System VIES (VAT Information Exchange System) to wyszukiwarka Komisji Europejskiej, która pozwala sprawdzić, czy dany numer identyfikacyjny VAT (VAT UE) jest ważny i przypisany do firmy zarejestrowanej jako prowadząca handel w obrębie UE.
Dostęp do niej jest całkowicie bezpłatny i dostępny przez 24 godziny na dobę.
Dla firm prowadzących działalność międzynarodową w Unii Europejskiej kluczowe jest sprawdzanie, czy kontrahenci są zarejestrowani jako płatnicy VAT UE. W przeciwieństwie do białej listy, która działa na poziomie krajowym, do weryfikacji podatników z innych krajów UE służy system VIES. To taka europejska „biała lista VAT”.
Jak sprawdzić czy kontrahent jest płatnikiem VAT w UE?
Pan Andrzej, właściciel hurtowni elektronicznej, otrzymał zamówienie od firmy z Niemiec. „Nigdy wcześniej nie eksportowałem towarów, więc nie wiedziałem jak sprawdzić, czy firma jest legalnym płatnikiem VAT UE” – opowiada. Rozwiązanie okazało się proste.
Aby sprawdzić status podatnika VAT w UE:
- Wejdź na stronę VIES Wyszukiwarka w języku polskim dostępna jest pod adresem: http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/?locale=pl
- Wybierz kraj pochodzenia kontrahenta Z rozwijanej listy wybierz kraj, z którego pochodzi Twój partner biznesowy.
- Wprowadź numer VAT kontrahenta Wpisz numer VAT (z prefiksem kraju, np. DE123456789), który chcesz sprawdzić.
- Wprowadź swoje dane (opcjonalnie, ale zalecane) Możesz wprowadzić swój kraj i numer VAT.
- Zinterpretuj wyniki System wyświetli jeden z dwóch statusów: „numer aktywny” (przedsiębiorca jest zarejestrowany jako europejski płatnik VAT) lub „numer nieaktywny” (status ten nie został dochowany lub numer jest niepoprawny).
- Zapisz potwierdzenie Zawsze warto zapisać i zachować potwierdzenie weryfikacji na dzień transakcji. System VIES generuje identyfikator potwierdzenia.
„Po sprawdzeniu firmy w systemie VIES mogłem bez obaw wystawić fakturę z zastosowaniem 0% stawki VAT dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów” – mówi Pan Andrzej. „Teraz sprawdzam tam każdego nowego kontrahenta z UE.”
Dlaczego weryfikacja w VIES jest tak ważna?
Brak ważnego i aktywnego numeru VAT UE u kontrahenta uniemożliwia prawidłowe rozliczenie wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT) ze stawką 0%. W przypadku braku aktywnego numeru VAT UE u nabywcy, polski sprzedawca może być zobowiązany do opodatkowania transakcji krajową stawką VAT.
Innymi słowy, jeśli nie sprawdzisz kontrahenta w VIES, możesz narazić się na poważne konsekwencje podatkowe, w tym konieczność zapłaty polskiego VAT od transakcji, która przy prawidłowej weryfikacji mogłaby być objęta stawką 0%.
Pani Helena, właścicielka firmy produkującej kosmetyki naturalne, przekonała się o tym na własnej skórze. „Zaufałam nowemu klientowi z Włoch i nie sprawdziłam go w systemie VIES. Później okazało się, że firma nie była zarejestrowana jako płatnik VAT UE, a ja musiałam skorygować fakturę i zapłacić polski VAT, co znacząco obniżyło moją marżę.”
Praktyczne wskazówki
- Zawsze weryfikuj przed transakcją Status w systemie VIES jest aktualny na dzień wyszukiwania, dlatego istotne jest, aby sprawdzać go w dniu dokonania transakcji.
- Zachowaj potwierdzenia W razie późniejszej kontroli skarbowej, potwierdzenie weryfikacji z identyfikatorem będzie kluczowym dowodem Twojej należytej staranności.
- Reaguj na brak aktywnego statusu Jeśli Twój kontrahent nie widnieje w systemie jako aktywny płatnik VAT UE, wstrzymaj się z transakcją i wyjaśnij sytuację bezpośrednio z kontrahentem (może być w trakcie rejestracji lub mieć nieaktualne dane).
- Pamiętaj o różnicach w wyświetlanych informacjach Ze względu na ochronę danych osobowych, organy krajowe nie zawsze ujawniają nazwę i adres powiązane z danym numerem VAT. Niektóre kraje mogą pokazywać mniej informacji niż inne.