Delegowanie dłuższe niż 24 miesiące na farmie wiatrowej – porozumienie wyjątkowe z art. 16 krok po kroku

Stan prawny na: wrzesień 2026

Piotr policzył miesiące i wyszło mu, że ma problem

Piotr jest współwłaścicielem firmy instalującej kable eksportowe na morskich farmach wiatrowych. Kontrakt, który podpisał półtora roku temu, miał trwać trzy lata – z opcjami przedłużenia, które prawie na pewno zostaną wykorzystane. Ekipa pracuje na A1 wydanym na podstawie zwykłego delegowania.

Problem w tym, że zwykłe delegowanie ma twardy limit – 24 miesiące. Piotr policzył na kartce, że ten limit minie za sześć miesięcy, a kontrakt będzie trwał jeszcze przez ponad rok. Zadzwonił z pytaniem, które w tej branży pojawia się częściej, niż powinno: co się dzieje, kiedy kontrakt jest dłuższy niż limit A1?

Tu warto zatrzymać się na chwilę. Skoro już w dniu podpisania umowy było wiadomo, że kontrakt potrwa dłużej niż 24 miesiące, prawidłowym punktem wyjścia było od razu rozważenie porozumienia z art. 16 – a nie zwykłego delegowania, które z założenia jest rozwiązaniem na krótszy okres. Piotr nie jest w tym osamotniony – to jeden z najczęstszych błędów przy długich kontraktach offshore: firma bierze A1 na start, bo tak jest najprościej, i dopiero w trakcie kontraktu ktoś zaczyna liczyć miesiące.

Najpierw krótka odpowiedź

Ścieżka istnieje i nazywa się porozumienie wyjątkowe z art. 16 rozporządzenia 883/2004. Pozwala ono utrzymać pracownika w polskim systemie ubezpieczeń dłużej niż standardowe 24 miesiące. Sam art. 16 nie wskazuje żadnego konkretnego okresu – to instytucje ubezpieczeniowe (po stronie niemieckiej: DVKA) w swojej praktyce zwykle mówią o okresie do 5 lat łącznie. Warunek, który decyduje o wszystkim: sprawę trzeba zacząć, zanim przekroczysz 24 miesiące delegowania, a jeśli już w dniu podpisania kontraktu wiadomo, że przekroczy on 24 miesiące – najlepiej od razu, przed wyjazdem, a nie w trakcie delegowania. Sama procedura trwa – i liczy się nie samo złożenie wniosku, tylko faktyczne zawarcie porozumienia między instytucjami obu państw. Po przekroczeniu 24 miesięcy bez zawartego porozumienia ścieżka wsteczna jest dostępna tylko w bardzo wyjątkowych przypadkach.

Dla kogo jest ten tekst

Dla firm z wieloletnimi kontraktami serwisowymi lub instalacyjnymi na morskich farmach wiatrowych – zwłaszcza tych, które dowiadują się o zbliżającym się limicie dopiero w 18. czy 20. miesiącu, kiedy zostaje mało czasu na formalności. Jeśli Twój kontrakt na pewno zmieści się w 24 miesiącach, ten temat na razie Cię nie dotyczy – ale warto wiedzieć, że limit istnieje, zanim podpiszesz kolejną umowę.

Jedno zastrzeżenie na start: to, w którego państwa systemie ubezpieczeń w ogóle się poruszamy przy pracy w wyłącznej strefie ekonomicznej, zależy m.in. od bandery statku, charakteru jednostki (CTV czy SOV) i tego, czy praca ma charakter mieszany. Ten tekst zakłada, że ta kwalifikacja jest już przesądzona – jeśli nie masz pewności, zacznij od Bandera czy strefa ekonomiczna – składki załóg CTV/SOV w naszej serii o A1 na offshore.

Podstawa prawna

Podstawą jest art. 12 rozporządzenia 883/2004 (zwykłe delegowanie, limit 24 miesięcy) oraz art. 16 tego samego rozporządzenia, który pozwala dwóm państwom uzgodnić wyjątek od standardowych reguł kolizyjnych – w tym wydłużenie okresu delegowania ponad zwykły limit. Tryb postępowania precyzuje rozporządzenie wykonawcze 987/2009.

Praktyczny poradnik Komisji Europejskiej dotyczący ustawodawstwa właściwego to pomocny materiał wyjaśniający – nie jest jednak źródłem prawa, tylko interpretacją urzędników Komisji. Poradnik jednoznacznie zaleca, żeby o porozumieniu z art. 16 myśleć od razu, gdy tylko wiadomo, że delegowanie przekroczy 24 miesiące, a nie czekać do ostatniej chwili. Rozwiązanie retrospektywne, czyli wystąpienie o porozumienie już po przekroczeniu limitu, poradnik opisuje jako możliwe tylko w bardzo wyjątkowych przypadkach.

Innymi słowy: to nie jest furtka awaryjna na później. To ścieżka, którą trzeba zaplanować z wyprzedzeniem – a przy kontrakcie od początku dłuższym niż 24 miesiące oznacza to zaplanowanie jej jeszcze przed wyjazdem pracownika, nie w trakcie delegowania.

Jak to wygląda po polskiej stronie – konkretnie

• Wniosek o porozumienie składa się na dedykowanym formularzu ZUS US-36 (Wniosek o zawarcie porozumienia wyjątkowego na podstawie art. 16 ust. 1 rozporządzenia 883/2004).
• Sprawy te obsługuje w Polsce ZUS Oddział w Kielcach.
• Potrzebna jest zgoda pracownika na dalsze pozostawanie w polskim systemie ubezpieczeń – najlepiej w formie pisemnej, żeby nie było wątpliwości, że pracownik rzeczywiście się na to zgodził.
• ZUS nie decyduje samodzielnie. Ostateczne porozumienie zależy od zgody instytucji państwa przyjmującego – w przypadku Niemiec jest to GKV-Spitzenverband, konkretnie jego jednostka DVKA (Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland).
• Czas oczekiwania na porozumienie bywa różny i zależy od instytucji zagranicznej – to nie jest termin, który biuro czy ZUS mogą obiecać, dlatego warto zostawić sobie bufor bezpieczeństwa.
• Po zawarciu porozumienia samo zaświadczenie A1 wydaje oddział płatnika składek na podstawie kolejnego wniosku – formularza ZUS US-34 (Wniosek o potwierdzenie zaświadczenia A1 – porozumienie wyjątkowe).

Ile czasu realnie daje art. 16

W praktyce niemieckiej DVKA mówi się o okresie do 5 lat łącznie – i do tego limitu wliczają się także wcześniejsze okresy delegowania tej samej osoby. Sam przepis art. 16 rozporządzenia 883/2004 takiego limitu nie zawiera – to reguła wypracowana w praktyce administracyjnej niemieckiej instytucji, nie sztywna norma z rozporządzenia. DVKA bierze też pod uwagę przerwy między kolejnymi okresami delegowania tej samej osoby, a w niektórych przypadkach dopuszcza dalsze przedłużenia ponad standardowy okres. Nie należy jednak traktować żadnej z tych praktyk jako gwarancji – dokładne warunki w konkretnej sprawie warto zawsze potwierdzić bezpośrednio w DVKA.

Ta sama praktyka nie musi obowiązywać w innych krajach – instytucja duńska czy szwedzka może stosować inne zasady. Jeśli Twój kontrakt dotyczy więcej niż jednego państwa, każde z nich trzeba sprawdzić osobno.

Warto wiedzieć, że odmowa zawarcia porozumienia przez instytucję zagraniczną nie musi być ostateczna – takie decyzje zwykle podlegają jakiejś formie zaskarżenia w kraju tej instytucji, choć konkretną ścieżkę, koszty i szanse trzeba ocenić z lokalnym prawnikiem.

Kryterium, o którym łatwo zapomnieć: interes osoby ubezpieczonej

Formalności – wniosek, zgoda pracownika, termin – to jedno. Ale instytucje, które decydują o porozumieniu, patrzą przede wszystkim na jedno pytanie: czy dalsze pozostawanie w polskim systemie ubezpieczeń leży w interesie samego pracownika. Liczy się na przykład ciągłość ubezpieczenia, nieprzerwany staż składkowy, uniknięcie rozbicia okresów ubezpieczeniowych między dwa systemy.

To, że firmie jest taniej albo wygodniej zostać przy polskich składkach, samo w sobie nie jest argumentem, który przekona instytucję zagraniczną. I – co ważne – sama zgoda pracownika na złożenie wniosku nie jest tym samym, co spełnienie tego kryterium. Zgoda jest warunkiem formalnym. Interes pracownika to kryterium merytoryczne, które instytucja ocenia osobno.

Pułapka numer jeden przy długich kontraktach: zakaz zastępowania

Piotr zapytał od razu, czy rozwiązaniem problemu nie byłoby po prostu wymienianie ekipy co 20 miesięcy – nowi ludzie, nowy licznik. To dokładnie ten pomysł, przed którym trzeba przestrzec najmocniej.

Zasada zakazu zastępowania – znana z Praktycznego poradnika KE i orzecznictwa dotyczącego delegowania – mówi, że tego samego pracownika nie można w prosty sposób zastąpić kolejnym delegowanym, żeby dla tego samego pracodawcy i w tym samym państwie kontynuować dokładnie to samo zadanie. Z perspektywy państwa przyjmującego liczy się przede wszystkim to, czy ten sam zakres pracy jest kontynuowany bez przerwy – nie chodzi o mechaniczne zliczanie osób, tylko o ciągłość funkcji, którą te osoby pełnią. Rotacyjne obsadzanie tego samego zadania na tej samej farmie kolejnymi delegowanymi bywa kwestionowane, nawet jeśli każda pojedyncza osoba ma pozornie „czysty” licznik – ale ocena zawsze zależy od konkretnego stanu faktycznego, nie jest automatyczna.

To ważne rozróżnienie, bo tę zasadę łatwo zrozumieć niewłaściwie w obie strony. Nie oznacza ona, że firma nie może w ogóle rotować ludzi na offshore – normalna rotacja załóg to codzienność tej branży. Problem pojawia się wtedy, gdy rotacja służy wyłącznie obejściu limitu 24 miesięcy dla tego samego zadania. Dlatego decyzję o modelu rotacji warto konsultować, zamiast zgadywać.

Do tego dochodzi kwestia przerwy między kolejnymi delegowaniami tej samej osoby na to samo miejsce – w praktyce niemieckiej DVKA bywa to brane pod uwagę przy ocenie kolejnego wniosku, ale to element praktyki administracyjnej tej instytucji, nie ogólna norma z rozporządzenia, więc nie należy go przenosić bez sprawdzenia na inne kraje. Warto natomiast pamiętać o jednym pewniku: zawieszenie pracy – urlop, zwolnienie chorobowe – samo w sobie nie zatrzymuje biegu 24-miesięcznego licznika delegowania.

Nie tylko ZUS: podatki i twarde prawo pracy państwa przyjmującego

Zaświadczenie A1 i porozumienie z art. 16 rozstrzygają wyłącznie kwestię składek na ubezpieczenia społeczne. Nie załatwiają tematu podatków ani prawa pracy – to dwa osobne reżimy, które przy kontrakcie wieloletnim potrafią uderzyć mocniej niż sam ZUS.

Po stronie podatkowej długi pobyt i praca za granicą mogą oznaczać obowiązek rozliczenia podatku dochodowego pracownika w państwie wykonywania pracy, a przy dłuższych kontraktach instalacyjnych – ryzyko powstania zagranicznego zakładu podatkowego po stronie firmy. Konkretne progi czasowe i przesłanki różnią się w zależności od kraju i wymagają odrębnej analizy podatkowej dla danego kontraktu – najlepiej przeprowadzonej jeszcze przed wyjazdem pracowników, a nie dopiero wtedy, gdy pojawi się pytanie o art. 16.

Osobną sprawą jest unijna dyrektywa o pracownikach delegowanych (dyrektywa 96/71/WE, zmieniona dyrektywą 2018/957/UE). Po przekroczeniu 12 miesięcy delegowania – a przy uzasadnionym powiadomieniu nawet 18 miesięcy – zaczyna obowiązywać niemal pełne twarde prawo pracy państwa przyjmującego – wynagrodzenie, czas pracy, urlopy – niezależnie od tego, gdzie płacone są składki na ubezpieczenie społeczne.

Jeśli Twój kontrakt offshore trwa dłużej niż rok, warto potraktować te dwa tematy równie poważnie jak samo A1 – i sprawdzić je osobno, najlepiej z doradcą podatkowym i osobą znającą lokalne prawo pracy.

Kalendarz dla firmy – kiedy co robić

• Miesiąc 0, kontrakt od początku dłuższy niż 24 miesiące: wniosek o porozumienie z art. 16 warto złożyć od razu, jeszcze przed wyjazdem pracownika – skoro już w dniu podpisania umowy wiadomo, że zwykłe delegowanie nie wystarczy, nie ma powodu, żeby czekać do połowy kontraktu.
• Miesiąc 0, kontrakt, który może się wydłużyć dopiero w trakcie (np. przez aneks albo wykorzystane opcje przedłużenia): to moment, żeby zacząć obserwować kalendarz – decyzję o wystąpieniu o porozumienie podejmuje się od razu, gdy tylko staje się jasne, że limit zostanie przekroczony, niezależnie od tego, w którym to będzie miesiącu.
• Ok. miesiąc 18 (orientacyjnie), jeśli wydłużenie kontraktu wyszło na jaw dopiero w trakcie delegowania: to najpóźniejszy rozsądny moment na decyzję o wystąpieniu o porozumienie z art. 16 – procedura z drugą instytucją potrzebuje czasu, a warto zostawić sobie bufor bezpieczeństwa.
• Miesiąc 24: twarda granica zwykłego delegowania.

Po przekroczeniu 24 miesięcy bez zawartego porozumienia przestaje obowiązywać wyjątek z art. 12 i zastosowanie znajdują ogólne reguły ustalania właściwego ustawodawstwa – w praktyce oznacza to najczęściej przejście do systemu ubezpieczeń państwa, w którym faktycznie wykonywana jest praca (w przypadku Niemiec: składki niemieckie, w Danii: duńskie). To nie jest formalność do odkręcenia w dowolnym momencie – dlatego liczy się czas.

Warto wiedzieć, że jeśli ZUS odmówi wystąpienia o porozumienie, warto od razu sprawdzić z biurem lub prawnikiem, jakie kroki są w tej sytuacji możliwe po polskiej stronie. To kolejny powód, żeby nie zostawiać tego tematu na ostatnią chwilę.

A co, jeśli porozumienie się nie uda

Warto to sobie ułożyć zawczasu, a nie dopiero w sytuacji kryzysowej. Jeśli instytucja zagraniczna odmówi zgody na porozumienie z art. 16, firma ma zwykle kilka dróg:

• świadomie zaakceptować przejście do systemu ubezpieczeń państwa wykonywania pracy i wkalkulować te koszty w cenę kontraktu;
• sprawdzić, czy model pracy faktycznie odpowiada przesłankom art. 13 (praca w dwóch lub więcej państwach członkowskich) – ale tylko wtedy, gdy tak jest naprawdę, a nie tylko „na papierze”;
• rozważyć lokalne zatrudnienie części zespołu albo rejestrację jako zagraniczny płatnik składek, ewentualnie działanie przez lokalną spółkę.

Żadna z tych opcji nie jest uniwersalnie „najlepsza” – to, co ma sens, zależy od skali kontraktu, liczby osób i tego, jak długo firma planuje działać na danym rynku. Dlatego ten temat najlepiej przegadać zawczasu, a nie w chwili, gdy odmowa już przyszła.

Jak Precyzja pomaga

Nie obiecujemy, że porozumienie na pewno zostanie zawarte – o tym decyduje zgoda instytucji zagranicznej, nie nasze biuro ani nawet sam ZUS. To, co realnie robimy: analizujemy sytuację kontraktu, przygotowujemy i składamy wniosek o porozumienie z art. 16 (formularze ZUS US-36 i US-34), a na podstawie danych przekazanych przez Państwa pomagamy ułożyć harmonogram działania i przypominamy o zbliżających się terminach. Odpowiedzialność za terminowe przekazanie tych danych i za samą decyzję o wystąpieniu z wnioskiem pozostaje po stronie Klienta. Jeśli instytucja zagraniczna odmówi i sprawa trafi na drogę sporną, potrzebny będzie prawnik znający lokalną procedurę – to już wykracza poza zakres naszych usług księgowych.

Kiedy warto zadzwonić

• Najpóźniej w 17.-18. miesiącu delegowania, jeśli kontrakt może przekroczyć 24 miesiące.
• Najlepiej już przy podpisywaniu kontraktu, który z założenia ma trwać dłużej niż 2 lata.
• Gdy rozważacie rotację ekip na tym samym zadaniu i nie macie pewności, czy to nie narusza zakazu zastępowania.

Zamiast podsumowania

Piotr zdążył – zadzwonił w 18. miesiącu, kiedy jeszcze da się to zrobić bez pośpiechu, choć uczciwie trzeba powiedzieć: gdyby zrobił to już przy podpisywaniu trzyletniego kontraktu, miałby więcej czasu i mniej stresu. Gdyby zadzwonił w 23. miesiącu, rozmowa wyglądałaby zupełnie inaczej – bo procedura z drugą instytucją potrzebuje czasu, którego wtedy by już nie było. Jeśli prowadzisz kontrakt offshore, który od początku miał trwać dłużej niż dwa lata, najlepszy moment na tę rozmowę był w dniu podpisania umowy. Drugi najlepszy jest teraz – zanim miesiące policzy za Ciebie kalendarz.