Как оформить отчёт по справке A1 в ZUS?

Знаешь ли ты, что ты должен отчитаться по форме A1? Отсутсвие отчетности по справке A1 — серьезная ошибка… Многие этого не знают и попадают в серьезные проблемы, так как ZUS устанавливает им налоговое резидентство в стране, где они работали. Например, в Нидерландах подоходный налог составляет 37,07%, а в Польше фиксированный налог (ryczałt) для лица, выполняющего строительные работы, — 5,5%. Поэтому стоит обратиться в соответствующее бухгалтерское бюро, чтобы узнать, что такое справка A1, и как правильно оформить отчет по ней, не заплатив в несколько раз больше налога, чем хотелось бы.

Что такое справка A1? 

Справка A1 — это документ, который подтверждает, что работник, нанятый в Польше, подлежит польской системе социального страхования, даже если временно работает за границей. Это важно, когда вы отправляете работника в другую страну Европейского Союза, Европейской экономической зоны (ЕЭЗ) или Швейцарии.

На своем сайте ZUS объясняет, что: „Справка подтверждает, что в период работы за границей применимо польское законодательство, а значит, взносы должны уплачиваться в Польше”. Это важно, поскольку справка A1, также называемая справкой о соответствии с системой социального страхования, является документом, подтверждающим, что данное лицо подлежит социальному страхованию в определенной стране Европейского Союза или Европейской экономической зоны (ЕЭЗ).

Работа за границей и налоги в Польше имеют много преимуществ. Обычно там зарабатывают больше, а налоги в Польше относятся к самым низким в Европе, поэтому даже приятно их платить. Наши Налоговые управления и ZUS благосклонно смотрят на таких работников, хотя это вовсе не означает, что они облегчают им жизнь. Поэтому стоит подстраховаться и выполнить все необходимые формальности, такие как подача заявления на получение справки A1, регистрация в системе VAT UE, выбор подходящей формы налогообложения и так далее.

Мы писали об этом в статье: Как работать за границей и платить налоги в Польше?

Сегодня время сделать шаг вперед: поговорим о том, как оформлять учёт по справке A1.

Как получить справку A1?

Она выдается Управлением социального страхования (ZUS) или другим органом, занимающимся социальным страхованием в стране, где застрахованное лицо выполняет работу. Лицо, имеющее справку A1, должно отчитываться о своей работе в данной стране в соответствии с местными правилами социального страхования. Заявление на выдачу справки по форме A1 может подать: работник, работодатель или лицо, работающее на себя. Стоит помнить, что справка A1 является основным документом в документации каждого работодателя, направляющего своих работников за границу, так как подтверждает, что работник, работающий за границей, все еще подлежит системе социального страхования в Польше.

Новинка! Пакет услуг: Бухгалтерия + Справка A1 для JDG, получающих доходы за границей. Справка A1, Freistellung, EORI, Limosa — все формальности для вашего JDG за границей мы уладим за вас. Сосредоточьтесь на работе, а остальное оставьте нам.

Узнать больше

Что означает отчетность по справке A1? 

Форма A1 служит для определения государства, ответственного за расчет и сбор взносов на социальное страхование в связи с выполнением предпринимательской деятельности или предоставлением наемного труда за границей. Поэтому отчетность по справке A1 означает, что работодатель или работник уплачивает взносы на социальное страхование в соответствии с правилами социального страхования в данной стране Европейского Союза. Командированные работники, направленные на работу в другую страну Европейского Союза, уплачивают страховые взносы в той стране, в которой они официально трудоустроены.

С 1 апреля 2022 года заявки на справки A1 необходимо подавать в Управление социального страхования исключительно в форме электронных документов через Платформу электронных услуг (PUE) ZUS. Это все подробно объясняет ZUS в своем руководстве „Как получить справку A1„, но даже мы признаем, что это не написано ясным и понятным языком.

Отчетность по справке A1 необходима, чтобы обеспечить работнику право на получение страховых выплат в данной стране Европейского Союза и чтобы избежать двойного налогообложения труда работника. Справка A1 подтверждает, что лицо подлежит социальному страхованию в данной стране, что обязывает его отчитываться о своей работе в этой стране в соответствии с местными правилами социального страхования.

Отчетность по справке A1 является важным элементом регулирования занятости и предпринимательской деятельности в рамках Европейского Союза, особенно в контексте мобильности работников и ведения бизнеса в разных государствах-членах. Справка A1 подтверждает, в какой стране ЕС лицо застраховано во время выполнения трансграничной работы, то есть работы в более чем одном государстве-члене.

Справка A1 и временный перевод JDG

В этой ситуации предприниматель может быть освобожден от обязанности уплаты взносов на социальное страхование в стране, в которую он был временно переведен. По окончании срока действия справки A1, который может длиться максимум 24 месяца, необходимо уплачивать взносы в государстве, где фактически ведется деятельность.

Пример:

Госпожа Катажина ведет индивидуальную предпринимательскую деятельность в Польше, предоставляя консалтинговые услуги. Она получает заказ от немецкой компании, который требует ее присутствия в Германии в течение 18 месяцев. Госпожа Катажина получает справку A1, которая подтверждает, что она все еще подлежит польской системе социального страхования, несмотря на временную работу в Германии. После возвращения в Польшу через 18 месяцев она продолжает уплачивать взносы в Польше.

Справка A1 и работа в нескольких странах ЕС и Польше 

В этой ситуации, чтобы сохранить статус социального страхования в Польше, необходимо получить доход на уровне как минимум 25% от общего вознаграждения за работу, выполняемую в Польше, в течение срока действия справки A1. Это означает, что значительная часть деятельности должна осуществляться на территории Польши.

Пример:

Господин Томаш является IT-консультантом, нанятым польской компанией, но регулярно работает над различными проектами в Польше, Германии и Франции. В течение года 40% его доходов поступает от работы, выполняемой в Польше, а остальная часть — от проектов, реализуемых в других странах ЕС. Благодаря справке A1, господин Томаш застрахован в Польше, поскольку он выполняет требование получения не менее 25% своего дохода от работы, выполняемой в Польше.

Нужна помощь со справкой A1? Позвоните нам:

+48517855874

Справка A1 и работа в одной стране ЕС и в Польше

Аналогично работе в нескольких странах ЕС, здесь также требуется, чтобы как минимум 25% от общего вознаграждения поступало от работы, выполняемой в Польше, в течение срока действия справки A1.

Пример:

Госпожа Агнешка является работником строительной компании, расположенной в Польше, но была делегирована на годовой проект в Испании. Однако она продолжает работать удаленно для клиентов из Польши, генерируя 30% своего годового дохода от этих заказов. Несмотря на то, что физически она находится в Испании, справка A1 позволяет ей оставаться в польской системе социального страхования благодаря выполнению критерия минимального 25% дохода из Польши.

На практике общее оценивание ведения предпринимательской деятельности или наемного труда учитывает как местоположение выполняемой работы, так и происхождение доходов. Если работник или предприниматель проводит как минимум 25% рабочего времени или получает как минимум 25% своего вознаграждения в государстве-члене, в котором он проживает, считается, что значительная часть работы выполняется в этом государстве. Это напрямую влияет на определение, в каком государстве следует уплачивать взносы на социальное страхование.

Лицо, получившее справку A1, обязано, в частности:

• Отчитываться о своей работе в данной стране на основании правил социального страхования, действующих в этой стране. Лицо должно соблюдать правила социального страхования, действующие в этой стране, и отчитываться о своей работе в соответствии с этими правилами. Только тогда отчетность по справке A1 будет правильной.
• Сообщать о своем пребывании в данной стране в соответствующий орган социального страхования. Лицо обязано сообщить о своем пребывании в данной стране в соответствующий орган социального страхования для определения объема страхования и других важных вопросов, связанных с социальным страхованием.
• Сообщать об изменении адреса в данной стране в соответствующий орган социального страхования. Лицо обязано сообщить об изменении адреса в данной стране в соответствующий орган социального страхования для обновления данных о страховании.

Какие последствия могут возникнуть из-за непредставления формы A1 в ZUS? 

Отсутствие отчетности по справке A1 может повлечь различные последствия, в зависимости от страны, в которой работник выполняет работу. Ниже приведены несколько примеров последствий:

• Самое важное последствие — это то, что если ты не отчитался по A1, у тебя могут возникнуть проблемы при поиске новой работы за границей.
• Штрафы или денежные взыскания. В некоторых странах отсутствие отчетности по справке A1 может привести к наложению штрафов или денежных взысканий на лицо или работодателя, которые не отчитались по справке.
• Отказ в выплате социальных пособий. В случае отсутствия отчетности по справке A1 орган, занимающийся социальным страхованием в данной стране, может отказать в выплате социальных пособий (например, пособий, пенсий, страховых выплат).
• Неправильная отчетность по налогам. Отсутствие отчетности по справке A1 также может привести к неправильной отчетности по налогам. Лицо или работодатель, которые не отчитались по справке, могут быть обязаны заплатить дополнительные налоги или штрафы за неправильную отчетность по налогам.
• Если A1 не будет отчитана в Польше, то тебе придется отчитываться по налогам в стране, в которой ты работал. Например, в Нидерландах это 37,5% в первом налоговом пороге и 49,5% во втором. Это значительно больше, чем польский фиксированный налог 5,5% для строительных услуг. Правда?

Больше информации о последствиях отсутствия отчетности по справке A1, описанных на основе истории нашего клиента, ты найдешь в нашей статье:

Что будет, если я получу справку A1, несмотря на то, что не отчитался по предыдущей?

Как избежать ошибок, связанных с отчетностью по справке A1? 

Чтобы избежать ошибок, связанных с отчетностью по справке A1 и избежать болезненных финансовых последствий, стоит помнить о нескольких шагах:

• Проверь дату действия справки A1: Убедись, что знаешь дату действия своей справки A1. Это основная информация, которая поможет избежать проблем, связанных с сроками отчетности.
• Следи за изменениями в законодательстве: Налоговое законодательство часто меняется, поэтому стоит быть в курсе всех изменений, касающихся отчетности по справке A1 и других вопросов, связанных с налоговым резидентством и доходами за границей.
• Проконсультируйся с экспертом: Если ты не уверен в своей налоговой ситуации, стоит воспользоваться помощью профессионала. Хороший налоговый консультант сможет правильно направить твои действия и уберечь от ошибок.
• Действуй проактивно: Если приближается срок отчетности по справке A1, не откладывай и начни готовиться к этому процессу. Чем раньше ты начнешь, тем больше времени у тебя будет на сбор всех необходимых документов и информации.
• Сообщай об ошибках бухгалтерским бюро: Если ты заметишь, что твое бухгалтерское бюро вводит тебя в заблуждение относительно сроков отчетности по справке A1, не стесняйся прояснить ситуацию и попросить о необходимых действиях. В конце концов, это в твоих интересах избежать любых проблем, связанных с отчетностью по налогам.
• Помни, что оборот, который в стране назначения составляет около 25% от общего оборота, может быть достаточным показателем, но есть случаи, когда оборот ниже 25% — они требуют углубленного анализа и не всегда признаются ZUS как достаточные.

Подводя итог, чтобы избежать ошибок, связанных с отчетностью по справке A1 и не подвергать себя неприятным финансовым последствиям, стоит обратить внимание на срок действия этого документа и следовать установленным правилам. Помни, что лучшее знание законодательства и проактивный подход к налоговым отчетам могут сэкономить тебе много стресса и денег.

Как правильно отчитаться по справке A1 шаг за шагом? 

Чтобы правильно отчитаться по справке A1, следуй приведенным ниже шагам:

1. Собери документы: Убедись, что у тебя есть все необходимые документы, такие как справка A1, трудовой договор или договор на оказание услуг, возможные счета, PIT-11 или другие документы, касающиеся доходов за границей.
2. Рассчитай доход, полученный за границей и в Польше.
3. Рассчитай налог: На основе заполненной налоговой декларации рассчитай причитающийся налог. Если ты ранее платил налог в стране, где работал, ты можешь иметь право на налоговую льготу на иностранный налог, что повлияет на окончательную сумму налога, подлежащую уплате в Польше.
4. Храни документы: Сохраняй все документы, связанные с отчетностью по справке A1, такие как копии налоговых деклараций, подтверждения платежей и документы, подтверждающие доходы за границей и в Польше, на случай возможной налоговой проверки.
5. Помни также, что доходы, полученные за границей, ты также должен указать в PIT – 36 L, PIT – ZG!
6. Заполни налоговую декларацию: Выбери подходящую форму налоговой декларации PIT в зависимости от твоей ситуации. Заполни форму, учитывая как доходы, полученные за границей, так и в Польше. Не забудь указать информацию о справке A1 в соответствующих местах.
7. Подай налоговую декларацию: Отправь налоговую декларацию в соответствующее налоговое управление (Urząd Skarbowy) в Польше. Ты можешь сделать это лично, по почте или через интернет, используя платформу e-deklaracje.
8. Оплати налог: После расчета суммы налога к уплате, осуществи платеж на банковский счет налогового управления. Помни, что срок уплаты налога может отличаться от срока подачи налоговой декларации.

Отчетность по справке A1 с обратной датой — объяснение и примеры 

Справка A1 с обратной датой является ценным инструментом, позволяющим регулировать статус социального страхования работников, которые уже начали работать за границей. Это особенно важно в контексте растущей мобильности работников в Европейском Союзе и необходимости гибкого реагирования на динамичные рыночные условия. Благодаря возможности получения справки A1 с обратной датой, работодатели могут обеспечить непрерывность страхования своим работникам и избежать юридических осложнений, связанных с международным трудоустройством.

Как правило, работодатели стараются получить справку A1 до начала работы работника за границей. Однако существует возможность получения справки A1 с обратной датой, что важно в случаях, когда формальности не были выполнены до выезда.

Возможность получения A1 с обратной датой 

Справка A1 с обратной датой позволяет урегулировать вопросы социального страхования за уже прошедшие периоды. Это значительно облегчает ситуацию для работников и работодателей, которые по разным причинам не выполнили формальности до начала работы за границей.

Как получить справку A1 с обратной датой? 

Чтобы получить справку A1 с обратной датой, работодатель или работник должен подать соответствующее заявление в компетентный орган социального страхования. Важно доказать, что несмотря на отсутствие формальной справки, условия для ее выдачи были выполнены с самого начала периода, на который запрашивается справка. В таком случае отчетность по справке A1 будет правильной.

Примеры применения A1 с обратной датой 

1. Случай господина Яна, работника строительной сферы: 

• Ситуация: Господин Ян, работник строительной сферы, уехал на работу в Германию на 6 месяцев. Его работодатель, польская строительная компания, не успела подать заявление на справку A1 до начала работы господина Яна за границей. 
• Решение: После возвращения господина Яна в Польшу, компания подала заявление на выдачу справки A1 с обратной датой, охватывающей весь период работы в Германии. Благодаря этому господин Ян остался под польской системой социального страхования, избегая проблем с немецкой системой страхования.

2. Ситуация госпожи Ани, IT-консультанта: 

• Ситуация: Госпожа Аня, работающая в польской IT-компании, была делегирована для работы в проекте в Бельгии. В результате быстрого темпа организации выезда, компания забыла подать заявление на справку A1. 
• Решение: Через несколько месяцев компания поняла отсутствие справки и подала заявление на A1 с обратной датой. Справка была выдана, подтвердив, что госпожа Аня на протяжении всего времени работы в Бельгии была застрахована в Польше.

3. Случай консалтинговой компании: 

• Ситуация: Международная консалтинговая компания, нанимающая работников из разных стран ЕС, в том числе из Польши, не всегда успевала получить справки A1 до начала проектов. 
• Решение: Компания систематически подавала заявки на выдачу справок A1 с обратной датой для своих работников, что позволяло избежать проблем с различными системами социального страхования в ЕС.

Справка A1, выданная с обратной датой, называется так называемым Ретроактивным A1, о котором вы можете узнать больше здесь: https://www.biuroprecyzja.pl/reatroaktywne-a1/

История, которая может спасти твою компанию — справка A1 и 183 дня в году 

Утро декабря в бухгалтерском офисе „Прецизия” обещало быть рутинным. Госпожа Эва, бухгалтер с двадцатилетним опытом, только что заварила свой утренний кофе, когда в ее офис вошел Томек — молодой предприниматель из строительной сферы. Его лицо выражало беспокойство, которое Эва знала слишком хорошо.

„Госпожа Эва, у меня проблема”, — вздохнул Томек, опускаясь на стул. „Я только что получил письмо из немецкого налогового управления. Говорят, что мои работники слишком долго находились в Германии, и теперь мне угрожают какие-то штрафы. Но ведь у них есть справки A1! Что здесь происходит?”

Эва улыбнулась с пониманием. „Томек, к сожалению, ты попал в ловушку, в которую попадает много предпринимателей. Справка A1 — это не волшебный документ, который решает все проблемы. Я расскажу тебе историю, которая поможет тебе это понять”.

История Марека — предостережение для других 

„В прошлом году в наш офис пришел господин Марек. Так же, как и ты, он вел строительную компанию. Он отправлял работников в Германию, у всех были справки A1. Ему казалось, что все в порядке. До поры до времени…”

Эва на мгновение прервала рассказ, сделав глоток кофе. „Марк получил вызов из немецкого Finanzamt. Оказалось, что его работники провели в Германии более 183 дней в году. Штраф? 45 000 евро. Плюс недоимки по налогам”.

Томек побледнел. „Но как это? Ведь у него есть справка A1…”

„Смотри”, — Эва достала чистый лист бумаги. „Я объясню тебе это просто. Справка A1 говорит только об одном: где твой работник платит взносы на социальное страхование. И это все. Ничего общего с налогами”.

„Представь, что ты отправляешь работника за границу. A1 — это как бы билет на проезд в польском поезде ZUS. Но налоги? Это совершенно другой поезд, который едет по другим путям”.

Правило 183 дней — что нужно знать? 

„Это правило простое: если твой работник проведет более 183 дней в году в другой стране, эта страна может считать, что он должен платить там налоги. И не имеет значения, что у него есть A1 из Польши”.

„Но как это посчитать?” — Томек явно был обеспокоен.

„К этим 183 дням ты считаешь:

• Дни работы.
• Выходные, проведенные за границей.
• Отпуска, взятые во время пребывания там.
• Даже больничные, если работник болел за границей”.

Как защититься от проблем? 

Эва достала из ящика календарь.

„Смотри, я ввела для своих клиентов простую систему:

1. Каждую поездку работника мы записываем в специальном календаре.
2. Каждый месяц проверяем, сколько дней каждый провел за границей.
3. Сохраняем билеты, счета за отели — все, что показывает, где работник фактически находился.
4. При долгосрочных проектах делим их между разными работниками”.

Практические советы 

„А теперь, Томек, дам тебе несколько конкретных советов:

1. Всегда планируй заранее долгосрочные проекты за границей.
2. Ротация — ключ к успеху — ротируй работников при долгосрочных проектах.
3. Веди точную документацию их пребываний.
4. При проектах более 4 месяцев всегда консультируйся со своим бухгалтерским офисом.
5. Не думай, что A1 решает все”.

Счастливый финал 

Томек вышел из офиса Эвы с новыми знаниями и планом действий. Благодаря ее советам ему удалось упорядочить документацию и избежать высоких штрафов.

„Самое главное”, — напомнила ему Эва на прощание, „что теперь ты знаешь: A1 — это не все. Следи за этими 183 днями, как за зеницей ока!„

Практическая шпаргалка для предпринимателя:

• Справка A1 = только социальное страхование
• 183 дня = лимит пребывания за границей для налоговых целей
• Документация пребываний = твоя защита
• Консультации с экспертами = экономия в долгосрочной перспективе
• Ротация работников = безопасное решение при долгосрочных проектах

Подводя итог, справка A1 является чрезвычайно полезным инструментом для предпринимателей, ведущих бизнес в Польше, которые временно работают за границей. Она помогает избежать двойного налогообложения взносами на социальное страхование, упрощает формальности и обеспечивает непрерывность в использовании польской системы социального страхования.

Тема отчетности по справке A1 не проста. Поэтому мы предлагаем как работникам, так и работодателям воспользоваться услугами Бухгалтерского бюро Precyzja. Мы специализируемся на этих вопросах и с радостью помогаем избежать подводных камней и мелочей, связанных с бюрократией, касающейся работы за границей.

Свяжись с нами! Офис Precyzja – онлайн бухгалтерия

тел. +48 517 855 874

e-mail: biuro@biuroprecyzja.pl