Workation, czyli połączenie pracy zdalnej z wypoczynkiem w innym kraju, staje się coraz bardziej popularne. Aby jednak skutecznie wdrożyć tę formę pracy potrzebne jest dokładne zaplanowanie w obszarze prawa pracy i ubezpieczenia społecznego.
Workation jest super! Wiemy to z własnego doświadczenia 🙂 Trzeba jednak do niej właściwie się przygotować. Oto kilka zasad, które warto znać, zanim zaoferujesz pracownikom taką możliwość lub sam z niej skorzystasz. Dowiedz się jak zaplanować workation pod względem prawnym:
Co to jest workation?
Workation to pojęcie łączące słowa „work” (praca) i „vacation” (wakacje). W praktyce oznacza, że pracownik wykonuje swoje obowiązki zawodowe podczas pobytu w innym kraju lub regionie, często w miejscu atrakcyjnym turystycznie. Choć brzmi to jak marzenie, wdrożenie workation wymaga uwzględnienia wielu aspektów prawnych i organizacyjnych.
Interesuje Cię ten temat? Przeczytaj nasz kolejny tekst na blogu:
Zaświadczenie A1 dla pracowników zdalnych – tzw. workation
Różnice w przepisach prawnych
Praca zdalna w Polsce jest uregulowana w Kodeksie pracy oraz w ustawie o pracy zdalnej, która została wprowadzona w ramach tarczy antykryzysowej podczas pandemii COVID-19. Nie ma jednak bezpośrednich regulacji dotyczących workation. Dlatego, planując wdrożenie workation, należy opierać się na przepisach dotyczących pracy zdalnej oraz delegowania pracowników za granicę.
Kluczowe aspekty prawne
- Miejsce pracy:
Skoro praca jest wykonywana z innego miejsca niż stałe miejsce zamieszkania, często w innym kraju, warto opracować politykę pracy zdalnej/workation uwzględniającą aspekty transgraniczne. Dotyczy to kwestii podatkowych, ubezpieczeniowych i prawa pracy. Na przykład, pracownik przebywający za granicą przez ponad 183 dni w roku kalendarzowym może zmienić swoją rezydencję podatkową. - Forma zatrudnienia:
Workation może być realizowane na podstawie umowy o pracę lub innej formy zatrudnienia umożliwiającej pracę zdalną. Umowy o pracę powinny być dostosowane do nowych warunków pracy zdalnej, zawierać postanowienia dotyczące miejsca wykonywania pracy, godzin pracy oraz ochrony danych osobowych. - Obowiązki pracodawcy:
Pracodawca musi zapewnić pracownikowi narzędzia do pracy oraz może być zobowiązany do pokrycia dodatkowych kosztów związanych z pracą za granicą (np. koszty podróży, zakwaterowania, ubezpieczenia). Praca zdalna musi spełniać wymagania BHP, co może być trudniejsze do zapewnienia w hotelu niż w domu.
Praktyczne wskazówki: jak zaplanować workation pod względem prawnym?
- Kontrola czasu pracy:
Pracodawca ma prawo kontrolować wykonywanie pracy przez pracownika będącego za granicą. Może to być realizowane za pomocą systemów elektronicznych rejestrujących logowanie pracownika do systemu oraz czas jego aktywności. - Wiza i pozwolenie na pracę:
Pracodawcy muszą upewnić się, że pracownik posiada odpowiednie wizy oraz pozwolenia na pracę, jeśli są one wymagane przez prawo kraju goszczącego. - Wypadki przy pracy:
Jeśli wypadek przy pracy wydarzy się za granicą, przepisy dotyczące zgłaszania i postępowania powinny być zgodne z prawem kraju, w którym doszło do wypadku. Odpowiedzialność za wypadek i związane z nim świadczenia reguluje system ubezpieczeń społecznych kraju, w którym pracownik jest ubezpieczony – w tym przypadku ZUS. Wymogiem jest jednak, by pracownik posiadał ważny formularz A1.
Porozumienie UE w sprawie transgranicznej pracy zdalnej
ZUS przystąpił do Porozumienia UE w sprawie transgranicznej pracy zdalnej, co ułatwia pracownikom pracę zdalną z innego kraju UE bez konieczności zmiany miejsca ubezpieczenia społecznego. Pracownik może pracować zdalnie w innym kraju UE do 24 miesięcy, zachowując ubezpieczenie w polskim systemie zabezpieczenia społecznego. Po upływie tego czasu może być konieczne przeniesienie ubezpieczenia do systemu kraju pobytu.
Dokumenty wymagane przez ZUS
- Formularz A1:
To podstawowy dokument potwierdzający, że pracownik jest ubezpieczony w Polsce, nawet jeśli wykonuje pracę w innym kraju UE. Formularz A1 wydawany jest przez ZUS na wniosek pracodawcy lub pracownika. - Dokumentacja związana z zatrudnieniem:
Pracodawca może być zobowiązany do przedstawienia dodatkowej dokumentacji. W niej może być umowa o pracę, zakres obowiązków, harmonogram pracy czy inne dokumenty potwierdzające charakter i miejsce wykonywania pracy.
Masz JDG? Planujesz worktation albo pracę zdalną z zagranicy? Mamy dla Ciebie specjalny produkt:
pakiet księgowość + zaświadczenie a1
Podsumowanie
Workation może być korzystnym rozwiązaniem zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Warunkiem jest jednak spełnienie wszystkich wymogów prawnych i organizacyjnych. Zrozumienie obowiązków wynikających z Porozumienia UE w sprawie transgranicznej pracy zdalnej oraz przygotowanie odpowiednich procedur i polityk może zapewnić płynne i zgodne z prawem funkcjonowanie pracy zdalnej z innego kraju.
Planując workation, kluczowe jest uwzględnienie przepisów prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, zarówno polskich, jak i obowiązujących w kraju, w którym pracownik będzie przebywał. Dzięki temu workation może stać się realnym i atrakcyjnym elementem polityki firmy, przyczyniając się do zwiększenia zadowolenia i zaangażowania pracowników.