 EUR), ale to osobny temat niezwiązany z wewnątrzunijną sprzedażą Pana Marka.
Jak wygląda rozliczanie VAT w systemie OSS w praktyce (deklaracje i płatność)?
Korzystając z OSS, składasz deklaracje kwartalne – za każde zakończone kwartały kalendarzowe (styczeń-marzec, kwiecień-czerwiec itd.). Masz na to czas do końca miesiąca następującego po danym kwartale, czyli np. deklarację za 1. kwartał trzeba złożyć do 30 kwietnia. W deklaracji OSS wykazujesz łączną wartość sprzedaży do każdego kraju UE, do którego sprzedawałeś w tym kwartale, wraz z kwotą należnego VAT według stawek obowiązujących w tych krajach. Co ważne, płatności VAT z deklaracji OSS dokonujesz również kwartalnie – uiszczasz jedną sumę (w euro) do swojego urzędu skarbowego w Polsce. Urząd ten przekaże już odpowiednie kwoty poszczególnym krajom. Rozliczenia w systemie OSS prowadzone są w walucie euro, więc warto się na to przygotować (np. posiadać konto walutowe lub ustalić z bankiem możliwość płatności w euro). Poza tym technicznie samo złożenie deklaracji OSS odbywa się online, podobnie jak rejestracja – w Polsce służy do tego system e-Deklaracje lub specjalny formularz elektroniczny.

Mamy nadzieję, że historia Pana Marka i powyższe wyjaśnienia pomogły Ci zrozumieć, czym jest VAT OSS i jak może on ułatwić życie przedsiębiorcom sprzedającym za granicę. Dzięki tej procedurze nawet niewielka firma może działać na całym unijnym rynku, nie tonąc przy tym w papierkowej robocie. Pan Marek już się o tym przekonał – teraz kolej na Ciebie! Jeśli prowadzisz sprzedaż do innych krajów UE, rozważ skorzystanie z One Stop Shop, a w razie wątpliwości skonsultuj się ze swoim biurem rachunkowym. Życzymy samych sukcesów w podbijaniu europejskich rynków bez zbędnych przeszkód podatkowych!

Podstawa prawna:

Dyrektywa Rady (UE) 2017/2455
Ustawa z dnia 20 maja 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług
Rozporządzenie wykonawcze Rady (UE) 2019/2026

Co to jest VAT OSS?