Przy prowadzeniu firmy i zatrudnianiu pracowników, odprowadzanie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne to kluczowy obowiązek pracodawcy. Jednak w niektórych sytuacjach ten obowiązek może zostać przeniesiony na pracownika.
Kiedy tak się dzieje? Np. wtedy gdy trafiamy „bingo” i dostajemy pracę w super firmie np. z USA, która docenia naszą fachowowść i chce nam zacząć płacić za pracę, którą będziemy wykonywać dla niej z Polski. Jednak ich księgowi popatrzyli na polskie przepisy i stwierdzili, że nie będzie im się opłacać otwieranie w Polsce oddziału tylko dla jednego pracownika. Wtedy możesz dostać propozycję: „Skorzystajmy z Przeniesienie obowiązku odprowadzania składek ZUS na pracownika. To wygląda na bardzo fajną rzecz: my nie musimy zagłębiać się w polskie przepisy więc zapłacimy Ci tyle na ile umówimy się pod jednym warunkiem: to Ty się zajmujesz już polską stroną podatkową i ZUS-owską.”
Co powinieneś wtedy zrobić? Nasza porada: bierz tą propozycję. Pod jednym warunkiem: że od razu skorzystasz z usług firmy, która jeszcze zanim popdpiszesz umowę wyliczy wszystko za Ciebie i będzie robiła to co miesiąc. W innym przypadku: zrezygnuj z tej propozycji.
Życie jest za krótkie aby walczyć z polskim fiskusem i ZUSem.
Kiedy możliwe jest przeniesienie obowiązku odprowadzania składek ZUS na pracownika?
Zasadniczo, pracodawca nie może przenieść obowiązku odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne na pracownika. Przepisy prawa jasno określają, że to pracodawca jest odpowiedzialny za zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń, a następnie za obliczenie i przekazanie składek do ZUS. Jednak w przypadku pracodawców, którzy nie mają w Polsce siedziby ani przedstawicielstwa, możliwe jest przeniesienie obowiązków płatnika na pracownika na mocy umowy między stronami.
Zgodnie z art. 21 ust. 2 Rozporządzenia (WE) nr 987/2009, jeśli pracodawca nie posiada siedziby w Polsce, może zawrzeć z pracownikiem lub zleceniobiorcą umowę, w której pracownik przejmuje obowiązki płatnika składek. W praktyce oznacza to, że pracownik staje się odpowiedzialny za samodzielne zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych oraz za obliczenie i przekazanie do ZUS należnych składek. Jest to rozwiązanie, które może być korzystne dla firm zagranicznych, chcących zatrudniać pracowników w Polsce, bez konieczności rejestrowania działalności w naszym kraju.
W Biurze Rachunkowym Precyzja przygotowaliśmy specjalny pakiet usług księgowo-kadrowych przeznaczonych dla pracowników i pracodawców szukających pomocy przy obliczaniu danin podatkowych i ZUS podczas przeniesienia obowiązku odprowadzania składek ZUS na pracownika.
Dowiedz się więcej!
Przykład 1: Pracodawca zagraniczny bez siedziby w Polsce:
Firma XYZ z Niemiec zatrudnia pracownika w Polsce na stanowisku menedżera sprzedaży. Firma nie ma siedziby ani przedstawicielstwa w Polsce, więc zgodnie z przepisami zawiera z pracownikiem umowę, na mocy której pracownik samodzielnie opłaca składki ZUS.
Firma wypłaca pracownikowi wynagrodzenie, które zawiera środki na pokrycie składek emerytalnych, rentowych, chorobowych oraz na Fundusz Pracy.
Pracownik musi więc co miesiąc zgłaszać się do ZUS i dostarczać dokumenty rozliczeniowe, w których wykazuje obliczone i przekazane składki. Musi również pamiętać o terminach, aby uniknąć dodatkowych kosztów związanych z odsetkami za zwłokę.
Jakie składki są odprowadzane i kto za nie odpowiada?
W kontekście obowiązków związanych z ubezpieczeniami społecznymi, kluczowe jest zrozumienie, które składki muszą być odprowadzane i w jakiej części są finansowane przez pracodawcę, a w jakiej przez pracownika.
- Składki emerytalne (19,52%): Dzielone są po równo między pracodawcę i pracownika.
- Składki rentowe (8%): Również dzielone między pracodawcę i pracownika.
- Składki chorobowe (2,45%): Finansowane w całości przez pracownika.
- Składki wypadkowe: Stopa procentowa zależy od liczby ubezpieczonych i branży, w której działa firma. Są one finansowane przez pracodawcę.
- Składki na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy (2,45%): Finansowane przez pracodawcę.
Jeśli pracownik przejmie obowiązki płatnika, to otrzymuje on od pracodawcy wynagrodzenie, które pokrywa również koszty związane z odprowadzeniem składek. Ważne jest, aby pracownik dokładnie zrozumiał swoje obowiązki w tym zakresie, ponieważ to on będzie odpowiedzialny za terminowe przekazywanie składek do ZUS.
Przykład 2: Podstawa wymiaru składek.
Jan pracuje na rzecz amerykańskiego pracodawcy, który nie ma siedziby w Polsce. Wynagrodzenie otrzymuje w dolarach.
W styczniu Jan otrzymuje wynagrodzenie w wysokości 2000 USD. Kurs waluty na dzień otrzymania wynagrodzenia wynosi 4,00 PLN za 1 USD. Aby obliczyć podstawę wymiaru składek, Jan przelicza swoje wynagrodzenie na złote: 2000 USD * 4,00 PLN/USD = 8000 PLN.
To właśnie od tej kwoty Jan oblicza składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne oraz Fundusz Pracy.
Przykład 6: Pracownik z niskimi dochodami składki na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy.
Katarzyna, która przejęła obowiązki płatnika od zagranicznego pracodawcy, uzyskuje miesięczne wynagrodzenie na poziomie 4000 PLN brutto. Z racji tego, że jej wynagrodzenie jest niższe niż minimalne wynagrodzenie za pracę w Polsce (w 2024 r. wynosi ono 4242 PLN brutto), Katarzyna nie jest zobowiązana do opłacania składki na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy.
Dopiero jeśli Katarzyna w przyszłości osiągnie wynagrodzenie równe lub wyższe od minimalnego, będzie zobowiązana do opłacania tych składek.
Zalety i wady przeniesienia przeniesienie odprowadzania składek ZUS na pracownika
Zalety:
- Elastyczność dla pracodawców zagranicznych: Firmy, które nie mają siedziby w Polsce, mogą łatwiej zatrudniać pracowników w naszym kraju, unikając formalności związanych z rejestracją działalności.
- Pracownik jako własny płatnik: Pracownik, przejmując obowiązki płatnika, ma pełną kontrolę nad swoimi składkami, co może być korzystne w przypadku, gdy pracodawca nie jest regularny w wypłatach.
Wady:
- Komplikacja dla pracownika: Przejęcie obowiązków płatnika wiąże się z dodatkowymi formalnościami i ryzykiem, np. koniecznością prowadzenia rozliczeń z ZUS oraz odpowiedzialnością za ewentualne błędy w obliczeniach.
- Ryzyko finansowe: Pracownik, który nie odprowadzi składek na czas, może zostać obciążony dodatkowymi kosztami, takimi jak odsetki za zwłokę.
Chcesz sam płacić swoje skladki ZUS? Pomożemy ci z całym procesem. przeniesienia obowiązku odprowadzania składek ZUS na pracownika.
wyliczymy je za ciebie co miesiąc. skontaktuj się z nami
Praktyczne porady dla pracodawców i pracowników
Jeśli jesteś pracodawcą zagranicznym planującym zatrudnienie pracowników w Polsce, lub pracownikiem, który rozważa przejęcie obowiązków płatnika składek, warto pamiętać o kilku kluczowych kwestiach:
- Umowa o Przejęciu Obowiązków: Umowa powinna jasno określać, jakie obowiązki przejmuje pracownik, jakie składki ma odprowadzać i w jakich terminach. Należy również uwzględnić, że pracownik musi posiadać numer NIP, który jest niezbędny do dokonywania zgłoszeń do ZUS.
- Regularność Rozliczeń: Pracownik powinien systematycznie dostarczać do ZUS dokumenty rozliczeniowe, aby uniknąć kar i odsetek za nieterminowe płatności.
- Podstawa Wymiaru Składek: Składki są obliczane na podstawie wynagrodzenia brutto. Jeśli wynagrodzenie wypłacane jest w obcej walucie, należy je przeliczyć na złote według kursu z dnia otrzymania wynagrodzenia.
Obowiązek odliczania zaliczki na podatek dochodowy
Tu się zaczyną schody. Jeśli pracownik pracuje dla pracodawcy zagranicznego, który nie ma siedziby w Polsce, musi on samodzielnie naliczać i odprowadzać zaliczki na podatek dochodowy. Obliczenia dokonuje się na podstawie dochodu uzyskanego w danym miesiącu, a zaliczki należy odprowadzić do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym uzyskano dochód.
A teraz zaczyna się magia, czyli obliczanie wysokości zaliczki na podatek dochodowy.
Zacznijmy od wyjaśnienia jak to dziala w „normalnej” sytuacji, gdy wyliczaniem zajmuje się pracodawca:
Pracodawca jest zobowiązany do obliczania i odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy od wynagrodzenia pracownika. Zaliczka jest naliczana na podstawie skali podatkowej, gdzie podstawowa stawka podatkowa wynosi 12% dla dochodów do 120 000 zł rocznie, a nadwyżka jest opodatkowana stawką 32%.
Miesięczne rozliczenie
Każdego miesiąca, pracodawca musi obliczyć i odprowadzić powyższe składki oraz zaliczki na podatek dochodowy do odpowiednich urzędów:
- Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) – składa się deklaracje ZUS DRA i odprowadza składki na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne.
- Urząd Skarbowy – wylicza się i odprowadza zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.
Rozliczenie roczne
Na koniec roku pracodawca jest zobowiązany do przygotowania rocznego rozliczenia, które obejmuje:
Deklaracja roczna ZUS – pracodawca musi również przekazać do ZUS roczną deklarację rozliczeniową, która podsumowuje wszystkie składki odprowadzone w ciągu roku.
PIT-11 – dokument, który pracodawca wystawia pracownikowi, a także przesyła do urzędu skarbowego. Zawiera on informacje o dochodach, pobranych zaliczkach na podatek dochodowy oraz składkach ZUS.
Co to oznacza dla pracownika, który chce skorzystać z możliwości przeniesienie obowiązku odprowadzania składek? Odpwiedź krótka: mnóstwo siwych włosów. Chyba, że skorzysta z pomocy profesjonalistów 🙂
A jak wygląda odpowiedź długa? Proszę zapiąć pasy i trzymać się fotela:
Obowiązek odliczania zaliczki na podatek dochodowy
Pracownik, który wykonuje obowiązki służbowe dla pracodawcy zagranicznego niemającego w Polsce siedziby ani przedstawicielstwa, sam jest odpowiedzialny za prawidłowe naliczenie i odprowadzenie do urzędu skarbowego zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.
Podstawa prawna
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego I Rady (We) Nr 987/2009 z dnia 16 września 2009 r. dotyczące Wykonywania Rozporządzenia (We) Nr 883/2004 w sprawie Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego.
Ustawa z dnia 27 Sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U z 2022 r. poz. 64.t.j).
Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U z 2021 r. poz. 2430 t.j).
Jak to się robi? Jako wyjaśnienie niech posłuży ta tabela pokazująca ile i w jakiej wysokości składek powinien zapłacić podatnik. Zwróćcie uwagę na to, że części składowe zmieniają się praktycznie co miesiąc i należy to uwzględnić w płaconych skłdakach. Błąd przy jednej z nich oznacza zazwyczaj wezwanie z US lub ZUS do uzupełnienia braków. A jeśli się zagapimy: zajęcia konta przez komornika.
Tabela 1. W przypadku ustalenia stałej miesięcznej kwoty netto jaką ma otrzymać pracownik, kwoty brutto oraz kwota całkowitych kosztów wynagrodzenia są zmienne – w różnych miesiącach trzeba będzie płacić ZUS i zaliczki na podatek dochodowy w innych wysokościach
Tabela 2. W przypadku ustalenia stałej łącznej miesięcznej kwoty wynagrodzenia jaką ma otrzymać pracownik, kwoty brutto oraz kwota całkowitych kosztów wynagrodzenia są stałe – jedynie zaliczki na podatek dochodowy będą płatne w różnycg wysokościach
W powyższych tabelach wykorzystaliśmy łatwe do zrozumienia przykłady. Czujemy się zobowiązani zaznaczyć ten fakt i ostrzec, że te dane będą się zmieniać w zalżności od wielu innych czynników, np. wieku pracownika, miejsca zamieszkania, zatsowanychn kosztów uzyskania przychody, itp.
Dlaczego warto płacić comiesięczne zaliczki na podatek dochodowy od przychodów osiągniętych za granicą? Radzi Biuro Rachunkowe Precyzja.
Kliknij i przeczytaj nasz tekst na blogu
Myślę, że teraz każda osoba zainteresowana skorzystaniem z przeniesinia obowiązku odprowadzania składek ZUS na pracownika inaczej już patrzy na swoje koleżanki i kolegów z działów kadr. Prawda? 🙂
Podsumowanie
Przeniesienie obowiązku odprowadzania składek ZUS na pracownika może być korzystnym rozwiązaniem w specyficznych przypadkach, zwłaszcza dla zagranicznych pracodawców. Jednak zarówno pracodawcy, jak i pracownicy muszą być świadomi związanych z tym obowiązków i ryzyk. Dobre przygotowanie, jasne umowy oraz regularne monitorowanie zobowiązań są kluczowe dla uniknięcia problemów i dodatkowych kosztów.
W Biurze Rachunkowym Precyzja przygotowaliśmy specjalny pakiet usług księgowo-kadrowych przeznaczonych dla pracowników i pracodawców szukających pomocy przy obliczaniu danin podatkowych i ZUS podczas przeniesienia obowiązku odprowadzania składek ZUS na pracownika. Zapraszamy do kontaktu!