Delegowanie cudzoziemca za granicę – pracownik z Ukrainy w polskiej firmie na kontrakcie w Niemczech
Stan prawny na: październik 2026
Załóżmy, że Tomasz jest prezesem spółki z o.o. w Poznaniu. Firma montuje stalowe konstrukcje i właśnie podpisała kontrakt na halę produkcyjną pod Lipskiem. W ekipie jest dwóch spawaczy z Ukrainy: karta pobytu, umowa o pracę, składki płacone w Polsce. Tomasz pyta: skoro wszystko mają w porządku, czy mogę ich wysłać do Niemiec?
Pyta o jedną rzecz, a odpowiedź ma trzy człony. I wszystkie trzy muszą zagrać naraz.
W skrócie: możesz, jeśli spełnione są trzy warunki jednocześnie. Pracownik legalnie mieszka i pracuje w Polsce. ZUS wydaje mu zaświadczenie A1 – przy wyjeździe do innego państwa UE (poza Danią) obywatel państwa trzeciego może je dostać na tych samych warunkach co Polak, o ile legalnie zamieszkuje w państwie członkowskim. Kraj pracy dopuszcza jego pracę – w Niemczech co do zasady przez wizę Vander Elst. Zabraknie jednego i wyjazd stoi. Przy statusie UKR dochodzi jeszcze długość wyjazdu: ochrona czasowa wygasa, gdy pracownik opuści Polskę na ponad 30 dni.
Czy obywatel państwa trzeciego może dostać zaświadczenie A1?
Może, ale nie z automatu. Podstawą jest rozporządzenie 1231/2010, które rozciągnęło unijne zasady koordynacji zabezpieczenia społecznego (rozporządzenia 883/2004 i 987/2009) na obywateli państw trzecich. Obejmuje ono osoby, które legalnie zamieszkują na terytorium państwa członkowskiego i są w sytuacji, która nie ogranicza się pod każdym względem do jednego państwa członkowskiego.
Dwa warunki objęcia koordynacją, więc dwa pytania. Czy pracownik legalnie mieszka w Polsce? I czy wyjeżdża za granicę? Na drugie odpowiada sama budowa pod Lipskiem. Cała robota siedzi w pierwszym. To jednak dopiero wejście do systemu: o samym A1 decydują potem zwykłe warunki delegowania.
Jeśli oba warunki są spełnione, dalej działa zwykła reguła delegowania z art. 12 ust. 1 rozporządzenia 883/2004: do 24 miesięcy i pod warunkiem, że pracownik nie zastępuje osoby, której okres delegowania już się zakończył. Pracownik z państwa trzeciego musi przy tym spełniać te same warunki delegowania co Polak. Przy pracowniku zatrudnionym niedawno liczy się też to, że ZUS oczekuje ubezpieczenia lub zamieszkania w Polsce przez co najmniej miesiąc bezpośrednio przed rozpoczęciem pracy za granicą; krótsze okresy ocenia indywidualnie. Całą procedurę A1 i obowiązki pracodawcy opisujemy w tekście delegowanie pracowników za granicę – obowiązki pracodawcy. Tu nie powtarzamy jej od zera.
ZUS ma osobne zasady ustalania miejsca zamieszkania obywateli państw trzecich, w tym zmiany obowiązujące od 29 marca 2022 r. Który dokument pobytowy ZUS uzna za potwierdzenie legalnego zamieszkiwania, ustalamy przy konkretnym wniosku. ZUS wymaga m.in. legalnego zamieszkiwania i formularza US-54.
Są dwa kierunki, przy których od razu zapalamy lampkę.
- Dania. Rozporządzenie 1231/2010 jej nie obowiązuje (Dania go nie stosuje), więc ten kierunek sprawdzamy osobno.
- Wielka Brytania. Od 1 stycznia 2021 r. unijne rozporządzenia koordynacyjne jej nie obejmują; obowiązuje osobny protokół do umowy handlowej.
Rozszerzenie koordynacji na obywateli państw trzecich ma ograniczenia terytorialne, więc nie obiecujemy jednakowej ścieżki dla wszystkich krajów UE/EOG i Szwajcarii. Wyjazdy obywateli państw trzecich do Norwegii, Islandii, Liechtensteinu i Szwajcarii sprawdzamy osobno, zanim ktokolwiek kupi bilet.
Jaki pobyt i jaka praca w Polsce są warunkiem wyjazdu?
A1 nie naprawi braków w papierach pobytowych. Jeśli pracownik nie mieszka w Polsce legalnie, nie ma czego koordynować.
Ukrainiec w Polsce ma zwykle jedną z trzech podstaw pobytu: numer PESEL ze statusem UKR (ochrona czasowa), kartę CUKR albo inną kartę pobytu. Zasady poniżej zależą od tego, która to. Reguła 30 dni dotyczy tylko ochrony czasowej, czyli statusu UKR. Przy zwykłej karcie pobytu wydanej w celu pracy w Polsce sprawdzamy z kolei, czy długi wyjazd nie podważy celu, w jakim wydano zezwolenie.
Zarabiasz za granicą? Zostaw księgowość i A1 specjalistom.
Specjalizujemy się w obsłudze firm działających międzynarodowo. Przejmiemy od Ciebie cały ciężar formalności – od występowania o Zaświadczenia A1 ZUS i ich rozliczania, po kompleksową księgowość Twojej firmy. Opisz krótko swoją sytuację, a my przygotujemy wycenę dopasowaną do Twojego biznesu.
Dla obywateli Ukrainy zaczynamy od statusu UKR. Ustawa z 23 stycznia 2026 r. o wygaszeniu rozwiązań wynikających z ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy weszła w życie 5 marca 2026 r. Ministerstwo Rodziny podaje, że osoby z numerem PESEL ze statusem UKR mogą przebywać w Polsce do 4 marca 2027 r.
Trzy rzeczy do sprawdzenia od razu:
- Czy pracownik nie wypadł ze statusu. Kto dostał PESEL UKR na podstawie samej deklaracji, bez okazania dokumentu podróży, miał czas do 31 sierpnia 2026 r. na pokazanie paszportu w urzędzie gminy. Bez tego traci status UKR, a razem z nim ochronę czasową.
- Karta CUKR. To trzyletnia karta pobytu dla osób, które mają nieprzerwany status UKR od co najmniej 365 dni; wniosek można złożyć do 4 marca 2027 r. Daje pełny dostęp do rynku pracy bez dodatkowych zgłoszeń.
- Powiadomienie o powierzeniu pracy. Dla pracowników ze statusem UKR pracodawca zgłasza pracę w ciągu 7 dni od jej rozpoczęcia przez system praca.gov.pl.
Osobno pilnujemy planowanej długości wyjazdu. Od 5 marca 2026 r. opuszczenie Polski na ponad 30 dni powoduje wygaśnięcie ochrony czasowej (art. 109b ust. 1 pkt 2 ustawy o udzielaniu cudzoziemcom ochrony). Ochrona wygasa w dniu tego zdarzenia, a przepis nie przewiduje wyjątku dla wyjazdów służbowych. Dawny wyjątek dla delegowania przez polskiego pracodawcę nie został zachowany w obecnym przepisie, a przy CUKR obowiązują inne zasady pobytu: według UdSC opuszczenie Polski na ponad 6 miesięcy może być podstawą cofnięcia zezwolenia na pobyt czasowy.
Sam przepis nie mówi, jak liczyć te dni przy rotacji z powrotami do Polski, więc taki grafik sprawdzamy osobno. Wygaśnięcie ochrony w trakcie kontraktu oznacza koniec legalnego pobytu na tej podstawie, a od legalnego zamieszkiwania zależy objęcie pracownika rozporządzeniem 1231/2010. Jeśli więc spawacze Tomasza mają status UKR, a kontrakt pod Lipskiem potrwa dłużej niż 30 dni, to jest pierwsze pytanie, nie ostatnie. Przy takim kontrakcie sprawdzamy, czy pracownik może mieć pobyt na innej podstawie niż sam status UKR, na przykład kartę CUKR.
Sam status UKR albo karta CUKR nie oznacza automatycznej odmowy A1. Sprawdzamy aktualny tytuł pobytowy, legalność zatrudnienia, dokumenty do US-54 i pozostałe warunki wydania zaświadczenia. A1 i polski dokument pobytowy nie potwierdzają przy tym automatycznie prawa do wykonywania pracy w państwie przyjmującym – o tym w części o wizie.
Jest jeszcze data, której nikt dziś nie rozstrzygnie za ciebie. Na poziomie UE ochrona czasowa jest przedłużona do 4 marca 2028 r. Czy i jak polskie przepisy przedłużą pobyt po 4 marca 2027 r., sprawdzamy na dzień wyjazdu. Praktyczny wniosek jest prosty: porównaj datę ważności dokumentu pobytowego z planowanym końcem kontraktu.
Pracownicy z innych państw trzecich: ten sam test, inne papiery. Zamiast statusu UKR będzie karta pobytu, zezwolenie na pracę albo inna podstawa przewidziana w ustawie z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, która obowiązuje od 1 czerwca 2025 r. Zatrudnienie Ukraińca w Polsce od zera to osobny temat: zatrudnienie obywatela Ukrainy w Polsce na karcie pobytu.
Czym jest wiza Vander Elst i kiedy jest potrzebna w Niemczech?
Zacznijmy od zasady. W wyroku z 9 sierpnia 1994 r. w sprawie C-43/93 Vander Elst Trybunał Sprawiedliwości orzekł, że państwo członkowskie nie może wymagać zezwoleń na pracę od przedsiębiorstw z innego państwa UE, które legalnie i stale zatrudniają obywateli państw trzecich i wysyłają ich do świadczenia usług.
Niemcy wdrażają to własną ścieżką: wizą do czasowego świadczenia usług. To legalny dokument, wydawany na podstawie § 19c ust. 1 AufenthG w związku z § 21 BeschV. Dotyczy obywateli państw trzecich zatrudnionych w przedsiębiorstwie z UE, na przykład polskim, którzy są delegowani do Niemiec i co do zasady potrzebują do tego wizy.
Ambasada Niemiec w Warszawie opisuje warunki wprost: pracownik ma umowę o pracę z firmą delegującą i jest zatrudniony zgodnie z przepisami, usługa jest świadczona na wyłączną odpowiedzialność firmy delegującej i zasadniczo bez poleceń odbiorcy usług, a pobyt ma charakter czasowy. Ambasada dodaje, że uregulowanie Vander Elst generalnie nie dotyczy umów zawartych wyłącznie w celu wysłania pracownika do innego państwa UE, jeśli ani przed, ani po delegowaniu nie pracuje on w Polsce. Dla Tomasza znaczy to dwie rzeczy. Usługa pod Lipskiem musi być naprawdę wykonywana przez jego spółkę i na jej odpowiedzialność, a nie tylko tak nazwana w umowie – inaczej wygląda to jak wypożyczenie dwóch spawaczy niemieckiemu kierownikowi budowy. A zatrudnienie spawaczy wyłącznie pod ten jeden wyjazd, bez pracy w Polsce przed nim i po nim, to przypadek, którego Vander Elst generalnie nie obejmuje.
Co ambasada chce zobaczyć? Lista jest długa. Wśród dokumentów są między innymi: dokument potwierdzający legalny pobyt w Polsce, zezwolenie na pracę w Polsce, umowa o świadczenie usług, umowa o delegowaniu z czasem, miejscem, opisem usługi i wynagrodzeniem oraz dowód ubezpieczenia na wypadek choroby w Polsce i w Niemczech na czas oddelegowania – dokument A1 i karta EKUZ. Skoro A1 jest na liście ambasady w Warszawie, przy tej procedurze kolejność ustawia się sama: najpierw zaświadczenie, potem wizyta w ambasadzie. Pracownik, którego praca w Polsce opiera się na powiadomieniu albo karcie CUKR, może nie mieć klasycznego zezwolenia na pracę. Co ambasada przyjmuje w jego miejsce, trzeba ustalić z ambasadą przed wizytą.
Wniosek składa się wyłącznie w wydziale wizowym ambasady w Warszawie, po rezerwacji terminu online, osobiście. Niekompletny zestaw może skończyć się odmową przyjęcia wniosku.
Ambasada wymienia jeden wyjątek. Rezydent długoterminowy UE, który ma taki status w innym niż Niemcy państwie członkowskim, może wykonywać w Niemczech pracę w ramach Vander Elst bez wizy do 90 dni w ciągu dwunastu miesięcy (§ 19c ust. 1 AufenthG w związku z § 30 nr 3 BeschV). Czy wyjątek dotyczy konkretnego pracownika, ustalamy przed wyjazdem.
A karta pobytu? Według ambasady podjęcie pracy w Niemczech wymaga niemieckiej wizy krajowej, a bezwizowy wjazd w ramach Vander Elst jest obecnie możliwy jedynie na zasadach tego wyjątku. Karta CUKR razem z ważnym dokumentem podróży pozwala przebywać w strefie Schengen do 90 dni w każdym okresie 180 dni, ale to jest pobyt, a nie zgoda na pracę. Podobnie bezwizowy wjazd obywateli Ukrainy z paszportem biometrycznym: urzędowo nie obejmuje pracy zarobkowej. Sam paszport biometryczny, polska karta pobytu ani A1 nie rozstrzygają więc o prawie do pracy w Niemczech. Wymóg wizy dla konkretnego pracownika potwierdzamy przed wyjazdem.
Decyzję o wizie podejmuje ambasada. Po naszej stronie jest A1, kadry i dokumenty, które kontraktowi towarzyszą.
Z praktyki Biura Precyzja
Tutaj szczególnie pilnujemy, żeby nie utożsamiać prawa pobytu w Polsce z prawem do pracy w Niemczech. Polska karta pobytu i A1 nie wystarczają automatycznie. Trzeba sprawdzić, czy potrzebna jest wiza Vander Elst albo czy pracownik korzysta z konkretnego wyjątku. Inaczej wyjazd może skończyć się zarzutem nielegalnej pracy.
Wysyłasz do Niemiec pracowników spoza UE i nie jesteś pewien, czy dokumenty się zgadzają?
Zadzwoń z konkretnym pytaniem: jaki jest tytuł pobytowy pracownika, jaka podstawa jego pracy w Polsce, dokąd i na jak długo jedzie. Wnioski A1 przygotowujemy także dla cudzoziemców: najpierw sprawdzamy warunki A1, dokumenty pobytowe i kraj pracy. Przygotowanie wniosku dla pracownika kosztuje 1 107 zł brutto za osobę, a decyzję wydaje ZUS. Dzwoń: 532 884 466.
Podejmujemy się obsługi wymienionych formalności. To, które obowiązki dotyczą konkretnego kontraktu i co wykonujemy sami, a co z partnerem, ustalamy przed rozpoczęciem obsługi.
A co z Belgią, Holandią i Francją?
Zasada swobody świadczenia usług jest ta sama, procedury nie. Każdy kraj ma własną. Wiza z Niemiec nie jest tu wzorem do skopiowania.
Holandia opisuje na swoim portalu dla delegowanych pracowników dodatkowe wymagania dla obywateli państw trzecich: obowiązek zgłoszenia ze wskazaniem, że pracownik pochodzi z państwa trzeciego, warunki zwolnienia z zezwolenia na pracę, a przy dłuższym delegowaniu wniosek do urzędu imigracyjnego IND. Jeśli warunków nie da się spełnić, zezwolenie na pracę jest potrzebne.
W Belgii, jak podaje oficjalny portal, pracownik z państwa objętego obowiązkiem wizowym musi mieć wizę przed wjazdem, a zezwolenia na pracę należą do kompetencji władz regionalnych. Zgłoszenie LIMOSA składa pracodawca lub jego upoważniony przedstawiciel.
We Francji pracodawca musi mieć pod ręką między innymi zezwolenie na pracę obywateli państw trzecich, jeśli ma zastosowanie.
Na tym poprzestajemy. Szczegóły dla każdego kraju sprawdzamy przy konkretnym wyjeździe, bo to one decydują, czy ekipa wsiądzie do busa.
Czy zgłoszenie delegowania do Niemiec wygląda inaczej niż dla Polaka?
Zgłoszenie do niemieckiego urzędu celnego dotyczy wybranych branż (m.in. budownictwa) i składa je pracodawca; jego mechanikę opisujemy w osobnym tekście: zgłoszenie delegowania do Niemiec. Dla obywatela państwa trzeciego nie zastępuje ono ani A1, ani wizy. To osobny obowiązek, który idzie obok.
Lista kontrolna przed wyjazdem pracownika spoza UE
- Pobyt. Dokument pobytowy jest ważny przez cały planowany okres wyjazdu. Dla obywateli Ukrainy: status UKR lub karta CUKR, bez luk. Status UKR: wyjazd z Polski na ponad 30 dni (od 5 marca 2026 r.) oznacza wygaśnięcie ochrony czasowej, bez wyjątku dla delegowania przez polskiego pracodawcę; przy CUKR obowiązują inne zasady pobytu (według UdSC wyjazd na ponad 6 miesięcy może być podstawą cofnięcia zezwolenia).
- Praca w Polsce. Jest podstawa powierzenia pracy (powiadomienie, zezwolenie lub inna) i obejmuje właśnie twoją spółkę oraz to stanowisko. Karta CUKR daje dostęp do rynku pracy bez zezwoleń i powiadomień.
- Umowa i ubezpieczenia. Pracownik ma umowę z twoją spółką i podlega ubezpieczeniom w Polsce.
- Kraj pracy. Dania, Wielka Brytania, Szwajcaria i kraje EOG: osobna ścieżka, sprawdzana przed ofertą dla klienta.
- A1. Zaświadczenie wydane przez ZUS, zanim pracownik stawi się w ambasadzie: ambasada wymienia je wśród dokumentów do wniosku wizowego, więc wniosek do ZUS składamy z wyprzedzeniem.
- Zgoda kraju pracy. Wiadomo, kto składa wniosek o wizę lub zgłoszenie, jakie dokumenty są potrzebne i czy termin w ambasadzie mieści się w harmonogramie kontraktu.
- Dokumenty kontraktu. Umowa o świadczenie usług i umowa o delegowaniu z czasem, miejscem, opisem usługi i wynagrodzeniem. Usługa jest naprawdę wykonywana przez twoją spółkę: to ona kieruje pracą ekipy i odpowiada za rezultat.
- EKUZ. Karta dla pracownika, jeśli kraj lub ambasada jej wymaga.
- Zgłoszenie delegowania w kraju pracy, zgodnie z jego zasadami.
- Kadry i płace. Wynagrodzenie, diety i dokumentacja ułożone według zasad delegowania, także dla pracowników spoza UE: kadry i płace pracowników delegowanych, także spoza UE.
Najczęstsze pytania
Czy pracownik z Ukrainy może dostać zaświadczenie A1?
Co do zasady tak, jeśli legalnie zamieszkuje w Polsce i wyjeżdża do innego państwa UE (poza Danią), na tych samych warunkach co Polak. Decyzję podejmuje ZUS po sprawdzeniu dokumentów. Sam status UKR albo karta CUKR nie oznacza automatycznej odmowy: sprawdzamy aktualny tytuł pobytowy, legalność zatrudnienia, dokumenty do US-54 i pozostałe warunki, a planowaną długość wyjazdu pilnujemy szczególnie, bo od 5 marca 2026 r. opuszczenie Polski na ponad 30 dni powoduje wygaśnięcie ochrony czasowej. Wyjazdy do Norwegii, Islandii, Liechtensteinu i Szwajcarii sprawdzamy osobno.
Czy do Niemiec wystarczy karta pobytu i A1?
Co do zasady nie. Według ambasady Niemiec praca w Niemczech wymaga wizy krajowej, chyba że pracownik jest rezydentem długoterminowym UE i mieści się w limicie 90 dni w ciągu dwunastu miesięcy.
Czy wizę Vander Elst składa firma, czy pracownik?
Ambasada wymaga osobistego stawiennictwa wnioskodawcy z kompletem dokumentów, po wcześniejszej rezerwacji terminu. Dokumenty kontraktu i umowy dostarcza firma.
Czy mogę wysłać pracownika z Ukrainy do Danii?
Dania nie stosuje rozporządzenia 1231/2010, więc ten kierunek sprawdzamy osobno, zanim zaplanujesz wyjazd.
Na jak długo można delegować pracownika z A1?
Zgodnie z art. 12 ust. 1 rozporządzenia 883/2004 przewidywany czas pracy za granicą nie może przekraczać 24 miesięcy.
Skąd to wiemy
Co dalej
Zanim ktokolwiek z ekipy dostanie bilet, odpowiedz na trzy pytania: czy pracownik legalnie mieszka i pracuje w Polsce, czy ZUS może wydać mu A1 i czy kraj pracy wymaga zgody. Dopiero z trzema „tak” ruszamy z wnioskami.
Masz w ekipie pracowników spoza UE i kontrakt za granicą?
Zadzwoń do Biura Precyzja: 532 884 466. Przygotujemy wniosek A1 i zajmiemy się kadrami oraz dokumentami po stronie polskiej.
Dbamy o to, aby nasze artykuły były praktyczne i oparte na realnym doświadczeniu. Pamiętaj jednak, że delegowanie pracowników i zaświadczenia A1 z ZUS wymagają indywidualnej analizy – liczą się kraj pracy, branża, czas wyjazdu i sytuacja każdego pracownika. To, co działa w jednym przypadku, w innym może wyglądać zupełnie inaczej. Jeśli chcesz mieć pewność, że wyjazdy Twoich pracowników są przygotowane prawidłowo, skontaktuj się z nami – Biuro Rachunkowe Precyzja chętnie Ci w tym pomoże.
Olga Bielecka — Główna Księgowa i Partner Zarządzający w Biurze Rachunkowym Precyzja Sp. z o.o. Tworzy eksperckie treści na blog biuroprecyzja.pl, koncentrując się na rozliczeniach JDG z dochodami zagranicznymi, zaświadczeniach A1, rezydencji podatkowej i delegowaniu pracowników w UE. Opracowuje praktyczne artykuły dotyczące podatków, ZUS i obowiązków formalnych przedsiębiorców działających transgranicznie. Jej publikacje pomagają uporządkować proces rozliczeń, lepiej zrozumieć zasady dokumentacji A1 oraz ograniczyć ryzyko błędów przy działalności prowadzonej w Polsce i za granicą.
LinkedIn →Przeczytaj również
paź 05, 2026
Delegowanie pracowników do Francji – deklaracja SIPSI i karta Carte BTP krok po kroku
paź 05, 2026
Delegowanie dłużej niż 12 miesięcy – kiedy pracownika obejmują niemal wszystkie warunki pracy kraju przyjmującego
paź 05, 2026
