Delegowanie dłużej niż 12 miesięcy – kiedy pracownika obejmują niemal wszystkie warunki pracy kraju przyjmującego
Stan prawny na: październik 2026
Kontrakt miał trwać rok. Został przedłużony do dwudziestu miesięcy. Ci sami ludzie, ta sama hala, ten sam harmonogram. Zmienia się jedno: po dwunastym miesiącu pracownicy delegowani mają szersze prawa niż w pierwszym. I nikt z Holandii nie zadzwoni, żeby o tym przypomnieć.
Załóżmy, że Renata prowadzi kadry w spółce z Elbląga, która montuje konstrukcje stalowe dla przemysłu. Kontrakt w Holandii, planowany na 12 miesięcy, przeciąga się do 20. Renata ma dwa pytania: co zmienia się dla pracowników po roku i co spółka musi zrobić, zanim ten rok minie. W tym przykładzie na nich właśnie budujemy cały tekst.
W skrócie. Po 12 miesiącach delegowania pracownika obejmują niemal wszystkie warunki zatrudnienia kraju przyjmującego wynikające z jego przepisów i powszechnie stosowanych układów zbiorowych (z dwoma wyjątkami), a nie tylko ich „twarde jądro”, które obowiązuje od pierwszego dnia. Okres można wydłużyć do 18 miesięcy po umotywowanym powiadomieniu. To zegar prawa pracy. Osobno biegnie zegar ubezpieczeń: zaświadczenie A1 przy delegowaniu wystawia się na maksymalnie 24 miesiące.
Dwa zegary delegowania: ubezpieczenie i prawo pracy
Pierwszy zegar odmierza ZUS. Pracownik wysłany przez pracodawcę, który normalnie prowadzi działalność w Polsce, zostaje w polskim systemie ubezpieczeń, jeśli przewidywany czas pracy za granicą nie przekracza 24 miesięcy i nie jest on wysłany po to, by zastąpić inną delegowaną osobę (art. 12 ust. 1 rozporządzenia 883/2004). Potwierdza to zaświadczenie A1, wydawane na maksymalnie 24 miesiące.
Drugi zegar odmierza dyrektywa o delegowaniu pracowników, w brzmieniu nadanym dyrektywą 2018/957. Gdy rzeczywisty czas delegowania przekracza 12 miesięcy, państwo przyjmujące wymaga od pracodawcy, by zapewnił pracownikom, niezależnie od prawa właściwego dla umowy, wszystkie mające zastosowanie warunki zatrudnienia, które w tym państwie wynikają z przepisów ustawowych, wykonawczych i administracyjnych oraz z powszechnie stosowanych układów zbiorowych lub orzeczeń arbitrażowych (art. 3 ust. 1a dyrektywy 96/71/WE).
Te dwa zegary liczy się niezależnie. A1 ważne do 24 miesięcy nie chroni przed regułami prawa pracy po 12. W drugą stronę – przejście na 13. miesiąc nie przerywa delegowania w rozumieniu ubezpieczeń. Dwie różne daty w kalendarzu, dwa różne skutki. Jest jeszcze trzeci zegar, podatkowy: gdzie pracownik zapłaci podatek od pensji, zależy od umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, a 183 dni to jeden z warunków, nie bezpieczny próg.
Samo delegowanie zwykle nie zmienia prawa właściwego dla umowy o pracę. Rozporządzenie Rzym I mówi, że jeśli strony nie wybrały prawa, kraj zwykłego wykonywania pracy nie zmienia się przez to, że pracownik jest zatrudniony tymczasowo w innym kraju (art. 8 ust. 2). Przepisy kraju przyjmującego nakładają się więc na umowę, a nie zastępują prawa, któremu ona podlega. Podstawowe obowiązki pracodawcy opisaliśmy w tekście: obowiązki pracodawcy przy delegowaniu pracownika.
Renata pilnuje więc w kalendarzu dwóch dat dla tego samego kontraktu. Jedna wypada po 12 miesiącach od początku zadania w danym miejscu, bez względu na to, kto na nim pracuje. Druga po 24 miesiącach delegowania, osobno dla każdego pracownika.
Co obejmuje pracownika przez pierwsze 12 miesięcy?
Tzw. twarde jądro, czyli warunki wymienione w art. 3 ust. 1 dyrektywy, o ile w państwie przyjmującym wynikają z ustawy albo z powszechnie obowiązujących układów zbiorowych lub orzeczeń arbitrażowych. Lista obejmuje:
- maksymalny czas pracy i minimalny odpoczynek,
- minimalny płatny urlop roczny,
- wynagrodzenie, w tym stawki za nadgodziny,
- warunki użyczania pracowników przez agencje pracy tymczasowej,
- bezpieczeństwo i higienę pracy,
- ochronę kobiet w ciąży, kobiet po porodzie, dzieci i młodocianych,
- równe traktowanie kobiet i mężczyzn oraz zakaz dyskryminacji,
- warunki zakwaterowania, jeśli zapewnia je pracodawca,
- dodatki lub zwrot wydatków na podróż, wyżywienie i zakwaterowanie pracowników przebywających poza domem z powodów służbowych (chodzi o podróże w kraju przyjmującym; koszt samego wyjazdu z Polski rozlicza się według prawa właściwego dla umowy o pracę).
Dodatki związane z delegowaniem wlicza się do wynagrodzenia, chyba że są zwrotem faktycznie poniesionych wydatków, takich jak koszty podróży, wyżywienia i zakwaterowania (art. 3 ust. 7). Gdy warunki zatrudnienia nie wskazują, która część dodatku jest zwrotem wydatków, cały dodatek uznaje się za zwrot wydatków. Jak liczyć samo wynagrodzenie delegowanego w ZUS i PIT, opisaliśmy w tekście: wynagrodzenie pracownika delegowanego.
Co zmienia się po 12 (lub 18) miesiącach?
Zakres. Zamiast listy dziewięciu spraw pracownika obejmują wszystkie mające zastosowanie warunki zatrudnienia kraju przyjmującego, które wynikają z jego przepisów i powszechnie stosowanych układów zbiorowych. Są dwa wyjątki: procedury, formalności i warunki zawierania oraz rozwiązywania umowy o pracę, w tym klauzule o zakazie konkurencji, a także dodatkowe pracownicze systemy emerytalne.
Zarabiasz za granicą? Zostaw księgowość i A1 specjalistom.
Specjalizujemy się w obsłudze firm działających międzynarodowo. Przejmiemy od Ciebie cały ciężar formalności – od występowania o Zaświadczenia A1 ZUS i ich rozliczania, po kompleksową księgowość Twojej firmy. Opisz krótko swoją sytuację, a my przygotujemy wycenę dopasowaną do Twojego biznesu.
Holenderski portal dla delegowanych mówi to prosto: po 12 miesiącach pracownicy mają prawo do wszystkich holenderskich warunków zatrudnienia wynikających z prawa pracy i z powszechnie obowiązujących układów zbiorowych, z wyjątkiem pracowniczych programów emerytalnych oraz warunków zawierania i rozwiązywania umowy.
Co to oznacza dla ekipy Renaty? Praktycznie jedno: trzeba położyć obok siebie polskie warunki pracowników i warunki z lokalnego prawa oraz obowiązującego układu, obszar po obszarze (czas pracy, urlop, wynagrodzenie, zakwaterowanie), i sprawdzić, w których lokalne są korzystniejsze. W dużej części to zadanie kadrowo-płacowe: wynagrodzenie, dodatki, czas pracy, urlop – to wszystko wraca na listę płac.
Kontrakt za granicą przeciąga się ponad rok, a Twoja kadrowa ma pytania o warunki pracowników i listę płac?
Zadzwoń: 532 884 466. Przejdziemy razem po kontrakcie, datach i warunkach, a potem ustalimy, co trzeba zmienić. Zgłoszenia w Austrii i Holandii obsługujemy sami albo z zaufanym partnerem, zależnie od sprawy. Podejmujemy się obsługi wymienionych formalności. To, które obowiązki dotyczą konkretnego kontraktu i co wykonujemy sami, a co z partnerem, ustalamy przed rozpoczęciem obsługi. Jeśli chcesz zobaczyć, jak prowadzimy kadry i płace przy długim kontrakcie za granicą, zajrzyj tutaj.
Jak przedłużyć do 18 miesięcy: umotywowane powiadomienie
Dyrektywa przewiduje, że gdy usługodawca złoży umotywowane powiadomienie, państwo przyjmujące przedłuża okres 12 miesięcy do 18. Komu, w jakiej formie i kiedy – to już zależy od kraju. Dyrektywa dała państwom czas na wdrożenie do 30 lipca 2020 r., więc każde zrobiło to po swojemu.
W Holandii, na której przykładzie opiera się historia Renaty, przedłużenie zaznacza się w internetowym portalu zgłoszeń. Portal mówi też, że pracodawca może je zastosować raz, na 6 miesięcy. Co dokładnie ma zawierać uzasadnienie i do kiedy trzeba je złożyć, trzeba sprawdzić w oficjalnym portalu z dużym zapasem przed upływem 12. miesiąca. Terminu z innego kraju nie wolno przenosić na Holandię.
Dla porównania: polska ustawa o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług z 10 czerwca 2016 r. działa tak samo wobec firm delegujących do Polski. Zagraniczny pracodawca zapewnia takim pracownikom przez 12 miesięcy warunki z art. 4 ustawy. Po 12 miesiącach dochodzą pozostałe warunki zatrudnienia z polskiego prawa pracy (art. 4b), z dwoma wyjątkami podobnymi jak w dyrektywie. Jeśli pracodawca najpóźniej do końca 12. miesiąca złoży do Państwowej Inspekcji Pracy umotywowane powiadomienie, ten moment przesuwa się na 18. miesiąc (art. 4a). Okresy kolejnych pracowników wykonujących to samo zadanie w tym samym miejscu sumuje się (art. 4c).
Zastępowanie pracowników: czy okresy się sumują?
Tak. I łatwo to przeoczyć. Jeśli przedsiębiorca zastępuje delegowanego pracownika innym, który wykonuje to samo zadanie w tym samym miejscu, czas delegowania na potrzeby tego przepisu to suma okresów wszystkich pracowników. O tym, czy to „to samo zadanie w tym samym miejscu”, decydują m.in. rodzaj usługi, wykonywana praca i adres miejsca pracy.
W naszym przykładzie Renata rotuje ludzi na hali co kilka miesięcy. Dla spółki rotacja to sposób, żeby ekipa się nie przemęczyła. Dla przepisu o warunkach zatrudnienia nic się nie zmienia, bo zegar biegnie dla zadania i miejsca, a nie dla nazwiska. Holenderski portal ujmuje to tak samo: wykonywanie identycznej pracy w tym samym miejscu przez jednego pracodawcę to jedno delegowanie.
Z ubezpieczeniami jest inaczej. Art. 12 ust. 1 rozporządzenia 883/2004 wymaga, by pracownik nie był wysłany po to, by zastąpić inną delegowaną osobę. Rotacja może więc oznaczać problem z A1 dla kolejnego pracownika, nawet gdy sumowanie okresów w prawie pracy działa tak, jak opisano wyżej. A1 sprawdza się osobno dla każdego pracownika, przed wyjazdem zmiennika.
Czy przerwa w delegowaniu zeruje licznik? Tego w przeczytanych źródłach nie rozstrzygnięto. Dokument Europejskiego Urzędu ds. Pracy stawia podobne pytanie jako przykład, bez odpowiedzi. Dopóki tego nie sprawdzimy dla danego kraju, nie zakładajmy, że tak.
Polska ustawa a kierunek „z Polski”: co z tego wynika dla polskiego pracodawcy?
Polska ustawa o delegowaniu w większości dotyczy pracowników zagranicznych firm delegowanych do Polski. Spółka z Elbląga, która wysyła ludzi do Holandii, nie stosuje tych przepisów wobec Holandii, tylko holenderski odpowiednik. Ustawa ma jednak także przepisy dla polskiego pracodawcy delegującego z Polski. Gdy delegowanie potrwa dłużej niż 4 kolejne tygodnie, przed wyjazdem aktualizuje on informację o warunkach zatrudnienia i dodatkowo informuje pracownika o wynagrodzeniu w kraju pracy, o dodatku z tytułu delegowania albo zasadach zwrotu wydatków oraz o oficjalnej stronie tego kraju o delegowaniu (art. 25c). Ustawa przewiduje też współpracę Państwowej Inspekcji Pracy z zagranicznymi urzędami, w tym egzekucję kar nałożonych na polskich pracodawców (art. 17-23). Z polskiej strony zostają więc: ZUS (A1), informacja dla pracownika, kadry i płace oraz pilnowanie, co kraj przyjmujący zrobił z dyrektywą.
Dyrektywa wyznacza ramy, ale szczegóły – zgłoszenia, powiadomienia, układy zbiorowe – są krajowe. W każdym kraju sprawdzamy więc oficjalny portal i ustawę wdrażającą dyrektywę. Dopiero tam widać, ile naprawdę znaczy „po 12 miesiącach”.
Plan na kontrakt dłuższy niż rok: lista kontrolna
Kalendarz. Dla prawa pracy liczy się od początku zadania w danym miejscu, dla A1 od początku delegowania każdego pracownika:
- Na starcie. Zgłoszenie delegowania w kraju przyjmującym (jeśli kraj tego wymaga), zaświadczenia A1, informacja dla pracownika z art. 25c (gdy delegowanie potrwa ponad 4 tygodnie), zapisana data początku oraz zadanie i miejsce pracy. Od tych dwóch rzeczy zależy liczenie przy zastępstwach.
- W pierwszych 12 miesiącach. Twarde jądro: czas pracy, urlop, wynagrodzenie według miejscowych zasad, zakwaterowanie, zwrot kosztów podróży i wyżywienia w kraju przyjmującym.
- Przed upływem 12 miesięcy. Decyzja: kontrakt się kończy czy trwa. Jeśli trwa – spółka składa umotywowane powiadomienie o przedłużeniu do 18 miesięcy (termin i formę sprawdza się z zapasem w portalu kraju przyjmującego) albo przygotowuje kadry i płace na pełne warunki kraju przyjmującego od 13. miesiąca.
- Od 13. miesiąca, a po skutecznym powiadomieniu od 19. Pełne warunki kraju przyjmującego, z dwoma wyjątkami z dyrektywy.
- Przy zmianie składu ekipy. Okresy zastępujących się pracowników sumują się dla prawa pracy, a A1 ocenia się osobno dla każdego z nich.
- Przed upływem 24 miesięcy. Kończy się maksymalny okres delegowania w rozumieniu ubezpieczeń (data ważności konkretnego A1 może być wcześniejsza). Dalej: albo ubezpieczenie w kraju kontraktu, albo – tylko za porozumieniem obu państw i bez gwarancji zgody – dalsze podleganie polskim przepisom. Kontrakt planowany od początku na ponad 24 miesiące nie spełnia warunku art. 12, więc od razu wchodzi w grę wniosek o porozumienie wyjątkowe. Zasady wyjątkowego porozumienia opisujemy w osobnym tekście: porozumienie z art. 16 – A1 na dłużej niż 24 miesiące. Chodzi o art. 16 rozporządzenia 883/2004 i wniosek US-36.
Z praktyki Biura Precyzja
Tłumaczymy to klientom jako dwa osobne zegary. A1 przy standardowym delegowaniu dotyczy ubezpieczeń i zasadniczo okresu do 24 miesięcy. Prawo pracy rozszerza obowiązki już po 12 miesiącach, ewentualnie po 18 po umotywowanym powiadomieniu. Ważne A1 nie zatrzymuje tego drugiego zegara.
Kontrakt za granicą idzie w drugi rok albo Twoi pracownicy się na nim zmieniają?
Zadzwoń: 532 884 466. Zbierzemy daty, kraj i składy ekip, sprawdzimy, które zegary biegną i co trzeba zrobić przed upływem 12 miesięcy.
Najczęstsze pytania
Czy po 12 miesiącach pracownik przestaje być delegowany?
Nie. Delegowanie trwa dalej, a zmienia się zakres warunków zatrudnienia kraju przyjmującego. Zaświadczenie A1 liczy się osobno i przy delegowaniu może być wydane na maksymalnie 24 miesiące.
Czy 18 miesięcy wydłuża też A1?
Nie. Osiemnaście miesięcy dotyczy warunków zatrudnienia, a A1 – ubezpieczenia. To dwie niezależne sprawy, załatwiane w różnych miejscach: powiadomienie w kraju przyjmującym, A1 w ZUS.
Czy wymiana pracowników zeruje licznik?
Nie, jeśli nowy pracownik wykonuje to samo zadanie w tym samym miejscu. Wtedy okresy delegowania się sumują. Dotyczy to prawa pracy. Dla A1 każdego pracownika ocenia się osobno, a wysłanie go w zastępstwie innej delegowanej osoby może wyłączyć art. 12 ust. 1 rozporządzenia 883/2004.
Czy umowa pracownika zaczyna podlegać prawu kraju przyjmującego?
Samo delegowanie zwykle nie zmienia prawa właściwego dla umowy (jeśli strony go nie wybrały, kraj zwykłego wykonywania pracy nie zmienia się przez czasowe zatrudnienie gdzie indziej). Przepisy kraju przyjmującego nakładają się na umowę w zakresie, który wyznacza dyrektywa.
Skąd to wiemy
Co dalej
Wypisz daty: początek zadania w danym miejscu i dzień, w którym mija od niego 12 miesięcy, a dla każdego pracownika osobno początek jego delegowania i dzień, w którym mija 24 miesiące. Dopisz zadanie, miejsce pracy i listę osób, które się na nim zmieniały. Z tym widać, które zegary biegną i co trzeba zrobić przed pierwszą z tych dat.
Dbamy o to, aby nasze artykuły były praktyczne i oparte na realnym doświadczeniu. Pamiętaj jednak, że delegowanie pracowników i zaświadczenia A1 z ZUS wymagają indywidualnej analizy – liczą się kraj pracy, branża, czas wyjazdu i sytuacja każdego pracownika. To, co działa w jednym przypadku, w innym może wyglądać zupełnie inaczej. Jeśli chcesz mieć pewność, że wyjazdy Twoich pracowników są przygotowane prawidłowo, skontaktuj się z nami – Biuro Rachunkowe Precyzja chętnie Ci w tym pomoże.
Olga Bielecka — Główna Księgowa i Partner Zarządzający w Biurze Rachunkowym Precyzja Sp. z o.o. Tworzy eksperckie treści na blog biuroprecyzja.pl, koncentrując się na rozliczeniach JDG z dochodami zagranicznymi, zaświadczeniach A1, rezydencji podatkowej i delegowaniu pracowników w UE. Opracowuje praktyczne artykuły dotyczące podatków, ZUS i obowiązków formalnych przedsiębiorców działających transgranicznie. Jej publikacje pomagają uporządkować proces rozliczeń, lepiej zrozumieć zasady dokumentacji A1 oraz ograniczyć ryzyko błędów przy działalności prowadzonej w Polsce i za granicą.
LinkedIn →Przeczytaj również
paź 05, 2026
Delegowanie pracowników do Francji – deklaracja SIPSI i karta Carte BTP krok po kroku
paź 05, 2026
Delegowanie cudzoziemca za granicę – pracownik z Ukrainy w polskiej firmie na kontrakcie w Niemczech
paź 05, 2026
