Jak zagraniczne firmy mogą legalnie zatrudniać pracowników w Polsce bez otwierania oddziału?

Sprawdź, jak legalnie, szybko i tanio zatrudniać pracowników w Polsce, bez zakładania lokalnego oddziału firmy.

Poznaj korzyści rozwiązania Biura Rachunkowego: „Przeniesienie składek ZUS na pracownika„, wobec platform EoR takich jak Deel, Remote czy Oyster.

Z tego artykułu dowiesz się:

Jak zagraniczne firmy mogą legalnie zatrudniać w ramach pracy zdalnej specjalistów w Polsce, bez otwierania lokalnego biura?
Czym jest ZUS i PIT w Polsce? Dlaczgo musisz się z nimi liczyć zatrudniając Polaków?
Na czym polega usługa Biura Rachunkowego Precyzja „Przeniesienie ZUS na pracownika” i dlaczego jest korzystniejsza niż platformy Employer of Record (np. Deel, Remote, Oyster)?
Jakie korzyści z tego rozwiązania mają zagraniczne firmy, a jakie polscy specjaliści?
Jak wygląda krok po kroku proces wdrożenia tego rozwiązania w praktyce (przykład współpracy firmy AlphaDesign z polskim grafikiem)?
Najczęstsze pytania dotyczące zatrudnienia pracownika zdalnego w Polsce bez zakładania lokalnego oddziału.

Wprowadzenie – zagraniczny pracodawca spotyka polskiego specjalistę

Wyobraź sobie sytuację: Międzynarodowa firma technologiczna GlobalTech z Londynu znalazła idealnego kandydata na specjalistę od UX – Annę z Polski. Anna ma świetne kwalifikacje i mieszka w Polsce, a GlobalTech chciałby ją zatrudnić zdalnie. Pojawia się jednak problem: firma nie ma żadnego biura ani przedstawicielstwa w Polsce. Właściciel GlobalTech przeczytał o skomplikowanych polskich przepisach podatkowych, skrócie ZUS, składkach i zaliczkach na PIT – brzmi to dla niego obco i skomplikowanie. Zastanawia się, jak legalnie zatrudnić pracownika w Polsce bez zakładania oddziału i bez narażania się na nieznane formalności.

Anna z kolei cieszy się z oferty – taka praca zdalna to praca marzeń, ale również ma wątpliwości. Czy bez polskiego pracodawcy będzie objęta ubezpieczeniem zdrowotnym? Co z jej przyszłą emeryturą i podatkiem dochodowym? Słyszała o globalnych platformach typu Employer of Record (EoR), jak Deel czy Remote, które zatrudniają pracownika w imieniu zagranicznej firmy – ale czy to jedyne rozwiązanie?

Poza tym: Anna woli być zatrudniona bezpośrednio w renomowanej firmie GlobalTech w Londynie a nie u pośrednika w Polsce. Wiadomo, że to lepiej wygląda w CV.

W tym artykule opowiemy historię Anny i GlobalTech oraz pokażemy, w jaki sposób Biuro Rachunkowe Precyzja oferuje sprytną alternatywę dla EoR, pozwalającą obu stronom szybko i korzystnie podjąć współpracę.

Zatrudniaj pracowników w Polsce BEZ zakładania oddziału!
✅ Praca zdalna z Polski dla zagranicznej firmy!
✅ Legalnie, szybko i bez skomplikowanych formalności
✅ Oszczędzasz czas i koszty nawet do 75% vs platformy typu Deel czy Remote
✅ Kompleksowa obsługa ZUS i PIT po naszej stronie

SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMI!

Zatrudnienie pracownika w Polsce – podstawy ZUS i PIT w pigułce

Zanim przejdziemy do rozwiązania, wyjaśnijmy krótko, jak działa polski system składek i podatków w kontekście zatrudnienia.

ZUS (Zakład Ubezpieczeń Społecznych) to instytucja odpowiedzialna za ubezpieczenia społeczne. Każdy legalnie zatrudniony pracownik w Polsce ma odprowadzane składki na:

emeryturę,
rentę,
ubezpieczenie chorobowe,
wypadkowe,
Fundusz Pracy,
ubezpieczenie zdrowotne.

Standardowo część tych składek finansuje pracownik z wynagrodzenia brutto, a część dokłada pracodawca. Przykładowo, składka emerytalna (19,52% podstawy) jest dzielona po połowie między pracownika i pracodawcę, podobnie rentowa (8%), podczas gdy chorobowa (2,45%) obciąża tylko pracownika, a wypadkowa oraz Fundusz Pracy są opłacane przez pracodawcę. Do tego dochodzi składka zdrowotna (9% wynagrodzenia brutto, zapewniająca dostęp do opieki zdrowotnej). Łącznie obciążenia są znaczące – dla pracodawcy zatrudnienie pracownika oznacza obowiązek doliczenia ok. 20% ponad pensję brutto na składki, a pracownik „na rękę” dostaje wynagrodzenie pomniejszone o własne składki i zaliczkę na podatek dochodowy.

PIT (podatek dochodowy od osób fizycznych) to z kolei podatek od zarobków pracownika. W Polsce pracodawca pełni rolę płatnika podatku – co miesiąc oblicza i wpłaca zaliczki na PIT do urzędu skarbowego w imieniu pracownika. Stawki podatku są progresywne (12% do określonego progu dochodu rocznie, następnie 32% powyżej progu), z kwotą wolną od podatku 30 000 zł rocznie. Dla zagranicznego pracodawcy brzmi to wszystko skomplikowanie: różne rodzaje składek, zmieniające się przepisy, terminy płatności – łatwo się pogubić bez lokalnej wiedzy. A zaniedbanie tych obowiązków może skutkować karami za zaległości. Nic dziwnego, że GlobalTech nie chce samodzielnie zagłębiać się w polskie przepisy i ryzykować błędów.

W normalnej sytuacji polska firma zatrudniająca pracownika zajmuje się wszystkimi powyższymi formalnościami – rejestruje pracownika w ZUS, odprowadza składki w odpowiednich częściach, oblicza zaliczki PIT i przekazuje je fiskusowi.

Jeśli jednak pracodawca nie ma siedziby w Polsce, pojawia się pytanie: kto ma to robić? Czy jedynym wyjściem jest otwarcie oddziału w Polsce lub skorzystanie z kosztownej usługi pośrednika? Otóż jest jeszcze jedno rozwiązanie, z którego może skorzystać zarówno GlobalTech, jak i Anna.

Poznaj rozwiązanie Precyzji: Przeniesienie obowiązku ZUS na pracownika

Biuro Rachunkowe Precyzja proponuje unikalne rozwiązanie: przeniesienie obowiązku odprowadzania składek ZUS na pracownika. Co to oznacza w praktyce?

W świetle prawa UE, jeśli zagraniczny pracodawca nie posiada siedziby w Polsce, może zawrzeć z pracownikiem umowę, na mocy której to pracownik przejmuje obowiązki płatnika składek ZUS.

Innymi słowy, Anna mogłaby sama zgłaszać się do ZUS i opłacać swoje składki, mimo że formalnie pracuje dla GlobalTech.

Brzmi to jak odwrócenie ról – i tak właśnie jest. Zamiast GlobalTech jako pracodawca, to Anna staje się odpowiedzialna za dopełnienie formalności w Polsce. Oczywiście nie robi tego zupełnie sama – zawiera z GlobalTech dodatkową umowę regulującą to przejęcie obowiązków, a do pomocy wkracza Biuro Precyzja.

W ramach usługi Precyzja zapewnia, że wszystkie formalności zostaną wypełnione poprawnie i na czas, tak aby zarówno pracownik, jak i pracodawca mogli spać spokojnie. Jak to działa krok po kroku?

Przygotowanie umowy – Precyzja pomaga przygotować umowę między GlobalTech a Anną, która spełnia wymogi polskiego prawa i zapisuje przejęcie obowiązków przez pracownika. Taka umowa jasno określa, jakie składki Anna ma opłacać, w jakich terminach i w jaki sposób otrzymuje na to środki od pracodawcy.
Rejestracja w ZUS i formalności – Biuro Precyzja zgłasza Annę do ZUS jako osobę przejmującą obowiązki płatnika. Dzięki temu Anna zostaje odnotowana w systemie jako płatnik własnych składek związanych z zatrudnieniem u zagranicznego pracodawcy. Precyzja wypełnia wszelkie potrzebne dokumenty i formularze do ZUS oraz urzędu skarbowego.
Miesięczne rozliczenia – Każdego miesiąca zespół Precyzji wylicza dokładną kwotę składek ZUS oraz zaliczki na podatek PIT, jaką Anna powinna odprowadzić od swojego wynagrodzenia. Jeśli wypłata od GlobalTech jest w obcej walucie, zostaje przeliczona na złotówki po aktualnym kursie NBP, aby poprawnie ustalić podstawę wymiaru składek. Precyzja uwzględnia przy tym wszystkie stawki i progi – od emerytalnej po Fundusz Pracy – dzięki czemu nic nie zostanie pominięte.
Przypomnienia i wpłaty – Anna otrzymuje od Precyzji czytelne informacje: ile ma przelać do ZUS (i do urzędu skarbowego na PIT) oraz do kiedy. Biuro przypomina o terminach i czuwa, by wpłaty były dokonane terminowo. Dzięki temu unika się opóźnień i ewentualnych odsetek za zwłokę.
Wsparcie i kontrola – Precyzja monitoruje zmiany przepisów i informuje Annę o wszelkich aktualizacjach, które mogą wpłynąć na wysokość składek czy podatku. Służy też bieżącą pomocą – Anna nie musi znać się na zawiłościach polskiego prawa, bo ma od tego ekspertów. Gdy przyjdzie czas rocznego rozliczenia PIT, Biuro również może pomóc je przygotować, uwzględniając wszystkie wpłacone zaliczki.

Dla zagranicznego pracodawcy, takiego jak GlobalTech, oznacza to, że nie musi zakładać w Polsce spółki ani oddziału, ani nawet rejestrować się jako płatnik ZUS. Firma wypłaca uzgodnione wynagrodzenie (najlepiej w kwocie brutto, która zawiera środki na pokrycie składek), a resztą zajmuje się pracownik z pomocą biura rachunkowego Precyzja.

W praktyce GlobalTech traktuje ten model podobnie jak współpracę z kontraktorem: ustala kwotę za pracę i przekazuje ją Annie. Różnica polega na tym, że Anna nie jest typowym B2B (nie zakłada własnej działalności gospodarczej), tylko pozostaje osobą fizyczną zatrudnioną na podstawie umowy z przeniesieniem obowiązków płatnika. Ma zatem zabezpieczenie w postaci polskich ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych, jak każdy pracownik etatowy, tylko że sama opłaca składki.

Korzyści dla zagranicznego pracodawcy:

Brak potrzeby zakładania oddziału w Polsce – oszczędność czasu i kosztów. Nie trzeba rejestrować firmy ani prowadzić lokalnej księgowości, by zatrudnić jednego pracownika.
Prosta administracja – wszystkie lokalne obowiązki (ZUS, podatek, dokumenty) są obsługiwane przez Precyzję. Pracodawca unika zagłębiania się w obce przepisy i minimalizuje ryzyko błędów.
Niższe koszty niż EoR – w porównaniu z globalnymi platformami Employer of Record, opłata za usługę Precyzji jest znacznie niższa. (Przykładowo, Precyzja oferuje pełną obsługę od 600 zł miesięcznie, podczas gdy typowy EoR jak Deel kosztuje ok. $599 miesięcznie za pracownika– to 4-krotnie więcej).
Bezpośrednia relacja z pracownikiem – firma nadal zatrudnia Annę bez pośrednika jako formalnego pracodawcy. GlobalTech i Anna podpisują umowę bez udziału „trzeciej strony” jako pracodawcy, co wzmacnia relację i elastyczność współpracy.
Szybkie rozpoczęcie współpracy – cały proces można przeprowadzić szybko, bo opiera się na umowie cywilnoprawnej między firmą a pracownikiem. Nie trzeba czekać tygodniami na założenie podmiotu czy zatwierdzenia w międzynarodowych strukturach HR.

Korzyści dla polskiego specjalisty:

Legalne zatrudnienie i pełne ubezpieczenie – Anna zyskuje pewność, że pracując dla zagranicznej firmy, ma odprowadzone składki emerytalne i zdrowotne w Polsce. To przekłada się na odkładanie lat pracy do emerytury oraz prawo do opieki zdrowotnej (NFZ) jak przy standardowym zatrudnieniu.
Większa kontrola i przejrzystość – Anna widzi dokładnie, ile wynosi każda składka i podatek, bo sama je opłaca (ze środków od pracodawcy). Ma pełną kontrolę nad własnymi rozliczeniami – nic nie dzieje się „za kulisami” bez jej wiedzy.
Brak konieczności zakładania firmy (działalności gospodarczej) – to ogromny plus dla specjalisty, który nie chce stawać się przedsiębiorcą. Anna nie musi rejestrować jednoosobowej działalności i zmagać się z podatkiem liniowym czy VAT. Współpracuje jako osoba fizyczna, więc unika dodatkowych formalności związanych z byciem firmą.
Wsparcie księgowe i merytoryczne – korzystając z usług Precyzji, Anna nie jest pozostawiona sama sobie. Ma do dyspozycji księgowych, którzy wytłumaczą zawiłości i przypilnują terminów. Nie musi śledzić zmian przepisów – eksperci zrobią to za nią. Dzięki temu nie traci czasu na sprawy urzędowe i może skupić się na swojej pracy dla GlobalTech.
Szybsze wejście we współpracę – Anna może zacząć pracę praktycznie od razu po podpisaniu umowy. Nie czeka na załatwianie NIP EU, zgód w ZUS dla zagranicznego podmiotu czy rejestrację nowej działalności gospodarczej. Wystarczy, że dopilnuje z pomocą Precyzji formalności związanych z przejęciem obowiązków, co trwa o wiele krócej niż inne opcje.

Precyzja vs platformy Employer of Record (Deel, Remote, Oyster)

Employer of Record (EoR) to popularne rozwiązanie dla firm chcących zatrudniać pracowników za granicą. Polega na tym, że zewnętrzna firma (tzw. EoR) formalnie zatrudnia pracownika w danym kraju w imieniu klienta. Czyli zamiast GlobalTech zatrudniać Annę bezpośrednio, platforma EoR (np. Deel, Remote, Oyster) staje się jej formalnym pracodawcą w Polsce, a GlobalTech tylko zarządza jej codzienną pracą i pokrywa wszystkie koszty. EoR bierze na siebie opłacanie składek, podatków i przestrzeganie lokalnego prawa pracy, a w zamian pobiera opłatę.

Jak EoR wypada na tle rozwiązania Precyzji? Poniżej przedstawiamy porównanie obu opcji:

Aspekt	Biuro Precyzja – przeniesienie ZUS na pracownika	Platforma EoR (np. Deel/Remote/Oyster)
Formalny pracodawca	Zagraniczna firma (np. GlobalTech) – umowa bezpośrednio z pracownikiem. Pracownik przejmuje obowiązki płatnika składek.	Firma EoR jako pośrednik jest legalnym pracodawcą w Polsce. Pracownik formalnie zatrudniony przez EoR, oddelegowany do pracy dla zagranicznej firmy.
Obowiązki ZUS i PIT	Po stronie pracownika (przy wsparciu Precyzji). Pracownik sam zgłasza i opłaca składki oraz podatek, według obliczeń przygotowanych przez biuro księgowe biuroprecyzja.pl.	Po stronie EoR. Platforma oblicza i odprowadza lokalne składki i podatki, ponieważ formalnie to ona zatrudnia pracownika.
Koszt usług / opłaty dodatkowe	Stała opłata od. 600 zł miesięcznie (+VAT) za kompleksową obsługę (niższa kosztowo). Brak innych prowizji od pensji.	Wysoka opłata miesięczna za każdego pracownika (np. Deel ~$599, Remote ~$699) deel.com. Często dodatkowe koszty wdrożenia i marża od każdej wypłaty.
Koszt zatrudnienia pracownika	Pracodawca finansuje wynagrodzenie brutto (wraz ze składkami, które pracownik odprowadzi). Brak własnych składek po stronie firmy – oszczędność ok. 20% kosztów w porównaniu do zwykłego etatu w Polsce.	Pracodawca pokrywa pensję brutto + wszystkie składki pracodawcy zgodnie z polskim prawem, bo EoR musi je odprowadzić. Dodatkowo płaci opłatę dla EoR. Całkowity koszt może być wyższy niż w modelu Precyzji.
Relacja z pracownikiem	Bezpośrednia – firma i pracownik są stronami umowy. Buduje to zaufanie i umożliwia indywidualne ustalenia (np. waluta wypłaty, benefity) bez pośrednika.	Pośrednia – formalnym pracodawcą jest EoR, co może wprowadzać dodatkowe procedury (np. zgłaszanie urlopu przez platformę). Niektóre sprawy wymagają kontaktu z EoR jako pośrednikiem.
Zakres usług dodatkowych	Pełna obsługa księgowo-prawna w zakresie ZUS/PIT. Brak bezpośredniego wpływu na kwestie kadrowe (urlopy, regulaminy pracy – ustalane bezpośrednio między firmą a pracownikiem według uzgodnień).	EoR zajmuje się też administracją kadrową zgodnie z Kodeksem Pracy (urlopy, zwolnienia itp.), zapewnia standardowe benefity pracownicze wymagane prawem. Mniej elastyczności w niestandardowych ustaleniach, bo EoR trzyma się typowych procedur.
Elastyczność i czas wdrożenia	Bardzo duża elastyczność – umowę można podpisać szybko, start pracy nawet w kilka dni. Model idealny dla pojedynczych pracowników lub małych zespołów, gdzie liczy się czas.	Wdrożenie zwykle szybkie (platformy mają gotowe struktury), choć wymaga dostosowania do procedur EoR. Dla 1-2 pracowników relatywnie drogie i “przeorganizowane” – EoR lepiej sprawdza się przy większej skali zatrudnienia.

Porównanie usług

Jak widać, rozwiązanie Precyzji jest szybsze, prostsze i tańsze zwłaszcza dla sytuacji, gdy chcemy zatrudnić pojedynczego specjalistę lub niewielki zespół w Polsce. Platformy EoR bywają nieocenione przy większych operacjach i konieczności zapewnienia pełnej obsługi HR w danym kraju, jednak mają swoją cenę.

W przypadku GlobalTech zatrudniającego Annę – jedną osobę – skorzystanie z EoR oznaczałoby wydatki rzędu kilkunastu tysięcy złotych rocznie na prowizje dla pośrednika. Tymczasem z Precyzją firma poniesie ułamek tej kwoty, a jednocześnie zachowa bezpośrednią kontrolę nad współpracownikiem.

Co ważne, model z przeniesieniem obowiązków płatnika na pracownika jest całkowicie legalny i zgodny z przepisami. Reguluje go m.in. rozporządzenie unijne nr 987/2009, które pozwala na takie rozwiązanie w sytuacji braku siedziby pracodawcy w kraju pracownika. Innymi słowy, prawo przewiduje tę furtkę – trzeba tylko zadbać o poprawne wdrożenie.

I tu właśnie przydaje się specjalistyczna wiedza Biura Rachunkowego Precyzja, które przeprowadzi zarówno pracodawcę, jak i pracownika przez cały proces.

Przykład współpracy – zagraniczna firma zatrudnia polskiego grafika w ramach pracy zdalnej

Aby lepiej zobrazować, jak wygląda praktycznie taka współpraca, przyjrzyjmy się przykładowi. Załóżmy, że firma AlphaDesign z USA chce zatrudnić Jana, utalentowanego grafika mieszkającego w Polsce. AlphaDesign nie prowadzi działalności w Polsce, ale zależy jej na szybkim zatrudnieniu Jana do projektu dla ważnego klienta. Co robi AlphaDesign i Jan, krok po kroku?

Nawiązanie kontaktu z Precyzją: AlphaDesign i Jan zgłaszają się do Biura Rachunkowego Precyzja. Wyjaśniają, że chcą nawiązać współpracę – Jan będzie pracować z Polski dla AlphaDesign, a firma chce uniknąć zakładania oddziału. Precyzja potwierdza, że rozwiązaniem jest umowa z przeniesieniem obowiązków płatnika składek na Jana i przedstawia, jak to działa.
Przygotowanie umowy: Precyzja zbiera niezbędne informacje (dane AlphaDesign i Jana, ustalone wynagrodzenie, przewidywany czas trwania projektu itp.). Następnie przygotowuje projekt umowy o współpracy między AlphaDesign a Janem, zawierający klauzulę o przejęciu przez Jana obowiązków pracodawcy w zakresie ZUS i podatków. W umowie jest określone m.in. wynagrodzenie brutto w dolarach lub złotówkach, terminy płatności, obowiązki Jana (odprowadzanie składek i podatku) oraz obowiązki AlphaDesign (wypłata wynagrodzenia zawierającego te składki). Jan i AlphaDesign konsultują treść (Precyzja wyjaśnia ewentualne wątpliwości) i podpisują umowę.
Rejestracja w ZUS: Zaraz po podpisaniu umowy, Precyzja pomaga Janowi dopełnić formalności w ZUS. Jan składa odpowiednie dokumenty (przygotowane przez Precyzję) zgłaszające go jako płatnika składek z tytułu zatrudnienia u zagranicznego pracodawcy. Otrzymuje swój numer płatnika i od tego momentu formalnie to on będzie rozliczać składki za siebie.
Pierwsza wypłata i rozliczenie: AlphaDesign wypłaca Janowi ustaloną kwotę (np. 5000 USD miesięcznie) na konto. Precyzja przelicza tę kwotę na złotówki po kursie NBP z dnia wypłaty – załóżmy, że wychodzi 20 000 zł. Od tej podstawy Precyzja wylicza, ile wynoszą składki na ubezpieczenia i podatek PIT za dany miesiąc. Informuje Jana: np. „Z kwoty 20 000 zł, składki ZUS do zapłaty to łącznie 6 800 zł, a zaliczka PIT 1 500 zł. Termin zapłaty składek: 15. następnego miesiąca, podatku: 20. następnego miesiąca.” Jan, mając te informacje, dokonuje dwóch przelewów – do ZUS i do urzędu skarbowego – na wskazane kwoty. Reszta z 20 000 zł stanowi jego wynagrodzenie netto, którym dysponuje dla siebie.
Bieżąca współpraca: Jan wykonuje pracę dla AlphaDesign tak, jak każdy inny pracownik zdalny. Różnica: co miesiąc, gdy AlphaDesign płaci mu pensję, Jan kontaktuje się z Precyzją (lub otrzymuje automatyczne zestawienie) i dowiaduje się, ile dokładnie musi wpłacić do ZUS i US. AlphaDesign nie musi już nic więcej robić – regulowanie składek i podatku jest po stronie Jana. Precyzja pilnuje, by wszystko było policzone zgodnie z aktualnymi przepisami i żeby Jan nie przegapił terminu. Jeśli kurs waluty się zmienia, stawki ZUS ulegają korekcie czy wchodzą nowe przepisy – Precyzja bierze to pod uwagę na bieżąco.
Roczne rozliczenia i dokumenty: Na koniec roku Jan rozlicza PIT w Polsce, wykazując dochód z pracy dla zagranicznego podmiotu oraz odprowadzone zaliczki. Precyzja może przygotować dla niego zeznanie roczne lub dostarczyć potrzebne podsumowania. AlphaDesign nie musi składać w Polsce żadnych deklaracji podatkowych ani sprawozdań – w oczach polskiego systemu Jan jest sam dla siebie płatnikiem. Firma może natomiast poprosić Precyzję o raport kosztów, jeśli to potrzebne do księgowości wewnętrznej (np. ile z przekazanych Janowi środków poszło na podatki, co może być istotne dla rozliczeń międzynarodowych umów).
Zakończenie współpracy: Gdy projekt się kończy, AlphaDesign i Jan mogą rozwiązać umowę. Jan z pomocą Precyzji wyrejestruje się z ZUS jako płatnik (żeby nie musieć składać zerowych deklaracji). Cały proces przebiega sprawnie, bez długotrwałych zobowiązań. Jeśli zaś AlphaDesign jest zadowolona i chce zatrudnić kolejnych Polaków – wie już, że dzięki Precyzji to proste.

Ten przykład pokazuje, że model zatrudnienia przez zagraniczną firmę z przeniesieniem obowiązków ZUS na pracownika działa w praktyce. Zarówno Jan, jak i AlphaDesign osiągnęli swój cel: Jan ma dobrą pracę i legalne zabezpieczenie socjalne, a AlphaDesign zyskał cennego pracownika bez biurokratycznych barier. Wszystko odbyło się zgodnie z prawem i bez zbędnych kosztów pośredników.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Na koniec odpowiedzmy na kilka najczęstszych pytań, jakie zadają zarówno zagraniczni pracodawcy, jak i polscy specjaliści, zainteresowani takim rozwiązaniem:

Pytanie: Czy przeniesienie obowiązków płacenia składek na pracownika jest legalne?
Odpowiedź: Tak, jest to legalne w określonych sytuacjach. Prawo unijne i polskie pozwala na takie rozwiązanie, gdy pracodawca nie ma siedziby ani oddziału w Polsce. Wtedy można zawrzeć z pracownikiem umowę, w której przejmuje on obowiązki płatnika składek. Kluczowe jest właściwe udokumentowanie tego faktu i zgłoszenie pracownika do ZUS – w czym pomaga właśnie Biuro Rachunkowe Precyzja.

Pytanie: Czy muszę założyć działalność gospodarczą (firmę), aby współpracować z zagraniczną firmą?
Odpowiedź: Nie, w modelu przeniesienia składek na pracownika nie ma takiej konieczności. Współpraca odbywa się na podstawie umowy cywilnoprawnej między Tobą a zagranicznym pracodawcą, więc nie rejestrujesz się jako przedsiębiorca. Unikasz tym samym dodatkowych formalności związanych z prowadzeniem firmy (np. VAT, ZUS przedsiębiorcy, księgowość działalności). Jesteś traktowany jak pracownik (ubezpieczony w ZUS), tylko że rozliczasz się sam z danin publicznych.

Pytanie: Jako zagraniczny pracodawca – czy ponoszę jakieś podatki lub składki w Polsce?
Odpowiedź: Nie, jeśli zastosujesz rozwiązanie z przeniesieniem obowiązków, Twoja firma nie musi opłacać żadnych składek ani podatków w Polsce we własnym imieniu. Całe obciążenie podatkowo-składkowe związane z wynagrodzeniem pracownika spoczywa na pracowniku (który otrzymuje od Ciebie na to środki). Ty jako firma rozliczasz koszty zatrudnienia u siebie tak, jak płatność za usługę/kontrakt (zgodnie z przepisami w swoim kraju). Ważne: Twoja firma nie nabędzie przez to tzw. zakładu podatkowego w Polsce – zatrudnienie jednego pracownika w tym trybie nie powoduje obowiązku płacenia polskiego CIT ani rejestrowania oddziału.

Pytanie: Co z polskim kodeksem pracy i prawami pracownika? Czy pracownik ma jakieś zabezpieczenie prawne?
Odpowiedź: Umowa między zagranicznym pracodawcą a polskim pracownikiem w takim modelu nie jest klasyczną umową o pracę podlegającą kodeksowi pracy, ponieważ formalnie pracodawca nie jest zarejestrowany w Polsce. Najczęściej stosuje się umowę o świadczenie usług (podobną do umowy zlecenia) lub umowę o pracę według prawa obowiązującego siedzibę pracodawcy. Jednak dzięki odprowadzaniu składek ZUS pracownik ma zabezpieczenie socjalne prawie jak przy etacie (ubezpieczenie zdrowotne, emerytalne itp.). Warunki pracy (np. urlopy, czas pracy) strony ustalają umownie. Dla bezpieczeństwa i równowagi, w umowie można zawrzeć zapisy chroniące pracownika podobne do tych z kodeksu pracy (np. dotyczące przerw, urlopu, zasad wypowiedzenia). Precyzja doradzi, jak najlepiej skonstruować taką umowę, aby obie strony czuły się bezpiecznie.

Pytanie: Czy pracownik sam opłacający składki może liczyć na jakieś ulgi lub preferencje (np. niższy ZUS)?
Odpowiedź: W przypadku przejęcia obowiązków płatnika przez pracownika, składki są naliczane tak jak przy normalnym zatrudnieniu – od faktycznie uzyskanego przychodu. Nie ma tu zastosowania preferencyjny ZUS dla nowych firm ani ulga na start (bo pracownik nie zakłada firmy). Jednakże obowiązują te same progi i zwolnienia, co przy typowym etacie. Przykładowo, jeśli wynagrodzenie pracownika jest niskie (poniżej minimalnej krajowej), to nie opłaca on Funduszu Pracy. Ponadto płaci składkę zdrowotną, która uprawnia go do świadczeń, ale ta składka (od 2022 r.) nie pomniejsza już zaliczki PIT – trzeba to uwzględnić w obliczeniach. Precyzja oczywiście bierze pod uwagę wszystkie te niuanse przy wyliczeniach.

Pytanie: Jak wygląda kwestia waluty wypłaty i przewalutowania?
Odpowiedź: Możliwe są różne scenariusze. Pracodawca zagraniczny może płacić w obcej walucie (np. USD, EUR)lub w złotówkach – to kwestia umowy. Jeśli wypłata jest w walucie obcej, pracownik i tak przelicza ją na PLN dla celów obliczenia składek i podatku (po kursie średnim NBP z dnia otrzymania wypłaty). To ważne, bo ZUS i US przyjmują wartości w złotówkach. W praktyce Precyzja dostarczy pracownikowi informację, jaką kwotę w PLN ma zadeklarować i wpłacić. Może się okazać, że drobne wahania kursowe co miesiąc zmienią wysokość składek o kilka złotych – dlatego dobrze mieć wsparcie księgowe, które tego pilnuje. Samą wypłatę firma może przekazywać przelewem międzynarodowym na konto pracownika w Polsce (wiele banków oferuje konta walutowe, co ułatwia operacje). Precyzja może doradzić technicznie, jak najlepiej rozwiązać kwestie płatności, by obie strony ponosiły minimalne koszty przewalutowań i transferów.

Pytanie: Co jeśli pracownik popełni błąd w rozliczeniach albo spóźni się z płatnością składek?
Odpowiedź: Dlatego właśnie warto korzystać z usług Biura Precyzja 🙂. Naszym zadaniem jest zapobieganie błędom– dostarczamy pracownikowi dokładnych wyliczeń i jasnych instrukcji. Jeśli jednak zdarzyłby się błąd lub opóźnienie (np. pracownik zapomni opłacić składkę), to konsekwencje formalnie spadają na pracownika (mogą pojawić się odsetki za zwłokę, konieczność korekty dokumentów). Precyzja stara się do tego nie dopuścić poprzez system przypomnień i wsparcie na każdym etapie. W razie czego pomagamy szybko naprawić sytuację – skorygować deklaracje, wyjaśnić sprawę z ZUS/US. Pracodawca zagraniczny nie jest w to angażowany, chyba że problem wynika z braku płatności wynagrodzenia z jego strony. Dla obu stron kluczowe jest więc dotrzymywanie terminów – i tu można liczyć na nasze wsparcie organizacyjne.

Pytanie: Czym różni się to rozwiązanie od skorzystania z platform typu Deel lub Remote?
Odpowiedź: Najważniejsze różnice to koszt i bezpośrednia relacja. Platformy EoR przejmują wszystko na siebie, ale kosztuje to sporo (kilkaset dolarów miesięcznie opłaty + narzut na koszty pracy). Poza tym w modelu EoR formalnie to platforma jest pracodawcą, więc firma traci bezpośrednią relację prawną z pracownikiem – staje się ona nieco trójstronna. W modelu Precyzji firma i pracownik są bezpośrednio związani umową i współpracują tak, jakby firma sama zatrudniała pracownika, tylko papierkową robotę przejmuje pracownik z naszym wsparciem. Koszty są niższe, a elastyczność większa, co jest korzystne zwłaszcza dla małych firm i pojedynczych specjalistów. Oczywiście, jeśli ktoś woli oddać wszystko w ręce platformy i zapłacić wyższą cenę, EoR też spełni swoją rolę – jednak naszym zdaniem, w wielu przypadkach to przerost formy nad treścią.

Pytanie: Jak zacząć korzystać z takiego rozwiązania?
Odpowiedź: Najlepiej skontaktować się z Biurem Rachunkowym Precyzja 😃. W rozmowie lub korespondencji ustalimy, czy Wasza sytuacja kwalifikuje się do przeniesienia obowiązków (np. brak siedziby pracodawcy w Polsce – to warunek konieczny) oraz omówimy warunki współpracy. Następnie krok po kroku poprowadzimy przez proces przygotowania umowy, rejestracji i dalszej obsługi. Jesteśmy po to, by zarówno zagraniczni przedsiębiorcy, jak i polscy fachowcy mogli bez stresu skupić się na współpracy, a nie na biurokracji.

Podsumowanie – proste i opłacalne rozwiązanie dla obu stron

Zatrudnienie polskiego pracownika przez zagraniczną firmę nie musi oznaczać zakładania oddziału ani płacenia fortuny pośrednikom. Historia Anny i Jana pokazuje, że dzięki Biuru Rachunkowemu Precyzja można skorzystać z legalnej, sprawdzonej procedury, która upraszcza współpracę międzynarodową. Zagraniczny pracodawca zyskuje szybkie wejście na polski rynek pracy i minimalne formalności, a polski specjalista – możliwość pracy dla globalnej firmy, przy zachowaniu swoich praw do emerytury i opieki zdrowotnej.

Rozwiązanie Precyzji łączy to, co najlepsze z obu światów: bezpieczeństwo i zgodność z przepisami (jak przy tradycyjnym zatrudnieniu lub EoR) oraz elastyczność i niskie koszty (jak przy współpracy B2B, ale bez konieczności zakładania firmy). W rezultacie obie strony mogą skupić się na tym, co najważniejsze – na wspólnej pracy i osiąganiu sukcesów – zamiast na zmaganiu się z zawiłościami polskiego fiskusa. Jak to mówią, życie jest za krótkie, aby walczyć z papierologią – lepiej powierzyć ją specjalistom i czerpać korzyści ze współpracy ponad granicami!

Jeśli jesteś zagranicznym przedsiębiorcą lub polskim profesjonalistą stojącym przed podobnym wyzwaniem – skontaktuj się z nami w Biurze Rachunkowym Precyzja. Pomożemy Ci legalnie, szybko i korzystnie zrealizować plany zatrudnienia, tak aby praca zdalna z Polski była czystą przyjemnością, bez nieprzyjemnych niespodzianek prawnych.