A1 dla członka zarządu spółki z o.o. – wyjazdy prezesa i praca w kilku krajach

Stan prawny na: październik 2026

Spółka bez pracowników. Prezes, który co miesiąc spędza kilka dni na budowach w Niemczech i w Danii. I formularz A1, który zwykle dostaje pracownik – a tu pracownika nie ma. Można odpowiedzieć „prezes też może mieć A1″ albo „prezes nie potrzebuje”. Obie odpowiedzi bywają błędne, bo zaczynać trzeba od innego pytania: z jakiego tytułu prezes jest w ogóle ubezpieczony w Polsce?

Załóżmy, że Marek jest prezesem i jedynym wspólnikiem spółki z o.o. ze Szczecina. Spółka nadzoruje montaż instalacji i nikogo nie zatrudnia. Marek został powołany do zarządu uchwałą, nie ma umowy o pracę, a co miesiąc spędza w sumie 5-6 dni roboczych u klientów w Niemczech i w Danii. Czy potrzebuje A1 i kto go składa? Na tym przykładzie pokazujemy, od czego to zależy.

Od czego zależy A1 prezesa: jaki ma tytuł do ubezpieczenia w Polsce?

Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nie zna kategorii „prezes”. Zna pracownika, osobę wykonującą umowę zlecenia lub inną umowę o świadczenie usług oraz osobę prowadzącą pozarolniczą działalność (art. 6 ust. 1 pkt 1, 4 i 5). Członek zarządu wpada w jedną z tych kategorii albo w żadną – zależnie od tego, co oprócz powołania łączy go ze spółką.

Sytuacja prezesa	Tytuł do ubezpieczeń w Polsce
Umowa o pracę ze spółką	Pracownik (art. 6 ust. 1 pkt 1)
Kontrakt menedżerski	Umowa o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu (art. 6 ust. 1 pkt 4). Tak Sąd Najwyższy w uchwale z 17 czerwca 2015 r., III UZP 2/15, o członku zarządu spółki akcyjnej. W sp. z o.o. traktujemy to jako punkt wyjścia do analizy
Jedyny wspólnik spółki z o.o.	Osoba prowadząca pozarolniczą działalność: ustawa wymienia „wspólnika jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością” (art. 8 ust. 6 pkt 4)
Powołanie uchwałą z wynagrodzeniem, bez umowy	Co do zasady tylko ubezpieczenie zdrowotne – bez tytułu do ubezpieczeń społecznych. Czy i jak ustala się wtedy ustawodawstwo właściwe i A1, sprawdzamy indywidualnie
Powołanie uchwałą bez wynagrodzenia i bez umowy	Brak tytułu do ubezpieczeń z samego powołania

Przepis o wspólniku dotyczy wspólnika jednoosobowej spółki, czyli jedynego wspólnika. Z jego brzmienia nie wynika, by obejmował wspólnika większościowego w spółce z kilkoma udziałowcami. Spółkę, w której drugi wspólnik ma symboliczny udział, oceniamy osobno. Sam ten tytuł nie wskazuje jeszcze formularza A1 – o tym niżej.

Po co to wszystko przy A1? Bo A1 niczego prezesowi nie nadaje. ZUS pisze, że zaświadczenie „będzie potwierdzało, że jesteś objęty zabezpieczeniem społecznym wyłącznie w Polsce”. Jeśli prezes nie ma w Polsce żadnego tytułu do ubezpieczeń społecznych, nie wolno zakładać, że A1 mu się należy. To nasz wniosek z konstrukcji zaświadczenia, nie komunikat ZUS – więc w takiej sprawie zaczynamy od sprawdzenia, jak prezes jest zgłoszony i któremu ustawodawstwu podlega. Brak polskiego tytułu nie oznacza braku obowiązków: osoba wykonująca pracę w państwie członkowskim podlega co do zasady ustawodawstwu tego państwa (art. 11 ust. 3 lit. a rozporządzenia 883/2004).

Pracownik czy osoba na własny rachunek: jak rozporządzenie widzi prezesa?

Rozporządzenie 883/2004, na którym opiera się A1, nie definiuje członka zarządu. Zna dwie kategorie: osobę wykonującą pracę najemną i osobę wykonującą pracę na własny rachunek. Obie definiuje przez odesłanie – liczy się to, jak daną działalność traktują przepisy o zabezpieczeniu społecznym państwa, w którym ona istnieje (art. 1 lit. a i b).

Dla Marka odpowiedź podpowiada tabela. Jedyny wspólnik z polskim tytułem z art. 8 ust. 6 pkt 4 to w polskim systemie osoba prowadząca działalność. To punkt wyjścia do analizy, a nie jej wynik: koordynacja ocenia też, co prezes faktycznie robi w każdym państwie. Prezes z umową o pracę to pracownik. Kontrakt menedżerski, który ma charakter umowy o świadczenie usług, ZUS rozlicza co do zasady jak zlecenie, a nie jak samo powołanie do zarządu. To jednak jeszcze nie przesądza o wydaniu A1 ani o właściwym formularzu.

Jest tu pułapka, której nie widać z polskiej perspektywy. Skoro rozporządzenie odsyła do prawa państwa, w którym działalność istnieje, instytucje innego kraju mogą spojrzeć na prezesa inaczej niż ZUS. Gdy ktoś jest pracownikiem w jednym państwie, a osobą na własny rachunek w drugim, rozporządzenie rozstrzyga to tak: obowiązuje ustawodawstwo państwa, w którym wykonuje pracę najemną (art. 13 ust. 3). Jak to wygląda w praktyce w Niemczech czy w Danii, opisujemy ostrożnie – sprawdzamy to osobno dla każdego kraju.

Jedna podróż czy stała praca w kilku krajach?

Tu rozstrzyga się, o który przepis chodzi.

Delegowanie (art. 12). Pracownik wysłany przez pracodawcę, który normalnie prowadzi działalność w Polsce, zostaje w polskim systemie, jeśli przewidywany czas pracy za granicą nie przekracza 24 miesięcy i nie zastępuje innej osoby (art. 12 ust. 1). Osoba na własny rachunek, która normalnie prowadzi działalność w Polsce i jedzie wykonywać podobną działalność do innego państwa, też zostaje w polskim systemie do 24 miesięcy (art. 12 ust. 2); musi przy tym zwykle prowadzić w Polsce znaczną część działalności i zachować tu zaplecze, które pozwoli ją wznowić po powrocie (art. 14 ust. 3 rozp. 987/2009). To obraz zlecenia na kilka miesięcy w jednym kraju.

Praca w dwóch lub więcej państwach (art. 13). Dotyczy kogoś, kto „normalnie” pracuje w kilku państwach. Rozporządzenie wykonawcze 987/2009 wyjaśnia, że chodzi m.in. o osobę, która obok działalności w jednym państwie równocześnie wykonuje odrębną działalność w innym, oraz o osobę, która stale na przemian pracuje w kilku państwach, niezależnie od częstotliwości i regularności zmian (art. 14 ust. 5 dla pracowników, a dla osób na własny rachunek ust. 6). Czynności marginalne pomija się (art. 14 ust. 5b). Prezes, który co miesiąc wraca do tych samych krajów, mieści się raczej tutaj niż w delegowaniu.

Wtedy liczy się „znaczna część” działalności. Nie musi to być większość, ale część ilościowo znacząca (art. 14 ust. 8). Wskaźnik: jeśli w danym państwie wykonujesz mniej niż 25% czasu pracy i/lub osiągasz mniej niż 25% wynagrodzenia (dla osób na własny rachunek: obrotu, czasu pracy, liczby usług lub dochodu), to jest sygnał, że znacznej części działalności tam nie wykonujesz. To wskaźnik z oceny całościowej, nie sztywny próg. Jako marginalną Praktyczny poradnik (dokument Komisji Administracyjnej ds. Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego, publikowany na stronach Komisji Europejskiej) wskazuje pracę, która zajmuje mniej niż 5% regularnego czasu pracy. To wskazówka, nie granica z przepisu – art. 14 ust. 5b żadnego procentu nie podaje.

Policzmy to na przykładzie Marka, orientacyjnie. Miesiąc ma około 21 dni roboczych. Pięć lub sześć dni za granicą to 24-29% czasu pracy łącznie, a po podziale na dwa kraje wychodzi około 12-14% w każdym z nich. W Polsce zostaje ponad 70%. W tym przykładzie wszystko wskazuje na ustawodawstwo państwa zamieszkania, czyli polskie – ale to rachunek poglądowy, nie ocena konkretnej sprawy i na pewno nie decyzja ZUS. Gdyby Marek zaczął w Danii spędzać dwa tygodnie w miesiącu, rachunek wyglądałby inaczej.

Który z przepisów dla kogo. Pracownik w kilku państwach: art. 13 ust. 1. Osoba na własny rachunek w kilku państwach: art. 13 ust. 2.

Który formularz A1 i kto składa wniosek?

W kreatorze wniosków o A1 na stronie ZUS są cztery wnioski. Dla osób prowadzących działalność na własny rachunek: US-1 (jedno państwo, czasowe przeniesienie działalności) i US-2 (kilka państw). Dla pracowników: US-3 (jedno państwo, delegowanie) i US-4 (kilka państw). Nie ma jednego formularza dla wszystkich członków zarządu. Jeśli ZUS uzna prezesa za osobę na własny rachunek, w grę wchodzą wnioski dla takich osób; jeśli za pracownika – wnioski dla pracowników. To dopiero skutek analizy, a nie punkt wyjścia. US-1 i US-2 nie wynikają automatycznie z funkcji prezesa ani z tego, że jest jedynym wspólnikiem. Do tego jest wniosek US-5 o ustalenie ustawodawstwa właściwego przy pracy w kilku państwach – nie jest uniwersalnym formularzem „dla zarządu”. Jak wybrać między wnioskami dla pracowników, opisaliśmy w tekście: który wniosek o A1 wybrać: US-3 czy US-4. Tutaj wystarczy jedno: formularz wynika z tytułu i faktycznej pracy, nie z funkcji w zarządzie.

Kto składa? Poradnik ZUS mówi, że do złożenia wniosku uprawniony jest zainteresowany lub jego pracodawca, a od 1 kwietnia 2022 r. wnioski o A1 składa się do ZUS wyłącznie elektronicznie – przez eZUS, czyli dawne PUE ZUS. Gdy spółka nie jest pracodawcą prezesa, najpierw ustalamy tytuł ubezpieczenia i to, co prezes faktycznie robi za granicą. Dopiero potem wybieramy ścieżkę i ustalamy, kto występuje z wnioskiem i jakie pełnomocnictwo jest potrzebne. To, że dokumenty przygotowuje biuro, nie rozstrzyga, kto formalnie jest wnioskodawcą.

I jedno zastrzeżenie. A1 nie jest automatyczne: ZUS wydaje zaświadczenie, „jeśli spełnisz warunki wynikające z przepisów unijnych”.

Spotkanie, targi, jeden dzień u klienta – czy to też A1?

Stanowisko ostrożne brzmi: formalnie tak, jeśli to praca. Zaświadczenie A1 potwierdza, który system ubezpieczeń obowiązuje podczas pracy w innym państwie. ZUS ostrzega wprost, że brak zaświadczenia podczas kontroli w miejscu pracy za granicą może mieć „negatywne konsekwencje”. W przepisach, które czytaliśmy, nie znaleźliśmy minimalnego czasu pracy, poniżej którego A1 przestaje być potrzebne.

Są dwie rzeczy do rozdzielenia. Targi, konferencja czy szkolenie nie są delegowaniem, ale Komisja Europejska wskazuje, że także przy takich wyjazdach pracowników trzeba wystąpić o A1. Czy ta wskazówka obejmuje też prezesa, który nie jest pracownikiem, ustalamy według jego tytułu do ubezpieczenia. Spotkanie z klientem, odbiór robót czy nadzór nad montażem – to już praca u klienta, choćby trwała jeden dzień. O tym, czy to praca, decyduje to, co prezes tam robi, nie to, jak długo.

Zapowiedzianą reformę rozporządzenia 883/2004 traktujemy jako zapowiedź. Rada UE przyjęła ją 28 września 2026 r. Według rejestru Parlamentu Europejskiego (stan na 4 października 2026 r.) akt czeka jeszcze na podpisanie, a potem na publikację w Dzienniku Urzędowym UE. Zmiany w przepisach o delegowaniu zaczną się stosować dopiero 24 miesiące po wejściu aktu w życie. Dziś nic się nie zmienia – stosujemy obecne przepisy.

A podatki prezesa? Wynagrodzenie zarządu to osobny artykuł umowy

Ubezpieczenie to jedno, podatek to drugie. Umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania mają zwykle osobny artykuł o wynagrodzeniach członków zarządu. W umowie polsko-niemieckiej to art. 16, „Wynagrodzenia członków rady nadzorczej i zarządu”. Dotyczy jednak wynagrodzeń z tytułu członkostwa w zarządzie spółki mającej siedzibę w drugim państwie – a to inna sytuacja niż prezes polskiej spółki pracujący u niemieckiego klienta.

Dlatego nie rozstrzygamy tego tutaj. Zagraniczne podatki zarządu ustalamy z zaufanym partnerem. Po polskiej stronie prowadzimy księgi spółki – jak to wygląda przy przychodach z zagranicy, opisujemy w tekście: księgowość spółki z o.o. z dochodami z zagranicy.

Co przygotować przed rozmową i wnioskiem?

• uchwałę o powołaniu i aktualny odpis z KRS,
• umowę z prezesem (o pracę albo menedżerską) – albo informację, że jej nie ma,
• umowę spółki i listę wspólników, żeby było jasne, czy prezes jest jedynym wspólnikiem,
• informację, z jakiego tytułu prezes jest zgłoszony do ubezpieczeń w ZUS,
• kalendarz wyjazdów: kraje, daty, liczba dni, klient albo zlecenie,
• miejsce zamieszkania prezesa i to, ile czasu pracuje w Polsce,
• jeśli razem z prezesem jeżdżą pracownicy – ich listę. Ich sprawa to osobna ścieżka: delegowanie pracowników spółki za granicę.

Jeśli razem z prezesem jedzie pracownik zatrudniony specjalnie z myślą o delegowaniu, ZUS oczekuje, żeby bezpośrednio przed rozpoczęciem zatrudnienia pracownik był ubezpieczony albo mieszkał w Polsce co najmniej przez miesiąc; krótsze okresy ocenia indywidualnie.

Najczęstsze pytania

Czy prezes bez umowy o pracę może dostać A1?

Zależy od tego, czy ma w Polsce tytuł do ubezpieczeń. Prezes, który jest jedynym wspólnikiem spółki, może mieć taki tytuł z mocy art. 8 ust. 6 pkt 4 ustawy – ale i wtedy nie ma jednego „tak” ani gotowego formularza bez analizy. Samo powołanie z wynagrodzeniem daje co do zasady tylko ubezpieczenie zdrowotne, a sam wpis do KRS nie daje A1. Brak umowy o pracę nie przesądza o odmowie: prezes może mieć tytuł z innej podstawy, na przykład jako jedyny wspólnik albo z kontraktu menedżerskiego. Dlatego nie kopiujemy procedury dla pracownika, tylko zaczynamy od ustalenia tytułu. Zajmujemy się takimi sprawami: po indywidualnej analizie przygotowujemy wniosek. Decyzję zawsze podejmuje ZUS, nie my.

Czy jedyny wspólnik i prezes składa wniosek tak jak przedsiębiorca na JDG?

Nie ma tu gotowej odpowiedzi ani jednego formularza. Polskie przepisy traktują jedynego wspólnika jak osobę prowadzącą pozarolniczą działalność, ale wniosek wybieramy po analizie: tytuły ubezpieczeniowe, inne zatrudnienie lub działalność, miejsce zamieszkania i to, co prezes faktycznie robi w poszczególnych państwach. US-1 i US-2 nie wynikają automatycznie z funkcji prezesa, a US-5 to wniosek o ustalenie ustawodawstwa przy pracy w kilku państwach, nie formularz „dla zarządu”.

Czy spółka bez pracowników może „delegować” prezesa?

Delegowanie pracownika wymaga pracownika. Prezes, który jest osobą na własny rachunek, może zostać w polskim systemie na podstawie art. 12 ust. 2 rozporządzenia 883/2004, do 24 miesięcy, jeśli normalnie prowadzi działalność w Polsce i wykonuje podobną działalność w innym państwie.

Czy do jednodniowego spotkania za granicą też trzeba mieć A1?

Stanowisko ostrożne brzmi: jeśli to praca, formalnie tak. W przepisach, które czytaliśmy, nie ma minimalnego czasu pracy, poniżej którego A1 przestaje być potrzebne. Targi, konferencja czy szkolenie nie są delegowaniem, ale Komisja Europejska wskazuje, że przy takich wyjazdach pracowników także trzeba wystąpić o A1; czy dotyczy to prezesa, ustalamy według jego tytułu do ubezpieczenia. Szczegóły są w sekcji wyżej.

Czy zapowiadana reforma przepisów coś zmienia już teraz?

Nie. Rada UE przyjęła reformę 28 września 2026 r., ale na 4 października 2026 r. nie jest ona jeszcze opublikowana w Dzienniku Urzędowym UE. Zmiany w przepisach o delegowaniu zaczną się stosować dopiero 24 miesiące po wejściu aktu w życie, więc dziś obowiązują obecne przepisy.

Skąd to wiemy

Instytucja	Co	Link
ZUS (BIP)	FAQ – zmiany od 2022 r. (powołanie członka zarządu)	https://bip.zus.pl/pl/web/guest/o-zus/o-nas/programy-transformacji-cyfrowej-zus/zmiany-od-2022-r./faq
ZUS	Poradnik „Jak otrzymać zaświadczenie A1″ (2023)	https://www.zus.pl/documents/10182/167567/Jak%2Botrzyma%C4%87%2Bza%C5%9Bwiadczenie%2BA1%2B2023.pdf/aa3cf785-cf27-79c3-d7b3-972b8a05662f?t=1694599893780
Unia Europejska, EUR-Lex	Rozporządzenie 883/2004 (art. 1, 12, 13)	https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX:32004R0883
Unia Europejska, EUR-Lex	Rozporządzenie 987/2009 (art. 14)	https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX:32009R0987
Komisja Administracyjna / Komisja Europejska	Praktyczny przewodnik dot. ustawodawstwa właściwego (wskaźniki 25% i 5%)	https://ec.europa.eu/social/BlobServlet?docId=11366&langId=en
Dziennik Ustaw / ELI	Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 199	https://eli.gov.pl/api/acts/DU/2026/199/text/T/D20260199L.pdf
Sąd Najwyższy	Uchwała z 17.06.2015, III UZP 2/15 (kontrakt menedżerski)	https://www.sn.pl/sites/orzecznictwo/Orzeczenia3/III%20UZP%202-15.pdf
ZUS	Kreator wniosków A1 (US-1 do US-4)	https://www.zus.pl/portal/pomoc/obw0073.html
ZUS	Broszura „Pracujesz za granicą w UE, EOG lub Szwajcarii?”	https://www.zus.pl/documents/10182/167561/Pracujesz_za_granica.pdf/220daf44-3fdc-4db0-b064-08152295ecc2
Rada UE	Komunikat z 28.09.2026 o przyjęciu reformy koordynacji oraz przyjęty tekst rozporządzenia (PE-CONS 29/26)	https://www.consilium.europa.eu/en/press/press-releases/2026/09/28/social-security-coordination-council-gives-final-green-light-to-updated-rules/; https://data.consilium.europa.eu/doc/document/PE-29-2026-INIT/en/pdf
ISAP	Umowa PL-DE o unikaniu podwójnego opodatkowania, Dz.U. 2005 nr 12 poz. 90	https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20050120090

Co dalej

Zbierz trzy rzeczy: uchwałę o powołaniu, informację o wspólnikach i kalendarz wyjazdów na najbliższe miesiące. Z nimi widać, czy mówimy o delegowaniu, czy o pracy w kilku państwach, i z jakiego tytułu prezes jest ubezpieczony. Dopiero potem wybiera się wniosek.